كيف ترفض طلباً ما بعد قبولك له؟

ملخص: من الضروري أن تلغي التزامك بمشروع تعهدت بالمشاركة فيه عندما يدفعك ذلك المشروع إلى أن تضغط جدول مواعيدك، أو عندما يتعارض مع مخططاتك، أو حين تدرك عدم رغبتك أو قدرتك على المشاركة فيه، إذ سيساعدك ذلك في الحفاظ على سمعة جيدة وتعزيز علاقاتك. ويعرض المؤلف 6 نصائح لمساعدتك في رفض طلب ما بعد قبوله بلباقة ومهنية: 1) ادرس المخاطر. 2) غيّر وجهة نظرك. 3) كن لبقاً وصريحاً في الوقت نفسه. 4) حافظ على العلاقة. 5) اعرض خياراً بديلاً. 6) تعلّم من الحادثة.

تخيّل أن يعرض عليك أحد الزملاء رئاسة لجنة جديدة قيد التشكيل. ستكون إجابتك الأولى التي ستقدمها دون تفكير هي: "بالتأكيد، يسعدني ذلك!" ثم تخيّل نفسك في المستقبل وأنت تنظر إلى الرسائل المتراكمة في بريدك الوارد وسلسلة المواعيد في جدول أعمالك، لتنصدم فجأة بحقيقة أنك تشعر بالإرهاق. أنت تدرك بالفعل ضرورة أن ترفض العرض بعد قبوله، لكنك متردد في التراجع عن الالتزام بعد أن أعطيت زميلك وعداً بالفعل.

إن رفض أمر ما ليس بالأمر السهل أبداً، لكن رفض طلب ما بعد قبوله بلباقة بالفعل هو تحدٍ آخر. قد تخشى أن يؤدي رفضك إلى تقويض العلاقات، أو إلى أن يُنظر إليك على أنك شخص متقلب أو لا يمكن الاعتماد عليه، أو أنك شخص غير فاعل في الفريق. وتتزايد تلك المخاوف لدى "المناضلين الحساسين"، ذوي الحساسية العالية وأصحاب الإنجازات المميزة، الذين يميلون إلى الإفراط في التفكير بالمواقف ويجدون صعوبة في وضع الحدود.

وإن كنتم مررتم بتجربة مماثلة، فأنتم تدركون بالفعل أن خيار التراجع عن الاتفاق ومواجهة وطأة خيبة أمل شخص آخر أو غضبه منكم هو أمر لا يمكن تحمله. ويُعتبر رد الفعل هذا منطقياً، إذ تُظهر الدراسات أن الدماغ لا يميز بين الرفض الاجتماعي المحتمل والألم الجسدي. فتتقبل الوضع بدلاً من ذلك وتقبل أداء المهمة على حساب رفاهتك أحياناً، وهو ما يقود إلى نتائج عكسية، فتزداد وطأة الضغوط عليك، ويشعر الآخرون أنك مشتت أو مرتبك أو مستاء.

كيفية رفض طلب ما بعد قبوله بلباقة

وبالتالي، من الضروري أن تلغي التزامك بمشروع تعهدت بالمشاركة فيه عندما يدفعك ذلك المشروع إلى أن تضغط جدول مواعيدك، أو عندما تدرك وجود نزاع يؤرقك، أو حين تدرك عدم رغبتك أو قدرتك على المشاركة فيه، إذ سيساعدك ذلك في الحفاظ على سمعة جيدة وتعزيز علاقاتك. وإليك عدة نصائح لمساعدتك في رفض طلب ما بعد قبوله بلباقة ومهنية:

1) ادرس المخاطر

تأكد قبل تقديم أي إجابة من أن يكون رفضك هو القرار الصحيح. فكّر في تكلفة الفرصة البديلة. على سبيل المثال، لنفترض أنك قبلت المشاركة في مبادرة جديدة عرضها عليك مديرك في العمل، لتقضي وقتاً طويلاً وأنت تفكر في مدى صحة قرارك بعد ذلك. قيّم مدى أهمية المشروع مقارنة بأولويات العمل الرئيسية. إذا كانت المبادرة ستتيح لك التعرف على أقسام أخرى من الشركة أو تطوير رأس مال اجتماعي أو تعلم مهارات جديدة، فقد يكون قبولك أمراً يستحق التضحية. ومع ذلك، إذا كانت التكاليف تفوق الفوائد (مثل التأثير على حياتك الشخصية أو مشاريعك الحالية)، فمن الأفضل لك الانسحاب.

2) غيّر وجهة نظرك

إذا كنت قلقاً من أن يعتبرك الآخرون شخصاً غير مسؤول عند رفضك طلباً ما بعد قبوله، فتقبّل حقيقة أنه سيكون من الأنانية ومن غير اللائق الالتزام بالمهمة عند علمك أنك لا تستطيع أداءها. قد ينتابك شعور أنك شخص معطاء ونافع عند قبولك طلباً ما، لكن إن لم تتمكن من الالتزام بوعودك، فلا يُعتبر ذلك النهج سبيلاً لتحقيق أداء عالٍ أو بلوغ السعادة الشخصية أو تعزيز العلاقات القوية. ضع في اعتبارك أيضاً السمات الإيجابية التي سيراها الآخرون فيك عندما ترفض طلباتهم بلباقة، إذ إنك ستجسّد بذلك قدرتك على تحديد الأولويات وإدارة الوقت والتواصل الشفاف، وتلك هي صفات القائد القوي.

