شارك
الرئيسية
5 دقائق 
ملخص: تشكّل الاجتماعات الفردية مع مديرك فرصاً مهنية ثمينة، كيف تضمن أن تحقق أقصى استفادة منها؟ اعمل مع مديرك لتحديد طريقة وضع جدول أعمال اجتماعاتكما وفكر في أولوياتك وأهدافك المرتبطة بالتطوير المهني. وفي أثناء الاجتماع، استعن بلغة الجسد كي تؤكد ما تقوله وما تفعله. احرص على أن تحسن الاستماع وتقبّل التقييمات والآراء واعتمد نهج حلّ المشكلات بصورة أساسية. استثمر أوقاتك بعد الاجتماعات الفردية وفكر في المجالات التي يمكنك التركيز عليها أو تكييفها أو إدخال تحسينات عليها في أثناء تقدمك. يعزز هذا النهج التزامك بحلّ المشكلات لأجل مديرك وفريقك ومسيرتك المهنية، وهذه ميزة قوية يجب اكتسابها.
تغيرت طبيعة طرق العمل وأماكنه بدرجة كبيرة في أثناء الجائحة، لكن الظهور مهم سواء كنت تعمل ضمن المقر المكتبي أو من المنزل أو تحاول التكيف مع نهج هجين، وتشكل اجتماعاتك الفردية مع مديرك فرصاً لمناقشة الأولويات وجمع التقييمات وبناء الثقة وترسيخ العلاقات.
بينت دراسة أجريت على أكثر من 3 ملايين موظف أن الجائحة أسهمت في زيادة ساعات العمل، كما رفعت عدد الاجتماعات بنسبة تقديرية تبلغ 13%. بعبارة أخرى، أصبحنا مغرقين في العمل، لكن الاجتماعات الفردية ليست أول ما يجب إلغاؤه. خذ مثلاً إيفان باركر، نائب الرئيس الأول والمدير العام لعمليات المحتوى في الشركة الإعلامية "ذي آثليتيك" (The Athletic)، فهو يدرك أن مطالب يوم العمل تعيق التواصل المستمر أحياناً ولكنه يؤكد أن ذلك لا يلغي أهميته، يقول: "أحياناً تكون الاجتماعات السريعة لمراجعة المستجدات اليومية أول ما يتم إلغاؤه من جدول العمل. إذا كان مرؤوسك المباشر قوياً فقد تظن خاطئاً أن الاجتماعات الدورية ليست ضرورية، لكنها أساسية مهما تبلغ درجة الكفاءة التي يتمتع بها مرؤوسك المباشر".
اجتماعاتك الفردية مع مديرك لها دور حاسم في ضمان أن تبقى إنجازاتك ومتطلبات تطورك المهني محوراً للاهتمام. فيما يلي 3 أساليب يمكنك اتباعها من أجل تحقيق الفائدة القصوى من الوقت الذي تقضيه مع مديرك.
حدد ما تعتزم فعله
في عملي كمدربة مهنية يسألني الكثيرون عن درجة التحضير المطلوبة قبل الاجتماع مع المدير، وجوابي دائماً هو أن التخطيط والتحضير أساسيان، وأنصح بهما حتى وإن كان اجتماعك الفردي مع مديرك اجتماعاً سريعاً غير رسمي لمراجعة المستجدات اليومية، لأن وقت مديرك ثمين والتحضير المسبق سيوفر لك الأساس اللازم لتحقيق أقصى فائدة من نقاشك مع المدير. عند الإمكان، حدد بوضوح الشخص الذي سيضع جدول أعمال اجتماعاتك الفردية مسبقاً؛ إذ يفضل بعض المدراء أخذ زمام المبادرة، ويفضل البعض الآخر أن يضع المرؤوس المباشر جدول العمل، في حين يفضل آخرون اتباع نهج تعاوني. لخّص جدول العمل في بداية المحادثة، لكن كن مستعداً لقبول التغييرات.
