كيف تقدم بياناتك بطريقة احترافية؟

مع وجود سبل كثيرة للتلاعب بالمعلومات وتشويهها اليوم، أصبحت العروض التقديمية تحتاج إلى أكثر من مجرد مشاركة أفكار عظيمة، فأنت اليوم بحاجة إلى دعم هذه الأفكار ببيانات موثوقة. وهذا ينطبق على الجميع، بدءاً من المسؤول التنفيذي الذي يقدم عروضاً ترويجية أمام عملاء جدد، والبائع الذي يحاول بيع خدمته وصولاً إلى الرئيس التنفيذي الذي يناقش الحاجة إلى التغيير. فكيف يمكنك تقديم البيانات باحترافية أثناء عرضك التقديمي؟

تقول الباحثة والمستشارة أليكساندرا صامويل: "تعتبر معرفة طريقة إعداد عرض تقديمي قائم على البيانات وطرحه مهارة أساسية لدى كثير من المهنيين، بما أننا نضطر في أغلب الأوقات لإخبار زملائنا قصصاً تصبح أكثر إقناعاً عندما ندعمها بالأرقام".

قد تظن أن ذلك ليس بمشكلة، يمكن إضافة رسم بياني عمودي هنا ومخطط دائري هناك، هذا كل ما في الأمر، أليس كذلك؟

ولكن، مهلاً! صحيح أن العرض التقديمي الجيد يتضمن البيانات، إلا أن البيانات وحدها لن تضمن أن يكون العرض جيداً. فليس وجود البيانات بحد ذاته هو ما يمنح العرض التقديمي قوته، بل طريقة تقديم هذه البيانات.

قد يبدو عرض البيانات بسيطاً في عصر برامج "باوربوينت" (PowerPoint) و"بريزي" (Prezi) و"كانفا" (Canva) و"فيزم" (Visme) و"هايكو ديك" (Haiku Deck) وغيرها من منصات التقنية التي تطلق عليها أسماء مجنونة. ولكن، هل شعرت يوماً بالارتباك عند النظر إلى رسم بياني في مؤتمر ما، أو سماع محاضر يقول: "ربما لا يمكنك رؤية هذا المخطط جيداً ولكن ما يعرضه هو..."؟ هل هناك رسم بياني فاشل أكثر من رسم عديم الفائدة؟

كيفية تقديم البيانات باحترافية

يمكن لطريقة تقديم البيانات باحترافية مضاعفة أثرها، أو قتله تماماً. ولذلك انتبه للطرق السبع التالية لضمان أن تؤدي بياناتك وظيفتها.

1) احرص على إمكانية رؤية بياناتك من أجل تقديم البيانات باحترافية

قد يبدو هذا الأمر بديهياً، ولكنك تكون في بعض الأحيان شديد الالتصاق بعرضك التقديمي، بكل معنى الكلمة. وقد يكون ما يمكنك قراءته على جهاز الكمبيوتر المحمول غير مقروء عندما يُعرض على الشاشة، ولن يتعلم جمهورك ما لا يمكنهم رؤيته. من أجل تفادي كارثة جعل الأرقام والتسميات غير مرئية، تدرب على عرضك مع زملائك، واطلب منهم الجلوس على مسافة مساوية لمسافة جلوس جمهورك الفعلي. سلهم: "هل يمكنكم رؤية هذا الرسم البياني بوضوح؟" إذا لم تكن الإجابة "نعم" مؤكدة، أعد تصميم الرسم كي تصبح رؤيته أسهل.

2) ركز أكثر على النقاط التي توضحها بياناتك

في القصص المصورة، إذا كنت المرأة الخارقة فستكون البيانات هي أنشوطتك السحرية، أداة تقوي أثرك ولكنها لا تتمتع بأي قيمة إلا عندما تستخدمها بغرض محدد. لا تلق عبء فك شيفرة بياناتك على جمهورك، فمن واجبك أنت أن تفسر لهم كيف تدعم البيانات النقاط الأساسية التي تتحدث عنها.

شرحت ذلك خبيرة تصميم العروض التقديمية نانسي دوارتي قائلة: "لا تتعلق شرائح البيانات بالبيانات فعلياً، بل تتعلق بمعنى البيانات، ويقع على عاتقك أنت جعل هذا المعنى واضحاً قبل أن تنتقل إلى النقطة التالية. وإلا فلن يفهم جمهورك حجتك، ولن يقتنع بها".

عندما تربط البيانات بالنقاط الرئيسية التي تدعمها، يجب أن يكون الانتقال إليها واضحاً، حيث تقول شيئاً مثل:

"تبين هذه البيانات ما يلي:..."

"يوضح هذا الرسم البياني..."

"تثبت هذه الأرقام أن..."

قد تتمتع هذه الجمل الانتقالية بأهمية مساوية لأهمية النتائج نفسها، لأنك تلفت انتباه الجمهور إلى هذه النتائج.

3) شارك فكرة أساسية واحدة فقط في كل رسم بياني

مشاركة كثير من التفاصيل دفعة واحدة هي أسرع طريقة لإرباك جمهورك. يجب ألا تشارك إلا النقاط التي تدعم فكرتك بقوة، والأمثل هو أن تشارك نقطة واحدة لكل رسم بياني. كي تبقي رسمك البياني مفهوماً، سل نفسك: "ما هي المعلومة الوحيدة الأهم التي أريد أن يستخلصها جمهوري من هذه البيانات؟" هذه هي المعلومة الوحيدة التي يجب عليك إيصالها. وإذا كان لديك عدة نقاط هامة تريد إيصالها، فكر بعرض كل واحدة منها برسم بياني منفصل.

