نصائح الخبراء لكتابة خطاب تعريفي جذاب مع سيرتك الذاتية

ملخص: قد يكون الجزء الأصعب في عملية تقديم طلب للحصول على وظيفة ما هو كتابة خطاب تعريفي فعال. وبالتأكيد ينبغي لك إرسال هذا الخطاب. فحتى لو قُرئ خطاب واحد فقط من كل خطابين، سيكون هناك احتمال بنسبة 50% أن يكون تضمينه في صالحك. قبل أن تبدأ الكتابة، اعرف المزيد عن الشركة والوظيفة المحددة التي ترغب في الحصول عليها. وبعد ذلك اجذب انتباه مدير أو مسؤول التوظيف بجملة افتتاحية مؤثرة. وإذا كنت تعرف أي شخص يعمل في الشركة، فاذكر ذلك في الجملة الأولى أو أول جملتين من الخطاب، وحاول توجيه خطابك إلى شخص بعينه. يبحث مدراء التوظيف عن الأشخاص الذين يمكن أن يساعدوهم على حل المشكلات، لذا أظهِر أنك تعرف أعمال الشركة وبعض التحديات التي تواجهها. ثم اشرح كيف أن خبرتك تؤهلك لتلبية تلك الاحتياجات. وإذا كنت تقدم طلب التوظيف عبر الإنترنت ولكن نموذج الطلب لا يتيح لك إرسال خطاب تعريفي، فأظهِر من خلال إجاباتك في النموذج قدرتك على الاضطلاع بهذا الدور وحماسك تجاهه.

لا أحد يحب البحث عن وظيفة؛ فليس من الممتع البحث في قوائم الوظائف عبر الإنترنت وتحديث سيرتك الذاتية وصقلها والاستعداد لمقابلات التوظيف المرهِقة. في نظر الكثيرين قد يكون الجزء الأصعب في هذه العملية هو كتابة خطاب تعريفي فعال. فهناك الكثير من النصائح المتعارضة، ومن الصعب معرفة من أين نبدأ. إذاً، هل تحتاج إلى كتابة هذا الخطاب من الأساس، خاصة إذا كنت تُقدِّم طلب التوظيف من خلال نظام عبر الإنترنت؟

ما الذي يقوله الخبراء؟

دائماً ما تكون الإجابة هي 'نعم'. تقول جودي غليكمان، خبيرة التواصل ومؤلفة كتاب "المهارة في العمل" (Great on the Job)، بالتأكيد ستضطر في بعض الأوقات إلى إرسال طلب التوظيف عبر الإنترنت وقد لا تتمكن من تضمين خطاب تعريفي، ولكن حاول إرسال خطاب تعريفي متى استطعت. فهي تقول: "إنه أفضل فرصة لك لجذب انتباه موظف الموارد البشرية أو مدير التوظيف، وأيضاً فرصة مهمة لتمييز نفسك عن أي مرشح آخر". ويقول الخبير الاستراتيجي في المسارات المهنية المقيم في الولايات المتحدة ومؤلف كتاب "السيرة الذاتية القوية" (Knockout CV)، جون ليز، إنه من المهم للغاية تمييز نفسك عن الآخرين في سوق العمل المحدودة. ومع ذلك، كما يعلم أي شخص كتب خطاب تعريفي من قبل، ليس من السهل أن تحقق نتائج جيدة. إليك بعض النصائح التي ستساعدك.

احرص على القيام بالبحث اللازم

قبل أن تبدأ الكتابة، اعرف المزيد عن الشركة والوظيفة المحددة التي ترغب في الحصول عليها. ينبغي لك بالطبع قراءة الوصف الوظيفي بعناية، ولكن عليك أيضاً تصفّح الموقع الإلكتروني للشركة، وتغريدات مسؤوليها التنفيذيين على تويتر، وحسابات موظفيها على لينكد إن. سيساعدك هذا البحث على تخصيص خطابك التعريفي، لأنه لا ينبغي لك إرسال خطاب تعريفي عام. وسيساعدك أيضاً على استخدام النبرة المناسبة. تنصح غليكمان: "فكر في ثقافة المؤسسة التي تتقدم بطلب للحصول على وظيفة فيها. إذا كانت وكالة إبداعية (مكتب تصميم مثلاً)، فيمكنك المخاطرة، أما إذا كانت مؤسسة أكثر تحفظاً (بنك مثلاً)، فربما يجب استخدام نبرة متحفظة".