خذ مثلاً ألبرت ييه، نائب رئيس قسم المبيعات والعمليات الدولية في شركة "إرغون يو إس أيه" (Ergon USA)، ولديه مرؤوسون مباشرون في كل من ألمانيا والولايات المتحدة. يقول: "الاجتماعات الفردية ضرورية لحلقة الملاحظات. عموماً يملك الموظف بعض العناصر التي يود مناقشتها، وفي بعض الأحيان يكون هناك ضغوط لتقديم بعض الرؤى المعمقة أو المعالم الرئيسية، لكن لا بأس في أن تكون الأمور كما هي".
ينطوي التحضير للاجتماعات عادة على مراجعة الأولويات الفورية ووضع تقارير حولها، لا سيما عندما يكون الوقت محدوداً، كما يجب أن تفكر في السياق الأشمل لعملك. مثلاً، كيف تسير علاقتك الحالية مع مديرك؟ ما الذي ينجح فيها وما الذي لا يجدي نفعاً؟ ما هي نواحي العمل التي تحتاج إلى الدعم فيها؟ أو ما هي النواحي التي ترغب في تطويرها أكثر؟ إذا توصلت من خلال التفكير إلى أن علاقة العمل تحتاج إلى التحسين فلا تشعر بالإحباط، فاجتماعاتك الفردية مع مديرك تشكل فرصة للاستثمار في بناء الثقة وإثبات التزامك بدورك.
ابذل جهدك لتكون موضوعياً وفكر في إمكانية أن تكون شروخ علاقة العمل ناتجة عن مشكلة في الأداء أو التواصل أو عن تضارب التوقعات أو تعارض الشخصيات، ثم استكشف طرقاً لاستخدام وقتك مع المدير في معالجة الأسباب الأساسية. كن استباقياً وركز على الأمور التي يمكنك السيطرة عليها، واسأل مديرك عن الأماكن التي يمكنك المساعدة فيها، والتمس رأيه بشأن الأولويات واستمع بإمعان لأهدافه وتفضيلاته.
وبعيداً عن جدول أعمال الاجتماع، حدد الصورة التي تريد أن يراها الآخرون عنك في العمل. السؤال الذي أشجعك على طرحه على نفسك هو: "ما هي المعلومات التي أريد أن يستخلصها مديري من الاجتماع حولي وحول أدائي وما أقوم به وما أسعى إلى تحقيقه؟".
بعد أن تفكر في ذلك حدد طريقة إيصال ما تريده عن نفسك وتجسيده في أثناء اجتماعك مع مديرك. احضر الاجتماع الفردي مع مديرك مبرزاً أفضل ما فيك سواء كان عبر الهاتف أو اتصال الفيديو أو وجهاً لوجه. وخذ موقفاً إيجابياً لأن العقلية الإيجابية محسوسة ومعدية، وهذه طريقة ذكية ومباشرة لتوليد انطباع جيد لدى مديرك منذ البداية.
تنبّه للغة جسدك
يتضمن حضور الاجتماع بأفضل ما لديك أن تكون واعياً للإشارات غير اللفظية. قد تنسى أن لغة جسدك توصل رسائل واضحة، لذلك يجب أن تفكر في طريقة ظهورك في الاجتماعات سواء كانت افتراضية أو شخصية. مثلاً، يعني الجلوس بوضعية مستقيمة أنك منتبه، في حين يعبّر الارتخاء بصمت على مقعدك في أثناء الاجتماع عن عدم رغبتك في حضوره، والابتسام والنظر إلى الشخص الآخر مباشرة على النحو الملائم ليس مجرد تواصل، بل يجعلك تبدو جديراً بالثقة وواثقاً من نفسك. تتمتع إشاراتك الجسدية بأهمية مساوية لأهمية إشاراتك اللفظية، وكذلك الأمر بالنسبة لنبرة صوتك في التواصل عبر الهاتف.
