6 نصائح عملية لتنظيف مكتبك وترتيبه

shutterstock.com/mavo

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

مساحة العمل أشبه بقمرة القيادة، التي تنجز فيها مهام عملك وتدير شؤونه اليومية. ومساحة العمل المثالية هي التي تسهل عليك التعامل مع تفاصيل المهام بسرعة وكفاءة ودون مشاكل. ولحسن الحظ، هناك خطوات وأساليب بسيطة ومجرّبة لتنظيم المساحة التي تعمل فيها، سواء كانت مكتباً صغيراً أو مكتباً مكعبياً أو غرفة مكتب واسعة، على نحو يفضي بك إلى تحقيق إنتاجية أعلى.

نظّم سطح مكتبك

تحتاج قدراتك الذهنية والعضلية على حدٍ سواء إلى مساحة مريحة حتى تؤدي المنوط بها على الوجه الأكمل، لذا عليك ألا تضع على سطح مكتبك إلا ما يعينك على إتمام مهام عملك. لماذا تترك أكوام المعاملات الورقية هذه على مكتبك، والعلب التي تضعها في ركنه ولا تحتوي إلا على أشياء تافهة، ودمى تشاتشكي هذه التي تحتفظ بها منذ جلبتها من مؤتمر الشركة الكبير في العام الماضي؟ تخلّص من كل هذا. فالمبدأ الجوهري هنا هو “البعيد عن العين، بعيد عن العقل”. تخلَّ عن، أو بالأحرى تخلص من، كل ما لا تحتاج إلى أن تفكر فيه يومياً. وخصص مكاناً معقولاً للأشياء التي لا يمكن أن تستغني عنها، والتزم بأن تبقى تلك الأشياء في ذلك المكان. عندئذ، يسهل عليك التخلص تلقائياً من كل ما لا فائدة منه في عملك.

لا تبقِ على المكتب إلا ما تستخدمه على الدوام

صنّف أدوات مساحة العمل والمعاملات الورقية الحالية إلى فئتين؛ ما تفضل أن يكون في متناول يدك، وما يجب ألا يكون على مقربة منك. وبينما تجلس إلى مكتبك الآن، فكر في كل عنصر وأداة يسهل الوصول إليه، وهل توجد أشياء قلّما تستخدمها خلال الأسبوع؟ تخلّص منها هي الأخرى. (ملاحظة: كل ما يعلوه الغبار هو شيء مهمل، ولا مكان له على مكتبك). هل هناك شيء اعتدت استخدامه ولكنه ليس في متناول يدك؟ قرّبه منك، ليصبح في مجال نظرك. فمثلاً، إن كنت لا تستخدم ثقابة الورق إلا نادراً، فضعها في أحد أدراج المكتب. وإن كنت تدوّن الملاحظات والأفكار على الدوام، فمن المنطقي أن تضع مفكّرة وقلماً قرب الماوس.

خصص حاوية لمتعلقاتك الشخصية

إنك تأتي يومياً إلى مساحة العمل بالمتعلقات نفسها؛ هاتفك، وحقيبتك أو محفظتك، وبريدك، والمفاتيح، وبعض النقود. لذلك، خصص حاوية على مكتبك تضع فيها متعلقاتك عند حضورك وتأخذها منها عندما تغادر العمل (وربما تضع فيها شاحناً إضافياً للهاتف وكوباً صغيراً للعملة المعدنية). واستخدم صندوق الوارد لما تستقبله من معاملات ورقية أو بريد، حتى تبقيها منظّمة في مكان بعينه. وعليك أن تتعامل مع محتويات صندوق الوارد بحيث يصبح فارغاً بحلول نهاية يوم العمل؛ إما بتصنيف محتوياته أو إعادة تدويرها أو الانتهاء من المهام المتعلقة بها.

اجمع الأشياء ذات الصلة معاً

عندما تُصنف أدواتك وفق المهام التي تنفذها، فإنك توفر الوقت الذي تهدره في البحث عنها. ضع الطوابع مع المظاريف، والأقلام مع دفاتر الملاحظات، والمجلدات الجديدة قرب خزانة الملفات، والحبر قرب الطابعة، وآلة تقطيع المستندات عند سلة إعادة التدوير، وهكذا. وهذه نصيحة تنظيم بديهية للغاية؛ حتى لا تضطر إلى إرسال رسالة وتبحث عن الطوابع فلا تجدها.

اجعل مساحة العمل واحة مريحة للجسد والعقل

لأنك تقضي معظم ساعات يومك في مساحة عملك، فلا تبخل على نفسك بكرسي مريح ومكتب مناسب الارتفاع، وماوس ولوحة مفاتيح لا تجهدان يديك ومعصميك، واستخدم أيضاً شاشة كمبيوتر عريضة (أو شاشتين) لمزيد من الراحة والسلامة لعينيك وجسدك. وحاذر من شراء تجهيزات مكتبية فاخرة، تزعم أنها ذات خصائص تصميم مريحة أكثر من غيرها؛ وتذكّر أن جسدك هو الذي يحدد معايير الراحة الأنسب له.

انتبه لطريقة أدائك للعمل وعدّلها بحسب الحاجة

بعد الانتهاء من إعادة التنظيم الأولى هذه، انتبه للمهام المتكررة التي يمكنك تنفيذها بكفاءة أكبر في مساحة العمل. فإذا احتجت كثيراً إلى مجال أكبر للمعاملات الورقية، فاستخدم درجاً إضافياً للوحة المفاتيح أو استبدل مكتباً على شكل حرف L بمكتبك الحالي، حتى تستفيد من مساحة أكبر. وإن كنت تحمل اللابتوب إلى العمل، فاحضر معه كبلاً كهربائياً إضافياً أو قاعدة شحن لسهولة الفصل والتوصيل. وإذا كنت تطبع على لوحة المفاتيح بينما تطالع أوراقاً، فالأفضل أن تثبّت حامل أوراق إلى حافة شاشتك. ذات مرة، حكت لي عميدة جامعة، وكانت تستخدم يدها اليمين، كيف تدربت على استخدام الماوس بيسراها، حتى يتسنى لها تدوين الملاحظات بيمناها في الوقت نفسه. فعليك أن تعلم أن طريقة عملك واحتياجاتك خلال العمل هي ما يحدد مدى فعالية التعديلات التي تجريها على مساحة العمل وكفاءتها.