شارك
الرئيسية
2 دقائق 
هل صدف أنك أرسلت رسالة عبر البريد الإلكتروني إلى زميلك في العمل أو عميلك أو لمديرتك، وكانت رسالتك تتضمن ثلاثة أو أربعة استفسارات، لكنك فوجئت به أو بها يرسل لك رداً يجيب فيه عن سؤال واحد أو اثنين من أسئلتك؟ ثم اضطررت إلى إعادة الرد على الإيميل لتسألها أو تسأله: "وماذا عن الاستفسارين الآخرين؟"، وتأخذك المسألة عدة ساعات أو ربما أيام لاستكمال الجواب بسبب ضغط العمل وسرعته وعدم تفرغ الشخص الآخر؟
وهل صادفت الحالة المعاكسة؟ أقصد، أن يصلك إيميل فيه عدة نقاط، فترد على زميلتك أو زميلك مجاوباً عن بعض النقاط دون أن تنتبه أن الإيميل يتضمن أسئلة أخرى لم تجب عنها؟ إذا كنت تقول الآن: "يا إلهي، نعم، هذا ما يحصل معي على الدوام"، فمرحباً بك معنا في هذه المشكلة التي يقع فيها كثير من الناس.
لماذا بالفعل، نتجاهل بعض العبارات التي قد تكون مفتاحية في مساعدتنا بفهم ما يريده الطرف الآخر الذي يرسل الإيميل، وبدلاً من ذلك، نفهم الرسالة خطأ أو نجيب على نحو خاطئ. وعن ذلك، تقول أخصائية اللغويات نايومي بارون: "إن المشكلة في التواصل بواسطة المراسلات المكتوبة تتمثل في أن ما نفهمه من قراءة النص على الشاشة هو أقل مما نفهمه من قراءة نص مطبوع على الورق، إذ إننا نخصص وقتاً أقل لقراءة النص كاملاً، ونميل إلى اتباع أساليب القراءة السريعة والبحث عن النقاط المهمة الأساسية من النص. وعند الحاجة إلى الرد على رسالة ما، نجد عدداً هائلاً من الرسائل الإلكترونية الأخرى التي تنتظر منا كتابة ردود عليها، فتثقل المهمة كاهلنا ويفضي بنا الأمر إلى إرسال ردود سيئة ومختصرة ومربكة".
أحد أوضح أسباب تراجع مهارات القراءة لدينا في العمل هو أننا نتحرك بسرعة كبيرة غالباً، ما يزيد سهولة إغفال التفاصيل. المشكلة هي أن معظمنا ليس مشغولاً حقاً بالقدر الذي يظنه، وذلك يحملنا تكاليف باهظة. فنحن نعمل بسرعة كبيرة تسبب لنا التوتر والقلق، وتؤدي إلى تقويض التزامنا بالدقة والوضوح والاحترام في تواصلنا مع الآخرين.
بحسب الخبيرة والكاتبة إيريكا داوان، في مقال مهم نشرناه في هارفارد بزنس ريفيو العربية بعنوان: "تمهل، واكتب رسائل إلكترونية أفضل". وقد نشرت إيريكا كتاباً بعنوان "لغة الجسد الرقمية" (Digital Body Language)، فإن القراءة بتمعن هي الشكل الجديد للاستماع إلى الآخرين، والكتابة بوضوح هي الشكل الجديد للتعاطف. لذا، قبل أن ترسل رسالتك الإلكترونية التالية، تذكر أنه علينا أن نتمهل، ونحرص دوماً على ذكر التفاصيل فيما نقوله للآخرين. فإذا أرسل إليك شخص ما رسالة إلكترونية مطولة لإعلامك بمجريات اجتماع افتراضي، فاكتب ردوداً على بنود معينة من الرسالة بدلاً من كتابة رد شامل. سيوضح ذلك أنك أخذت الوقت الكافي لقراءة ما بذله المرسل من وقت وأفكار في رسالته.
وتذكر أنك عندما ترد بسرعة برسالة تتميز بجملها الركيكة وأخطائها اللغوية والإملائية الفادحة، ستجعل المتلقي يشعر وكأنك تقول له: "لا أملك الوقت الكافي للاهتمام بما أرسلته". قد يجعلك الإيجاز تبدو مهماً، لكنه يضر بفريقك وشركتك. فإرسال رسالة إلكترونية متسرعة ومكتوبة دون عناية يعني أن من يتلقاها سيقضي وقتاً في محاولة فهم المقصود منها، ما يسبب التأخير وربما يؤدي إلى ارتكاب أخطاء مكلفة.
وأخيراً، دعوني أروي لكم هذه الطرفة؛ في إحدى المؤسسات الاستثمارية، انتشرت دعابة تقول إنه كلما كبر الإنسان، قلّ عدد الأحرف التي يحتاجها للتعبير عن امتنانه في رسالة نصية أو بريد إلكتروني. فقد بدأت حياتك المهنية بعبارة "شكراً جزيلاً لك"، وبعد حصولك على ترقية أو اثنتين اختصرتها لتصبح "شكراً" فحسب.