كيف تدير جلسة حوارية بطريقة تبرز مهاراتك المهنية؟

يمنحك الانضمام إلى جلسة حوارية أو ندوة تخصصية مزايا هائلة تتجاوز تصفيق الجمهور تقديراً للكلمة التي تلقيها؛ إذ يمثل فرصة لاستعراض خبراتك وتوطيد علاقاتك في منظومة مجتمعك المهني والإسهام في المناقشات المرتبطة بقطاع العمل وتعزيز سمعتك بصفتك أحد روّاد الفكر بمجالك. وإذا كان أداؤك جيداً، فقد يعتبرك زملاؤك مصدراً موثوقاً في موضوع المناقشة. وقد يساعدك الظهور بمظهر إيجابي على استقطاب زملاء ينضمون إلى فريقك، وقد يساعدك في بعض مجالات العمل على جذب عملاء أو شركاء محتملين.

فكيف تحقق إذاً أقصى استفادة ممكنة من هذه الفرصة الثمينة؟ تساعدك الاستراتيجيات التالية على الاستعداد جيداً والاستفادة من قدراتك للارتقاء بأدائك إلى أفضل مستوى ممكن.

قبل الفعالية أو الجلسة الحوارية

عندما تتلقى دعوة للانضمام إلى ندوة نقاشية، فإن أول ما عليك فعله هو التأكد من توافق موضوعها مع أهدافك. اسأل نفسك: هل أشعر بالحماس لموضوع المناقشة؟ هل ستتيح لي هذه الفرصة تكوين علاقات قيّمة؟ هل ستؤدي المشاركة في هذه الندوة إلى تعزيز مكانتي وظهوري في العمل؟ وهل ستحقق طموحاً آخر من طموحاتي المهنية، مثل أن أصبح أحد روّاد الفكر بمجالي أو أبني علامة تجارية شخصية قوية؟

إذا قررت قبول الانضمام إلى الندوة، ففكّر فيما إذا كان بوسعك الالتزام بالفعالية نفسها والقدرة على الاستعداد لها سلفاً أيضاً. وإذا كنت تمتلك القدرة على تخصيص الوقت اللازم للاستعداد، فاستخدم الاستراتيجيات التالية:

1. تعرّف إلى المضيف والمشاركين الآخرين والحضور

تعرّف إلى المضيف وأهدافه. تطلب ندوات عديدة من مجموعة محدودة من المختصين ذوي الخبرات المتنوعة في موضوع نقاشي معين عرض آرائهم على الجمهور أو تقديم المشورة بشأن هذا الموضوع. قد يكون موضوع المناقشة واسعاً مثل التوعية بالصحة النفسية، أو دقيقاً مثل ممارسات الاستدامة في عدد محدود من شركات التكنولوجيا. ونظراً لتعدُّد الاتجاهات التي قد تسير فيها المناقشة، خاصة في الموضوعات العامة، فليس من المُستغرَب أن يقدم منظمو الفعالية إرشادات للمتحدثين حول الجوانب التي يودون التركيز عليها. على سبيل المثال، استضفت ذات مرة ندوة حول أثر الذكاء الاصطناعي على تجربة المرضى في قطاع الرعاية الصحية؛ فطلبت من المتحدثين قبل الفعالية أن يركزوا في إجاباتهم على المرضى أنفسهم وتحاشي الحديث عن العمليات التشغيلية أو الشؤون المالية.

ومن المفيد أن تعرف هذه الجوانب قبل اليوم المحدد للفعالية بوقت كافٍ؛ فعندما تفهم الغاية من الندوة ومجال المناقشة الذي يود المنظمون التركيز عليه والأفكار السائدة حالياً في السوق عن الموضوع، يمكنك إعداد إجابات مدروسة ومؤثرة، بدلاً من التحدث بأسلوب فضفاض. بالإضافة إلى ذلك، ففهم السياق العام لانعقاد الندوة، مثل هوية الطرف المضيف وما يأمل تحقيقه، سيساعدك على ضمان تقديم إسهامات مؤثرة؛ فقد تكتشف في بعض الأحيان أن أهدافك أو قيمك الخاصة لا تتوافق مع أهداف المضيف أو قيمه، وفي هذه الحالة يجدر بك إعادة النظر في حضور الندوة.

