شارك
الرئيسية
4 دقيقة
إتقان المحادثات الصعبة مهارة أساسية في بيئة العمل. يقدّم هذا المقال خمس نصائح من هارفارد بزنس ريفيو العربية لمساعدتك على التعامل معها بفعالية، من تجنّب التأجيل والأخطاء الشائعة إلى تقديم الملاحظات بطريقة بنّاءة:
1. كيف تُدير المحادثات الصعبة بفعالية؟
ثمة محادثات يخشاها أي قائد، وتحديداً تلك التي يضطر فيها إلى نقل خبر مخيب للآمال أو التطرق إلى الحديث عن مشروع لم يسرْ مثلما هو مخطط له. فيما يلي بعض النصائح التي تفيدك في هذه المواقف:
- حدد أهدافاً واقعية ولا تتوقع أن تزيل التوتر تماماً، ولكن يمكنك تخفيفه.
- اذكر الأخبار السيئة أولاً، يجب ذكر الرسائل الصعبة بصورة واضحة ومباشرة في الجملة الأولى.
- استخدم نهج التوضيح والتأكيد، يساعدك ذلك في السيطرة على المحادثة من خلال استباق الاعتراضات واللوم، يمكن أن تقول مثلاً: "أعلم أنك عملت طوال الليل، وأتفهم رغبتك في التفوق، وأدرك أنك جديد في الشركة، وأعترف أنه كان بإمكاني تقديم تعليمات أوضح لك"، وهكذا دواليك.
- تجنب اللوم، لدى كل شخص متورط في الموقف قصة موضوعية مختلفة حول ما حدث، وهدفك ليس تحديد المخطئ والمحق، بل العمل معاً على تحقيق نتائج أفضل في المستقبل.
- توقع استجابة سلبية، توجيه الاتهامات والإنكار والجدال كلها استجابات يمكن أن تحدث ولا يمكنك التحكم فيها؛ ولكن يمكنك توقعها والاستعداد لها.
- تخيّل المستقبل بعد خوض المحادثة، إن التفكير في المستقبل الذي يلي المحادثات سيجعلها تبدو أقل صعوبة.
من مقال: نصائح قيّمة لإدارة المحادثات الصعبة في العمل
2. تخلص من عادة التخفيّ وتأجيل المواجهات
من المؤكّد أنك تعرّضت يوماً للتعامل مع أشخاص تعمُّدوا التخفيّ وعدم القدرة على مواجهتك في العمل، وربما تعمدّت أنت شخصياً التخفيّ وعدم القدرة على مواجهة أحدهم. فكيف تتخلّص من هذه العادة السيئة المتمثلة في تجنب الخلاف أو تحاشي الالتزام بواجب محدّد أو التهرُّب من المحادثات الصعبة؟ ابدأ بقول "لا" مبكراً وبشكل متكرر، دون الشعور بالحرج. قد تخشى أن تكون شخصاً مكروهاً أو تخيب آمال الآخرين، لكن وضع حدود واضحة منذ البداية يحميك من حرق الجسور وإفساد علاقاتك بالآخرين دون قصد وتدمير سمعتك الشخصية على المدى البعيد. وإذا قطعت على نفسك التزاماً بشيء ما، فلا تدع الشعور بالذنب يعيقك عن التواصل مع الطرف الآخر وإطلاعه على المستجدات إذا وجدت أن الأمور لا تسير وفقاً للخطة المرسومة. أخيراً، إذا كان عليك إبلاغ أحدهم بأخبار سيئة، فمن الأفضل دائماً أن تكون صريحاً معه بدلاً من كتمان الخبر وعدم قول أي شيء على الإطلاق. وسواء كان الأمر يرتبط بترقية تم رفضها، أو بقرار بتسريح عاملين في المؤسسة ويجب إبلاغهم به، أو باجتماع تريد إلغاءه، فلا ترجئ المواجهة.
من مقال: 5 طرق تساعدك في الوفاء بالتزاماتك والتخلص من عادة "الاختفاء"
3. تجنّب هذه الأخطاء في المحادثات الصعبة
يوجد الكثير من الأسباب التي تجعل المحادثات الصعبة صعبة بالفعل، وقد يسهل عليك التفوه بأمور خاطئة عندما تكون قلقاً أو متوتراً. تجنب هذه الأخطاء الشائعة لمنع تفاعلاتك من أن تحيد عن مسارها.
