4 طرق لتعزيز التواصل بين الزملاء عند العمل عن بُعد

رسم توضيحي: سيمول ألفا

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

ملخص: ساد الاعتقاد لمدة طويلة للغاية أن التواصل في مكان العمل يحدث تلقائياً خلال يوم العمل، سواء من خلال الأحاديث الجانبية بين الزملاء في أروقة المقر أو عند إحضار القهوة، وما إلى ذلك. ونظراً إلى صعوبة توفير لحظات التواصل العفوية هذه في بيئة العمل عن بُعد أو العمل الهجين، يحتاج المدراء إلى اتباع نهج استباقي بقدر أكبر، خاصة أن التواصل مهم للغاية للاحتفاظ بالموظفين. ضع هذا في الاعتبار: إذا لم يكن للموظفين أصدقاء مقربون في العمل، فهناك فرصة واحدة فقط من كل 12 فرصة لاندماجهم في العمل وارتباطهم به. يقدم الكاتب 4 طرق عملية لـ “بناء علاقات أقوى في فريق العمل”: 1) ابنِ عادات لتعزيز التواصل في مكان العمل. 2) اجعل طلب الدعم سهلاً. 3) اجعل عملية إعداد الموظفين الجدد أكثر عملية. 4) شجع الموظفين على إعادة شحن طاقتهم.

يمكننا أن نطلق على موجة الاستقالة الكبرى “الوحدة الكبرى” أيضاً. ففي أعقاب الجائحة والانتقال الواسع النطاق إلى سياسات العمل المرن من أي مكان، قال 65% من العاملين إنهم يشعرون بأنهم أصبحوا أقل اتصالاً بزملائهم في العمل. تُعد عزلة الموظفين أحد الدوافع الرئيسية لدوران الموظفين الطوعي؛ إذ يكلف الموظفون المنعزلون الشركات الأميركية ما يصل إلى 406 مليار دولار سنوياً. وأظهر بحث أجرته شركة “سيغنا” (Cigna)، أن الموظفين المنعزلين يتسببون في زيادة معدل الدوران الوظيفي وانخفاض الإنتاجية وزيادة أيام الغياب عن العمل وانخفاض جودة العمل. وفي الوقت نفسه، وجدت شركة “بتر أب” (BetterUp)، أن الموظفين الذين يشعرون بمستويات عالية من الانتماء يساعدون على انخفاض خطر الدوران الوظيفي وارتفاع مستوى الأداء الوظيفي وتقليل الإجازات المرضية وزيادة نقاط الترويج، ما يعني تحقيق وفورات سنوية قدرها 52 مليون دولار لشركة تضم 10 آلاف موظف.

سيساعد تشجيع بناء الصداقات والتواصل الهادف في العمل على تجاوز المشكلات الناتجة عن عدم التواصل داخل مكان العمل. فقد بيّن تقرير أعده معهد “القيادة والإدارة” (The Institute of Leadership and Management) عام 2019، أن بناء علاقات وطيدة مع الزملاء كان العامل الأكثر أهمية في شعور 77% من المشاركين بالرضا الوظيفي، في حين كان الراتب هو العامل الثامن في القائمة. أفادت مؤسسة “غالوب” (Gallup) أن 30% فقط من الموظفين لديهم صديق مقرب في العمل وأن هؤلاء الموظفين يكونون أكثر اندماجاً وارتباطاً بالعمل بسبع مرات، وأكثر تفاعلاً مع العملاء وينتجون عملاً أفضل ويتمتعون بمستوى أعلى من الرفاهة ومن غير المرجح أن يمرضوا في أثناء العمل. أما إذا لم يكن للموظفين أصدقاء مقربون في العمل، فهناك فرصة واحدة فقط من كل 12 فرصة لاندماجهم في العمل وارتباطهم به. وقد وجدت منصة تدريب الأقران “إمبيراتيف” (Imperative)، أن احتمالية شعورك بالرضا في الحياة تبلغ 1% فقط إذا لم تكن لديك علاقات صادقة في العمل.