وإليك بعض الأسئلة التي ينبغي لك طرحها على منظمي الفعالية:

ما هو موضوع المناقشة ولماذا وقع الاختيار عليه؟
ما هي الأسئلة التي يمكن طرحها ولماذا وقع الاختيار عليها؟
هل تتجنبون أي أسئلة أو جوانب تتعلق بهذا الموضوع؟ إذا كان الأمر كذلك، فلماذا؟
هل تتولى شركة معينة رعاية الفعالية أو استضافتها؟ إذا كان الأمر كذلك، فما هي هذه الشركة؟
ما الذي يأمل الرعاة أو المضيفون تحقيقه؟
هل تنظّمون هذه الندوة على نحو متكرر؟ إذا كان الأمر كذلك، فمَن سبق له الانضمام إليها؟
هل هي فعالية مستقلة أم جزء من مؤتمر أكبر على مستوى القطاع؟

تعرَّف إلى المتحدثين الآخرين. يحرص العديد من منظمي الفعاليات على مشاركة قائمة بأسماء المتحدثين الآخرين؛ فاحرص على إجراء الأبحاث اللازمة عنهم: ماذا يفعلون؟ ما هي توقعاتك لأهدافهم من الندوة؟ هل تتوقع حدوث أي توترات بينك وبين ضيف آخر؟ تساعدك هذه المعلومات على تجنب المواجهات المحرجة وإعداد حجج مضادة بأسلوب محترم للنقاط التي تتوقع الاختلاف عليها. قد تكتشف من خلال بحثك أيضاً أن أحد الضيوف سبق له أن قدم أعمالاً تتوافق مع آرائك أو تثير اهتمامك. وكلما زادت معرفتك بخلفيات الجميع وخبراتهم، ازدادت قدرتك على الاستفادة من العلاقات المحتملة وإعداد النقاط الرئيسية لكلمتك من أجل إثراء المناقشة.

تعرَّف إلى الجمهور. سيساعدك فهم جمهورك على تنقيح النقاط الرئيسية لكلمتك بأسلوب يبدو مفيداً لهم. على سبيل المثال، إذا كنت في ندوة تناقش متطلبات شغل منصب قيادي في مكان العمل وكان الجمهور يضم أفراداً حديثي التخرج في الجامعة، فسوف تجهّز نقاطاً مختلفة عمّا إذا كان الجمهور يضم مسؤولين تنفيذيين يتمتع كلٌ منهم بخبرة تصل إلى 15 عاماً. يؤدي التفاعل مع المستمعين في كلتا الحالتين إلى جعل الفعالية أكثر جاذبية للجميع، وإذا أحبَّك الجمهور فقد يطلب منك المنظمون المشاركة في الدورات التالية أو يفكرون جدياً في منحك فرصاً مماثلة في المستقبل.

فيما يتعلق بالجمهور، إليك بعض الأمور التي يجب مراعاتها:

ما هي الخصائص الديموغرافية الأساسية للجمهور؟
ما هي المعلومات التي يعرفها الجمهور عن الموضوع فعلياً؟
ما هي المعلومات التي أعرفها عن هذا الموضوع وقد تكون مفاجئة أو مفيدة لهم؟
هل يحضرون الفعالية طوعاً أم أن مؤسستهم أو شركتهم طلبت منهم الحضور إلزامياً؟
ما هي توقعاتي لموقف الجمهور من وجهة نظري بشأن الموضوع المطروح للنقاش؟

هذا السؤال الأخير له أهمية خاصة؛ فعندما تعرف موقف الجمهور، يمكنك صياغة نقاطك الرئيسية وأمثلتك ومفرداتك اللغوية بأسلوب يتوافق مع أفكارهم، وإذا كانوا يوافقونك الرأي فيمكنك التركيز على تعزيز معتقداتهم وتقديم رؤى أعمق. أما إذا كانوا يخالفونك الرأي، فيمكنك العثور على نقاط التفاهم المشتركة أو معالجة الاحتجاجات المحتملة. يعكس التعامل المدروس مع الرؤى والتصورات المخالفة استعدادك الجيد ويُجنّبك التحدث من منظور أحادي، ما يؤدي بدوره إلى تعزيز مصداقيتك.

