كيف تصوغ رسالة شكر نابعة من القلب؟

ملخص: رسالة الشكر أداة مهنية قوية في يد أي قائد. تشاركنا المؤلفة، وهي من كبار مسؤولي التواصل في شركة فايزر، تجاربها في التعرف على قوة تأثير رسائل الشكر من موجهها القدير، وفائدتها لشركتها وعلاقاتها المهنية ورفاهها. كما تقدم لنا 5 مبادئ لكتابة رسالة شكر مثالية: خذ وقتك في التفكير في محتوى الرسالة؛ واشكر مَن لا ينالون حقهم من الشكر؛ ولتكن رسالتك محددة؛ واجعل مضمونها مهماً؛ وتذكّر أن أوان الشكر لا يفوت أبداً.

أهداني جدي وجدتي دراجة جديدة عندما كنت طفلة، فأصرت والدتي على أن أكتب لهما رسالة شكر قبل أن أركبها. أتذكر أنني تذمرت آنذاك، ولكن رسائل الشكر أصبحت منذئذ شغفاً بالنسبة لي.

منافع التعبير عن الامتنان

في عام 2000، عندما انضممت إلى مجموعة شركات إستي لودر، عزز مديري الرئيس التنفيذي آنذاك، ليونارد لودر، الدروس التي علمتني إياها والدتي عن رسائل الشكر والامتنان، وأكد أهميتها باعتبارها أدوات تواصل وإدارة قيّمة. وقد أشار إلى ذلك في مذكراته: "لا شيء يسعدني أكثر من كتابة رسالة شكر جيدة". اشتهر الرجل الذي بنى الإمبراطورية التجارية التي تحمل اسم والدته بمهارته الاستثنائية في التواصل ولباقته وحكمته، وقد أدرك أن التعبير عن الامتنان طريق إلى بناء علاقات هادفة: قال لي: "أجد أن رسالة الشكر، حتى إن كانت سطراً واحداً، تساعدني في مد حبل التواصل. وبمجرد أن تحققي ذلك، يمكنك التعبير عن الشكر وإسداء النصح وتقديم الاقتراحات".

هذا أسلوب قيادة ذكي، فالتعبير عن العرفان والتقدير لمن يستحق من الموظفين يعزز الحماس ويحفز الاجتهاد والولاء في مكان العمل. وعندما تدرس قوائم الشركات ذات معدلات الدوران الوظيفي الأقل، تجد أن "بيئة العمل الإيجابية" هي عامل رئيسي في بقاء الموظفين، إلى جانب الأجور والمزايا. فتنمية ثقافة الامتنان والتقدير أكثر الطرق فعالية لضمان بيئة عمل إيجابية.

وهو أسلوب تسويقي ذكي أيضاً. ففي بدايات الشركة، عندما كانت تفتقر إلى الأموال اللازمة لإنتاج إعلانات تقليدية، كتب لودر وأمه إستي رسائل شكر بخط اليد للعملاء والمشترين من متاجر التجزئة المتعددة الأقسام وموظفات المبيعات خلف طاولات البيع، وكان هذا الأسلوب الودود سبباً في تمييز علامة تجارية ناشئة عن نظيراتها الراسخة في هذا المجال، واتضح أن شركة مستحضرات التجميل هذه مختلفة وتهتم بالتواصل الشخصي مع عميلاتها وموظفاتها وموظفيها.

وهو أمر لا يقتصر على الشركات الصاعدة. فعندما طرح ليونارد لودر أسهم شركته للاكتتاب العام قبل نحو 3 عقود، أرسل رسائل شكر إلى كل من شارك في العرض الترويجي للاكتتاب وإلى المستثمرين المحتملين الذين حضروا العرض. ونجح طرح الأسهم في 17 نوفمبر/تشرين الثاني 1995، وبحلول نهاية ذلك اليوم، ارتفعت قيمة السهم بنسبة 33%، بفضل الثقة والإعجاب اللذين زرعتهما عائلة لودر على مدى سنوات من التعبير عن الامتنان والتقدير. ومع بداية العام 2022، بلغت القيمة السوقية لمجموعة شركات إستي لودر نحو 100 مليار دولار.

وربما يكون التعبير عن الامتنان مفيداً حتى لمن قد لا يبدو لنا أنهم يستحقونه. ولن أنسى يوم وقفت أنا ولودر بحذر عند مكتب محررة ذات نفوذ في إحدى المجلات، في المقابل ظلت جالسة ولا تكاد تنظر نحونا. ونجح أسلوبها المتعالي اللامبالي في تثبيط همتي، أما ليونارد فلم يفقد روحه المرحة طوال الاجتماع الإعلامي القصير.

وقال لي ونحن نغادر عبر البوابات الأمنية الدوارة: "لا تنسي أن ترسلي لها رسالة شكر لمقابلتنا".

سألته: "هل أنت جاد؟"

فأجابني: "بكل تأكيد. فهذا ما نفعله".

مع أنني كنت متأففة وغير مقتنعة وأنا أكتب رسالة شكر إلى تلك المحررة الغريبة الأطوار، أدركت فيما بعد أن أسلوب ليونارد في كتابة الرسائل باستمرار هو من أسباب محبة المحررين له، حتى الغضوبين منهم. فالرد على الوقاحة بالكرم يقوّض سلبية أصحابها ويجردهم من أسلحتهم، بل يغير مواقفهم في أحيان كثيرة. وعندما التقيت تلك المحررة مجدداً كانت أكثر تقبلاً لي وانفتاحاً على الاستماع إلى حديثي عن منتجاتنا.