يوصي ليز بالتواصل مع مدير التوظيف أو أي شخص آخر تعرفه في الشركة قبل كتابة خطابك التعريفي، إن أمكن. يمكنك إرسال رسالة عبر البريد الإلكتروني أو عبر لينكد إن "تطرح فيها سؤالاً ذكياً حول الوظيفة". وبذلك يمكنك أن تبدأ خطابك بالإشارة إلى هذه المحادثة، على سبيل المثال "شكراً على المحادثة المفيدة التي أجريناها معاً الأسبوع الماضي" أو "تحدثت مؤخراً إلى فلان في شركتك". بالطبع لن يكون من الممكن دائماً التواصل مع شخص ما، أو قد لا يرد الشخص الذي راسلته على رسالتك. لا بأس في ذلك، ولا يزال الأمر يستحق المحاولة.

ركّز خطابك على المستقبل

تقول غليكمان إنه في حين أن القصد من سيرتك الذاتية هو عرض خبراتك وأماكن عملك السابقة، إلا أنك يجب أن تركز خطابك التعريفي على المستقبل وما تريد القيام به. وتضيف: "قد يكون من المفيد النظر إلى هذا الخطاب على أنه جسر بين الماضي والمستقبل يوضح ما تأمل في القيام به في المستقبل والسبب في ذلك". بسبب الجائحة ليس من المتوقع أن تتقدم بطلب للحصول على وظيفة قمت بها من قبل. إذ تقول غليكمان: "يشهد ملايين الأشخاص تغييرات مهنية، طوعاً أو كرهاً، ويحتاجون إلى تغيير مسارهم وإعادة النظر في كيفية ارتباط مهاراتهم بدور أو قطاع مختلف". يمكنك استخدام خطابك التعريفي لتعليل التحول الذي تجريه، على سبيل المثال من مجال الضيافة إلى مجال التسويق. فكر في الأمر على أنه فرصة لتسويق مهاراتك المتنقلة (أي المهارات الملائمة لأكثر من مجال).

اجعل بداية الخطاب قوية

يقول ليز: "عادة ما يفتتح الأشخاص الخطاب بعبارة 'أود أن أتقدم بطلب لشغل وظيفة كذا التي رأيت إعلانها في كذا'، وهذا مضيعة للوقت". بدلاً من ذلك، ابدأ الخطاب بجملة افتتاحية قوية. تقول غليكمان: "ابدأ بالخلاصة: لماذا أثارت هذه الوظيفة حماسك وما الذي ستقدمه إذا شغلتها". على سبيل المثال، يمكن أن تكتب "أنا متخصص في حملات تمويل المشاريع البيئية، وأتمتع بخبرة أكثر من 15 عاماً في هذا المجال. أبحث في الوقت الحالي عن فرصة لاستخدام مهاراتي بطرق جديدة، ويسعدني أن أجلب خبرتي وحماسي إلى فريق التطوير المتنامي. بعد ذلك، يمكنك تضمين جملة أو جملتين حول خلفيتك وخبراتك ذات الصلة، ولكن لا تُعِد صياغة سيرتك الذاتية.

اقرأ أيضاً: كيف تكتب سيرة ذاتية عظيمة؟

ربما يتعين على مدير أو مسؤول التوظيف قراءة عدد كبير للغاية من هذه الخطابات، وبالتالي يجب أن يجذب خطابك انتباههم. ولكن لا تحاول أن تكون مضحكاً. يقول ليز: "غالباً ما يأتي استخدام الدعابات بنتائج عكسية أو قد يُنظر إليه على أنه تعجرف". وتجنَّب أيضاً استخدام العبارات المبتذلة الشائعة. يقول ليز: "اكتب شيئاً مباشراً وفعالاً مثل 'اسمح لي أن أوضح لماذا سأكون إضافة رائعة لفريقكم'".

وإذا كنت تعرف أي شخص يعمل في الشركة، فاذكر ذلك في الجملة الأولى أو أول جملتين من الخطاب. ووجّه رسالتك دائماً إلى شخص بعينه. تقول غليكمان: "بفضل وسائل التواصل الاجتماعي، غالباً ما يكون من الممكن العثور على اسم مدير التوظيف".

أكِّد قيمتك الشخصية

يبحث مدراء التوظيف عن الأشخاص الذين يمكنهم مساعدتهم على حل المشكلات. لذا، استناداً إلى البحث الذي أجريته سابقاً، أظهِر لهم أنك تعرف ما تقوم به الشركة وبعض التحديات التي تواجهها. لا يلزم أن تذكر ذلك بشكل محدد، ولكن يمكنك أن تذكر كيف تضرر قطاع عملها من الجائحة. يمكن أن تكتب: "يعاني الكثير من شركات الرعاية الصحية ضغطاً بسبب الحاجة إلى تقديم رعاية عالية الجودة مع حماية صحة طاقمها الطبي وسلامته". ثم تحدث عن كيف أن تجاربك السابقة أعدَّتك لتلبية تلك الاحتياجات، يمكنك مثلاً أن تشرح كيف حللت مشكلة مماثلة في الماضي أو أن تشارك إنجازاً ذا صلة. إذ يجب أن تقدم دليلاً على الأشياء التي تميزك عن الآخرين.