2. اعرف النقاط التي تريد توضيحها

الآن بعد أن كوّنت فكرة واضحة عن المحور الرئيسي للفعالية والأشخاص الذين سيحضرونها، أصبحت على استعداد لبدء إعداد النقاط الرئيسية لكلمتك. وعلى الرغم من عدم الحاجة إلى كتابة كل نقطة في نص كامل، يجب أن تجهّز من 3 إلى 5 نقاط لطرحها على مدار الفعالية. فكر في أكثر ما سيعود بالنفع على الجمهور وأفضل أسلوب ممكن للتأثير في تصورهم لعلامتك التجارية.

وإليك بضعة أسئلة يمكنك طرحها على نفسك في أثناء التحضير:

ما هي أحدث المعلومات التي توصّلت إليها أبحاثك حول هذا الموضوع؟ على سبيل المثال، إذا انضممتَ إلى ندوة تناقش التعامل مع القلق في مكان العمل، فلن يكون من المفيد أن تعرض إحصائية حول عدد الموظفين الذين يعانون القلق مضى على إعدادها عامان. فلكي تبدو جديراً بثقة الجمهور عليك أن تطالع أحدث البيانات الوثيقة الصلة بالموضوع والبيانات التي تركز على الخصائص الديموغرافية للجمهور.

ما هي الحجة المضادة للنقاط التي أريد طرحها، وكيف أعالجها؟ قياساً على المثال السابق، إذا أردت التركيز على ضرورة توفير المؤسسات موارد الصحة النفسية لموظفيها، ففكر في العقبات التي قد يواجهها القادة لتقديم هذه الميزة لموظفيهم والأسلوب الأمثل للتعامل معها خلال الندوة.

ما هو التقدم الذي أود تحقيقه فيما يخص هذا الموضوع خلال عامين إلى 3 أعوام؟ يمكنك تعزيز مصداقيتك بدرجة أكبر من خلال تقديم توصيات محددة حول كيفية إحراز تقدم ملموس في الموضوع المطروح للنقاش. على سبيل المثال، إذا كنت تريد تحسين الاهتمام بالصحة النفسية في مكان العمل، فيمكنك اقتراح عمل القادة على توفير التدريب لفرقهم على إدارة الوقت وحماية الحدود، أو تقييم أساليبهم في تحديد مواعيد العمل للتأكد من عدالتها ومعقوليتها.

3. تأكد من معرفة الأساسيات

من السهل تأجيل تحديد أشياء، مثل الملابس التي يجب أن ترتديها والمكان الذي يجب أن تتوجّه إليه (والموعد المناسب للوصول إليه) إلى اللحظة الأخيرة، لكن من الأفضل أن توفّر على نفسك التوتر من خلال التخطيط المسبق. وإليك بعض الأساسيات التي يجب أن تتعرف إليها:

ما هو اللباس المعتمد؟ اكتشف إذا ما كانت هناك أي متطلبات أو اقتراحات تتعلق بالملابس، خاصة إذا كنت تلقي عرضاً تقديمياً في بيئة ثقافية مختلفة، ومن المهم للغاية في هذه الحالة أن تُظهِر الاحترام للمضيف والجمهور. على سبيل المثال، يجب ألا يكون اختيارك للأحذية أو الصنادل مخالفاً للأعراف في ثقافة معينة، عليك أيضاً أن تحاول ارتداء ملابس تدعم رسالتك ولا تشتت الانتباه بعيداً عنها. على سبيل المثال، إذا اخترت ارتداء شعارات سياسية، فاعلم أن ملابسك قد تؤثر على تصوُّر الجمهور لرسالتك (ولك أنت شخصياً).

