شارك
الرئيسية
2 دقيقة
غالباً ما يُقاس نجاح الاجتماعات بنتائجها، لكن ما لا يدركه كثيرون هو أن اللحظات الأولى من الاجتماع تؤدي دوراً محورياً في تشكيل مساره بالكامل. الجملة الافتتاحية التي تختارها ليست مجرد تحية أو تقليد، بل هي المفتاح الذي يفتح أبواب التفاعل والتركيز والانخراط الذهني. وقد أظهرت دراسة نشرتها هارفارد بزنس ريفيو أن المشاركين في الاجتماعات يحددون، لا شعورياً، أهمية الاجتماع في أول دقيقتين، ما يؤكد أن البداية الذكية ليست ترفاً بل ضرورة.
في هذا المقال، نقدم خمس جُمل مدروسة يمكن استخدامها لافتتاح أي اجتماع باحترافية، مع أمثلة تطبيقية تبرز أثرها في تحسين أداء الاجتماعات وبناء الثقة مع الفريق.
1. "دعونا نبدأ بتوضيح ما نريد الخروج به من هذا الاجتماع"
هذه الجملة تُركز انتباه الجميع نحو الهدف النهائي، وتمنح الاجتماع مساراً واضحاً. من خلال بدء اللقاء بهدف محدد، يتم توجيه النقاش وتوفير الوقت وتجنّب الحوارات الجانبية غير الضرورية. على سبيل المثال، في اجتماع لصياغة خطة تسويقية، يمكنك القول: "هدفنا اليوم أن نخرج بخطة تسويق واضحة للمنتج الجديد خلال الربع القادم، مع تحديد من سيتولى كل جزء من التنفيذ" حسب دراسة أجرتها ماكنزي فإن الاجتماعات التي تنطلق بأهداف واضحة تحقق إنتاجية أعلى بنسبة 42%، إذ يشعر الحاضرون أن هناك سبباً وجيهاً لحضورهم، وتكون مشاركتهم أكثر فعالية.
2. "أعرف أن وقتكم ثمين، لذلك دعونا نستخدمه بكفاءة"
هذه العبارة تُظهر احترامك للزملاء وتُؤسس لإدارة ذكية للوقت منذ البداية. في بيئات العمل المزدحمة، حيث تعج الجداول بالاجتماعات، يصبح تقدير الوقت رسالة قيادية مهمة. مثال:
"الاجتماع محدد لـ30 دقيقة، سنبدأ بالنقاط الأساسية، وإذا احتجنا إلى متابعة، نخصص وقتاً منفصلاً لذلك". كشفت دراسة قادتها شركة مايكروسوفت كشف أن 71% من الموظفين يرون أن الاجتماعات تستهلك وقتاً يمكن استخدامه بشكل أفضل. بالتالي، حين تبادر بالتعبير عن حرصك على الوقت، تبني ثقة وتقديراً من الفريق، وتحفزهم على التركيز والاقتصار على قول المفيد.
3. "قبل أن نبدأ، هل هناك أي تحديثات سريعة من أحدكم؟"
هذه الجملة تبني روح المشاركة وتشجع الحضور على الانخراط المبكر. هي بمثابة فتح الباب أمام الجميع للتعبير، قبل أن تسيطر الأجندة الرسمية على الحوار. يمكنك قول:
"هل لدى أي شخص مستجدات سريعة تتعلق بالمشروع قبل أن ننتقل إلى جدول الأعمال؟"
أظهرت أبحاث مؤسسة غالوب أن الموظفين الذين يشعرون أن آراءهم تُسمع، يكونون أكثر التزاماً وإنتاجية. هذه اللحظة الصغيرة في بداية الاجتماع قد تفتح نقاشاً مهماً، أو تكشف نقطة حاسمة كان من الممكن تجاهلها.
4. "سأبدأ بمشاركة موجزة تُلخص ما وصلنا إليه، حتى ننطلق من نفس النقطة"
في الاجتماعات المتكررة أو التي تُستأنف بعد فترة، يكون من الضروري بناء جسر بين الماضي والحاضر. هذه الجملة تنقل الجميع من حالة "التذكر" إلى "الاستعداد"، وتمنع التكرار أو الوقوع في نفس النقاشات. مثال: "في اجتماعنا الأخير استعرضنا ثلاث مقترحات لنمو المبيعات. اليوم نحتاج أن نناقش الخيار الثاني بمزيد من التفصيل."
وفق دراسة شملت أكثر من 5 آلاف موظف من القارات الخمس، فإن 39% من الموظفين يشعرون أن الاجتماعات تضيع وقتهم بسبب التكرار. بالتالي، التمهيد بمراجعة سريعة يساعد على ربط ما سبق بما هو آت، ويوفر وقتاً ثميناً.
5. "قبل أن نبدأ، أود أن أشارك معكم فكرة أو سؤال يُحفّز تفكيرنا"
تُستخدم هذه العبارة لتوليد التفاعل الذهني وتشجيع الحاضرين على الدخول في الاجتماع بعقلية استكشافية. هي طريقة فعالة لكسر الجمود وتوسيع الأفق قبل الدخول في التفاصيل. مثال: "هل تعلمون أن 80% من قرارات الشراء اليوم تتم دون تواصل مباشر مع مندوبي المبيعات؟ كيف نعيد تصميم رحلة العميل في ضوء ذلك؟". تؤكد أبحاث جامعة ستانفورد تشير إلى أن الدماغ يتفاعل بقوة مع المعلومات غير المتوقعة، ما يجعل هذه البداية محفزة للانتباه والتركيز.
افتتاح الاجتماع ليس إجراءً شكلياً، بل هو لحظة استراتيجية تملك فيها القدرة على تحديد اتجاه اللقاء بالكامل. الجملة الذكية في البداية تُرسل رسالة غير مباشرة بأن هذا الاجتماع سيكون هادفًا، مركزاً، ويحترم وقت المشاركين. ومع ازدياد ضغط العمل وكثرة الاجتماعات، أصبح لزاماً على القادة والمهنيين أن يتحلوا بذكاء لغوي ومهارات تواصل تعزز القيمة من كل لقاء.