كيف تحوّل رسالة رفض إلى فرصة لتثبت مهنيتك العالية؟ (مع أمثلة عملية)

فريق عمل هارفارد بزنس ريفيو؛ ويست إند61/شون غلادويل/آر. تسوبين/غيتي إميدجيز  

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

ملخص: عندما تتلقى رسالة رفض من وكالة توظيف أو مدير توظيف، أرسِل إليه رسالة شكر.

• عبِّر له في هذه الرسالة عن امتنانك للوقت الذي بذله للاهتمام بطلبك، وعن رغبتك في أن يأخذك في الحسبان للفرص المستقبلية، والتمس آراءه حول المهارات التي عليك تحسينها.
• ومن الطبيعي ألا يستجيب كل مدير توظيف لطلبك. قد تكفيك نصيحة واحدة من أحد مدراء التوظيف لتساعدك على تحسين فرصك في الحصول على وظيفة أو تدريب مماثلين مستقبلاً.
• وبوسعك استخدام هذه الاستراتيجية عند التقدم بطلب للحصول على المِنح الدراسية والزمالات وبرامج التدريب ومسابقات الجوائز وبرامج القيادة.

الحقيقة المرّة التي يتعين على معظم المرشحين للوظائف تقبّلها هي أنهم سيواجهون الرفض في أثناء بحثهم عن وظيفة. ستُستبعد حتماً من إحدى الوظائف، فلن تستطيع السيطرة على قرارات الآخرين، لكنك تستطيع السيطرة على استجابتك لها. عند تلقّي رسالة رفض من وكالة توظيف أو مدير توظيف، فإن أفضل شيء يمكنك قوله هو “شكراً لك”.

عندما أُسدي هذه النصيحة للباحثين عن عمل، يعترضون غالباً ويقولون: “لكن الشركة أهدرت وقتي، كان بوسعي الاستفادة من ذلك الوقت في التقدم لوظائف أخرى، وعليّ الآن أن أبدأ من جديد. فلماذا أشكرهم؟” إليك لمَ يجب عليك أن تشكرهم:

1. الطريقة التي تستجيب بها للرفض تعكس شخصيتك

من واقع خبرتي في توظيف الموظفين بعقود والموظفين المساعدين في أعمالي الخاصة، لا يرسل معظم المرشحين رداً على رسائل الرفض. ويتميز عنهم أولئك الذين يردّون برسائل الشكر والامتنان. فذلك يُظهر نضجهم ويعطيهم الأولوية في الفرص المستقبلية التي تناسب مؤهلاتهم.

إليك نموذجاً يمكنك استخدامه للرد على رسالة الرفض. كما يجب عليك اتخاذ خطوتين بالإضافة إلى شكر الطرف الآخر على وقته والتعبير عن الامتنان لهذه الفرصة، وهما الإعراب عن رغبتك في أن تؤخذ بالحسبان للفرص المستقبلية، وطلب ملاحظاته حول المهارات التي عليك تحسينها.

مرحباً (اسم المدير)

أبلغتني اليوم (اسم وكالة التوظيف) بقراركم المتعلق بوظيفة (اسم الوظيفة). مع أنني كنت أتمنى أن تكون النتيجة مختلفة، أود أن أشكرك على وقتك الذي خصصته لي الأسبوع الماضي. أقدّر جداً الفرصة التي أتيحت لي لمعرفة المزيد عن ____.

أرغب في الإبقاء على التواصل مع (اسم القسم / الفريق / البرنامج)، لذا يرجى إبلاغي في حال وجود فرص عمل مناسبة أخرى. وسأكون سعيداً بالتحدث معك في جلسة محادثة فردية في حال رغبتَ في مناقشة تحسين مهاراتي للترشح لوظائف الأخرى. ستكون أي نصيحة موضع تقدير كبير!

أكرر شكري لك، وأتمنى ألا تتردد في التواصل معي إذا كان بمقدوري مساعدتك في أي وقت.

أطيب التحيات،

(الاسم)

يكتسب الرد بهذه الطريقة أهمية خاصة إذا أجريت المقابلات مباشرةً مع مدير التوظيف. ومن الأفضل أن تستغل فرصة اهتمامه بك ما دامت متاحة. تقتصر المعلومات التي يملكها مدير التوظيف عنك على المستندات المرفقة بطلب التوظيف، والمقابلات، وأي شيء يمكنه العثور عليه من خلال بحث سريع في جوجل. سيؤثر كل تفاعل إضافي في انطباعه عنك، ومن خلال الرد بهذه الطريقة، فأنت تُريه أنك مثابر وملتزم بتحسين مهاراتك. ومن المرجح أن يساعدك مدير التوظيف الذي يقدّر ذلك ويعجب بأخلاقياتك في العمل إذا تقدمت إلى وظائف أخرى في فريقه أو في شركته.

