طور مهاراتك: مهارات في الإنتاجية تساعدك على استعادة الوقت

ملخص: يتوخى معظمنا الحذر فيما يتعلق بإنفاق المال، لكن عندما يتعلق الأمر بالوقت فنحن نكاد لا نفكر بالأمر إطلاقاً. لحسن الحظ، يمكنك استعادة بعض وقتك بتعلم مهارة استعادة الوقت وباتباع طرق سهلة. يجب على الأقل أن تفوّض المهام الموجهة للعمليات والتي لا يمكن أتمتتها أو أن تقوم بتعهيدها خارجياً. لماذا تستمر بتنفيذ المهام المتكررة وغير المعقدة وغير المهمة التي يمكن لشخص آخر تنفيذها نيابة عنك وبجزء ضئيل من أجرك في الساعة؟ كما أن معظم القرارات يمكن الرجوع عنها واتخاذها بسرعة. وإذا لم يكن من الضروري عقد اجتماع (وهو كذلك في أغلب الأحيان) فبإمكانك استخدام أدوات التواصل اللا تزامني، فالحقيقة هي أن معظم الأمور لا تحتاج إلى استجابة فورية. على الرغم من أنك ستضطر بادئ الأمر إلى بذل وقت كي تجد الوقت، فوفقاً لمبدأ الفائدة المركبة ستتمكن على المدى الطويل من توفير وقت أكبر بكثير من الذي تستثمره في التعهيد الخارجي.

جميعنا مشغولون للغاية، إذ يجب علينا دفع الفواتير وسداد الأقساط والاعتناء بالأطفال، إلى جانب تلبية المواعيد النهائية في العمل. ومع كل هذه الالتزامات لم يعد لدينا ما يكفي من الوقت للاعتناء بأنفسنا وتعزيز علاقاتنا بالآخرين. لكن الخبر السارّ هو: عندما نقول إننا نفتقر إلى الوقت يكون المعنى الحقيقي هو أننا غير قادرين على اتخاذ قرار، لكن يمكننا تغيير ذلك.

يتوخى معظمنا الحذر فيما يتعلق بإنفاق المال، لكن عندما يتعلق الأمر بالوقت فنحن نكاد لا نفكر بالأمر إطلاقاً. فنوافق على جميع أنواع الأعمال عديمة المعنى التي تستهلك وقتنا ونتعامل مع كلّ الأمور على أنها مستعجلة، ونحضر اجتماعات لا فائدة منها، ونرفض تفويض العمل خوفاً من ألا يؤدى على المستوى المطلوب من الجودة ونقضي أيامنا مربوطين بصناديق البريد الوارد وهواتفنا النقالة، ونعاند ونستمر بأداء المهام التي يمكن أن تؤديها الآلات نيابة عنا.

الوقت عكس المال، لا يمكن استرجاع ما ننفقه منه.

من السهل أن نستمد إحساساً بالهوية أو المكانة من هذا الزحام، ولكن ما الهدف منه أساساً؟ أشارت ممرضة الرعاية التلطيفية (المخففة للآلام)، بروني وير، في كتابها "أهمّ 5 أمور ندم عليها أشخاص يحتضرون" (The Top Five Regrets of the Dying)، إلى أن أحد أهم الأمور التي ندم عليها أشخاص على فراش الموت هو أنهم بذلوا جهداً أكبر مما يجب في العمل.

الخطوة الأولى باتجاه الانضمام إلى فئة الأثرياء الجدد الذين ينفقون وقتهم بحكمة وبالتالي يتمتعون برفاهية امتلاك وقت "فراغ"، هي تصديق المفارقة التي تتمثل في إمكانية إنجاز المزيد من العمل في وقت أقلّ، وهذا ما كتبته في مقال "ماذا لو كان يوم العمل 6 ساعات فقط؟" (The Case for the 6-Hour Workday). ورفض تصديق هذه المفارقة يجعلك تقضي حياتك محدقاً في الشاشات لمدة 11 ساعة في اليوم، لك حرية الاختيار.

