كيف تخبر مديرك أنّ لديك الكثير من العمل؟

يبدو في هذه الأيام أنّ لدى غالبية الناس الكثير من المهام على جدول أعمالهم. إذ يشكو الجميع من تراكم العمل. إذن، كيف تخبر مديرك بوضوح أنّ لديك من العمل ما يفوق طاقتك؟ فلا أحد يرغب بأن يعطي انطباع أنه كسول، أو غير ملتزم، أو لا يجيد العمل ضمن الفريق. كيف يمكنك حماية صورتك كموظف مجتهد في حين لم تعد قادراً على الاحتمال؟

ما يقوله الخبراء عن كيف تخبر مديرك أنك مشغول؟

مهما كنت مشغولاً، إلا أنك ربما تشعر بصعوبة بالغة في التحدث إلى مديرك حول العبء الكبير الملقى على عاتقك. ويعود ذلك إلى أمرين، تقول جولي مورغنسترن، خبيرة الإنتاجية ومؤلفة كتاب "لا تقرأ بتاتاً بريدك الإلكتروني في الصباح" (Never Check E-Mail in the Morning). أولاً، تخشى من أنّ قولك شيئاً مماثلاً يعرضك لخسارة وظيفتك. "إذ تشعر في قرارة نفسك أنك إذا كنت غير قادر على إنجاز العمل، فهناك شخص آخر يستطيع ذلك، وبالتالي تشعر أنه يمكن الاستغناء عنك". ثانياً، "يميل الإنسان بطبيعته إلى التفكير ’أنا لا أعمل بجد بما فيه الكفاية، أنا لست ذكياً بما فيه الكفاية، أو لا أتمتع بالكفاءة المطلوبة. يجب أن أكون قادراً على التعامل مع الأمر’. وبالتالي تعاني بصمت". لكن القيام بذلك يعرّض حياتك المهنية للخطر، وفق ليان ديفي، المؤسسة المشاركة لشركة "ثري كو زي إنك." (3COze Inc.)، ومؤلفة كتاب "ابدأ بنفسك: ألهم فريقك للتطور، والانسجام، وإنجاز المهام" (You First: Inspire Your Team to Grow Up, Get Along, and Get Stuff Done)، حيث تقول عن ذلك: "أنت تلتزم بالعمل فوق طاقتك لأنك طموح أو تريد إثارة إعجاب مديرك، لكن عندما تفشل في تسليم العمل بالموعد المحدد أو تسلم عملاً غير متأن أو غير سليم، يُستنتج من ذلك أنك شخص لا يمكن الاعتماد عليه". لذلك عندما تشعر أن العمل يتراكم لديك، يتوجب إخبار مديرك بذلك. إليك بعض الطرق لكي تجري معه محادثة سلسلة وهادئة.

هون على نفسك

لا يقلل شعورك بأنك منهك ومرهق من شأن قدراتك. تقول مورعنسترن: "لا تكن قاسياً في الحكم على نفسك. تسعى غالبية الشركات والمؤسسات إلى إنجاز العمل بسرعة وبأقل الموارد، لذلك هناك المزيد من العمل والقليل من الوقت لإنجازه". وإذا كنت موظفاً كفؤاً ورفضت في بعض الأحيان أداء عمل ما أو طلبت المزيد من الوقت لإنجازه، فهذا لا يعني أنك كسول، ولن ينعكس سلباً عليك. وتضيف مورجنسترن: "في الحقيقة، قول لا من وقت لآخر يزيد من مصداقيتك. يرغب المدراء في أن يتحدث الموظفون بصراحة إذا كان هناك أي شيء يمنعهم من أداء مهامهم على أحسن وجه". وعلى الرغم من أنّ الاعتراف بعدم قدرتك على إنجاز جميع المهام الموكلة إليك يشعرك بعدم الارتياح، تقول ديفي: "إنه التصرف المسؤول المطلوب منك تجاه مؤسستك. إذا كنت غارقاً في العمل ولا تستطيع الوفاء بالتزاماتك، ستضع فريقك في موقف محرج".

