مجالس الإدارة تخوض تجربة التحول الرقمي بطريقتها الخاصة

ملخص: تتسارع موجة التحول الرقمي في مختلف أنحاء العالم نتيجة تفشي جائحة كورونا، فإلى أي مدى اعتمدت مجالس إدارة الشركات العالمية الأدوات والعقليات الرقمية؟ للإجابة عن هذا السؤال، استندت مؤلفتا المقالة إلى استقصاء أُجري مؤخراً شمل نحو 800 عضو في مجالس إدارة شركات عالمية، وناقشتا بناءً على نتائجه الكثير من التباينات الملحوظة بين الدول والمناطق، ثم سلطتا الضوء على 3 موضوعات عامة كان للبيانات دور كبير في ظهورها على السطح: أولاً: توصلت المؤلفتان إلى أن مجالس الإدارة تجد صعوبة كبيرة في توظيف التكنولوجيا الرقمية المصممة خصيصاً لدعم عمليات مجلس الإدارة، وأنهم يعتمدون بدلاً من ذلك على الأدوات العامة فقط، مثل "وي تشات" (WeChat) أو "زووم". وتوصلتا أيضاً إلى أن مجالس إدارة الشركات تفتقر في الغالب إلى تدابير الأمن السيبراني الكافية لدعم عمليات التواصل الرقمي الحساسة، حيث أفاد أقل من نصف أعضاء مجالس الإدارة أن مجالس إدارة شركاتهم قد اتخذت إجراءات لتحسين أمن البيانات خلال الجائحة. وأخيراً، توصلتا إلى أن الكثير من أعضاء مجالس إدارة الشركات شعروا بأنهم لا يتلقون القدر المطلوب من التدريب، على الرغم من الاهتمام الواسع بتطوير الكفاءات الرقمية. تشير هذه الاتجاهات الثلاثة معاً إلى أنه لا يزال هناك متسعٌ للتحسن وضمان نجاح التحول الرقمي على مستوى مجالس الإدارة.

أدت الجائحة إلى إرغام المؤسسات في كل القطاعات على تبني الحلول الرقمية الحديثة. وعلى الرغم من كثرة الكتابات حول التحول إلى استراتيجية العمل عن بُعد وأثر هذا السلوك على الموظفين والمدراء والمسؤولين التنفيذيين، فإن هناك فئة أخرى مهمة اضطرت إلى تغيير أسلوب عملها بين عشية وضحاها، ألا وهي فئة أعضاء مجالس الإدارة. فإلى أي مدى تأثرت عمليات مجالس إدارة الشركات بالرقمنة السريعة الناجمة عن تفشي جائحة كورونا؟ وإلى أي مدى ستتواصل هذه التغييرات في ظل الأوضاع المستجدة التي لم تكتمل ملامحها حتى الآن؟

حاولنا الإجابة عن هذين السؤالين بالتعاون مع زملائنا في شركة "تريكور غروب" (Tricor Group) للخدمات المهنية و"برنامج فايننشال تايمز لأعضاء مجالس الإدارة"، وذلك من خلال إجراء استقصاء موسَّع شمل نحو 800 عضو مجلس إدارة شركة عالمية. تناول هذا الاستقصاء الاتجاهات الشائعة في كيفية تعامل مجالس الإدارة مع التحديات التي ظهرت خلال العام الماضي، وسلّط الضوء على التباين بين الدول والمناطق حول العالم.

ولاحظنا، على سبيل المثال، أن أعضاء مجالس إدارة الشركات الآسيوية يشيرون عموماً إلى ثقتهم الكبيرة في قدرة مؤسساتهم على الاستجابة لتداعيات الجائحة مقارنة برأي أعضاء مجالس إدارة شركات أميركا الشمالية وأوروبا. ويرجع هذا على الأرجح إلى سابقة خبرة منطقة آسيا والمحيط الهادئ في التعامل مع حالات الطوارئ الصحية العامة المماثلة التي أصابت بلادهم في الآونة الأخيرة. وهو ما أوضحه إيان ستون، عضو مجلس إدارة شركة "تينسنت" (Tencent)، إذ قال: "كانت الميزة التي توافرت لدينا في الصين أننا أخذنا الجائحة على محمل الجد. فقد سبق لنا أن خضنا تجربة التعامل مع وباء "سارس" وغيرها من الأزمات المماثلة، وكنا أكثر استعداداً للتحرك بسرعة. وقد تدعمت هذه الخبرات بالحوكمة الرشيدة للشركات التي مكّنتنا من إجراء تقييم سريع للمخاطر والتواصل بين الإدارة ومجلس الإدارة".