ما هي الطريقة لاستعادة وقتك؟

إذا اخترت أن تستعيد وقتك فإليك طريقة البدء:

1. وظف التشغيل الآلي (الأتمتة)

في عصرنا هذا أصبح من الممكن أتمتة جميع المهام على اختلاف أنواعها. لكن من المؤسف أن القليل من رواد الأعمال والمسؤولين التنفيذيين في الشركات يستفيدون مما يتوفر في الأسواق من أدوات وفيرة يسيرة التكلفة تتمتع بفاعلية كبيرة.

فيما يلي فكرة مقتضبة عما يمكننا توظيف التشغيل الآلي فيه:

الأعمال القانونية: التنقيب عن البيانات ومراجعة العقود
المبيعات: جذب العملاء المحتملين وتعزيزهم وتطوير العروض والتحضير للاجتماعات واستخبارات العملاء والاستخبارات التنافسية
التسويق: قوالب البريد الإلكتروني وإعادة نشر المحتوى التسويقي وإعادة استخدام المحتوى في أغراض أخرى وتوزيع المحتوى
تكنولوجيا المعلومات: النسخ الاحتياطي للبيانات وإدارة الشبكات وصيانة أجهزة الكمبيوتر وإنشاء الحسابات ونقل الملفات واستخراج البيانات
الموارد البشرية: تنظيم جدول الرواتب وتعيين المرشحين
التطوير والبرمجة: نصوص "سكربتات" لنسخ الملفات وتنفيذ إجراءات متكررة، وتحسين الصور
دعم العملاء: الدراسات الاستقصائية والاستبانات، واستعلامات العملاء

الأدوات التي يمكنك استخدامها اليوم:

إدارة سير العمل: "زابيَر" (Zapier.com) و"آي إف تي تي تي" (IFTTT.com)
نشر المحتوى على وسائل التواصل الاجتماعي: "بافر" (Buffer) و"هوتسويت" (HootSuite)
تنظيم جدول المواعيد: "كالندلي" (Calendly.com)
إعادة استخدام المحتوى: "ريبربس" (Repurpose.io)

2. استعن بالتعهيد الخارجي

يجب على الأقل أن تفوّض المهام الموجهة نحو العمليات التي لا يمكن أتمتتها أو أن تقوم بتعهيدها خارجياً. لماذا تستمر بتنفيذ المهام المتكررة وغير المعقدة وغير المهمة التي يمكن لشخص آخر تنفيذها نيابة عنك وبجزء ضئيل من أجرتك الساعية؟

في حلقة من برنامج المدونة الصوتية (بودكاست) الشهير "إكسبيرينس" الذي يقدمه جو روغان، اقترح مؤسس شركة "إينجل ليست" (AngelList) نافال رافيكانت تحديد أجرة ساعية طموحة لنفسك والالتزام بها. يقول: "لا تنفق وقتك على أمر لا تصل قيمته إلى قيمة أجرتك الساعية تلك، سواء كان حضور اجتماع أو إرجاع طرد وصلك من أمازون... فإذا كان عليّ إرجاع شيء ثمنه أقلّ من أجرتي الساعية الشخصية، فأنا أفضل التبرع به".

في عملي مع مئات رواد الأعمال، أعرض عليهم عادة الجدول الذي أنشأه المؤلف بيري مارشال والموضح أدناه، وأطرح عليهم السؤال التالي: "ما هي النسبة المئوية للوقت الذي تنفقه على مهام بقيمة 10 دولارات في الساعة؟"