مع احتدام موجة الاستقالة الكبرى، فيما يلي 4 طرق تساعدك على بناء علاقات أقوى في فريق العمل:

1. ابنِ عادات لتعزيز التواصل في مكان العمل

ساد الاعتقاد لمدة طويلة للغاية أن التواصل في مكان العمل يحدث تلقائياً خلال يوم العمل، سواء من خلال الأحاديث الجانبية بين الزملاء في أروقة المقر أو عند إحضار القهوة، وما إلى ذلك. ونظراً إلى صعوبة توفير لحظات التواصل العفوية هذه في بيئة العمل عن بُعد أو العمل الهجين، فقد حان الوقت للاستماع إلى شاستا نيلسون، الخبيرة في الصداقة التي تذكرنا بأن “الصداقات لا تُبنى بالصدفة”. فقد أوضحت في كتابها “صناعة الصداقة” (The Business of Friendship)، أن الصداقات تحتاج إلى 3 أشياء لتنجح: الإيجابية، حتى نشعر بالرضا؛ وإظهار الضعف، حتى نشعر بالأمان؛ والتوافق، حتى نشعر بالتقدير.

لذا، ابنِ عادات ثابتة تتعلق بالتواصل، كلما كان ذلك ممكناً، بحيث تتضمن الإعراب المستمر عن الثناء والتقدير. من الأمثلة على ذلك أن يبدأ الموظفون كل يوم أحد بالحديث عن شيء يشعرون بالامتنان له، أو أن يشارك موظف مختلف في كل يوم خميس قصة شخصية ويمكن لزملائه في العمل طرح أسئلة تتعلق بها. فإظهار الضعف ورواية القصص من الأمور التي تثير الفضول وتنمي الشعور بالتعاطف، وقد ثبت أنها تعزز الشعور بالانتماء.

2. سهّل طلب الدعم

وفقاً لعالمة النفس الاجتماعي هايدي غرانت، 75% إلى 90% من إجمالي المساعدات التي يقدمها الزملاء في العمل بعضهم لبعض تبدأ بطلب شيء ما. في أثناء الجائحة ابتكرت أنا ومجموعة من المؤلفين ما أطلق عليه المتخصص في علم النفس التنظيمي آدم غرانت “حلقة الأخذ والعطاء” (reciprocity ring)؛ حيث نجتمع معاً عبر برنامج “زووم” كل 3 أشهر، ويشارك الجميع شيئاً يعانون منه. ربما هناك مؤلف زميل يبحث عن وكيل أو عن مساعدة في تسويق كتابه الجديد، وقد تقدم بقية المجموعة أفكاراً ومعارف وموارد لدعمه ومساعدته.

نتابع طلباتنا في “جدول بيانات جوجل” ونستخدم مجموعة في تطبيق “واتساب” للبقاء على تواصل معاً ونشجع بعضنا بعضاً فيما بين الاجتماعات التي تُعقد عبر برنامج “زووم”. سيساعد إنشاء “حلقات للأخذ والعطاء” على تحقيق الترابط ووضع نظام لطلب المساعدة. وعندما يستثمر الموظفون في النمو الشخصي بعضهم بعضاً، فإننا بذلك نبني ثقافة تساعد على تكوين صداقات ناجحة.

3. اجعل عملية إعداد الموظفين الجدد أكثر عملية

تُعد مرحلة إعداد الموظفين الجدد من أول الفرص المهمة لتسهيل بناء صداقات في العمل. فمنذ بداية الجائحة بدأ ملايين الموظفين العمل في وظائف جديدة ولم يلتقوا قط بأحد زملائهم وجهاً لوجه. وقد يكون هذا أمراً صعباً للغاية، خاصة بالنسبة إلى الموظفين في بداية حياتهم المهنية.

كُلفت جوانا ميلر، التي تقود قسم التعلم والتطوير في شركة “أسانا” (Asana)، بتصميم تجربة لإعداد الموظفين الجدد عن بُعد، وقد خاضها 150 مديراً في 10 دول منذ أن بدأت الجائحة. وقد أخبرتني أن الجزء الذي استفاد منه المدراء إلى أقصى حد في هذه العملية كان التدريبات العملية.