ما هي الخدمات اللوجستية المتاحة؟ من المؤسف أن تلح على أحدهم للحصول على معلومات ترتبط بالخدمات اللوجستية في يوم الندوة؛ لأنه سيكون مشغولاً بإدارة الفعالية. ويجدر بك أن تجعل العمل معك سهلاً، لا مصدراً إضافياً للتوتر، لذا يجب أن تحصل على هذه المعلومات سلفاً، وتأكد من معرفة كلٍّ مما يلي:

العنوان الصحيح
المعلومات المرتبطة بمواقف السيارات
موقع القاعة
جدول مواعيد الفعالية
اتجاهات الوصول إلى المكان والقاعة

قبل بدء الندوة مباشرة

احرص على تناول وجبة مشبعة قبل بدء فعاليات الندوة أو ممارسة بعض التمارين الرياضية لرفع مستوى طاقتك. عليك أيضاً أن تحاول تنظيم بقية يومك بحيث يكون خالياً من المشتتات التي قد تؤثر على مشاعرك أو ثقتك بنفسك. امنح نفسك الفرصة لتقديم أفضل ما لديك كي تتمكن من إفادة الجمهور وتمثيل نفسك وشركتك بأحسن شكل ممكن.

وإليك بعض النصائح الأخرى التي يجب وضعها في الاعتبار:

1. احضر مبكراً

احرص على الوصول قبل الموعد المحدد بساعة كاملة كي تتمكن من التواصل مع الجمهور والمتحدثين الآخرين، وربما تكوين علاقات معهم. عاين القاعة وقيّم ترتيبات الجلوس للتأكد من سهولة الوصول إلى المقاعد والقدرة على رؤية المنسق، كما أنصح بمقابلة المنسق قبل الموعد المحدّد لبدء الندوة لمعرفة كيفية تقديمه لها. هل ستدخل من وراء خشبة المسرح أم ستكون جالساً على مقعد؟ وهل سيسمح لك بتجربة استخدام الميكروفون؟

2. هدئ أعصابك

استرخِ وهدئ أعصابك قبل بدء الفعالية. وثمة ممارسات تعزز ثقتك بنفسك ويمكنك أداؤها في سيارتك أو في غرفة خاصة، منها ما يلي:

خذ 8 أنفاس عميقة.
تصور نفسك شخصاً متألقاً ومتفاعلاً مع الجمهور.
انظر إلى نفسك في المرآة وقل: "أنت مذهل!" 7 مرات.

3. ضع أجهزتك بعيداً

احرص على تقليل عوامل التشتيت المحتملة بوضع هاتفك وغيره من الأجهزة بعيداً عن متناولك كي تتمكن من الحفاظ على تركيزك. إذا كانت لديك ملاحظات عن الندوة على هاتفك، فاحرص على إيقاف تشغيل الإشعارات وكتم الصوت، ولا تستخدم الهاتف لأي غرض آخر.

خلال الندوة

ستساعدك الاستراتيجيات التالية على إفادة الجمهور وتعزيز علاقتك بهم بمجرد بدء الندوة.

1. كُن مستعداً لتقديم نفسك

يحرص بعض المنسقين على تقديم المتحدثين، بينما يدعو البعض الآخر المتحدثين لتقديم أنفسهم، لذا كُن مستعداً لكلا السيناريوهين. جهّز مقدمة مدتها دقيقة واحدة، ولا داعي لاستعراض مسيرتك التعليمية أو المهنية كلها، يكفي أن تستعرض الجوانب الوثيقة الصلة بالجمهور وموضوع الندوة من خلال التعريف باسمك وأسباب مشاركتك في الندوة وما تود تقديمه فيها.

2. عبّر عن اهتمامك الحقيقي بالجمهور

عندما تتحدث، انظر في وجوه الحاضرين في القاعة ما دمت ترتاح لذلك، وحاول تحقيق التناغم بين لغة جسدك والنقطة التي تطرحها. على سبيل المثال، يمكنك استخدام إشارات اليدين لتأكيد النقاط التي تثير حماسك أو الابتسام عند تقديم لفتة طريفة. أخيراً، عند طرح نقطة معينة، تأكد من قدرة الجمهور على فهم الأمثلة التي تستشهد بها، واحرص على دعم وجهة نظرك بالبيانات. وإذا استعددت مسبقاً، فسيحدث هذا كله تلقائياً.