لكن إذا ألقينا نظرة فاحصة على البيانات، فسنكتشف وجود تباينات كبيرة بين الدول: فقد أفاد 50% فقط من أعضاء مجالس إدارة الشركات الأميركية و49% من أعضاء مجالس إدارة شركات المملكة المتحدة بأنهم واثقون في طريقة استجابة مجالس إدارة شركاتهم لتداعيات الجائحة، وعلى الرغم من ذلك، فقد كان هناك تباين كبير بين الدول الآسيوية: حيث أفاد 71% من أعضاء مجالس إدارة الشركات السنغافورية واليابانية بثقتهم الكبيرة في استجابة شركاتهم، مقارنة بـ 68% في الصين، و61% في تايلاند وفيتنام، و56% في أستراليا وماليزيا.

بالإضافة إلى ذلك، وفي حين أن 80% من أعضاء مجالس إدارة الشركات العالمية قالوا إنهم يعتقدون أن التحول الرقمي يجب أن يتم بقيادة مجلس الإدارة بدلاً من إحالته إلى قسم تكنولوجيا المعلومات، فقد تباينت قدرة مجالس إدارة الشركات على متابعة التطورات تبايناً ملحوظاً من منطقة لأخرى. حيث أفاد أكثر من 90% من أعضاء مجالس إدارة الشركات في فيتنام بأن مجالس إدارة شركاتهم بذلت جهوداً مكثفة لاستكشاف أدوات رقمية جديدة، مقارنة بـ 76-79% من أعضاء مجالس الإدارة في تايلاند واليابان وماليزيا، و67-70% في الصين وسنغافورة، و64% فقط من نظرائهم في الولايات المتحدة.

تكشف هذه الإحصائيات عن ضرورة النظر بمزيد من العمق إلى الاتجاهات العامة وعدم افتراض تجانس النهج العام لأي مجموعة أو فئة. ومع ذلك، عندما تشرع مجالس إدارة الشركات في استشراف عالم ما بعد الجائحة، فقد يكون من المفيد أن تدرس الأنماط التي ظهرت من البيانات الكمية والاستجابات النوعية في بحثنا. وقد حددنا 3 طرق رئيسة حاولت من خلالها مجالس الإدارة التكيف مع العالم الرقمي في المقام الأول:

الاستفادة من الأدوات الرقمية في عمليات مجلس الإدارة

تم عقد 5% فقط من اجتماعات مجالس الإدارة عبر المنصات الافتراضية قبل الجائحة. وقد قفز هذا الرقم خلال الجائحة إلى 95%، وتشير أبحاثنا إلى أن أكثر من 50% من مجالس الإدارة ستتبع نموذج الاجتماعات الهجينة حتى بعد زوال الجائحة. وعلى الرغم من المزايا العديدة للاجتماعات المنعقدة وجهاً لوجه، فإن بيانات شركة "تريكور غروب" تشير إلى أن اتباع النموذج الهجين يمكن أن يزيد من كفاءة اجتماعات مجلس الإدارة على نحو كبير، لأنه يؤدي إلى تقليل زمن الاجتماعات بنحو 30% مع زيادة معدلات الحضور بنسبة 20%، لذلك هناك سبب وجيه للاعتقاد بأن هذا النموذج الهجين لاجتماعات مجلس الإدارة وُجِد ليبقى.

وهو ما أوضحه جو هايز، الرئيس التنفيذي لمؤسسة "هابيتات فور هيومانيتي" (Habitat for Humanity) في هونج كونج، إذ يقول: "كان بعض أعضاء مجلس إدارة المؤسسة عالقين في الخارج خلال الجائحة في سنغافورة والمملكة المتحدة، وكنا قبل تفشي جائحة "كوفيد-19" نعاني أشد المعاناة للحصول على توقيعات أعضاء مجلس الإدارة على القرارات التي يتخذها المجلس. وكان التحول إلى النظام الرقمي أشبه بتغيير جذري في قواعد اللعبة. فقد أدى إلى خفض كافة التكاليف الإدارية المرتبطة باجتماعات مجلس الإدارة والمهمات المتعلقة بتعميم الأوراق الصادرة عن المجلس".

لكن، وعلى الرغم من ضرورة وجود أدوات رقمية لحوكمة مجلس الإدارة في عالم يسير بخطى حثيثة نحو الأساليب الهجينة، فقد توصل بحثنا إلى أن أكثر من نصف مجالس إدارة الشركات العالمية لا يزال يستخدم أدوات عامة، مثل "جوجل ميت" (Google Meet) أو "زووم" أو "وي تشات" لعقد الاجتماعات الافتراضية، بدلاً من الأنظمة المصممة خصيصاً للحوكمة الرقمية لمجالس الإدارة. ولم يسعَ إلا القليل من مجالس الإدارة التي تحدثنا مع أعضائها إلى تحديث المناهج المتعلقة بالعمليات الحيوية لمجالس إدارة الشركات، مثل تأمين مشاركة وثائق الحوكمة أو التصويت أو نقل المعلومات السرية. ورغم أن بحثنا أثبت أن هناك اهتماماً شديداً بالاستفادة من الأدوات الرقمية لدعم عمليات مجلس الإدارة، فمن الواضح أنه لا يزال هناك متسعٌ لتحسين طرق التنفيذ.

