كيف تنشئ مسار عمل ناجح لإدارة إنتاجيتك؟

ماذا تفعل لو لم يكن هناك تطبيقات وبرامج مثالية مثل تطبيقات قوائم المهام وإدارة الإنتاجية أو برامج إدارة المشاريع؟

إنها فكرة خارجة عن المألوف، خاصة بالنسبة إلى شخص مثلي يؤمن بالتكنولوجيا وتطبيقاتها. خلال السنوات الخمس عشرة الماضية، جربت العشرات من تطبيقات إدارة المهام مثل "تودويست" (Todoist) و"وندرليست" (Wunderlist)، والعشرات من برامج إدارة المشاريع مثل "أسانا" (Asana) و"بيسكامب" (Basecamp)، والمئات من تطبيقات إدارة الإنتاجية الأخرى التي تعِد بالاستفادة الأفضل من الوقت أو بتعزيز التعاون مع الزملاء أو أعضاء الفريق. وأنا أطلق على كل ما سبق مجتمعاً، من تطبيقات قوائم المهام وجداول المواعيد وتطبيقات الرسائل وبرامج التخطيط التعاوني والتوثيق، تسمية "نظام إدارة الإنتاجية" الخاص بي.

لقد أحببت بعضاً من تلك التطبيقات بما يكفي لأستخدمها لسنوات أو لأوصي بها أو لاستخدامها مع زملائي، لكنني وجدت أنه عندما يتغير المشروع أو الفريق الذي أعمل معه، كثيراً ما ينتهي الأمر بي إلى تغيير نظام إدارة الإنتاجية الخاص بي أيضاً، وأبحث عن تطبيقات تؤدي وظائف أفضل.

أنا لست وحيدة في هذه التجربة، في استطلاع أجري عام 2019، وجد موقع يُعنى بمقارنة البرمجيات ويسمى "غت آب" (GetApp) أن 97% من مدراء المشاريع يستخدمون أكثر من وسيلة لإدارة مشاريعهم. وإذا كان هناك الآن 272 تطبيقاً مختلفاً لإدارة المهام و777 تطبيقاً لإدارة المشاريع مدرجة جميعها على موقع دليل شراء البرمجيات "جي2" (G2)، فأعتقد أن سبب هذا يرجع إلى أن عدداً كبيراً من مطوري البرمجيات يجدون أنهم بحاجة إلى بناء برامج إدارة المشاريع الخاصة بهم. في الواقع، هذه هي القصة وراء بناء تطبيقات "بيسكامب" و"ريندل" Rindle و"تودويست".

أحد الأسباب الكامنة وراء الشعور بعدم الرضا هو أن الناس يحبون ببساطة تنظيم أعمالهم الرقمية بعدة طرق مختلفة، فقد تختار كتابة مهامك الأسبوعية على الملصقات، بينما يحب زميلك كتابتها على لوح أبيض. وحتى إذا اخترت برنامجك الخاص، فقد يكون إعداد نظام لإدارة إنتاجيتك الذي يخدمك جيداً في أحد المشاريع أو الأدوار غير مناسب تماماً للمشروع أو الدور التالي. ربما تمكنت من إدارة كل شيء من خلال تطبيقات "جوجل سويت" (Google Suite) في مشروعك الأخير، لكنك في هذه المرة تعمل مع عميل يكره التعاون عبر "مستندات جوجل" (Google Docs). أو ربما يتكون جزء من عملك من مهام منفصلة وحساسة للوقت، بينما يتركز الجزء الآخر في المشاريع الكبيرة والمعقدة والمترابطة.

لكن الآن، هناك فئة جديدة من البرمجيات تمكن أي شخص من بناء لوحات متابعة للإنتاجية مخصصة له، من دون الحاجة إلى امتلاك مهارات كتابة الشفرة البرمجية. تعمل هذه البرمجيات، مثل "إيرتيبل" (Airtable) و"نوشن" (Notion) و"كودا" (Coda)، بصورة مختلفة قليلاً عن بعضها، ولكنها تضيف جميعها وظائف فاعلة إلى جداول البيانات الأساسية أو المستندات النصية لتمنحك مزايا البرمجة من دون مشقة كتابة الشفرة البرمجية الخاصة بك. خلال الأشهر الستة الماضية، أمضيت معظم أيام عملي مستعينة بتطبيق "كودا" وشعرت بالدهشة من مقدار ما يمكنني فعله باستخدام لوحة متابعة الإنتاجية التي بنيتها بنفسي.

