ما أنسب مزيج يجمع بين العمل من المنزل والعمل من المقر المكتبي؟

ملخص: سيختار الكثير من الموظفين أسلوباً هجيناً لدى عودتهم إلى العمل بعد زوال تداعيات جائحة فيروس كورونا، بحيث يعملون من المنزل أحياناً ويعملون من المقرات المكتبية في أحيان أخرى. ولكن تحديد الموقع الذي تمارس منه عملك بصورة يومية ليس بالقرار السهل في كل الأحوال، بخلاف ما قد يبدو في الظاهر. يتناول مؤلفا المقالة عملية مستندة إلى البيانات للتعرّف على المكان الذي تستطيع أن تحقق فيه أكبر إنتاجية ممكنة في كل مهمة توكل إليك، وكيفية إقناع مديرك بأن خطتك الموضوعة على أساس هذه العملية تصب في مصلحة الشركة أيضاً.

اكتشف الكثيرون منا على مدار العام الماضي أن العمل من المنزل يحفل بمزايا هائلة، مثل المرونة والقدرة على التركيز وعدم التنقل جيئة وذهاباً بين العمل والمنزل. والآن بعد أن راحت المقرات المكتبية تفتح أبوابها مجدداً، قد تعيدك تذكر المزايا الهائلة للعمل من المقر المكتبي للشركة أيضاً، مثل التفاعل الاجتماعي ومتعة التعاون مع الآخرين، بالإضافة إلى غلاية القهوة التي لا تفرغ أبداً.

ويعتزم الكثير من الشركات منحنا أفضل ما في هذين العالمين من خلال السماح للموظفين بتقسيم وقتهم بين المنزل ومكان العمل. ولكنه لن يمنحك أفضل ما في هذين العالمين إلا إذا عرفت كيف تمزج بين العمل من المنزل والعمل في المقر المكتبي بطريقة تُزيد من إنتاجيتك ورفاهتك الشخصية. وهذا يعني بالضرورة تحديد الأيام التي تعمل خلالها من المنزل، والأيام التي ستعمل خلالها في المقر المكتبي، فضلاً عن معرفة المدخل إلى إقناع مديرك بتلك الخطة.

ويكمن مفتاح السر في تحديد أنسب مكان لإنجاز مهمات وظيفتك على الوجه الأمثل. قد يبدو لك هذا إجراءً في منتهى البساطة، وذلك بأن تختار العمل من المقر المكتبي لإنجاز المهمات التي تتطلب التعاون مع الآخرين، بينما تختار العمل من المنزل لإنجاز المهمات التي تتطلب التركيز المتواصل. تستند هذه الفرضية إلى نتائج الأبحاث التي أجريت على عدد من الفرق الافتراضية وأثبتت بعد دراسات متعددة أنه قد يكون من الصعب أداء العمل المتوقف على الآخرين بشكل كبير عندما ينفصل الموظف عن زملائه. ولكن إحدى الدراسات أثبتت أيضاً أن التعاون الوثيق عبر المسافات قد أدى في واقع الأمر إلى توطيد العلاقات والروابط المشتركة بين زملاء العمل لأنه يضطرهم إلى تحسين قدرتهم على التواصل والدعم المتبادل.

وهناك عوامل أخرى تسهم أيضاً في هذا المسلك. فعلى سبيل المثال، ربما كان المنزل المكان الأنسب لصياغة الأعمال الكتابية، لكنك ستحتاج إلى التعاون مع زملائك لوضع مخطط تمهيدي. أو ربما كان من السهل توليد الأفكار عبر مكالمة هاتفية لأنك ستكون أكثر إبداعاً في أثناء ترتيب غرفتك. قد تجد أيضاً أن التعاون عن بُعد أكثر فاعلية بمجرد تبني بعض الأساليب الملائمة عن بُعد والتي تناولناها في كتابنا الجديد الصادر تحت عنوان "العمل عن بُعد: كيف تنجح في العمل أينما كنت؟" (Remote, Inc.: How to Thrive at Work…Wherever You Are).