يشير ليز إلى أن هناك مهارتين مهمتين لأي وظيفة تقريباً في الوقت الحالي: القدرة على التكيف والقدرة على التعلم بسرعة. إذا كانت لديك أمثلة موجزة تثبت امتلاكك لهذه المهارات، فاذكرها. على سبيل المثال، إذا كنت دعمت فريقك في أثناء الانتقال إلى العمل عن بُعد، فصِف كيف فعلت ذلك والقدرات التي اعتمدت عليها.

أعرِب عن حماسك

تقول غليكمان: "إذا لم يتم تعيينك، فعادة لا يكون ذلك بسبب نقص المهارات، بل لأنهم لم يصدقوا قصتك أو أنك تريد الوظيفة حقاً أو أنك تعرف ما أنت مُقدِم عليه". سيختار مدراء التوظيف المرشح الذي جعل الوظيفة تبدو كأنها وظيفة أحلامه. لذا، أوضِح سبب رغبتك في الحصول على الوظيفة. يضيف ليز: "الحماس يعكس الشخصية". ويقترح كتابة شيء مثل "يسعدني العمل في شركتك. فمَن لا يرغب في العمل لدى شركة رائدة في قطاعها وترسي المعايير للآخرين ليتبعوها". فلا تكلف نفسك عناء التقدم بطلب لشغل وظيفة ما إذا لم تكن متحمساً لبعض جوانب الشركة أو الوظيفة.

انتبه إلى النبرة التي ستستخدمها في خطابك

في الوقت نفسه، لا تبالغ في الإطراء وأيضاً لا تقل أي شيء لا تعنيه. إذ من المهم للغاية أن تكون صادقاً. يقول ليز: "حتى لو كنت عاطلاً عن العمل منذ عدة أشهر، وقد تقبل بأي وظيفة في هذه المرحلة، فيجب ألا تُظهِر يأسك". لا ينبغي أن تؤدي نبرتك إلى إضعاف رسالتك، لذلك تعامل باحترافية ونضج. هناك قاعدة جيدة: ضع نفسك مكان مدير التوظيف وفكر في "نوع اللغة التي قد يستخدمها مع أحد عملاء الشركة". بالطبع قد يكون من الصعب ملاحظة نبرتك في أثناء الكتابة، ولذلك قد تحتاج إلى أن تطلب من شخص ما مراجعة مسودة خطابك (وهي فكرة جيدة في جميع الأحوال، انظر النصيحة أدناه). يقول ليز إنه غالباً ما يحذف "أي شيء يدل على اليأس" عندما يراجع الخطابات التعريفية لعملائه.

اجعل الخطاب قصيراً

تنصُّ نصائح عديدة على أن يكون الخطاب في صفحة واحدة. ولكن غليكمان وليز يقولان إنه من الأفضل أن يكون أقصر من ذلك. إذ يقول ليز: "معظم الخطابات التعريفية التي أراها طويلة للغاية. يجب أن يكون الخطاب موجزاً بما يكفي بحيث يمكن لأي شخص قراءته في لمح البصر". عليك بالتأكيد تضمين الكثير من المعلومات، ولكن ينبغي ذكرها بإيجاز. وهنا يمكن أن يكون من المفيد أن تطلب من صديق أو زميل سابق أو موجه مراجعة خطابك. اطلب منه قراءته إلى آخره وإخبارك بالكلمات أو العبارات التي يمكنك حذفها.

اِلتمس ملاحظات

يقول ليز إنه من الجيد مشاركة خطابك التعريفي مع بضعة أشخاص. وبدلاً من إرساله وسؤالهم عن رأيهم، حدد نوع الملاحظات التي تريدها. اطلب منهم شيئين على وجه التحديد. أولاً، اسأل صديقك عما إذا كانت فكرتك الرئيسية واضحة. ما القصة التي تود إخبارهم بها؟ هل يستوعبونها؟ ثانياً، اسألهم عما يعيب الخطاب. يقول ليز: "ينتبه الآخرون إلى أي ألفاظ تدل على اليأس أو المبالغة في التقدير أو في التواضع أو بخس النفس حقها"، ويجب أن يشيروا إلى الأماكن التي تكون فيها النبرة غير مناسبة.