3. احرص على الإيجاز والوضوح، إلى جانب احترام المتحدثين الآخرين

الغرض من الندوة هو تعزيز معرفة الجمهور أو تصوراته حول المجال الذي يتناوله موضوعك، لذا عليك الالتزام بالموضوع الرئيسي وتجنُّب الخروج عنه أو استخدام مصطلحات يصعب على عموم الجمهور فهمها، ويُفضَّل عادةً أن تختصر كل إجابة في أقل من دقيقتين؛ فالهدف من الندوات أن تكون مناقشات حيوية، لا محاضرات ذات طابع أكاديمي، كما أن مُدد الانتباه قصيرة، وقد تؤدي الإجابات الطويلة إلى شرود أذهان الجمهور وتثبيط الحوار بين المتحدثين. ومن الأفضل أن تحيل الأمر إلى المنسق وتتركه يؤدي عمله المتمثل في الموازنة بين الإسهامات وإدارة الوقت وتوجيه دفة الحوار.

وفيما يتعلق بالمتحدثين الآخرين في الندوة، تذكر أن الجمهور سيلاحظ أيضاً ردود فعلك تجاههم وتفاعلك معهم. وإذا لاحظ المتحدثون أو الجمهور سلوكاً وقحاً، فقد يتعكَّر الجو العام للفعالية.

وتتضمن بعض قواعد الذوق ما يلي:

لا تكُن أول مَن يجيب دائماً.
لا تقاطع الآخرين.
ابدأ كلامك بالاستطراد على النقاط التي طرحها المتحدثون الآخرون.
عبّر (بإيجاز) عن تقديرك لوجهات نظر الآخرين قبل الانتقال إلى وجهة نظرك الخاصة.

بعد الفعالية

تذكّر أن دورك متحدثاً في الندوة يتجاوز حدود الفعالية نفسها، لذلك عليك أن تخطط للبقاء مدة ساعة بعد انتهاء الندوة والتواصل مع الجمهور والمتحدثين الآخرين. استخدم الاستراتيجيات التالية في نهاية الندوة وفي الأيام التي تلي الفعالية مباشرة.

1. احرص على المتابعة

عند انتهاء الندوة، ادعُ الجمهور للتواصل معك، ومن ثم واصل الحديث في مكان الندوة. ضع رمز الاستجابة السريعة (QR) لحسابك على لينكد إن خلفية لهاتفك لتسهيل التواصل بعد الندوة واطلب من الآخرين التواصل معك. ويُفضَّل أن ترسل دعوات التواصل على لينكد إن في غضون 48 ساعة بعد الفعالية، ولا بأس بإرسالها إلى مَن لم تستطع التواصل معهم شخصياً.

2. عبّر عن امتنانك

الامتنان من الأشياء التي يصعب نسيانها غالباً، كما أنه يشجّع الآخرين على دعوتك للفعاليات المماثلة في المستقبل. وفي غضون 3 أيام من انتهاء الفعالية أرسل خطابات شكر إلى كلٍّ مما يلي تعبيراً عن تقديرك للدعم الذي تلقيته:

مَن دعاك للانضمام إلى الندوة.
مَن أوصى بمشاركتك في الفعالية.
مُنسّق الفعالية.
المتحدثين الآخرين.
إذا تلقيت مساعدة من أي شخص في أثناء الندوة، أو سافرت لحضورها واستضافك أحد الموظفين، فأرسل له خطاب شكر أيضاً.

3. مهّد الطريق للحصول على فرص مستقبلية

اطلب من المنسق والمضيف إبداء رأيهما حول ما يمكنك فعله لتقديم أفضل مستوى ممكن في الندوات المستقبلية. يسهم هذا السؤال في فتح باب الحوار حول الفعاليات المستقبلية التي يمكنك التعرف إليها واتخاذ قرار بشأن عرض الانضمام إليها مجدداً بصفة متحدث. وأنصح بطلب إبداء الرأي بعد أسبوع أو أسبوعين من إرسال خطابات الشكر. وافصل بين طلب إبداء الرأي والتعبير عن الشكر حتى يكون كلاهما صادقاً ويلقى صدى طيباً.

بإتقان فن المشاركة في الندوات التخصصية ستمهد الطريق لتحقيق نجاح شخصي دائم، فضلاً عن الإسهام في تعزيز الخبرات الجماعية في مجالك؛ لذا اصعد إلى المنصة بثقة، مسلحاً بالمعرفة اللازمة لتقديم إسهامات استثنائية كي يكون انضمامك إلى هذه الندوات محفزاً لمستقبل يتميز بالقدرة على التأثير والنمو والخبرات الراسخة.