كيف تضع نظاماً جيداً لجدولة مواعيد عائلتك؟

شارك

ملخص: يحتاج الآباء والأمهات العاملون إلى نظام جيد لجدولة المواعيد الخاصة بالعائلة للحد من التوتر والقلق حيال إدارة المواعيد والمفاجآت السيئة التي يمكن تجنبها. لا توجد طريقة واحدة صحيحة لمتابعة مواعيد أفراد أسرتك، ولكن هناك بعض المبادئ الأساسية التي يمكن أن ترشدك لوضع نظام فعال يساعد جميع أفراد الأسرة على الشعور بأنهم في فريق واحد. اختر موقعاً مركزياً في المنزل لوضع تقويم حائط واتفق مع أفراد الأسرة على كيفية إضافة الأحداث وناقش هذه الأمور يومياً. وعندما تصبحون جميعاً على دراية بهذه الأساسيات، حاول تجربة أمور أخرى مثل التخطيط مسبقاً للأنشطة التي لا تؤخذ في الحسبان غالباً.

لا، ما أزلت أعمل. اعتقدت أنك ستقدم العشاء للأطفال في الساعة 6؟!

أمي، أحتاج إلى مَن يوصلني إلى المدرسة في وقت مبكر من صباح الغد من أجل التدرب على المسرحية.

لماذا لم أعلم حتى ليلة الخميس أن جليسة الأطفال لن تستطيع القدوم يوم الجمعة؟؟؟

تنطوي متابعة التزاماتك الشخصية على ما يكفي من التحديات. ولكن عندما تضيف مهمة تنسيق مواعيد الأطفال إلى ما تحتاج إلى القيام به في حياتك المهنية والأسرية، حينها يُعد الاعتماد على نظام جيد وفعال لجدولة مواعيد العائلة أمراً ضرورياً للحد من التوتر والقلق حيال إدارة المواعيد والمفاجآت السيئة التي يمكن تجنبها.

من واقع خبرتي بصفتي مدربة في مجال إدارة الوقت للعديد من الآباء والأمهات العاملين، رأيت أنه لا توجد طريقة واحدة صحيحة لمتابعة جدول مواعيد عائلتك. ولكن هناك بعض المبادئ الأساسية التي يمكن أن ترشدك لوضع نظام فعال يساعد جميع أفراد الأسرة على الشعور بأنهم في فريق واحد.

وضع تقويم حائط في موقع مركزي

بوصفكم عائلة، ينبغي لكم تحديد مكان ثابت لإدراج التزاماتكم فور ظهورها وتفقُّدها كل يوم. تستخدم العديد من العائلات تقويمات إلكترونية وأنظمة لإدارة المهام مثل “تقويم جوجل” (Google Calendar) أو تطبيقات مثل “كوزي” (Cozi) أو “آور هوم” (OurHome) أو “إني دوت دو” (Any.do). باستخدام هذه الأدوات، يمكنك اختيار لون لمواعيد كل فرد من أفراد الأسرة ومشاركة المواعيد وإدراج الأحداث المتكررة وجدولة رسائل تذكيرية. إضافة إلى هذه الخيارات التكنولوجية، يمكنك أيضاً تدوين الالتزامات على لوحة بيضاء أو تقويم حائط كبير يتم وضعه في موقع مركزي في المنزل. إذا كان لديك أطفال صغار، قد يكون وضع التقويم على الحائط فعالاً بالنسبة إليهم ليتمكنوا من رؤية أي شيء يتعلق بمواعيدهم بوجه خاص. وإذا كان لديك أطفال (أو زوج/زوجة) لا يتذكرون ما لا يقع في نطاق رؤيتهم، فإن التذكير المرئي بالمواعيد خلال الأسبوع يمكن أن يكون مفيداً للغاية.

الاتفاق على كيفية إضافة المواعيد

إذا كان جميع البالغين والأطفال في المنزل كباراً بما يكفي وعلى استعداد لجدولة الأحداث والمناسبات في تقويم مشترك، فهذا هو الحل الأسهل لكي يكون جدول مواعيد العائلة محدّثاً على الدوام. اجعل كل شخص بالغ في المنزل، وكذلك الأطفال، مسؤولاً عن إضافة مواعيده فور علمه بها. ثم اجعل أفراد الأسرة البالغين مسؤولين عن إضافة الأحداث التي تشمل جميع أفراد الأسرة.

بصفتي مدربة في مجال إدارة الوقت، أعلم أن “الأنظمة المثالية” لا تنجح دائماً، لذا من الجيد أن يكون لديك بعض الخيارات الاحتياطية. إذا كان أحد الزوجين لديه الاستعداد والقدرة على جدولة المواعيد في التقويم والآخر ليس كذلك، فاتفقا على أن يتم إعلام هذا الشخص بأي مواعيد جديدة يومياً لإضافتها في التقويم. والأمر نفسه ينطبق على الأطفال. فإذا كان هناك طفل واحد أو أكثر ليس كبيراً بما يكفي أو لا يستطيع المتابعة لإضافة الالتزامات باستمرار، فاطلب منه أن يكتبها في ورقة على الفور أو أن يبلغ بها الشخص البالغ الذي يمكنه إدراجها في جدول المواعيد. وبهذه الطريقة، سيتم تحديث جداول المواعيد بشكل يومي. وأيضاً يجب أن يتمتع جميع البالغين، بما في ذلك المربيات أو جليسات الأطفال، بإمكانية الوصول إلى جداول مواعيد الأطفال لإضافة الأحداث والأنشطة أو تعديلها حسب الحاجة.