اقرأ أيضاً: طريقة متكاملة للتصرف عندما يكون لديك مدير سيئ (بحاجة لاشتراك)

اطلب النصيحة والدعم

عندما تشعر أنك مشغول فوق طاقتك، سيكون مفيداً أن تسأل آخرين عن رأيهم حول حجم عملك. تقول مورجنسترن: "يمكن لطرف ثالث مساعدتك على معرفة أين تقف". وهي توصي بتلخيص مشاريعك والتزاماتك لصديق/صديقة أو زميل/زميلة محل ثقة. "اطلب منه أن تلقي نظرة على حجم العمل لديك" وأن تعطيك رأياً صادقاً "حول ما إذا كانت كمية العمل الموكلة إليك كثيرة جداً بالنسبة لشخص واحد". كما يمكنك أيضاً طلب النصيحة من مديرك. تقول ديفي: "تحصل على توجيه أو تدريب من قبل مديرك على استراتيجيات التعامل مع العمل الزائد". يساعد طلب التوجيه الطرفين على توضيح التوقعات والعمل بكفاءة أكبر. "قل: يتطلب الأمر مني حوالي خمس ساعات في الشهر لإعداد هذا التقرير للقسم المالي. هل يناسب هذا توقعاتك؟ هل لديك أي اقتراحات حول كيفية تبسيط العملية؟". ففي النهاية، "ليس مديرك ببعيد عن الأمر وهو لابد أنه واجه مثل هذه الضغوطات في وقت ما".

قدم حلولاً

تقول مورغنسترن: "يتطلب خوض حوار صريح مع مديرك حول حجم عملك أن تنطلق من الأرضية الصحيحة التي تتلخص بأنك تقف في الصف نفسه مع مديرك من أجل تحقيق أهداف الشركة". وهي تقترح بدء المحادثة من خلال "استعراض الأهداف المشتركة للمؤسسة" لضمان أنّ كليكما متفقان على الأهداف. "بعد ذلك، اذكر العقبات التي تواجهك" وتمنعك من تحقيق تلك الأهداف. وكن واضحاً ودقيقاً قدر الإمكان. يمكنك القول، على سبيل المثال: "تتطلب هذه المهمة الكثير من البحث، وهذا يستغرق الكثير من الوقت"، أو "بما أنني الآن أتولى إدارة فريق، فإنني أقضي الكثير من الوقت في التخطيط ووقتاً أقل في إنجاز العمل اليومي". يُعتبر الجزء التالي من المحادثة مهماً جداً: قدم ثلاث أفكار لمعالجة المشكلة. تقول مورجنسترن: "إياك أن تعرض على مديرك مشكلة إذا كنت لا تملك لها حلاً". تقترح على سبيل المثال إنجاز بعض المهام كل ثلاثة شهور بدلاً من كل شهر، أو أن يساعدك زملاؤك في مشروع معين، أو أن تستعين المؤسسة بموظف مؤقت للتخفيف من ضغط العمل. يتمثل هدفك في تحديد "المشاريع التي يمكن تأجيلها، أو إيكالها لآخرين، أو إلغاؤها، أو تقليصها".

حدد الأولويات

من المزعج أن يقوم مديرك بإيكال مهمة أُخرى لك عندما تعمل بالفعل فوق طاقتك. تقول ديفي: "في كثير من الأحيان، يقومون بتوزيع مهام دون أن يدركوا الوقت الذي يستغرقه القيام بكل مهمة على حدة". يتوجب عليك الرد بتوضيح المهام الموجودة على جدول أعمالك وبعدها تسأل "أي من هذه الأكثر أهمية؟ وما هو ترتيب المهام الأُخرى حسب الأولوية؟" وتوصي مورغنسترن أن تسأل مديرك بأن "يحدد مستوى الجهد" الذي يتوقعه لإنجاز مهام معينة وما هو "الحد الأقصى، والأدنى، والمعتدل للجهد بالنسبة له". أياً كان ما سيحصل، لا توافق مباشرة على تحمل عبء مهمة جديدة إذا لم تكن متأكداً من قدرتك على إنجازها. تقول مورغنسترن: "قل: ’أخبرُوني ما هو المتوقع لهذه المهمة وسأخبركم إن كان بإمكاني إنجازها وفقاً للمشاريع الأُخرى التي أعمل عليها. هل يمكنني الرد عليكم غداً؟’ حاول كسب الوقت".