المبادئ الخمسة لكتابة رسالة شكر فعالة

كيف تكتب رسالة شكر؟ لقد تعلمت 5 مبادئ لكتابة رسالة شكر فعالة.

خذ وقتك في التفكير.

التأني ضروري، حتى تخرج الرسالة صادقةً من القلب. فتمهل قبل صياغة رسالتك، لتفكر في قصدك منها. ما الذي تريد أن يعرفه متلقيها؟ وما هي المشاعر التي تأمل أن تثيرها فيه؟ وما هو الإحساس الذي تود أن يلازمه بعد قراءتها؟ وقد يصعب عليك أن تجد لها وقتاً في خضم جدول عملك المزدحم، لذلك من المفيد تخصيص وقت بانتظام، سواء كان ساعة أو حتى بضع دقائق. فأنا أخصص صباح كل يوم سبت للتفكير في أسبوعي وكتابة الرسائل. وأحتفظ على مكتبي بصندوق مملوء بالقرطاسية ذات الطابع الشخصي والبطاقات التي تحمل أشكالاً ورسومات مرحة. وهو ما يجعل طقوس كتابة رسائل الشكر سهلة وممتعة في الوقت نفسه.

اشكر من لا ينالون حقهم من الشكر.

خصص وقتاً للتعبير عن الامتنان لمن يشعرون بالإهمال. فعلى سبيل المثال، اعتاد لودر كتابة رسائل شكر إلى عمال مصنعه، أو حراس الأمن في بهو الشركة، أو طفلة تركت رسماً أو عملاً فنياً على مكتبه، وقد أرسل لودر بالفعل رسالة إلى ابنتي ذات الست سنوات، عندما تركت على مكتبه نموذج طائر صنعته له من ورق الأوريغامي. وأنا أحتفظ برسائل شكر عدة تلقيتها من مدرائي على مر السنين.

لتكن رسالتك محددة.

أفضل رسائل الشكر هي الغنية بالتفاصيل. لا تكتفِ بكتابة رسالة شكر عامة، بل امدح تفاصيل محددة أثرت فيك. فعلى سبيل المثال، عندما بعثت رسالة إلى مديرة سابقة، أشكرها فيها على كل ما تعلمته منها، وصفتُ كيف حفزت بملاحظات محددة تطوري المهني. وكما علمني لودر: "لا يقتصر الأمر على كتابة كلمات شكر، بل يجب أن يكون اعترافاً بالنجاح وإجادة العمل. اكتبي كلمات تعبر عن قيمة شخصية لك ولمتلقيها، واحرصي على ألا تبدو نمطية؛ اكتبيها بصدق، من قلبك".

اجعل مضمونها مهماً.

التعبير المؤثر عن الشكر هو الذي لا يقتصر على نقل الامتنان، بل يعلّم ويوضح، أو ينير الفكر أو يستنهض الشغف. وبتقديم رؤية عميقة أو معلومة، تزيد من قوة تأثير رسالة الشكر. فعلى سبيل المثال، عندما شهدت زميلاً يخوض محادثة صعبة مع أحد مرؤوسيه المباشرين، كتبت له رسالة أشيد فيها بشجاعته في خوض الحوار والتعامل معه برزانة وحكمة. وقد أظهرت الرسالة احترامي له وأكدت أنه اتخذ الخيارات الصحيحة.

أوان الشكر لا يفوت أبداً.

حتى إن مضى على الهدية التي تلقيتها 6 أشهر أو أكثر، فمن الأفضل أن تبعث إلى صاحبها رسالة شكر في كل الأحوال. اعتذر عن التأخير، ثم انتقل إلى نقطة أخرى دون مزيد من الأعذار، وعبّر عن مشاعرك الحقيقية تجاه الهدية أو البادرة. سوف يقدّر المتلقي رسالتك ويسامحك على التأخير ولا سيما إذا لم تكن الهدية مادية؛ فقد تمر سنوات قبل أن تدرك مدى تأثير شخص ما على حياتك. فلا تدع مرور الوقت يمنعك من التعبير له عن امتنانك. واجعل من عاداتك المنتظمة التفكير فيما إذا كان هناك أي شخص تدين له برسالة شكر من القلب.

قد تبدو رسائل الشكر عادة مقتصرة على الأطفال أو الموظفين الساعين إلى ترك انطباع جيد عنهم في بداية حياتهم المهنية. ولكن التعبير عن الامتنان لهدية تلقيناها أو لعمل جاد أو لاهتمام شخصي، يخلق احتراماً متبادلاً ضرورياً لبناء العلاقات القوية التي يعتمد عليها المسؤولون التنفيذيون. وإلا ما عدّ الخبراء الامتنان من بين العناصر الأساسية للسعادة. تساعدني كتابة رسالة شكر بخط اليد على الشعور بمزيد من الارتباط بالأحباء والأصدقاء والزملاء، في عالم نشعر في بعض الأحيان أنه مليء بالانقسامات وضحل. وفي عصرنا الرقمي الذي تسوده الرسائل الموجزة، تبرز رسائل الشكر المكتوبة بخط اليد باعتبارها تعبيراً قوياً عن التأثير اللامحدود للكرم واللطف.