كيف تنفق وقتك في الحقيقة؟

مهام بقيمة 10 دولارات في الساعة	مهام بقيمة 100 دولار في الساعة	مهام بقيمة 1,000 دولار في الساعة	مهام بقيمة 10,000 دولار في الساعة
أداء المهام	حلّ مشكلة لعميل مرتقب أو عميل حالي	التخطيط ليومك وتحديد أولوياتك فيه	تحسين عرض البيع الفريد الخاص بك
التحدث إلى عملاء مرتقبين غير مؤهلين	التحدث إلى عميل مرتقب مؤهل	التفاوض مع عميل مرتقب مؤهل	إنشاء عروض جديدة أفضل
الاتصالات العشوائية	كتابة رسالة إلكترونية موجهة إلى عملاء مرتقبين أو عملاء حاليين	بناء قمع المبيعات الخاص بك	إعادة تموضع رسالتك ومكانتك
بناء أو إصلاح أشياء على موقعك الإلكتروني	إنشاء اختبارات وتجارب تسويقية	الحكم على الاختبارات والتجارب التسويقية	تنفيذ أفكار مبتكرة مفاجئة
وضع تقارير المصروفات	إدارة حملات الدفع مقابل النقر	إنشاء حملات الدفع مقابل النقر	التفاوض على صفقات مهمة
العمل على "وسائل التواصل الاجتماعي" مثل أغلب الناس	العمل على "وسائل التواصل الاجتماعي" بطريقة فعّالة (أمر نادر)	العمل على "وسائل التواصل الاجتماعي" بكفاءة قصوى (أمر نادر جداً)	البيع لعملاء ومجموعات يتمتعون بقيمة كبيرة
التنظيف والترتيب	تعهيد المهام البسيطة خارجياً	تفويض المهام المعقدة	اختيار أفراد الفريق
حضور الاجتماعات	متابعة العملاء	كتابة إعلانات المبيعات	مخاطبة الجمهور

المصدر: كتاب "قاعدة 80/20 في البيع والتسويق" (80/20 Sales and Marketing)، تأليف بيري مارشال

الجواب المعتاد هو: "نصف وقتي تقريباً". وعندما أضغط عليهم ليقوموا بتعهيد أعمالهم خارجياً يقولون بجدية كبيرة: "لا أملك الوقت لأقوم بذلك!".

يجب أن تبذل وقتاً كي تجد الوقت، لكن وفقاً لمبدأ الفائدة المركبة فعلى المدى الطويل ستوفر وقتاً أكبر بكثير من الذي تستثمره في التعهيد الخارجي.

"لكن أداء هذا العمل لا يستغرق سوى بضع دقائق من اليوم!". حتى المهمة التي تستغرق 5 دقائق في اليوم، عندما تتكرر 5 مرات في اليوم تتراكم لتصل إلى 15 يوماً في السنة من دون احتساب تكاليف التحول الإدراكي.

كي تتمكن من تعهيد مزيد من المهام ذات القيمة المتدنية، يمكنك استخدام أدوات مثل:

المهام اليومية: "غيت ماجيك" (GetMagic.com) و"تاسك رابيت" (TaskRabbit.com)
المهام الابتكارية وبرامج المساعدة الافتراضية: "أب وورك" (Upwork.com) و"فريلانسر" (Freelancer.com)

3. استخدم التواصل اللا تزامني

"هذا شرّ لا بد منه". كانت هذه كلمات أحد مدرائي السابقين في مصرف أسترالي رائد.

إذ كنت قد سألت عن السبب الذي يجبر 12 موظفاً على حضور اجتماع دوري تصل مدته إلى 3 ساعات على الرغم من أن 10 منهم لا تحتاج مشاركاتهم الفعّالة إلى أكثر من 5 دقائق.

لم يكن ذلك شرّ لا بد منه، بل كان أمراً غير فعّال وغير منتج.

وعدم القدرة على ضبط الوقت والميل إلى تحميل المسؤولية للآخرين عن طريق الاجتماعات التي تضم كثيراً من المشاركين وتستمر ساعات طويلة والرد على جميع الرسائل الإلكترونية يؤدي إلى ركود إنتاجية الشركة وتدني معنويات الموظفين.

