شارك
الرئيسية
4 دقائق 
الشخص المنتج: يحقق قدراً كبيراً من النتائج.
الشخص المنتج بما يكفي: يحقق القدر المطلوب من النتائج.
بصفتي مدربة في إدارة الوقت، أدرك تماماً أنه يمكنك الإجابة عن سؤال: "هل أنا شخص منتج بما يكفي؟" باستخدام مجموعة متنوعة من الأساليب. أنا على دراية أيضاً بحقيقة أنّ الأفراد يختلفون في قدراتهم الإنتاجية؛ فالإنتاجية القصوى لشخص واحد في وظيفة محددة ضمن بيئة معينة قد تبدو مختلفة إلى حد كبير عن الإنتاجية القصوى لشخص آخر. وهذه الفروق ناتجة عن مزيج من القدرة الفعلية ومستوى الخبرة والقدرة الكلية والرغبة.
ولأغراض هذه المناقشة، سأضيّق نطاق تعريف "الإنتاجية الكافية" إلى ما إذا كنت تستوفي متطلبات وظيفتك عندما تعمل بأعلى مستوى أداء لديك. تظهر عملية التفكير هذه بشكل أوضح في المخطط الانسيابي التالي، وسنتناولها خطوة بخطوة خلال الإجابة عن مجموعة من الأسئلة. وفي نهاية هذه العملية، ينبغي أن تكون لديك فكرة أوضح عما إذا كان يمكنك أن تدرك أنك كنت شخصاً منتجاً بما يكفي، أو ما إذا كان المجال متسع أمامك للتحسن.
السؤال الأول: هل أقوم بتلبية التوقعات؟
إذا جرى تعريف مفهوم "منتج بما يكفي" بأنه "تحقيق القدر المطلوب من النتائج"، فإنّ السؤال الأساسي الأولي هو ما إذا كنت تلبي متطلبات وظيفتك. بالنسبة للأشخاص الذين لديهم نطاق عمل محدد بشكل واضح، ربما تكون الإجابة عن السؤال التالي سهلة: هل التزمت بالجدول الزمني للمشروع؟ هل كنت ترد على العملاء خلال الأوقات المحددة؟ هل حققت أهدافك في المبيعات؟ إذا كان نطاق عملك أقل وضوحاً، ربما تكون الإجابة عن هذا السؤال أكثر صعوبة قليلاً، لكن يجب أن تكون الإجابة واضحة من خلال ملاحظات مديرك حول مستوى أدائك وهل لاحظ أنك بحاجة إلى التحسن في نواح معينة.
إذا كانت الإجابة نعم فيما يتعلق بمسؤوليات وظيفتك الأساسية، فأنت شخص منتج بما يكفي. يمكنك فعل المزيد، ولكن ليس عليك فعل المزيد لتلبية التوقعات. أما إذا كانت الإجابة لا، تابع إلى السؤال الثاني.
السؤال الثاني: هل هذه التوقعات خاصة بي وليست مطلوبة من الآخرين؟
أن تكون توقعاتك تجاه ذاتك عالية يمكن أن تكون صفة إيجابية، لكن إذا وجدت نفسك تشعر بالإجهاد الشديد أو تعمل لساعات أطول مما ترغب من أجل تلبية توقعات غير مهمة لأي شخص آخر، ربما تتحول صفتك الإيجابية إلى سلبية.
وفي هذه المواقف، عليك أن تسأل نفسك بجدية: هل هذه التوقعات خاصة بي وليست مطلوبة أو حتى ملحوظة من الآخرين؟ إذا كانت الإجابة نعم، فأنت على الأرجح شخص منتج بما يكفي. بدلاً من أن تلوم نفسك على ما لا تفعله، حان الوقت لخفض توقعاتك تجاه نفسك إلى مستوى يمكن التحكم فيه ويتماشى مع توقعات الجميع. إذا كانت الإجابة لا، وإذا كان الأشخاص الآخرون يهتمون حقاً بهذه التوقعات؛ تابع إلى السؤال التالي.
السؤال الثالث: هل أتحكم في إدارة وقتي؟ وهل أستخدم الموارد الخاصة بزيادة الإنتاجية؟
بعد أن يتضح لك أنك لا تلبي التوقعات ذات الأهمية الحقيقية للوفاء بمهام وظيفتك، عليك أن تقيّم ما إذا كنت تتحكم في إدارة وقتك وتستخدم موارد زيادة الإنتاجية.
دعونا نتعمق أكثر في جزأي هذا السؤال.