الخطأ الذي يقع فيه كثير ممن يقدمون عروضاً تقديمية هو الاعتقاد بأن عليهم إدراج كل بند وفكرة ونقطة بيانات في الشريحة الواحدة. ولكن إذا كنت تشارك توجهاً محورياً نما بدرجة كبيرة ما بين عامي 2014 و2017، سيكون ما حدث عام 2013 غير مهم. وإذا كان 77% من المشاركين يفضلون منتجاً، و21% يفضلون منتجاً آخر، لن يكون ما يفضله البقية الذين يشكلون 2% مهماً ولن يكون جديراً بالذكر.

يقول المعلم الأكبر في العروض التقديمية القائمة على البيانات، سكوت بيريناتو: "يدفعك حماسك لمشاركة كل ما تعرفه، ولكن الرسوم البيانية المزدحمة توصل فكرة أنك كنت شديد الانشغال، وكأنك تقول: ’انظروا إلى كل هذه البيانات التي جمعتها والعمل الذي أنجزته‘".

4) استخدم تسميات واضحة لمكونات الرسم البياني

ستعمل على الرسم البياني لأسابيع أو أشهر، ولكن جمهورك لن ينظر إليه إلا لبضع ثوان. ولذلك، عليك أن تمنحهم أفضل فرصة لفهم بياناتك عن طريق استخدام لغة بسيطة واضحة وكاملة لتمييز محوري "س" و"ص"، وأجزاء المخطط الدائري والأعمدة وغيرها من العناصر البيانية. حاول تفادي الاختصارات غير المعروفة، ولا تفترض أن الجمهور سيتذكر تسميات العناصر التي وردت في إحدى الشرائح إذا مرت في شرائح لاحقة.

سيكون بعض الأشخاص ضمن جمهورك من ذوي القدرة على التعلم البصري (مثلي!)، ويمكنهم فهم ما يرونه أكثر مما يسمعونه. ولذلك يكون وضوح الشكل البياني وبداهته أساسيان.

5) أبرز على نحو مرئي مناطق "زبدة القول"

كل رسم بياني أو مخطط دائري يضم منطقة "زبدة القول"، وهي عدد أو مجموعة من البيانات التي تكشف نقطة أساسية من فكرتك.

يشرح المقدم الفطن أهمية منطقة "زبدة القول" لفظياً، من خلال مشاركة المعلومة أو التوجه أو القصة التي تحملها البيانات.

ويشرح المقدم الأفضل هذه النقاط بصوت عال ويكتبها أيضاً على الشريحة كنقاط تعداد.

ولكن أفضل المقدمين يقوم بكل ما سبق مع التركيز المرئي على منطقة "زبدة القول" نفسها، عن طريق رسم دائرة حولها أو تظليلها ليتمكن من إيصال المعلومة لجميع أفراد جمهوره على اختلاف قدراتهم في التعلم (السمعي واللفظي والمرئي)، بالإضافة إلى اتباع التعزيز الثلاثي لأهم أهداف البيانات.

6) اكتب عنواناً للشريحة يعزز النقطة التي تتحدث عنها

حتى إذا كانت البيانات موضحة بطريقة فعالة على الشرائح، يبقى العنوان هو أهم عنصر في الشريحة لأنه أول عنصر يلاحظه الجمهور ويفهمه. ولكن كثيراً ما يستخدم المقدمون كلمات أو جملاً عامة مثل "إحصاءات" أو "بالأرقام" وهي لا تفيد في أي غرض عملي.

حتى إذا كانت العناوين محددة أكثر، مثل "ما يفضله جيل الألفية" أو "حملات التوعية"، يمكن تحسينها أكثر بعناوين تحمل نقاطاً محددة مثل: "جيل الألفية يفضل الهاتف النقال" أو "حملات التوعية في ازدياد".

7) توجه بالتقديم للجمهور، لا للبيانات

ينظر كثير من المقدمين إلى شرائحهم عندما يتحدثون عن البيانات، وكأن شرائح "الباوربوينت" هي جمهوره. ولكن جمهورك فقط هو جمهورك، وبما أنهم بشر مثلك، يمكنهم فهم أفكارك أفضل عندما تنظر إلى أعينهم مباشرة. هذا لا يعني أنه يجب ألا تنظر إلى بياناتك إطلاقاً، ولكن لا تجر المحادثة معها، ألق نظرة سريعة إلى الشرائح كي تتذكر المعلومات التي تتحدث عنها، ولكن توجه في حديثك عن النقاط الأساسية إلى جمهورك مباشرة.

عندما تقدم البيانات بأسلوب واضح ومحدد، سترفع هذه البيانات مصداقيتك وجدارتك بالثقة، بيد أن تقديم البيانات على نحو سيئ لن يؤدي إلى هدر الفرصة فحسب، وإنما سيضر بسمعتك كمحاضر أيضاً. تماماً مثل أنشوطة المرأة الخارقة، يعتبر تقديم البيانات باحترافية أداة سحرية لتوضيح حقائق مقنعة، فاستخدمه بحكمة.