والطريقة الأفضل هي اتباع فلسفة "سأقوم بهذا الأمر عندما يكون الوقت مناسباً لي" وهي جوهر "التواصل اللا تزامني". في الحقيقة، معظم الأمور لا تتطلب استجابة فورية وليس من المفترض أن تستخدم الاجتماعات بهدف إيصال المعلومات وحسب، فالبريد الإلكتروني وبرامج المراسلة الفورية مخصصة لهذا الغرض.

وإذا كان لا بد من المناقشة، حاول أن ترتب اجتماعات أقصر تستمر لمدة تتراوح ما بين 15 و30 دقيقة بدلاً من الساعة الإلزامية التي لا تزال معظم المؤسسات اليوم ملتزمة بها. وإذا لم يكن من الضروري عقد اجتماع (وهو كذلك في أغلب الأحيان)، جرب الاستعانة بإحدى أدوات التواصل اللا تزامني التالية:

المراسلة الفورية: "سلاك" (Slack) و"فيسبوك وورك بليس" (Facebook Workplace) و"مايكروسوفت تيمز" (Microsoft Teams)
إدارة المشاريع: "أسانا" (Asana) و"تريلو" (Trello) و"بيسكامب" (Basecamp) و"إيرتيبل" (Airtable)
إيقاف البريد الإلكتروني والمواقع الإلكترونية مؤقتاً: "إنبوكس بوز" (Inbox Pause) و"بلوكسايت" (Blocksite)

4. توقف عن التعامل مع جميع القرارات على أنها مهمة

من الصعب التحدث عن التواصل اللا تزامني من دون الإشارة إلى ما يسميه جيف بيزوس مؤسس شركة "أمازون" قرارات النوع الأول والنوع الثاني: قرارات النوع الأول هي قرارات مهمة وخطيرة لا رجعة فيها وتنطوي على مخاطر كبيرة. بينما يمكن العودة عن قرارات النوع الثاني، إذا أخفقت يمكنك إصلاح خطئك من دون أن تتسبب بضرر يذكر.

معظم قراراتنا هي من النوع الثاني، ويمكن اتخاذها بسرعة. وكلما قلّت القرارات التي نتعامل معها على أنها من النوع الأول كان الوقت الذي نهدره على الاجتماعات والتواصل أقلّ.

5. جرب تجميع المهام في حزم

تعدد المهام فكرة خاطئة، والتنقل بين المهام يقوض إنتاجيتنا ويرهقنا، لكن ذلك لا يعني أنه ليس بإمكاننا تجميع المهام في حزم.

كانت كاثرين ميلكمان، خبيرة في الاقتصاد السلوكي وأستاذة في كلية وارتون بجامعة بنسلفانيا هي أول من وضع مصطلح "تجميع الإغراءات في حزم" وهو يشير إلى إنشاء حزمة من الأشياء التي ترغب في فعلها والأشياء التي يجب عليك فعلها لمساعدتك على بناء عادات إيجابية.

فلنقل إن أخصائي العلاج الطبيعي طلب مني تخصيص 30 دقيقة من اليوم لممارسة التمارين الحركية 3 مرات في الأسبوع. بإمكاني ممارسة هذه التمارين بمعزل عن النشاطات الأخرى، أو دمجها مع نشاط آخر أرغب في القيام به كمشاهدة برنامج وثائقي على موقع "يوتيوب" مثلاً أو إجراء مكالمة هاتفية عبر مكبر الصوت.

من خلال تقليل الأعذار واستثمار الوقت اللازم لتصميم عملنا وحياتنا الشخصية سنتمكن من الانضمام إلى فئة الأثرياء الجدد وتعزيز حياة ذات معنى أكبر لا نندم فيها على كثير من الأشياء.

ويؤكد الفيلسوف الروائي الروماني سنكا على أهمية تعلم مهارة استعادة الوقت من خلال قوله: "ستكون الحياة طويلة إذا عرفت كيف تستفيد منها".