ماذا تفعل عندما لا يكون من الممكن إرسال خطاب تعريفي؟

تستخدم شركات عديدة الآن أنظمة تقديم طلبات التوظيف عبر الإنترنت التي لا تسمح بإرسال خطاب تعريفي. قد تتمكن من تضمين خطاب في المستند نفسه مع سيرتك الذاتية، ولكن هذا ليس مضموناً، لا سيما أن بعض الأنظمة تسمح بإدخال بيانات معينة في حقول معينة. في هذه الحالات، أظهِر من خلال إجاباتك في النموذج قدرتك على الاضطلاع بهذا الدور وحماسك تجاهه. وإن أمكن حاول العثور على شخص يمكنك أن ترسل له رسالة متابعة قصيرة عبر البريد الإلكتروني مع إبراز بعض النقاط الأساسية حول طلبك.

مبادئ عليك تذكُّرها

ما ينبغي لك فعله:

اجعل جملتك الافتتاحية قوية بحيث توضح سبب رغبتك في الحصول على الوظيفة وما ستقدمه إذا شغلتها.
اجعل خطابك موجزاً بحيث يمكن لمدير التوظيف قراءته في لمح البصر.
شارك إنجازاً يوضح أنه يمكنك التصدي للتحديات التي يواجهها صاحب العمل.

ما ينبغي لك تجنّبه:

لا تحاول أن تكون مضحكاً، لأن ذلك غالباً ما يأتي بنتائج عكسية.
لا ترسل خطاباً تعريفياً عاماً، بل اجعله مخصصاً للوظيفة المحددة التي تتقدم بطلب لشغلها.
لا تبالغ في الإطراء، بل تعامل باحترافية ونضج.

نصائح من واقع الممارسات العملية

دراسة حالة رقم 1: أظهِر أنك تفهم ما تحتاج إليه الشركة

نشرت نائبة رئيس قسم الموارد البشرية في مؤسسة بويز آند غيرلز فيليدج (Boys & Girls Village) غير الربحية في ولاية كونيتيكت، ميشيل سومرز، وظيفة لمتخصص في التوظيف والتدريب مؤخراً. تقول: "كنت أبحث عن شخص يمتلك خبرة كبيرة في التوظيف ويمكنه القيام بكل شيء بدءاً من جلب مرشحين وحتى تعيين موظفين جدد". أرادت أيضاً أن يكون هذا الشخص جاهزاً للعمل وأن يبدأ فوراً. إذ تقول: "نحن فريق صغير ولا يمكنني تحمُّل عبء تدريب موظف جديد".

تقدَّم أكثر من 100 مرشح للوظيفة. وكان نظام تقديم طلبات التوظيف عبر الإنترنت الخاص بالمؤسسة لا يسمح بإرفاق خطاب تعريفي، ولكن أرسلت واحدة ممن قدموا الطلبات، هايدي (اسم مستعار)، بريداً إلكترونياً للمتابعة بعد إرسال سيرتها الذاتية. تقول ميشيل: "وقد كان من الجيد قيامها بذلك لأنها كانت ستُستبعد لولاه".

إذ إن سيرة هايدي الذاتية جعلتها تبدو كأنها ممن يعملون لفترات قصيرة للغاية لدى كل صاحب عمل. ولذلك افترضت ميشيل أنها ضعيفة الأداء ويفصلها أصحاب العمل باستمرار. كانت أيضاً المرشحة الوحيدة التي لم تكن حاصلة على شهادة جامعية بعد 4 سنوات من الدراسة.

لكن الرسالة التي أرسلتها هايدي عبر البريد الإلكتروني لفتت انتباه ميشيل. أولاً، لأنها كانت مكتوبة باحترافية. فقد ذكرت هايدي بوضوح أنها ترسل هذه الرسالة للتحقق إن كان تم استلام طلبها. ثم أوضحت كيف حصلت على اسم ميشيل وبيانات التواصل معها (من خلال مدير زوجها الذي كان عضواً في مجلس الإدارة) وعلاقتها بمؤسسة بويز آند غيرلز فيليدج (قام والد زوجها ببعض الأعمال مع المؤسسة).

ولكن ما لفت انتباه ميشيل حقاً هو فهم هايدي لطبيعة عمل المؤسسة والتحديات التي كانت تواجهها. تقول ميشيل إن هايدي بحثت عن المؤسسة "وسردت بعض الأعمال التي يمكنها القيام بها أو التي قامت بها بالفعل ومن شأنها أن تساعدنا على تلبية تلك الاحتياجات".

