الطريقة الصحيحة لمقاطعة الأشخاص في أثناء الاجتماعات

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

قضيت ساعات في الإعداد للاجتماع. الأهداف واضحة، وجدول الأعمال محدد، كما وُزّعت المواد المتعلقة بالاجتماع على الحضور مقدماً، ووضعت الهواتف الذكية بعيداً، وبدا فريقك بكامل تركيزهم ومستعدين للعمل.

بدأت المحادثة، ولكن بعد 10 دقائق من النقاش الجيد حول أول بند في جدول الأعمال، أطال أحد الحضور الحديث حول نقطة -على الرغم من أنها شائقة- إلا أنها لا تتصل بالموضوع المعني إلا في حدود ضيقة. ثم تدخل شخص آخر ليشرح بمزيد من التفصيل، وأخذ الاثنان يتحدثان عن مواضيع لا تتعلق إلا بهما، حتى بدا الشرود على باقي الحضور، ومضت 20 دقيقة دون أي تقدم يُذكر. إذاً، ما الطريقة الصحيحة لمقاطعة الأشخاص في أثناء الاجتماعات؟

مررنا جميعاً بمشاهد مماثلة، سواء استمر الاجتماع لمدة ساعة أو كان ذلك في نشاط خارج مقر الشركة يمتد لعدة أيام. يحيد المشاركون عن الموضوع ويوجهون المحادثة إلى تفاصيل غير ضرورية، ولأن أحداً لا يحبذ مقاطعة الآخرين، تنتهي الاجتماعات دون مناقشة نقاط مهمة في جدول الأعمال. لذا تشير البحوث إلى أن “الخروج عن الموضوع” هو التحدي الأول لتحقيق الإنتاجية. وعندما يحاول القادة أو الزملاء التدخل، يكون قد مضى وقت طويل (لأنهم انتظروا الفرصة المثالية لمقاطعتهم)، والطريقة التقليدية في المقاطعة “هذا مثير للاهتمام، لكن هل يمكننا العودة إلى موضوع المناقشة؟” تجعل الجميع يشعرون بارتباك.

لحسن الحظ، هناك حل بسيط لهذا المأزق: كلمة “قنديل البحر”، وقنديل البحر بالتأكيد هو هذا الكائن غريب الشكل بلا مخ أو دم أو قلب، والذي يتنقل في تيارات المحيط لملايين السنوات. لكننا نستخدم هذه الكلمة لمنع الخروج عن الموضوع في الاجتماعات،

وفيما يلي شرح لهذه العملية. في بداية اجتماعكم، اشرح قاعدة قنديل البحر الأساسية: إذا شعر أي من الحضور بالخروج عن موضوع المناقشة أو الخوض في تفاصيل غير ضرورية، فعليه أن يستخدم هذه الكلمة لتوضيح ذلك الرأي. فقط قل “قنديل البحر” أو “أشعر أننا كقنديل البحر الآن” أو “يا إلهي، هل رأيت قنديل بحر يسبح بالقرب منك؟”، فهذه الكلمة تعني “لماذا لا نتحدث عن هذا الموضوع لاحقاً، فجميعنا نريد العودة إلى موضوع اجتماعنا”.

لماذا يكون لكلمة “قنديل البحر” دون غيرها أثراً فعالاً؟

أولاً، لأنها آمنة. لأن الكلمة بسيطة ومضحكة، وإذا شُرِحت في بداية الاجتماع بالشكل الصحيح، سيكون لها نفس أثر الطرق التقليدية (الأكثر إرباكاً) في المقاطعة وإعادة توجيه المحادثة. بالتأكيد يمكنك اختيار كلمة أخرى بنفس البساطة، إلا أننا نستخدم هذه الكلمة منذ سنوات، وقد وجدنا أن الأشخاص -مؤسسات بأكملها- يتقبلونها بسرعة بالفعل.

ثانياً، يسهل استخدامها. ويمكن لأي شخص أن ينطق بها. قد يكون صاحب الاجتماع أو المنظم أول من يستخدمها، لكن ليس شرطاً أن يكونا أول من يستخدمها، حيث يمكن لأي من المشاركين أن يسأل “ألا توافقونني الرأي أن هذا أشبه بقنديل البحر؟”، ما يجعل الشخص أو الأشخاص الذين خرجوا عن موضوع المناقشة يتساءلون عما إذا كانوا يستغلون وقت الحضور كما ينبغي.

ثالثاً، ترفع مستوى الانتباه. عندما يعرف المشاركون في الاجتماع أن كلمة “قنديل البحر” ستستخدم، يكونون أكثر انتباهاً عند الحديث وأكثر حرصاً على التقيد بالموضوع. حتى إننا وجدنا في كثير من الحالات بعض المتحدثين يصفون أنفسهم بقنديل البحر.

في أثناء الاجتماعات، لا مفر من الخروج عن الموضوع أو التعمق في تفاصيل غير ضرورية -دون قصد غالباً-. وعلى مدار عقود من مساعدة العملاء في عقد الاجتماعات بصورة أفضل، وجدنا أن كلمة “قنديل البحر” هي الوسيلة الأكثر فاعلية لتركيز المناقشة على الموضوع المعني.