الجزء الأول هو: هل أتحكم في إدارة وقتي؟ من وجهة نظري كمدربة توجيهية في مجال إدارة الوقت، هذا السؤال يدور حول ما إذا كنت استباقياً في كيفية تخصيص وقتك وجهدك. ويشمل ذلك توضيح الأولويات والتخطيط لوقتك ووضع الحدود والتركيز في أثناء العمل (ملحوظة: إذا كنت تتفقد البريد الإلكتروني أو الشبكات الاجتماعية أو هاتفك كثيراً وكان لديك وقت قليل للتركيز في العمل، فأنت لا تلبي التوقعات في هذه الناحية على الأرجح). وهذا هو الجزء الإستراتيجي في علاقتك مع الوقت.
الجزء الثاني من السؤال هو: "هل أستخدم موارد زيادة الإنتاجية؟" من وجهة نظري، يستلزم ذلك استخدام الأدوات المتاحة لمساعدتك على تحقيق الكفاءة. وقد يشمل ذلك وجود قائمة مهام مكتوبة بدلاً من الاحتفاظ بكل شيء في ذاكرتك، واستخدام أدوات مثل "سان بوكس" (SaneBox) أو أنظمة تصفية رسائل البريد الإلكتروني الأخرى، أو تفويض المزيد من المهام للآخرين، أو تعلم كيفية استخدام أدواتك الحالية بكفاءة أعلى. وهذا هو الجزء التكتيكي في إدارتك لوقتك.
إذا كان يمكنك الإجابة بـ "نعم" عن السؤالين الأخيرين، وفي حدود مجموعة مهاراتك الحالية، أود أن أقول إنك على الأرجح شخص منتج بما يكفي، وتقوم بأفضل ما يمكنك عمله في ظل الظروف المواتية. وإذا أجبت بـ "لا" عن سؤال واحد أو أكثر من الأسئلة السابقة كلها، فأنت على الأرجح شخص غير منتج بما يكفي؛ ما يعني أنك لا تقدم أقصى ما يمكنك عمله في ظل الظروف الحالية.
كيف تصبح شخصاً منتجاً بما يكفي؟
إذا وصلت إلى نهاية المخطط الانسيابي وأدركت أنك على الأرجح غير منتج بما يكفي، فقد حان الوقت لتقييم نتائجك وتحديد الخطوات التالية.
تنطوي إحدى الخطوات التالية المحتملة على التفاوض بشأن التوقعات. إذا كنت تشعر بأنك تتحكم في إدارة وقتك وتستخدم موارد زيادة الإنتاجية (وبالتالي أنت شخص منتج بما يكفي)، لكنك ما زلت قلقاً من أنك لا تلبي التوقعات، ناقش ذلك مع مديرك. نسّق مشروعاتك المختلفة ومواعيد التسليم النهائية، بالإضافة إلى التقديرات والتوقعات الخاصة بعملك ومدى كفاية الوقت المتاح ثم انظر إذا كان بإمكانك إدخال تعديلات على مسؤولياتك. إذا كان مديرك يريد التفكير في نظام بسيط للتخطيط الشامل للموارد؛ فإنّ أدوات مثل موقع "فلوت دوت كوم" (Float.com) يمكنها المساعدة في ذلك.
وتنطوي الخطوة المحتملة التالية على صقل مهاراتك في إدارة الوقت. إذا كنت لا تخطط لعملك أو لا تحدد أولوياتك أو لا تركز بجدية في أوقات معينة خلال اليوم، وتتطلب وظيفتك أي نوع من العمل الاستباقي، فأنا متأكدة بنسبة 98.2% أنك لا تحقق الإنتاجية المطلوبة منك. إذن، من مسؤوليتك أن تحصل على المساعدة التي تحتاج إليها لصقل هذه المهارات.
وينطبق الشيء ذاته على موارد زيادة الإنتاجية، فإذا كنت لا تستخدم أي من هذه الأدوات، حتى الورقية منها، والتي يمكنها مساعدتك كي تظل منظماً، فأنك على الأرجح تفقد كثيراً من وقتك وتضيعه. يجب عليك العمل على تحسين هذه الجوانب قبل المطالبة بإجراء تعديلات كبيرة على توقعات الآخرين منك أو توقعاتك من ذاتك.
إذا كنت تتساءل عما إذا كنت شخصاً منتجاً بما يكفي، فهذه طريقة واحدة للإجابة عن هذا السؤال من وجهة نظر متعلقة بإدارة الوقت. آمل أن تجعلك هذه الإجابة بحيث تتنفس بسهولة أكبر أو تحفزك للقيام بما يمكنك فعله لتحسين وضعك.