3) كن لبقاً وصريحاً في الوقت نفسه

كن حازماً وواضحاً دون الإفراط في الشرح عندما يحين وقت تقديم قرارك. بعبارة أخرى، اسع إلى أن تكون واضحاً وعميق التفكير، وصادقاً قبل كل شيء. على سبيل المثال، إذا كنت تنوي الانسحاب من رئاسة لجنة صديقك، فإليك ما يجب عليك قوله: "عندما قلت إن بإمكاني الانضمام إلى اللجنة الشهر الماضي، اعتقدت تماماً أني أمتلك الموارد الكافية لأؤدي عملاً رائعاً، لكني أدركت بعد إلقاء نظرة فاحصة على جدول أعمالي أني قد تجاوزت حدود طاقتي وأنه يوجد العديد من الالتزامات المهنية التي لا يمكنني التخلي عنها. وذلك يعني أني لن أتمكن من المشاركة بصفتي رئيساً للجنة".

قد يساعد تقديم تفسير أو تبرير بسيط الطرف الآخر على تقبل فكرة انسحابك بشكل أفضل. على سبيل المثال، يمكنك أن تقول: "أعلم أننا تحدثنا عن فكرة انضمامي للجنة بصفتي رئيساً لها، لكني لم أتوقع أن أتولى مهمة الإشراف على مشروع كبير في العمل عندما أبديت موافقتي. وسأضطر إلى رفض العرض لذلك السبب". أما في حالة التراجع عن قبول المبادرة التي عرضها عليك مديرك في العمل، فيمكنك أن تقول "أتيحت لي فرصة مراجعة أولوياتي، وأعتقد أن هذا المشروع الجديد سيعيقني عن إتمام مسؤوليات وظيفتي الأساسية وتقديم أداء جيد. ولن يكون ذلك القرار هو القرار الصحيح أو الأمثل بالنسبة لي أو للفريق، لذلك، سأضطر مع وافر الاحترام أن أرفض العرض بعد قبوله".

4) حافظ على العلاقة

من اللائق الاعتذار وتحمل المسؤولية عن أي خطأ أو سوء فهم بدر منك دون أن تحمّل نفسك فوق طاقتها، خاصة إذا كان الشخص الآخر يعتمد عليك ويتوقع مشاركتك. على سبيل المثال، يمكنك أن تقول في حالة الانسحاب من اللجنة: "أعتذر عن أي إزعاج تسببت به. وأقدّر لك منحي تلك الفرصة وآمل أن تحقق كل النجاح في مسعاك. ولا يسعني الانتظار لأسمع منك تطورات عمل اللجنة". باختصار، سيُظهر التعبير عن الامتنان وإنهاء الحديث بنبرة إيجابية مدى اهتمامك وتعاطفك.

5) اعرض خياراً بديلاً

اقترح جدولاً زمنياً مختلفاً أو أعد تحديد الموعد من جديد إذا كنت ترغب في المساعدة حقاً. أو حاول تأجيل الطلب، واترك المجال مفتوحاً لقبول العرض في المستقبل كأن تقول: "قررت بعد إعادة النظر في جدول أعمالي تغيير قراري ورفض هذه الدعوة في الوقت الحالي. لكن هلّا أبقيتني في الحسبان للفرص المستقبلية، والتواصل معي مجدداً في غضون بضعة أشهر؟"

يمكنك أيضاً تجنب ترك الشخص في وضع حرج من خلال اقتراح بديل له. يمكنك مثلاً تعريفه بزميل لك في العمل بمقدوره تقديم المساعدة له أو بآخر يمكنه التعاقد معه. أو يمكنك إعادة توجيه الشخص إلى مورد يستطيع أن يحصل منه على مساعدة، مثل منظومة ما أو مدونة صوتية (بودكاست) أو مادة تدريبية تساعده على تلبية احتياجاته أو حل مشكلته.

6) تعلّم من الحادثة

إن التراجع عن الالتزامات ليس أمراً ممتعاً أو مريحاً، لكنه سيقدم لك درساً قيماً وحافزاً للتغلب على الميول التي ترضي الناس وتقف عائقاً في طريق تقدمك لتكون شخصاً ناجحاً. اعتبر تلك الأحداث فرصة تعليمية تسهم في تعزيز وعيك حول العروض التي يمكنك قبولها أو رفضها مستقبلاً. بمعنى آخر، حاول أن تقبل الفرص التي تثير حماسك والتي تمتلك الوقت الكافي لأدائها فقط.

قد تحتاج أحياناً إلى رفض طلب ما بعد قبوله بلباقة والتراجع عن وعد قطعته أو تغيير رأيك بغض النظر عن مدى عمق تفكيرك. حاول ألا تجعل من ذلك عادة، بل تعامل مع الموقف بحساسية واهتمام لتحظى بأفضل نتيجة ممكنة.