شارك
الرئيسية
3 دقيقة
هل تجد نفسك مضطراً دائماً إلى مرافقة زملائك شخصياً إلى اجتماعات مشروعك لضمان حضورهم؟ هل تحتاج غالباً إلى متابعة رسائل البريد الإلكتروني "العاجلة" من خلال المكالمات الهاتفية أو المحادثات الشخصية لتلقي رد في الوقت المناسب عليها؟ هل يجب عليك تذكير شركاء التسويق مراراً وتكراراً بإعطاء الأولوية لمنتجاتك في أثناء إطلاق حملات تسويقية جديدة؟ نظراً إلى الكم الهائل من رسائل البريد الإلكتروني ودعوات حضور الاجتماعات التي نتلقاها، قد يكون من الصعب فعلاً جذب اهتمام زميلك عندما تحتاج إليه، لذلك يصبح من الضروري أن توضح تماماً ما تريد من زملائك أن يفعلوه بإيجاز ومتى يجب عليهم إنجازه، والأهم من ذلك ربما، سبب أهميته.
من خلال تأطير رسالتك بفعالية، سيفهم المتلقي على الفور المشكلة المطروحة ولماذا تستحق اهتمامه.
سواء كنت تقدم عرضاً تقديمياً أو ترسل بريداً إلكترونياً أو تجري محادثة خاصة مع مديرك، إليك كيفية صياغة رسالتك للحصول على النتائج التي تريدها:
ابدأ بما تريد مباشرة. لا يطيق الزملاء المشغولون الانتظار ريثما تصل إلى النقطة الرئيسية التي تود طرحها، لذلك شارك المعلومات الأهم أولاً واذكر طلبك بوضوح مباشرة.
مثال: "أحمد، أحتاج إلى نصيحتك حول طرح المنتج. لدي بعض البيانات التسويقية الجديدة التي قد تؤثر على الرسالة التي نوجهها، وقد توصلت إلى بديلين، وسأكون ممتناً لمساعدتك في اختيار أفضلهما".
وفّر سياقاً كافياً. تجنب الغوص في التفاصيل، ولكن وفر معلومات كافية حتى يتمكن المتلقي من فهم ما يحدث.
مثال: "لإنعاش ذاكرتك، حدثنا القادم هو عبارة عن جلسة مناقشة تتضمن أسئلة وأجوبة تركز على كيفية التواصل مع الأمهات المعاصرات اليوم. لدينا حتى الآن 5 مشاركين مؤكدين سيتحدثون، من ضمنهم رؤساء تنفيذيون لاثنين من كبار عملائنا. هدفنا هو الوصول إلى أكبر عدد ممكن من خبراء التسويق في منطقة نيويورك. أرسلنا بالفعل 2500 دعوة وكانت الاستجابة الأولية مشجعة".
اشرح التعقيدات. ما السبب المحدد للاجتماع أو البريد الإلكتروني الذي أرسلته، وما الحدث أو الموقف الذي دفعك إلى إيصال رسالتك؟
مثال: "نواجه حالياً مشكلة تأخر المورِّد أسبوعين عن تسليم النماذج الأولية. إذا حدث مزيد من التأخير، فإننا نخاطر بعدم الوفاء بالموعد النهائي الذي حددناه مع فريق التسويق. نحن في موقف صعب إلى حد ما لأن المورِّد يعرف أنه لا يمكننا التحول إلى مورّد جديد في هذه المرحلة. يجب علينا إيجاد طرق فعالة لتحفيز المورّد الحالي وتعديل جدول مواعيدنا للوفاء بالموعد النهائي للتسويق".
اربط رسالتك بالصورة الأكبر. لماذا يجب أن يهتم المتلقي برسالتك؟ أبرز بوضوح الرابط بين رسالتك واهتمامات المتلقي أو أهدافه الأوسع.
مثال: "على الرغم من أن إزالة قائمة المراجعة الخاصة بالمكالمات قد تبدو قضية بسيطة، لكن آثارها الإيجابية مهمة. سيشجع ذلك المندوبين على التفاعل مع العملاء بطريقة غير رسمية، وهو ما ثبت أنه يعزز رضا العملاء. تؤدي هذه الخطوة دوراً حاسماً في تحقيق هدف وحدتنا المتمثل في الاحتفاظ بالعملاء بنسبة 65%".
اترك انطباعاً لا يُنسى. يتلقى الزملاء الأخبار والمعلومات طوال اليوم، لذلك قدّم لهم شيئاً يترك لديهم انطباعاً دائماً مثل التشابيه المجازية أو الإحصائيات المهمة أو الشعارات والعبارات الجذابة.
مثال: "أعرب عملاؤنا مراراً وتكراراً عن قلقهم بشأن هذه المشكلة. إذا لم نستجب بسرعة، سيبدو الأمر أشبه بتجاهل حريق في المنزل في أثناء إعادة ترتيب الأثاث بدلاً من طلب المساعدة".
وجّه انتباه المتلقي. يمكن أن يتشتت انتباه المتلقي بسبب القضايا الثانوية بسهولة، لذلك يجب عليك مساعدته في توجيه انتباهه للتركيز على الهدف الأساسي. وذلك مفيد جداً لا سيما عندما تحتاج إلى الحفاظ على تركيز مجموعة كبيرة من الأشخاص على المسار الصحيح أو تحفيزهم نحو تحقيق هدف مشترك.
مثال: "عزيزتي سمر، أتفهم قلقك بشأن إنجاز تصميم القوالب بحلول الموعد النهائي المتفق عليه. من المهم أن نفي بهذا الموعد النهائي، ولكن لنتفق على أفضل نهج أولاً لنضمن أننا نقدم منتجاً عالي الجودة، وبعد ذلك يمكننا مراجعة العمل لضمان أننا سنفي بجميع المواعيد النهائية".
اختتم بعبارة تدعو المتلقي لاتخاذ إجراء. بعد تقديم المعلومات، كرر ما تحتاج إليه من المتلقي.
مثال: "أحتاج اليوم إلى ملاحظاتك بشأن العرض التقديمي. هل يمكن أن تخبرني على وجه التحديد كيف يجب تحسين رسالتنا رفيعة المستوى لنضمن أنها ستلقى صدى لدى فريق القيادة".
إذا كنت تحاول التواصل مع زملائك المشغولين بأداء الكثير من المهام، فأنت تتنافس على جذب اهتمامهم المحدود. اتبع النصائح التي قدمناها آنفاً لتوصيل رسالتك بفعالية، وإلا فإنك تخاطر بفقدان انتباه المتلقي حتى قبل أن تتاح لك الفرصة لطرح قضيتك.
هذا المقال مقتبس من دليل هارفارد للتعامل مع الرؤساء والزملاء.