وتضيف ميشيل: "شخصيتها وشغفها الواضحان في الخطاب التعريفي ظهرا أيضاً خلال المقابلة التي أُجريت معها عبر الهاتف". وفي نهاية المطاف، أصبحت هايدي أكثر من مؤهلة لهذه الوظيفة. تقول ميشيل: "أردت أن يكون هذا الدور أكبر من البداية، لكنني لم أكن أعتقد أنه من الممكن تحقيق ذلك. ولكن عندما قابلت هايدي، علمتُ أن بإمكاننا توسيع نطاقه". وبعد 3 أسابيع عرضت ميشيل على هايدي الوظيفة وقَبِلَتها.

دراسة حالة رقم 2: اجذب انتباههم

على مدى السنوات الأربع الماضية تقدمت إيميلي سيرناكر بطلبات لشغل مناصب متعددة في لجنة الإنقاذ الدولية (IRC)، ولم تستسلم قط. ومع كل طلب كانت ترسل خطاباً تعريفياً مخصصاً لكل وظيفة. تقول: "أردت أن يبرز خطابي مؤهلاتي وتفكيري الإبداعي واحترامي الشديد للمؤسسة".

تقول المديرة الإقليمية للموارد البشرية في المؤسسة، سارة فانيا، إن خطابات إيميلي لفتت انتباهها، خاصة لأنها تضمنت عدة روابط فيديو تعرض نتائج أعمالها في حملات الدعم وجمع التبرعات في مؤسسات أخرى. توضح إيميلي: "كانت لدي خبرة سابقة في دعم الأطفال المجندين سابقاً، والناجين من الاتجار بالبشر، والنساء المستضعفات، والمشردين. وهناك فرق بين تقديم معلومات في الخطاب التعريفي، مثل 'يمكنني تقديم عرض ترويجي أو أنا شخص مبدع أو أراعي مشاعر الآخرين'، وبين إظهار هذه الصفات الذي يُعد طريقة أفضل لإقناع مسؤول التوظيف بأن هذه المعلومات صحيحة".

هذا ما كتبته إيميلي لسارة عن الفيديو:

إليكم مقطع فيديو قصيراً عن قصتي مع العمل الناشط. وقد أعدّته المؤسسة غير الربحية إنفزبيل تشيلدرن (Invisible Children) لمؤتمر للشباب عُقِد هذا العام وكنت من المتحدثين فيه. والفيديو مدته 4 دقائق تقريباً.

كما سترون في الفيديو، حققت نجاحاً كبيراً كطالبة تجمع تبرعات؛ فقد جمعت أكثر من 200 ألف دولار من أجل مؤسسة إنفزبيل تشيلدرن. ثم عملتُ مستشارة في مؤسسة ويل سبرينغ إنترناشيونال (Wellspring International)، وأنهيت مؤخراً دراستي في منحة دراسية للسفراء تابعة لمنظمة الروتاري الدولية (Rotary International).

أوضحت إيميلي أيضاً في كل خطاب من خطاباتها مدى رغبتها في العمل لدى لجنة الإنقاذ الدولية. تقول إيميلي: "قد ينطوي الإعراب عن الحماس على بعض المجازفة ويمكن أن يُنظر إليه على أنه فعل ساذج، ولكن كان حماسي تجاه العمل في المؤسسة حقيقياً وبدا الإعراب عنه صائباً عندما كان من الضروري إظهاره".

هكذا عبرت إيميلي عن اهتمامها بالعمل لدى لجنة الإنقاذ الدولية:

أود أن أعرب أيضاً عن خالص تقديري للجنة الإنقاذ الدولية. وقد استمتعت بالتعرف على برامجها وزرتُ مقرها في نيويورك ومزرعة نيو روتس (New Roots) في مدينة سان دييغو ومعرض وي كان بي هيروز (We Can Be Heroes) ومعرض هاف ذا سكاي (Half the Sky) في لوس أنجلوس. لجنة الإنقاذ الدولية هي خياري الأول، وأؤمن أنني سأكون إضافة قيّمة لفريق جمع التبرعات.

علمت إيميلي خلال العملية أن المؤسسة لديها مئات المتقدمين لكل منصب وأن المنافسة شديدة. تقول: "كنت أتفهم أنني لن أكون المرشح الأفضل في كل وظيفة، لكنني ظللت متمسكة أيضاً بأن لدي إسهامات كبيرة لأقدمها". أتى إصرار إيميلي ثماره في النهاية، فقد تم تعيينها كمنسقة مؤقتة للعلاقات الخارجية، وبعد 4 أشهر انتقلت إلى منصب دائم.