تعدّ لغة الجسد سلاحاً سرياً، ليس بسبب الانطباع الذي تولده فحسب، وإنما لأن تكييف لغة جسدك ينفعك أنت أيضاً. توضح خبيرة علم النفس الاجتماعي إيمي كادي في محاضرتها الشهيرة على مسرح تيد أن من يمارس لغة الجسد القوية الإيجابية يعزز نفسه في نفس الوقت إذ يرسل رسائل باطنية إلى دماغه تعزز مشاعره الإيجابية الواثقة.
أثبت أنك تتبنى عقلية حلّ المشكلات
في أثناء اجتماعاتك الفردية كن مستعداً لمشاركة النتائج ومناقشة التحديات أيضاً، وإذا بذلت جهدك لحلّ مشكلات مديرك فستتميز. تعلّم أن تميّز الوقت المناسب للاستماع والوقت المناسب للتحدث وتقديم الاقتراحات.
لقد تعلمت درساً مهماً في وقت مبكر من مسيرتي المهنية، كنت أميل إلى تسليط الضوء على الأخطاء من دون أن أدرك ذلك، وفي أحد الاجتماعات قدمت ملاحظاتي فالتفت المدير إليّ وقال: "لا تأتني بالمشكلة، بل ائتني بحلها". في تلك اللحظة أدركت أمراً مهماً، ظننت أني كنت أفيده بالإشارة إلى العقبات، ولكن كان عليّ أن أحدد المشكلات المحتملة وأن أقترح أفكاراً لتفاديها.
عندما يتعلق الأمر بحلّ المشكلات، فكر في المجال الذي يمكنك التدخل فيه وإيقاع أثر في هدف الشركة الذي يهتم المدير به. عندما تعمل على تقييم الصورة الأكبر، لا تنس أقرانك وزملائك الأصغر في الفريق، واسأل مديرك عن المجالات التي يمكنك تقديم الدعم فيها للمساعدة على حلّ مشكلة ما عن طريق العمل مع الآخرين؛ من الممكن أن تعلّم أحد زملائك مهارة جديدة أو أن تشارك أفكاراً تساعد على تجاوز عقبة ما.
يعني تبني نهج حلّ المشكلات أن تتقبل الآراء والتقييمات الإيجابية والسلبية على حد سواء. ليس من السهل تلقي الآراء والتقييمات السلبية، والمدير الجيد سيبذل ما بوسعه لتقديم التقييمات البناءة في وقتها المناسب، وعلى انفراد. إذا تلقيت انتقادات بناءة فاستخدمها لصالحك، قد يصعب عليك تقبلها لحظة تلقيها لكن يجب أن تتعامل بأسلوب محترم ومهني. كن مستمعاً جيداً وحاول أن تكون أفضل في حلّ المشكلات، تقبل النقد وتعلم منه واعمل على حلّ المشكلة.
تشكّل الاجتماعات الفردية مع مديرك فرصاً مهنية ثمينة، اعمل مع مديرك لتحديد طريقة وضع جدول أعمال اجتماعاتكما وفكر في أولوياتك وأهدافك المرتبطة بالتطوير المهني. وفي أثناء الاجتماع، استعن بلغة الجسد كي تؤكد ما تقوله وما تفعله. احرص على أن تحسن الاستماع وتقبّل التقييمات والآراء واعتمد نهج حلّ المشكلات بصورة أساسية. استثمر أوقاتك بعد الاجتماعات الفردية وفكر في المجالات التي يمكنك التركيز عليها أو تكييفها أو إدخال تحسينات عليها في أثناء تقدمك. يعزز هذا النهج التزامك بحلّ المشكلات لأجل مديرك وفريقك ومسيرتك المهنية، وهذه ميزة قوية يجب اكتسابها. من المهمّ أن تفعل ما تقول إنك ستفعله بين الاجتماع والآخر، لا تكثر من الوعود من دون أفعال وتحمل مسؤولية نتائجك وأهدافك المهنية، إذا فعلت ذلك فسيراه الجميع.