اعرض تقديم المساعدة

حتى وإن كنت مثقلاً بالمهام، يُعتبر من المراعاة والذكاء المهني أن تقدم المساعدة متى استطعت. تقول ديفي: "ينبغي لصيغة الرسالة التي يجب نقلها لمديرك أن تكون على النحو التالي: لا أشعر أني أستطيع تولي هذه المهمة دون أن يكون ذلك على حساب الأعمال الأُخرى التي التزمت بها، ولكن يمكنني اقتطاع بعض الوقت بين مشاغلي لتقديم التوجيه للشخص الذي سيتولى المهمة". يمكنك على سبيل المثال اقتراح حضور جلسات تبادل الأفكار، أو قراءة المسودات الأولية، أو أن تكون بمثابة المستشار. وتضيف ديفي: "عليك عندها أن تضمن وقتاً متاحاً لذلك". إن بذلت جهداً بسيطاً يمكن أن ينقذ آخرين، حتى وإن كان وقتك ضيقاً. وهي وسيلة لتعزيز "هويتك ومكانتك كموظف مسؤول وملتزم بنجاح المؤسسة"، كما تقول مورغنسترن.

كن صادقاً

هناك أوقات في حياة الجميع عندما تكون الأحداث الشخصية المضطربة لها الأسبقية على كل شيء آخر.. إذا كنت تمر بفترة مماثلة. على سبيل المثال: تم تشخيص إصابة والدتك بمرض خطير، أو يواجه ابنك أوقات عصيبة في المدرسة. فإما أن تكون صريحاً بشأنها وهو الحل الأفضل، تقول مورغنسترن: "يمكنك أن تقول لمديرك إذا تجاهلت الأمر، سيخلق هذا ضغوطاً كبيرة على عائلتي وسيؤثر على أدائي الوظيفي". ينبغي أن تكون لهجتك موضوعية وواضحة، وأن يكون سلوكك "مبرراً ومركزاً قدر الإمكان". تتفق ديفي مع ذلك بقولها: "ليكن الأمر عابراً ومحدداً بفترة زمنية. قل: ’هذا الأمر لا يتكرر غالباً، إلا أنّ وضعي سيكون صعباً للغاية خلال الأسبوعين المقبلين. أنا بحاجة للمساعدة’". سيقدر المدير الصالح والمنطقي صراحتك. أو "تحاول أن تكون بطلاً في حين تسبب الأذى لنفسك، وهذا ليس الحل الأمثل".

حاول إخبار زملاءك بما تنوي فعله

ربما لا يكون إخبار مديرك بأنك مجهد له دوماً التأثير المستحب. عندما لا يرغب مديرك بالتغيير، توصي ديفي بأن تعطي زملاءك في الفريق فكرة مسبقة عما تعانيه من ضغوطات. تقول بهذا الشأن: "إذا لم يرغب مديرك بمراعاتك، فلربما يفعلون هم ذلك". ربما يتولون بعض المهام عنك أو يؤجلون الجزء الخاص بك من العمل. وحتى إن لم يستطيعوا مساعدتك، فقد نبهتهم على الأقل بأنك منهك وبالتالي غير قادر على بذل قصارى جهدك. وبأنك لا تريد أن يزعزع أي شيء ثقتهم بك. إذا واصل مديرك تجاهل مدى انشغالك، اعتبر ذلك إشارة أنك ربما تحتاج للانتقال إلى وظيفة جديدة، كما تقول مورجنسترن. وتضيف: "أنّ الإرهاق في العمل ليس أمراً يمكن تحمله على المدى الطويل".