- لا تفترض أن وجهة نظرك واضحة. ابتعد عن عبارات مثل "من الواضح" أو "من المؤكد" أو "دون شك" التي قد تجعل نظيرك يشعر بالإهانة.
- لا تبالغ. تجنّب أي عبارات تبدأ بـ "أنت دائماً ..." أو "أنت لا ..."، فهي نادراً ما تكون صحيحة.
- لا تتحدَّ شخصية أحد ما أو أخلاقه. ستجعل الشخص دفاعياً إذا أخبرته أنه "غير محترف" أو "على خطأ" أو "غير أخلاقي".
- لا تُمل على الآخرين ما يجب عليهم فعله. قد يظن الناس أنك تحكم عليهم باستخدام عبارات "يجب"، بل قل: "ما رأيك أن تجرب ..." أو "أحد الاحتمالات هو ..." أو "هل فكرت في ...؟"
- لا تقل: "الأمر ليس شخصياً". قد لا يكون الأمر شخصياً بالنسبة لك، لكنه قد يكون شخصياً بالنسبة للشخص الآخر.
من مقال: ما الكلمات والعبارات التي يجب تجنبها في المحادثات الصعبة؟
4. كيف تُجري حديثاً سياسياً مثمراً في العمل؟
لا أحد يرغب بالخوض في نقاش سياسي محموم مع زملائه، وخصوصاً على منصة "زووم" أو عبر الهاتف. لكن ماذا تفعل إذا أصر زميلك على طرح موضوع سياسي مثير للجدل للنقاش؟ ابدأ برسم حدود واضحة واتفق بهدوء على إرساء بعض القواعد الأساسية العامة. وإذا بدأت الأمور تأخذ منحى انفعالياً، فعليك أن تراقب نفسك لتتأكد من عدم انتهاكك لتلك الحدود، وإذا شعرت أن الطرف الآخر لا يحترم القواعد المتفق عليها واخرج برشاقة من المحادثة. تعرف على آراء زملائك في العمل لأنك عندما تستفسر بصدق عن تجارب الآخرين والعوامل التي تسهم في تشكيل رؤاهم، فستزداد فرصك في العثور على أشياء تفاجئك وتتعلم منها وتوسّع مداركك. حاول لفت انتباه زميلك إلى الجوانب التي تتفقان فيها، لاسيما تلك التي تتطلب منك التخلي عن "الحقائق" المترسخة لديك سابقاً، فهذا من شأنه أن يحث الطرف الآخر على فعل الشيء ذاته دون خوف. ستساعدك هذه الأساليب البسيطة على اجتياز المحادثات الصعبة، مع توفير الحماية لك ولعلاقاتك في العمل.
من مقال: ماذا تفعل عندما يقحم زميلك في العمل حديثاً سياسياً وأنت لا ترغب؟
5. تعلم تقديم الملاحظات لزملائك بطريقة صحيحة
إذا كنت بطبيعتك تتجنب النزاعات في حين ينطوي جزء كبير من مهام وظيفتك على تقديم ملاحظات صريحة على الأداء؟ فعليك تحسين هذا الجانب لديك. بداية عليك تغيير نظرتك إلى مهمة تقديم الملاحظات الصعبة. ولا تعتبر ذلك خيانةً لقيمك، بل فرصة لتطبيقها عملياً. كن واضحاً وصريحاً، فلا داعي إلى أن تقلق من توخي الوضوح والصراحة. وكي لا تبدو انتقاداتك شخصية، ابدأ حديثك بتعريف الموظف إلى السياق الأوسع للعمل من أجل توضيح أهمية الملاحظات على الأداء، وطمئنه بأنك تدرك أن نواياه حسنة ولكنك تود إطلاعه على ملاحظات حول تأثير أفعاله في سير العمل. اطرح رأيك في أدائه الحالي وما يلزم تغييره، وتحدّث عن أثره الحالي والأثر المرجو منه، وافسح له مجالاً لاستيعاب ما سمعه من معلومات واسأله عن رأيه. هل تلقى ملاحظاتك صدىً في نفسه؟ وما رأيه في هذه المسألة؟ وما الصعوبات التي يواجهها؟
من مقال: هل تميل لتفادي الصراعات في العمل؟ إليك كيفية إجراء المحادثات الصعبة