معالجة مخاطر الأمن السيبراني الناشئة

بالإضافة إلى الاستفادة من الأدوات الرقمية لتعزيز كفاءة عمليات مجلس الإدارة، يعد تعزيز الأمن السيبراني مكوناً رئيسياً آخر يسهم في نجاح تجربة التحول الرقمي في أي مجلس إدارة. فمجالس الإدارة التي تستثمر في الأدوات التشغيلية دون التحسب لمخاطر الأمن السيبراني المتزايدة التي تصاحب استخدام هذه الأدوات تعرِّض نفسها وشركاتها لمخاطر كبيرة. ورغم أن الأمن السيبراني ظل لفترة طويلة على أجندة الكثير من مجالس الإدارة، فإن الجمع بين العمل عن بُعد وتطور أساليب قراصنة البيانات (الهكرز) بصورة متزايدة خلال العام الماضي قد زاد من فرص التعرض للهجمات الإلكترونية وتأثير هذه الهجمات على الأنشطة التجارية.

ونتيجة لذلك، اعتبر 83% من أعضاء مجالس الإدارة الذين شملهم الاستقصاء أن الأمن السيبراني يمثل أولوية قصوى. وللأسف، فقد أفاد أقل من نصفهم بأن مجالس إدارة شركاتهم اتخذت بالفعل إجراءات حاسمة لتحسين أمن البيانات خلال الجائحة. فعلى سبيل المثال: أفاد الكثير من أعضاء مجالس الإدارة بأن مجالس إدارة شركاتهم لم تطلب تقارير مخاطر الأمن السيبراني من أقسام تكنولوجيا المعلومات أو خططها المحدثة لمواجهة هذه المخاطر، ولم تسند عمليات مراقبة الأمن السيبراني لجهات خارجية، ولم تشارك في عمليات محاكاة الاستجابة لمخاطر الأمن السيبراني في مؤسساتها. في الواقع، توصلت نتائج استقصاء آخر أُجري مؤخراً إلى أن 33% فقط من أعضاء مجالس إدارة الشركات العالمية أكدوا إقبال شركاتهم على الاستثمار في أنظمة التواصل الافتراضية بين أعضاء مجلس الإدارة، وأفاد أكثر من نصفهم باستخدام رسائل البريد الإلكتروني الشخصية بدلاً من أدوات التواصل الرقمية الآمنة والمشفرة.

وهو ما أوضحه غوردون واتسون، رئيس مجلس إدارة شركة "تريكور غروب": "لقد تسببت جائحة "كوفيد-19" في اعتماد أسلوب العمل من المنزل على نطاق غير مسبوق. وعلى الرغم من نجاح الكثير من الشركات في التكيف مع الظروف المستجدة للحفاظ على الكفاءة التشغيلية للعمليات اليومية، فإن المؤسسات تواجه الآن مخاطر غير مسبوقة في مواجهة الهجمات الإلكترونية التي يمكن أن تهدد المعلومات الحساسة وتؤدي إلى تعطيل أعمالها. لذا أصبح إشراف مجلس الإدارة على الأمن السيبراني أكثر أهمية من أي وقت مضى. وعلى الرغم من عدم وجود نهج واحد يصلح للجميع، فإن مجالس إدارة الشركات تستطيع التخفيف من حدة هذه المخاطر المتزايدة وغرس ثقافة الأمن في كافة أقسام المؤسسة، وذلك من خلال تشكيل لجان متخصصة في الأمن السيبراني، والتزام مجلس الإدارة بالإشراف على قضايا الأمن السيبراني، ومناقشة الإحاطات الأمنية بانتظام.

بناء الكفاءة الرقمية

من المستحيل أن تنجح الرقمنة في نهاية المطاف دون وجود كفاءة رقمية. وعلى هذا الأساس، فلم يكن مفاجئاً أن يتمثل الاتجاه العام الثالث الذي حددناه في الافتقار إلى المعرفة الرقمية والتدريب المناسب على أثر الأدوات والتقنيات الرقمية المبتكرة ونماذج العمل المستحدثة، وقد يكون هذا هو السبب الجذري لأوجه القصور الموضحة أعلاه في كل من الأدوات التشغيلية والأمن السيبراني.