أنا لست الوحيدة التي استفادت من هذه البرمجيات الجديدة، إذ يحتوي معرض القوالب في تطبيق "نوشن" على العشرات من قوالب إدارة الإنتاجية التي يساهم بها أكثر من شخص والتي تغطي كل شيء بدءاً من الخطوات المحددة في إنتاج الفيديو إلى مجموعة الأدوات الكاملة للمتعاقدين المستقلين. ويحتوي قسم "يونيفرس" (Universe) الانتقائي في تطبيق "إيرتيبل" على "قواعد" يساهم بها أكثر من شخص أيضاً، ذلك لتتبع العملاء والتوقعات، وإدارة لائحة العقارات المؤجرة، وإدارة طرح المنتج. كما تشمل مجموعة قوالب إدارة المشاريع والإنتاجية في مجتمع تطبيق "كودا" على متتبع لقوائم المهام على غرار نظام "جينيرال أيزنهاور" (General Eisenhower)، وهو نظام لإدارة سير عمل فريق التحرير، وقالب إدارة إنتاجية "أومنيكودورو" (Omnicodoro)، الذي يجمع بين منهجية "إنجاز المهام" (Getting Things Done) وأداة العمل في "تطبيق بومودورو لتخصيص المدد الزمنية" (Pomodoro sprints).

قد يمنحك البحث في معارض النماذج هذه إحساساً بأنك تمتلك إمكانات، أو نقطة انطلاق مثمرة للوحة متابعة الإنتاجية الخاصة بك. لكنك ستحصل على أكبر قيمة من هذه البرمجيات إذا بنيت أداة وفقاً لمحددات شخصية، خاصة إذا كنت تواجه بعض الإحباطات المحددة أو الاحتياجات غير الملباة مع الأدوات التي تستخدمها حالياً. إذا كان هذا ما يحصل معك، فإليك بعض المبادئ التي ينبغي أخذها في الاعتبار.

احرص على معرفة المشكلة أو المشكلات التي تحاول حلها.

إن الإحباطات التي تواجهها مع الوسائل التي تستخدمها الآن هي أفضل المؤشرات لما تحتاج إلى بنائه في لوحة المتابعة المخصصة لك، لذلك ابدأ بتدوينها. ثم احرص على تقييم مختلف برامج إدارة الإنتاجية التي صممتها بنفسك بالاستناد إلى مدى سهولة التعامل معها لحل هذه المشكلات بالذات. في مثل حالتي، كنت أحاول معالجة بعض القيود التي أواجهها على برنامج "جداول بيانات جوجل" (Google Sheet)، الذي اعتدت على استخدامه منذ فترة طويلة من أجل تتبع جميع أفكار قصتي ومقاطعها. أردت نافذة تعديل أكبر، وطريقة للعمل بصورة أسهل على جدول بيانات يحتوي على الكثير من الأعمدة، وقد وجدت حلولاً لتلك المشكلات باستخدام تطبيق "كودا".

ابدأ بخطوات صغيرة.

أفضل طريقة لمعرفة ما إذا كان برنامج إدارة الإنتاجية يمكن أن ينجح معك هي مجرد البدء في استخدامه. إذاً، حتى لو كان لديك مخطط رائع ومدروس حقاً للوحة المتابعة والذي سوف يؤتمت أجزاء مختلفة من عملك، ابدأ بشيء سهل، مثل قائمة المهام التي تخصصها لكي تعكس الطرق المختلفة التي ترغب في تصنيف مهامك وعرضها من خلالها. عندما بدأت العمل على تطبيق "كودا"، بدأت ببساطة باستيراد جدول البيانات الموجود لدي والذي يتضمن أفكار القصص الخاصة بي، ثم أنشأت بعض طرق العرض المخصصة والمختلفة، وكانت إحداها طريقة قد سمحت لي برؤية جميع أفكاري، وواحدة من أجل إظهار أفضلها، وأخرى لإدراج الأفكار الجاهزة لإرسالها إلى المحررين.