أياً كانت العوامل الأكثر تأثيراً عليك، فلا بد أن تتجنب إضاعة وقتك الثمين بالقدوم إلى المقر المكتبي للعمل في يوم كان من الأفضل أن تعمل فيه من المنزل، أو العكس. ولكي تتمكن من وضع خطة عمل هجينة تتيح لك تحقيق أقصى استفادة من كل يوم، احرص أولاً على تتبع عملك وتحليله للتعرف على العوامل التي تؤثر على إنتاجيتك. ثم طابق النتائج التي توصلت إليها مع مهماتك ومسؤولياتك المرتقبة. وأخيراً، لخِّص خطتك واعرضها على مديرك لتقنعه بها ويعتمدها لك.

تتبع المقاييس المهمة

إذا أردت أن ترصد إنتاجيتك في كل موقع، فلا بد أولاً من تحديد ما يجب قياسه. فنحن نخلط في كثير من الأحيان بين الإنتاجية وعدد ساعات العمل، في حين أن النتائج الفعلية لجهودك هي المقياس الأكثر فاعلية. وإذا أردت مقاييس فنية، فابحث عن بعض المقاييس التي تقيس المُنتَج النهائي لعملك (كعدد الكلمات المكتوبة ورسائل البريد الإلكتروني التي تم الرد عليها والمهمات التي تم إنجازها) بالإضافة إلى البيانات التي تبيّن كيفية استخدام وقتك (ونرشح لك تطبيقات تعقب الوقت الأوتوماتيكية مثل "تايمنغ دوت آب" (Timing.app) أو "مانيك تايم" (ManicTime)). أما إذا أردت مقاييس شخصية، فاحرص على تسجيل كل من حالتك المزاجية وشعورك بالإنجاز في نهاية كل يوم (استخدم مقياساً من 1 إلى 5)، يمكنك أيضاً استخدام أشياء مثل البريد الإلكتروني أو الرسائل الجماعية لرصد الملاحظات الواردة من الآخرين. لا يعتبر أيٌّ من هذه المؤشرات مثالياً، لكنها ترسم مجتمعة صورة مفيدة.

قم بإعداد جدول بيانات لدمج كل مقاييسك في مستند واحد. وتتمثل أبسط طريقة في سرد التواريخ أسفل العمود الأول على اليمين ثم تحديد عمود لكل مقياس رئيسي، مثل عدد الكلمات المكتوبة والحالة المزاجية والمنجزات والمهمات التي تم إنجازها. (يمكنك استخدام نموذج "كودا" (Coda) الخاص بنا كنقطة انطلاق). يمكنك أيضاً تتبع مقدار الوقت الذي يضيع منك بسبب مصادر الإلهاء (كالتسوق الإلكتروني عبر الإنترنت وتصفح المنشورات واللعب) ومقدار الوقت الذي تقضيه في الاجتماعات، ومقدار الوقت الذي تقضيه في متابعة التطبيقات التي تشير إلى أنك تعمل بجد (مثل معالج الكلمات أو تطبيقات جداول البيانات).

ثم احرص لفترة محدودة لا تتجاوز شهراً أو شهرين على رصد إنتاجيتك اليومية وفق كل مقياس من المقاييس التي حددتها. يمكنك بدء هذه العملية، حتى قبل أن تعود إلى المقر المكتبي للعمل: تتبع مقاييس الإنتاجية في أثناء العمل عن بُعد، وعندما تعود إلى مقرك المكتبي ستكون لديك نقطة بداية تسهّل عليك المقارنة بين إنتاجيتك في كل موقع بسرعة فائقة. واحرص أيضاً خلال فترة الرصد على مراجعة جدول البيانات كل يوم لتسجيل ما إذا كنت تعمل عن بُعد أو في المقر المكتبي (أو التزم بجدول مواعيد محدد)، وإلا فلن تستطيع اكتشاف الأنماط التي تميّز بين أيام العمل من المقر المكتبي وأيام العمل من المنزل.

