شارك
الرئيسية
2 دقيقة
أشغل منصب مدير غير تنفيذي، وغالباً أشعر بعدم الارتياح بشأن مقدار الوقت المخصص لطرح الأسئلة ومناقشة القضايا في اجتماعات مجلس الإدارة. بالإضافة إلى ذلك، عملتُ مؤخراً مع مجلس إدارة مختلف حول سبل إضافة مزيد من القيمة للأعمال. في إطار عملي، وجدتُ أنني أنصح أحد المدراء بتقليل عدد التعليقات والأسئلة التي يطرحها.
كم عدد التعليقات أو الأسئلة التي يجب أن يطرحها عضو مجلس الإدارة في اجتماع المجلس؟ قبل أن أصبح مديراً، سألتُ رؤساء مجالس الإدارة عن الصفات التي يقدّرونها في المدير غير التنفيذي. قال أحدهم: "أقدّر الشخص الذي لا يتحدث كثيراً خلال الاجتماع، لكن عندما يتحدث، فإن إسهاماته تكون ذات قيمة وأهمية بارزة". لكن، هل هذا صحيح؟ هل يجب على المدير غير التنفيذي تقديم تعليق واحد فقط في كل اجتماع، أو تعليق واحد لكل بند من بنود جدول الأعمال؟
يوصي خبراء الحوكمة بضرورة أن يطرح أعضاء مجلس الإدارة التساؤلات والتعليقات على المسؤولين التنفيذيين عندما يشعرون بالقلق حول أمر ما، وأن يستمروا بطرح هذه التساؤلات حتى يحصلوا على الإجابات التي ترضيهم وتزيل مخاوفهم. على سبيل المثال، يشير الدليل المتعلق بفعالية مجالس الإدارة، الصادر عن مجلس التقارير المالية في المملكة المتحدة، إلى أنه ليس من الضروري أن تكون بيئة اجتماعات مجالس الإدارة الفعالة مريحة وخالية من الصعوبات، فالتحدي والنقاش البنّاء، بالإضافة إلى العمل الجماعي والتعاون بين الأعضاء، هي من السمات الأساسية للمجالس الفعالة".
لكنّ الإفراط في أي شيء، مهما كان جيداً، يمكن أن يؤدي إلى عواقب سلبية. دعونا نرى كيفية سير مجريات الاجتماع النموذجي.
يستمر اجتماع مجلس الإدارة عادة نحو 4 ساعات، بحضور 10 مدراء تقريباً. دعونا نفترض انقضاء 30 دقيقة من أصل 240 دقيقة (الوقت الإجمالي المخصص للاجتماع) في النقاشات التمهيدية والترحيب بالحضور والاستراحات واختتام الجلسة. لنفترض أيضاً أن العروض التقديمية تستغرق نصف الوقت المتبقي. وبالتالي، يتبقى 105 دقائق للمناقشات والتساؤلات وطرح المواضيع المهمة.
إذا افترضنا أن كل سؤال أو تعليق مهم يستغرق نحو 5 دقائق من المناقشة تقريباً (قد يستغرق بعضها 15 دقيقة، والبعض الآخر يستغرق دقيقتين فقط)، فسيكون لدينا وقت لمناقشة 20 مسألة. قد يبدو هذا الرقم كبيراً، لكن عند توزيع هذا الوقت على عدد الأعضاء، فإن كل عضو سيطرح سؤالين أو تعليقين فقط. لذلك، فإن رئيس مجلس الإدارة الذي نصحني بتقديم تعليق جيد واحد في كل اجتماع كان محقاً.
بالطبع، إذا استمر الاجتماع يوماً كاملاً أو إذا كان المجلس يضم 6 أعضاء فقط، فمن الممكن أن يقدم كل شخص 3 أو 4 تعليقات. إذا كانت العروض التقديمية تستغرق 75% من الوقت، أو إذا أدت التعليقات إلى مناقشات تستغرق 10 دقائق، فلن يتوافر وقت كافٍ يسمح لكل مدير بطرح أكثر من مناقشة أو موضوع واحد خلال الاجتماع.
ما هو تأثير ذلك على مناقشات مجلس الإدارة؟ سنعرض 3 أفكار:
- يجب على المدراء أن يُظهروا مزيداً من الانضباط في تحديد الأسئلة أو التعليقات التي يرغبون في طرحها في كل اجتماع لمجلس الإدارة، وأن يفكروا بحذر وحكمة قبل اتخاذ قرار إطالة مدة المناقشات التي يبدؤها المدراء الآخرون.
- يجب إرسال الأوراق المتعلقة باجتماع مجلس الإدارة قبل 4 أيام عمل على الأقل من موعد الاجتماع لمنح المدراء الوقت الكافي للقراءة والاستيعاب وتحديد الأولويات.
- إذا كان لدى المدير أكثر من موضوعين يرغب في طرحهما، فيجب عليه تقديم قائمة كاملة بذلك إلى الرئيس مسبّقاً حتى يتمكن من تحديد المواضيع التي يمكن طرحها خلال الاجتماع والمواضيع التي تمكن مناقشتها بطرق أخرى.
إن الوقت المخصص لمناقشات مجلس الإدارة من أندر الموارد التي تمتلكها الشركات؛ إذ يكون محدوداً في معظم الأحيان ولا يتجاوز 10 ساعات سنوياً. على الرغم من أن ضمان استخدام الوقت بحكمة وفعالية يقع على عاتق رئيس مجلس الإدارة، فإنه يجب على كل مدير تحقيق أكبر قدر من الفائدة والقيمة من هذا المورد المحدود.