فعلى الرغم من أن الجائحة ليست تحدياً جديداً، فقد أدت إلى ظهور الحاجة الماسة إلى هذه المهارات على مستوى مجلس الإدارة. وهو ما أوضحته كارولين راجيت، المديرة الإدارية لإحدى وكالات توظيف المسؤولين التنفيذيين ومقرها هونج كونج، إذ تقول: "يؤدي التطور المتلاحق للتكنولوجيا إلى خلق تعقيدات هائلة في فهم هذا الموضوع وأسلوب التعامل معه من قِبَل مجالس الإدارة. ونتيجة لذلك، شهدنا ارتفاع الطلب على أعضاء مجالس الإدارة المتخصصين في التكنولوجيا الرقمية أو المهتمين بالتكنولوجيا بصورة عامة إلى أكثر من الضعف خلال السنوات الخمس الماضية". وهكذا، فإن الشركات تحتاج الآن أكثر من أي وقت مضى إلى أعضاء مجلس إدارة يتمتعون بالكفاءة الرقمية ويفهمون التقنيات الحديثة التي تؤثر على قرارات العمل. وهذا يعني تعيين أعضاء مجلس الإدارة المناسبين والاستثمار في التعليم المستمر لأعضاء مجالس الإدارة الحاليين.

وللأسف، فرغم أن 94% من أعضاء مجالس الإدارة الذين شملهم الاستقصاء قالوا إنهم شعروا بالحاجة إلى مزيد من التدريب على التكنولوجيا الحديثة وأفضل ممارسات الحوكمة، فقد أفاد 58% منهم فقط بتلقي هذا التدريب. علاوة على ذلك، فقد قال 48% فقط من أعضاء مجالس إدارة الشركات العالمية إنهم سيفكرون في توظيف خبراء مستقلين كطرف ثالث يتبع المؤسسات الاستشارية المتخصصة في حوكمة الشركات، إلى جانب تعيين استشاريين وخبراء في الأمن السيبراني لتطوير كفاءة الحوكمة الرقمية الأساسية.

وهو ما علَّق عليه مايكل غورلاي، عضو مجلس إدارة شركة التأمين العملاقة، "كيو بي إي" (QBE)، رئيس مجلس إدارة فرع الشركة في آسيا، قائلاً: "تتطلع المؤسسات إلى التعافي في بيئة الأعمال التي تشهد تغيرات متلاحقة، لكن لا توجد حلول جاهزة أو دليل إرشادي جاهز لكيفية دعم مجالس الإدارة في إعداد الحوكمة الرشيدة للشركات والنجاح في الإشراف على هذه العملية واستيفاء متطلبات الأمانة المهنية. ويعد التدريب المستمر لأعضاء مجلس الإدارة أمراً ضرورياً لتزويدهم بالمهارات والخبرات المستحدثة في المجالات الرئيسية، مثل إشراك أصحاب المصلحة والمعنيين والامتثال والتدقيق والتنوع والاستدامة والأمن السيبراني وإدارة المخاطر".

ومن المثير للاهتمام أن بحثنا أثبت أن أعضاء مجالس الإدارة في الدول التي كانت تحظى بأعلى مستويات الثقة (اليابان والصين وسنغافورة) كانوا أكثر اهتماماً بإشراك الخبراء والمستشارين الخارجيين، ما يشير إلى وجود علاقة ترابطية بين الاستثمار في برامج التدريب والاستجابة للأزمات بطريقة تنم عن مزيد من الثقة. وتتطلب هذه البرامج بطبيعة الحال بعض الاستثمار المسبق، وقد يكون من الصعب تخصيص الوقت والميزانية اللازمين عندما تواجه المؤسسة التحديات العديدة المرتبطة بالاستجابة للأزمة. ولكن مجالس الإدارة لا تستطيع الآن أكثر من أي وقت مضى تحمل إغفال بناء هذه الكفاءات الرقمية المهمة، سواء كان ذلك من خلال الإحاطات غير الرسمية أو ورش العمل أو الخدمات الاستشارية الرسمية.

أدى التحول الهائل إلى العمل عن بُعد وما نتج عنه من سرعة اعتماد الحلول الرقمية الحديثة خلال العام الماضي إلى ازدياد حاجة مجالس إدارة الشركات العالمية إلى التفكير في الرقمنة بصورة مختلفة. فمجلس الإدارة منوط أولاً وأخيراً بضمان أداء المؤسسة لرسالتها وإحداث أثر هادف ودائم تجاه العملاء والمجتمعات التي تخدمها. وهذا يعني الاستثمار في الأدوات الرقمية واتباع أفضل منهجيات الأمن السيبراني وتطوير المهارات المطلوبة لدعم الشركة في عالم اليوم الذي يتبنى التكنولوجيا الرقمية في المقام الأول. وبما أننا بدأنا نرى الضوء في نهاية نفق الجائحة المظلم، فإن أعضاء مجالس الإدارة منوطون بضمان نجاح رقمنة حوكمة الشركات بوصفه جزءاً من الإرث طويل الأجل والدائم لهذا العام الصعب.