ابحث عن الأنماط

عندما يحين وقت تحليل الأرقام، فإن مجرد إلقاء نظرة على أعمدة جدول بياناتك سيعطيك فكرة ملموسة عن الموضع الذي يجب أن تحلّل أرقامه بمزيد من العمق. فعلى سبيل المثال، إذا كان وقتك الإنتاجي أو مزاجك يختلف بشكل كبير من يوم لآخر، فابحث عن شيء يبدو شديد الارتباط بهذه الاختلافات، مثل مقدار الوقت الذي تقضيه في الاجتماعات أو ساعات نومك.

ولكي تتمكن من إجراء تحليل أعمق، احرص على إعداد جدول أو مخطط يسلط الضوء على العلاقة بين الاختلافات في حالتك المزاجية أو مُنتَجاتك النهائية، والعامل (أو العوامل) الذي تعتقد أنه يفسر هذه الاختلافات. فربما كنت تنجز المزيد من المهمات في الأيام التي لا تحضر فيها الكثير من الاجتماعات... إلا إذا كانت الاجتماعات تنعقد خلال الساعتين اللتين تعقبان الغداء مباشرة بسبب صعوبة إنجاز أي عمل يحتاج إلى التركيز خلالهما على أي حال. وربما كانت الأيام التي تشهد "تضييع" الكثير من الوقت هي أيضاً تلك الأيام التي تشهد إنجاز الأعمال الكتابية لأن كل هذه الإلهاءات البسيطة تساعدك على تجديد طاقتك الفكرية بين صفحة وأخرى أو بين مستند وآخر أو بين فقرة وأخرى.

ابحث بجدية عن أي اختلافات بين أيام عملك من المنزل وأيام عملك من المقر المكتبي. هل هناك أنواع معينة من المهمات تستطيع إنجازها بسرعة أكبر في المنزل أو في المقر المكتبي؟ هل تترك الاجتماعات الأثر نفسه على حالتك المزاجية أو إنتاجيتك عندما تحضرها بصورة شخصية مقارنة بحضورها عبر الفيديو؟ هل كان عملك أكثر إنتاجية في أوقات محددة دون غيرها؟

قد تعتمد الإجابة على أسلوب الحياة في المنزل بقدر ما تعتمد على عوامل تشتيت الانتباه في المقر المكتبي.

وبمجرد أن تعرف أنواع المهمات التي تستطيع أداءها بشكل أفضل في المنزل والمقر المكتبي، ستتمكن من تحديد كيفية قضاء كل يوم على نحو أفضل. ويمكنك التعرف على الصورة الكبيرة أيضاً: راجع مسؤولياتك الحالية وحدد مقدار عبء العمل الذي يتم التعامل معه بشكل أفضل في كل موقع لكي تتعرف على مقدار الوقت الذي يجب تخصيصه للعمل من المنزل مقارنة بالوقت الذي يجب تخصيصه للعمل في المقر المكتبي. قد تحتاج إلى إعادة النظر في هذه العملية بشكل دوري: فربما يتضمن المشروع الكبير لهذا الربع من العام التخطيط لعقد مؤتمر، وهي عملية تعاونية للغاية تستلزم قضاء مزيد من الوقت في المقر المكتبي. لكنك ستعمل على إعداد التقرير السنوي للشركة في الربع المقبل من العام، وهو ما يتطلب قضاء مزيد من الوقت في المنزل حتى تتمكن من كتابته ومراجعته بتركيز.

استعد للدفاع عن خطتك الهجينة

من الجيد أن تعرف المكان الذي يجدر بك قضاء وقتك فيه، ولكن هذه المعلومة لن تفيدك في شيء إذا كان مديرك لا يدعم خطة عملك الهجينة. ولحسن الحظ، فإن كل البيانات التي جمعتها حول إنتاجيتك ستمنحك قدرة كبيرة على الدفاع عن خطتك. لخّص النتائج التي توصلت إليها في رسالة موجزة توضّح المسؤوليات الرئيسية المُكلَّف بها، وقسمها إلى أجزاء يُفضَّل أن تنجزها في المقر المكتبي وأخرى يُفضَّل أن تنجزها في المنزل. وادعم استنتاجاتك بالبيانات التي تُظهر أنك تكتب عدداً أكبر من الكلمات أو ترد على عدد أكبر من رسائل البريد الإلكتروني أو تُعد عروضاً تقديمية بكفاءة أكبر في الأيام التي تعمل فيها من المنزل.