مبادئ ينبغي تذكرها:

افعل:

اطلب نصيحة مديرك أو زميلك في العمل حول طرق تقليل الوقت الذي تحتاجه لإنجاز مهام معينة.
كن صريحاً في السؤال عن إمكانية تغيير الأولويات أو تبديل بعض المهام.
حاول إظهار الرغبة في المساعدة عبر الاستفسار عما إذا كانت هناك طرق بسيطة يمكنك من خلالها تقديم المساعدة لزملائك وللمشاريع.

لا تفعل:

أن تقسو على نفسك. إنّ رفض طلب ما في بعض الأحيان أو طلب تأجيله لا يعني أنك كسول.
أن توافق على المزيد من العمل فوراً. اكسب بعض الوقت من خلال إخبار مديرك أنك ستقيّم عبء العمل لديك وتعود إليه فيما بعد.
أن تخفي الأمر عن زملائك عندما لا ينصت لك مديرك. حاول لفت انتباههم عندما تشعر بضغوطات كي لا تخسر ثقتهم.

حالة دراسية رقم 1: قدم حلولاً وكن مستعداً لتقبل النصيحة

بعد مضي عام على عملها كنائبة مدير استراتيجية المنتج في شركة "سيريديان" (Ceridian)، تمت ترقية ليزا ستيرلينغ إلى مديرة الموارد البشرية في الشركة القائمة في مينيابولس والتي توفر برمجيات الموارد البشرية. في ذلك الوقت، طُلب منها الاحتفاظ بالمنصبين معاً.

ولكن بعد مضي بضعة أشهر، أجهدت ليزا بسبب ضغط العمل. كانت تعرف أنّ عليها التحدث مع مديرها، ديفيد أوسيب، الرئيس التنفيذي لشركة "سيريديان"، إلا أنها شعرت بالقلق. عن ذلك الأمر قالت ليزا: "لم يسبق أن ذهبت إلى مدير وقلت له: ساعدني. لقد كانت علاقة العمل بيننا جيدة، إلا أنني خفت أن يعيد النظر في قرار الترقية ويشعر أنني لم أكن على قدر المسؤولية لتولي المنصب".

بدأت ليزا نقاشها مع مديرها عبر توضيح ما "فهمته بأنه سلم الأولويات" بالنسبة للشركة. أرادت أن تتأكد أنها فهمت تماماً الأمور التي أراد ديفيد منها التركيز عليها. بعد ذلك، قدمت له "قائمة شاملة" بالمشاريع المختلفة التي كانت تشارك فيها في كل من قسم المنتج والموارد البشرية. تقول ليزا: "بعدها عرضت عليه المهام التي ظننت أني حققت فيها تقدماً جيداً والمهام التي ظننت أني أعاني فيها".

وأخيراً، قدمت ليزا بعض الحلول الممكنة. "هذه هي النصيحة التي أعطيها لفريقي: ’إذا كنتم ستأتون إلي لتعرضوا علي مشكلة ما، تأكدوا من أنكم فكرتم كيف ستحلونها لو كنتم مكاني".

في هذه الحالة، اقترحت ليزا إرجاء إنجاز بعض مبادرات الشركة وتأخير موعد إصدار بعض المنتجات بصورة مؤقتة. وتمثلت فكرة أُخرى في اقتراح تعيين مدير استراتيجية المنتج يمكنه تولي جزء من مسؤولياتها.

أعجب مديرها بكلتا التوصيتين وقدم لها بعض النصائح والتوجيهات الجيدة حول القيادة. قالت: "أخبرني أنني أثناء تقدمي في مسيرتي المهنية، سيتعين علي التركيز أقل على إدارة المهام اليومية، وأكثر على تطوير فريقي. أدركت أنني منخرطة في الكثير من الأمور. ينبغي أن أحسن قدرتي على توزيع المهام وآخذ مسافة ليتمكن أعضاء فريقي من تأدية عملهم".