نصيحة من خبير:

لن ينجح هذا النهج في حال أُعلمت بقرار الشركة عبر بريد إلكتروني لا يمكن الرد عليه (no-reply) وكنت لا تعرف المسؤول عن التوظيف أو مدير التوظيف. وهو أحد الأسباب العديدة التي تجعلني أوصي بأن يعطي المتقدمون الأولوية للمقابلات الاستشارية والإحالات بدلاً من التقديم للوظائف من خلال موقع الشركة على الإنترنت.

2. فرصة لترويج نفسك

في حال تقدمت بطلب للحصول على وظيفة وأجريت الجولة الأخيرة من المقابلات، فأنت في وضع ممتاز لترويج نفسك بوصفك مرشحاً مناسباً لفرص العمل المستقبلية. ستتميز عن المتقدمين الآخرين في حال كان لديك تواصل سابق مع مدير التوظيف. في الواقع، يحافظ العديد من مدراء التوظيف على صلاتهم مع المتقدمين المحتملين قبل توفر وظائف شاغرة (أو قبل نشر إعلانات الوظائف عبر الإنترنت) في ممارسة يشار إليها باسم “إنشاء دكة الاحتياط”.

هذه الممارسة مفيدة لمدراء التوظيف في المواقف التي يضطرون فيها إلى العثور على موظفين بسرعة، سواء بسبب مغادرة أحد أعضاء الفريق على نحو غير متوقع أو توسيع الشركة لفريق ذلك المدير. ففي حال أنشأ المدير مسبّقاً مجموعة بدلاء من المرشحين المحتملين، فلن يضطر إلى البدء من نقطة الصفر في عملية التوظيف، لأنه يستطيع التواصل مع مرشحين مؤهلين. إليك مثالاً عن رد تستطيع من خلاله ترويج نفسك أمام الشركة رداً على رسالة الرفض (تتضمن الفقرة الأولى عيّنة من أسلوب المخاطبة التي يمكنك استخدامه في حال تلقيت سابقاً ملاحظات في أثناء مقابلة العمل):

مرحباً (اسم المدير)

أقدم لك شكري على الوقت الذي خصصته لي الأسبوع الماضي. أقدِّر ما قدمته لي من ملاحظات حول (اذكر المجال التي تحتاج إلى تحسين مهاراتك فيه) وقد اتخذت (اذكر الخطوات التي اتخذتها) لتنمية مهاراتي فيه. حدّثت ملفي التعريفي على لينكد إن (تضع الرابط الخاص بملفك هنا) ليشمل أحدث العيّنات عن عملي والشهادات التي حصلت عليها.

ما زلت أرغب بشدة في الانضمام إلى (اسم الشركة). وبالنظر إلى نمو فريقك، أود أن تأخذني في الحسبان لشغل إحدى الوظائف الشاغرة (اسم مسمى وظيفي معين) في (اسم مجال معين من العمل). أرجو أن تتواصل معي في حال توافر أي شاغر وظيفي في (الفريق / القسم) أو أي فرص عمل أخرى في (اسم الشركة) مناسبة لي.

أتمنى أن نجري مكالمة لكي أعرف المزيد عن كيفية تحقيق النجاح في حال التقدم لفرص عمل مستقبلية في فريقك، الرجاء إبلاغي عن الموعد المناسب لك لإجراء مكالمة مختصرة في الأسابيع القليلة المقبلة.

أكرر شكري لكم

أطيب التحيات،

(الاسم)

لا مانع من التعبير عن اهتمامك بفرص العمل المستقبلية حتى لو لم تتأهل للجولة الأخيرة من المقابلات. في بعض الحالات، قد يعرض عليك مدير التوظيف مناصب أخرى داخل الشركة أو يتواصل معك بمجرد توافر الفرص التي تناسبك أكثر. وإن لم تردّ على عرضه، فأنت تنهي المحادثة قبل بدئها.

نصيحة من خبير:

يمكنك إرسال رسالة شكر مماثلة إلى وكالة التوظيف أو إبلاغها هذه المعلومات شفهياً في حال تواصلت معك عبر الهاتف. فقد تكلّفها الشركة بملء وظائف مماثلة في فِرق أخرى، ومن الشائع بين المتقدمين المحتملين ترويج أنفسهم لوكالات التوظيف في حال توافر فرص مستقبلية.