في أحد التدريبات، الذي يسمونه “مجلس المستشارين”، يتناوب المدراء الجدد الذين يتم إعدادهم للعمل على مشاركة أسئلتهم الأكثر إلحاحاً، تلك التي تتعلق بالأمور الأكثر غموضاً بالنسبة إليهم أو التي تثير فضولهم، مع بقية المجموعة. ويمكن للمدراء الجدد الآخرين في المجموعة التي يتم إعدادها تقديم المشورة والرؤى والدعم لكل شخص. أخبرتني جوانا أنه عندما يعترف مدير جديد بأنه لا يعرف كيفية القيام بشيء ما، عندها يصبح منفتحاً على تلقي المساعدة من زملائه الذين التقى بهم للتو. تشعر المجموعة التي يتم إعدادها للعمل بالأمان النفسي الذي يأتي من الوجود في بيئة آمنة للاعتراف بالأخطاء وطرح الأسئلة وتجربة أشياء جديدة. إذ تجرب المجموعة على الفور ما يعنيه الدعم المتبادل، ما يؤدي إلى بناء روابط أقوى.

4. شجع الموظفين على إعادة شحن طاقتهم

في أعقاب جائحة أدت إلى تفشي “وباء الوحدة” وزيادة الشعور بالعزلة، نحتاج إلى القيادة بتعاطف والاهتمام على نحو أفضل بعضنا ببعض. ليس لدى نحو 1 من كل 5 أميركيين علاقات اجتماعية وثيقة، وهذه زيادة بنسبة أكبر من 10% عن عام 2013.

لكي تزدهر العلاقات والصداقات، نحتاج إلى أن نأخذ صحة الموظف على محمل الجد. يمكننا أن نبدأ بدعم سياسات أكثر سخاءً فيما يتعلق بالإجازات العائلية ورعاية الأطفال ورعاية المسنين والحصول على خدمات الصحة النفسية والإجازات التي تهدف إلى استعادة الطاقة والنشاط و”الساعات التي لا يلزم العمل خلالها” حتى يتمكن الموظفون من إعادة شحن طاقتهم من خلال قضاء المزيد من الوقت مع العائلة والأصدقاء. وفقاً لشركة “سيغنا”، يكون الموظفون أقل شعوراً بالوحدة بمقدار 7 نقاط عندما يكون لديهم توازن بين العمل والحياة الشخصية، وأقل بمقدار 4 نقاط عندما “لا يمتد العمل إلى ما بعد ساعات العمل”.

يؤدي إجراء المزيد من المكالمات الهاتفية والمحادثات وجهاً لوجه في العمل إلى تقليل الشعور بالوحدة والعزلة. لذا، شجع الموظفين خلال يوم العمل على أخذ استراحة للاتصال هاتفياً بأحد أصدقائهم أو بشخص مهم في حياتهم (أو إذا أمكن، الذهاب معه في نزهة). يمتلك الموظفون الذين يأخذون استراحة كل 90 دقيقة مستوى أعلى من الصحة والرفاهة بنسبة 50%، وقدرة أكبر على التفكير الإبداعي بنسبة 50%، ومستوى تركيز أعلى بنسبة 30%. حاول بدء اجتماعات الفريق التي تُعقد وجهاً لوجه أو عن بُعد بـ “5 دقائق من اللعب” في شكل تمرين لتعزيز الترابط أو فتح حوار بهدف كسر الحواجز أو لعبة. إذ يمكن أن يؤدي الوقت الذي تقضيه في اللعب مع زملائك إلى بناء علاقات أعمق وتعاون أفضل.

في عالم اليوم الذي انعزلنا فيه بعضنا عن بعض، يقع على عاتق الجميع بناء علاقات أقوى في فريق العمل والحفاظ على التواصل الذي يُعد ضرورياً لبناء مكان عمل رائع ومجتمع أكثر مرونة.