شعرت ليزا بالسعادة لأنها تحدثت إلى مديرها. عن ذلك قالت: "لقد جعلني أفتح عيني على أمور كثيرة. لو لم أطلب المساعدة، لما حصلت على هذا التوجيه على المستوى التنفيذي".

حالة دراسية رقم 2: كن مباشراً وصريحاً وعلى استعداد للانتقال إلى عمل جديد إن لم يكن مديرك عقلانياً

قبل عدة سنوات، عملت جنين ترويت مساعدة في قسم الموارد البشرية ضمن مستشفى كبير. كان عدد موظفي المؤسسة، ومقرها في جزيرة لونغ آيلاند- نيويورك، يزداد بشكل سريع كل سنة وبالكاد يستطيع قسم الموارد البشرية مواكبة هذا النمو.

تقول جنين: "كنت أتولى كل شيء من الموظفين المبتدئين إلى مناصب الإدارة التنفيذية في 10 مرافق. كما جعلتني مديرتي أعمل على مشاريع خاصة وتخطيط القوى العاملة لتوسعات المستشفى".

بعد عملها في مجال الرعاية الصحية نحو 10 سنوات، وصلت جنين إلى نقطة الانهيار. ولكن قبل توجهها إلى مديرتها، تحدثت إلى زملائها المقربين عن حجم عملها. عن ذلك تقول: "كان الحديث إليهم سعياً للحصول على دعم معنوي أكثر من سؤالهم عن رأيهم بشأن ما إذا كان العمل أكثر من اللازم". وتضيف: "كانت مهام زملائي أقل بكثير مني وشعروا بالأسف لحالي".

طلبت من مديرتها عقد اجتماع لمناقشة الأمر وكانت واضحة وصريحة أثناء حديثهما. تقول جنين: "أخبرتها أنني لا أشعر أنه يمكنني تحمل ضغط العمل الحالي لفترة أطول". ولم تشغلني بتاتاً تداعيات التحدث بصراحة، بل كان ما يقلقني أن أخذل زملائي والمرضى في نهاية المطاف.

اقترحت جنين عدة طرق ممكنة لتحسين الوضع، منها على سبيل المثال، أن يقوم موظف مستجد بتولي شؤون الموظفين المبتدئين، لكي تتمكن من التركيز على المناصب الأكثر استراتيجية. وطلبت أيضاً أن يتم إشراكها في مداولات مشروع التوسعة في وقت مبكر من العملية. وتوضح بقولها: "حتى تكون لدي فكرة مسبقة عن الاحتياجات فأتمكن من رفدهم بالموظفين المطلوبين في المستقبل".

لسوء الحظ، لم تتقبل مديرتها أفكارها. شعرت جنين بالإحباط، وأخبرت زملاءها بالأمر. عن ذلك قالت: "أحد الأمور التي كنا نفعلها هي أن نتعاون معاً عند الحاجة لشغل وظائف مماثلة في المرفق نفسه. لقد ساعدني هذا في تخفيف بعض العبء".

ومع ذلك، تقول جنين أنّ جدول أعمالها "ظل طافحاً" إلى أن أتى اليوم الذي قدمت فيه استقالتها. وهي تشغل اليوم منصب مديرة الابتكارات في شركة "تالنت ثنك إنوفيشنز" (Talent Think Innovations)، للاستشارات الإدارية والاستراتيجية. وهي ليست نادمة على ترك وظيفتها القديمة غير أنها تعلمت درساً قيماً. عن ذلك تقول: "يُعتبر التخطيط للقوى العاملة من الأهم بين اعتبارات ضمان إدارة فعالة في أي شركة أعمال". وتضيف بحديثها عن موضوع كيف تخبر مديرك أنك مشغول: "إذا أردت الاحتفاظ بعملائك وموظفيك وتقليل عدد من تخسرهم إلى الحد الأدنى، عليك الحرص على عدم تحميل موظفيك فوق طاقتهم بصورة تفوق ما هو معقول".

اقرأ أيضاً: خمس طرق أساسية لتغيير دور المدير (بحاجة لاشتراك)