3. بوسعك جمع ملاحظات فائقة الأهمية

يأخذ الكثير منا الأمر على محمل شخصي عندما لا تسير الأمور على ما يرام في عملية التقديم على وظيفة في إحدى الشركات، وبعد ذلك نتوقف عن التقدم إلى تلك الشركة. وفي حال وقعت في هذا المزلق (كما وقعت أنا في الماضي)، فأنا أدعوك لتغير نظرتك إلى الرفض. وبدلاً من الاستسلام كلياً أو اعتبار الرفض فشلاً، اسأل نفسك، “كيف يمكنني الاستفادة من هذه التجربة لتحسين فرصي في الحصول على عرض عمل في المرة القادمة، سواء في هذه الشركة أو في شركة أخرى؟”.

يعتمد جزء كبير من عملية التوظيف على وجهات النظر الشخصية لصنّاع قرار التوظيف، لذلك من المفيد معرفة انطباعاتهم عنك بصفتك مرشحاً لنيل الوظيفة، وذلك بناءً على المستندات المرفقة بطلب التوظيف وأدائك في المقابلات.

ربما كانت لديك المؤهلات المطلوبة جميعها، لكنك لم توضح ذلك بدرجة كافية لمدير التوظيف. وربما كان لدى متقدم آخر خبرة أكبر في مجموعة محددة من المهارات التي يفتقدها الفريق، لذلك اختار مدير التوظيف ذلك المتقدم بدلاً منك، معتقداً أنه سيعوّض نقص المهارات في الفريق على نحو أفضل منك. أو ربما لم يكن العيب فيك، لكن مدير التوظيف فضّل تعيين مرشح من داخل الشركة لامتلاكه سنوات من الخبرة فيها. خسرتُ فرص عمل عدة بسبب تلك الأسباب، ولم أتمكن من معرفتها إلا بعد طلب الملاحظات من مدراء التوظيف والموظفين الذين عملوا معهم.

بالإضافة إلى الأمثلة المذكورة أعلاه، إليك عيّنة أخرى من الأسلوب الذي يمكنك استخدامه في رسائل المتابعة، لطلب ملاحظات مباشرة ومحددة بعد الرفض:

نظراً للتنافسية الشديدة في سوق العمل في أيامنا هذه، هل من الممكن أن تسدي لي نصيحة لتحسين فرصي في المرة القادمة. هل ثمة مهارات محددة تنصحني بتطويرها أو نقاط محددة في المقابلة عليّ أن أركز عليها؟ أي ملاحظة ستكون ذات أهمية كبيرة بالنسبة لي. إذا كنت تفضّل الحديث عنها عبر الهاتف، فيسعدني أن نجري محادثة هاتفية في هذا الأسبوع أو الأسبوع الذي يليه.

لسوء الحظ، لن يستجيب العديد من مدراء التوظيف لطلبك للحصول على ملاحظات، لأن بعض الشركات لديها سياسات تمنع المدراء من تقديمها لطالبي التوظيف. ومع ذلك، من الضروري طلبها لأن المدراء في بعض الشركات سيسدون لك النصائح إذا لمسوا إمكانات جيدة لديك. وفي حال لم تسعَ قط للحصول على ملاحظات، فإنك تخاطر بتكرار الأخطاء نفسها عندما تتقدم للحصول على فرص أخرى.

نصيحة من خبير:

يمكنك التماس المشورة أو الأفكار من الموظفين الذين أجروا معك المقابلات إذا رفض مدير التوظيف تقديم أي ملاحظات. وأوصيك بإرسال رسائل شكر لجميع الذين أجروا معك المقابلات، وليس مدير التوظيف فحسب.

. . .

بصفتي مؤسِّسة دليل الاستمرار في الحياة المهنية (Career Survival Guide)، تحدثت إلى موظفين رُفضت طلباتهم عدة مرات قبل أن تتصل وكالة التوظيف بهم لتحديد موعد أول مقابلة. كما تحدثت مع موظفين أجروا مقابلات عدة مرات -ورفضتهم الشركة نفسها عدة مرات- قبل أن يحصلوا أخيراً على عرض عمل منها.

توقع الرفض خلال مسيرتك في البحث عن وظيفة، خاصةً إذا تقدمت لوظائف مطلوبة بشدة، إذ يتلقى بعض الشركات مئات طلبات التوظيف لفرصة عمل واحدة. وأكثر الموظفين نجاحاً ممن الذين أعرفهم هم الذين يبنون العلاقات عبر مراحل عملية البحث عن وظيفة، ويركزون على تحسين نهجهم من خلال الاستفادة من الملاحظات إلى جانب تطوير مهاراتهم في كل مرة يتقدمون بها إلى فرص عمل جديدة.

الرفض لا يعني الفشل، بل إعادة توجيه إلى المسار الصحيح. وباستخدام الاستراتيجيات المذكورة أعلاه، يمكنك تحويله إلى فرصة.