احرص على بناء لوحات متابعة منفصلة لأنواع مختلفة من المشاريع.

أحد الأمور الممتعة التي ستشعر بها عند بنائك للوحة متابعة الإنتاجية الخاصة بك هو أنك لست بحاجة إلى استخدام الإعدادات نفسها لكل مشروع. وعلى حسب ما تعمل عليه، ومع من، فقد تحتاج إلى قائمة مهام بسيطة ومذكرة رقمية فقط، أو قد تحتاج إلى مجموعة معقدة أكثر من جداول البيانات مع بعض عمليات الأتمتة المدمجة. لديّ لوحات متابعة مخصصة على تطبيق "كودا" لكل مجال من مجالات عملي، إحداها للتعاون بشأن اقتراحات العملاء (تحديد المسؤوليات، والتخطيط للميزانيات، وإعداد مستندات الاقتراح)، وأخرى من أجل التخطيط لتحسينات الموقع (مع أقسام منفصلة لهندسة الموقع، ومحتوى الموقع، والاحتياجات التقنية)، ولوحة متابعة أخيرة لتقديم محفظة العمل الخاصة بي إلى المحررين المرتقبين (تحتوي على روابط، وعينات العمل، وأدوات قياس التفاعل على وسائل التواصل الاجتماعي في ملفات منفصلة). لقد استخدمت تطبيق "كودا" للتخطيط من أجل إجازة العائلة، الذي تضمن حجوزات السفر الخاصة بنا، وتقييم المطاعم، والجدول الزمني للأنشطة.

ابحث عن التكامل.

تكمن القوة الحقيقية لبرامج إدارة الإنتاجية التي نصممها بأنفسنا في القدرة على أتمتة أجزاء من عملك، ولكن من المحتمل أن تعتمد هذه الأتمتة على مدى جودة تكامل البرنامج الذي تختاره مع الأدوات الأخرى التي تستخدمها. على سبيل المثال، لقد عملت على إدماج أداة تتبع القصة على تطبيق "كودا" مع حسابي على "جيميل" (Gmail)، فعندما يكون لدي مجموعة من أفكار القصص الجاهزة لإرسالها إلى المحرر، يمكنني النقر على زر واحد يجمع كل المقاطع المختارة في مسودة رسالة إلكترونية واحدة. كما أستخدم خدمة "زابير" (Zapier) لربط تطبيق "كودا" من أجل إنشاء تكامل أوسع، مثل الربط بين أداة النموذج المتنقل "جوت فورم" (Jotform) (التي تستخدم خاصية السحب والإفلات) مع تطبيق "كودا" حتى أتمكن من إضافة أفكار قصص جديدة من هاتفي بسرعة.

خطط لتغيير نظام إدارة إنتاجيتك.

بسبب التغيير المستمر لأدوات إدارة الإنتاجية على وجه الخصوص، ينبغي تجربة نقل بياناتك من البرنامج عند البدء في استخدامه، وهذا لا ينطبق على النصوص فحسب، فقد أردت برنامج يحافظ أيضاً على هيكل وتنظيم المهام والملاحظات وسجل الاتصال. حتى لو كنت مضطراً إلى نسخ ولصق عملك الذي اجتهدت لإنجازه يدوياً إلى مجموعة من جداول البيانات، فتأكد من وجود طريقة لتصدير عملك، واحرص على فعل ذلك بانتظام، ولو كان ذلك في إطار النسخ الاحتياطي فقط.

في عالم يوجد فيه الكثير من أدوات إدارة الإنتاجية والتطبيقات الجاهزة للاستخدام، سيجد العديد من الأشخاص أنه من الأسهل والأكثر فاعلية استخدام تطبيق واحد فقط من تلك التطبيقات، حتى لو كان لا يعمل بالطريقة المثلى التي يريدونها. ولكن بالنسبة إلى أولئك المهتمين ببناء الحل الصحيح، فإن برمجيات مثل "كودا" و"نوشن" و"إيرتيبل" سوف تغير مجرى الأمور من دون أدنى شك. لم يعد عليك أن تكون مبرمجاً من أجل بناء تطبيق أو لوحة متابعة تناسب احتياجاتك.