إجراء محادثة أسبوعية

ينبغي أن يتحدث الزوج والزوجة كل أسبوع حول ما سيحدث في الأسبوع المقبل وينبغي إدراجه في جدول المواعيد. قد يعني ذلك التحدث عن توصيل الأبناء لأماكن ممارسة الألعاب الرياضية والأنشطة المختلفة واصطحابهم منها، أو أي مناسبة مدرسية خاصة، أو الاستعدادات التي يجب القيام بها قبل المواعيد النهائية، أو أي رحلات سفر. إذا كان لديك جليسة أطفال أو أي شخص من مقدمي خدمات رعاية الأطفال ويجب أن يكون على دراية بجدول المواعيد، فيجب تكليف أحد الزوجين بالتواصل معه بشأن التوقعات المتعلقة بالمواعيد.

تُعد هذه المحادثة الأسبوعية فرصة لمعالجة أي تحديات قبل أن تصبح حالات طارئة. غالباً ما تحقق هذه المحادثات أفضل النتائج إذا أُجريت بعد ظهر يوم السبت، ولكن يمكنك اختيار الوقت الذي يناسب احتياجاتك وظروفك. أوصي بتخصيص 30 دقيقة على الأقل لمراجعة الجدول الأسبوعي وإضافتها بوصفها حدثاً متكرراً في التقويم الخاص بالعائلة. حتى إذا تعذر إجراء هذه المحادثة في نفس الوقت بالضبط من كل أسبوع، فلا تدعها تسقط تماماً من جدولك. فالحديث عن الأيام السبعة المقبلة سيخلصك من الاضطرار إلى إعادة جدولة الاجتماعات في اللحظة الأخيرة لحضور مناسبة مدرسية أو الاتصال بوالدي أصدقاء أطفالك لمعرفة ما إذا كان بإمكانهم إحضار طفلك إلى المنزل بعد التمرين.

إذا اخترت استخدام تقويم حائط أو تقويم على لوحة بيضاء، فحدّثه بإضافة الأحداث والمناسبات الرئيسية في الأسبوع الذي يلي المحادثة مباشرة. وإذا كنت تستخدم التقويمات الإلكترونية والتقويمات الورقية معاً، فإن ذلك سيساعد على أن تظل متزامنة.

الاتفاق يومياً على جدول المواعيد

احرص كل يوم على أن تتحدث مع زوجك/زوجتك حول جدول مواعيد اليوم التالي. والوقت الذي عادة ما يكون مناسباً لفعل ذلك هو بعد ذهاب الأطفال للنوم مباشرة، بحيث تتمكنان من مناقشة هذه الأمور قبل أن يغلبكما النعاس. ولكن إذا كان أطفالك أكبر سناً ولا يحتاجون إلى مساعدتك في الخلود إلى النوم، فيمكنك إجراء هذه المحادثة بعد تناول العشاء أيضاً. تأكد من أنكما متفقان على وقت الذهاب إلى العمل والعودة منه، ومَن سيوصل الأطفال إلى المدرسة ويصطحبهم منها، وأي أحداث خاصة مثل تلك المتعلقة بالألعاب الرياضية أو التزامات العمل بعد ساعات العمل. إذا كان أطفالك أكبر سناً وجداول مواعيدهم أكثر تعقيداً، فاحرص أيضاً على التحدث معهم حول مواعيدهم قبل خلودهم إلى النوم (أو قبل خلودك أنت إلى النوم). تأكد من أنك وزوجك/زوجتك على دراية بمواعيدهم في الغد وما إذا كان هناك أي شيء سيحتاجون إلى مساعدتك فيه. من الأفضل أن تكون على عِلم من الليلة السابقة بأنهم سيحتاجون إلى أن توصلهم إلى المدرسة لنقل لوحة كبيرة خاصة بمشروعهم المدرسي بدلاً من اكتشاف ذلك في أثناء تناول الإفطار.

تجاوُز الأساسيات

بمجرد أن تتقن أساسيات إدراج الالتزامات الثابتة في جدول المواعيد، يمكنك حينها إضافة أنشطة أخرى يمكن أن تساعد في إدارة الحياة بسلاسة أكبر. على سبيل المثال، يمكنك تخصيص وقت معين للتخطيط للوجبات والتسوق لشراء البقالة كل أسبوع أو تخصيص وقت لغسل الملابس حتى لا تتساءل دوماً عن كيفية توفير وقت لهذه الأنشطة. أو يمكنك تخصيص أوقات معينة لممارسة التمارين الرياضية أو قضاء وقت ممتع مع أطفالك. إذ إن إضافة هذه الأنواع من الأنشطة إلى جدول مواعيدك يمكن أن تساعدك على اختيار الكيفية التي تريد أن تقضي بها وقتك بدلاً من ضياعه.

حتى مع وجود نظام رائع لجدولة المواعيد الخاصة بالعائلة، ستكون هناك دائماً مواعيد غير متوقعة، والأطفال بارعون في جعل الحياة شائقة ومليئة بالأحداث. ولكن من خلال اختيار نظام جدولة المواعيد الذي يناسبك أنت وعائلتك والالتزام به، يمكنك الحد من الشعور بالتوتر حيال إدارة المواعيد والمهام اليومية بشكل كبير.