قد تجد أنه من المفيد أيضاً تحديد مقدار الوقت اللازم لإنجاز كل جزء من عملك، ولكن انتبه إلى أن هذا يتوقف على طريقة تفكير مديرك.

فعلى سبيل المثال: إذا كانت مسؤولياتك المرتقبة تستلزم الإشراف على إعداد التقرير السنوي للشركة، فقد تتضمن خطتك الهجينة كلاً مما يلي:

التقرير السنوي (68 ساعة)

مهمات تُؤدَّى في المقر المكتبي (24 ساعة).

مقابلة أصحاب المصلحة (12 ساعة).
عقد جلسة توليد الأفكار حول أهداف التقرير (ساعة واحدة).
وضع الخطوط العريضة للتقرير (ساعتان).
مراجعة مسودات التقرير وتعديل ما به من أخطاء (6 ساعات).
إطلاع المصمم على التحديثات (3 ساعات).

مهمات تُؤدَّى عن بُعد (44 ساعة).

البحث في البيانات العامة لإعداد المحتوى (14 ساعة).
صياغة مسودة التقرير (16 ساعة).
البحث في الصور للتعرّف على أفضل تصميم فنّي للتقرير (4 ساعات).
مراجعة التقرير النهائي وتحريره (10 ساعات).

توحي هذه القسمة بضرورة تخصيص ما يقرب من ثلث وقتك في هذا المشروع للعمل في المقر المكتبي وتخصيص ثلثي الوقت للعمل من المنزل. وإذا كانت القسمة نفسها تنطبق على مسؤولياتك الأخرى، فيمكنك أن تقترح على مديرك أن تعمل عن بُعد لمدة 3 أيام في الأسبوع وأن تعمل في المقر المكتبي للشركة لمدة يومين في الأسبوع، مع تحديد تلك الأيام لتسهيل إجراء المقابلات مع أصحاب المصلحة واجتماعات المشروع.

وإذا كان مديرك لا يزال متشككاً في جدوى العمل عن بُعد، فاقترح عليه خوض مرحلة تجريبية لمدة شهر أو نحو ذلك، تعمل خلالها حسب القسمة المقترحة من جانبك والتي تخصص فيها بعض الأيام للعمل من المنزل وبعض الأيام للعمل في المقر المكتبي للشركة. ومن المفترض أن تحقق نتائج ممتازة تنجح من خلالها في إقناع مديرك بجدوى خطتك في نهاية الشهر. وهذا ما حدث لـ ماغي كراولي شيان التي كانت أول موظفة تعمل عن بُعد في شركة "أنباونس" (Unbounce) للبرمجيات، وذلك قبل تفشي الجائحة بوقت طويل. فعندما حصل زوجها على وظيفة في جزر البهاما، وافق مشرف شيان على اختبار قدرتها على العمل عن بُعد. وكانت نتائجها ممتازة لدرجة أنه عندما اضطر باقي موظفي الشركة إلى العمل عن بُعد خلال جائحة فيروس كورونا، قال أحد زملاء شيان: "ستزداد إنتاجيتنا كلنا الآن بنسبة 80%، ولنا في تجربة ماغي خير دليل!".

عندما تفكّر في أنسب مزيج يجمع بين العمل من المنزل والعمل من المقر المكتبي ويسمح لك بأن تكون أكثر إنتاجية، ستتجنب الإحباط في كلا الموقعين، وستثبت لمديرك قدرتك على تحمل مسؤولية ظروف العمل وإنتاجيتك في مكان العمل الهجين الجديد.