شارك
الرئيسية
7 دقيقة
ملخص: على الرغم من الفوائد الكثيرة التي يمكن أن توفرها الاجتماعات الفردية، يمكن أن تكون إدارتها صعبة، سواء كنت جديداً في مجال الإدارة أو قضيت سنوات عديدة في منصب قيادي. فيما يلي بعض العلامات التي تدل على أن اجتماعاتك الفردية أصبحت مبتذلة أو غير منتجة أو لا تحقق الفائدة المرجوة منها: لا ترغب في حضور الاجتماع؛ تتجاوز الوقت المحدد لها؛ لا تجد ما تملأ به الوقت؛ تشعر بالإرهاق بعد كل اجتماع أو تنشغل أنت ومرؤوسك المباشر بشيء آخر خلال الاجتماع. تقدم المؤلفة عدة طرق للاستفادة إلى أقصى حد ممكن من وقت الاجتماع الفردي الثمين.
الاجتماعات الفردية هي لقاءات منتظمة بين المدراء ومرؤوسيهم المباشرين. عادة ما يكون للمدراء هدفان رئيسيان من هذه اللقاءات الأسبوعية أو النصف الشهرية: مواءمة التوقعات وتعزيز الثقة مع أعضاء الفريق. علاوة على ذلك، تشجع الاجتماعات الفردية على تعزيز العلاقات بين المدراء والموظفين وتمكن الاستفادة منها لتوجيه الملاحظات وتلقيها وتحديد الأهداف الفردية وحل العقبات التي تعترض سير العمل.
على الرغم من الفوائد الكثيرة التي يمكن أن توفرها الاجتماعات الفردية، يمكن أن تكون إدارتها صعبة على المدراء الجدد أو حتى من قضى سنوات عديدة في منصب قيادي. بصفتي مدربة على القيادة، لاحظت أن الأشخاص في مختلف مراحل حياتهم المهنية يعانون صعوبة في التوفيق بين الأولويات المتضاربة المتمثلة في دعم مرؤوسيهم المباشرين مع تحقيق أهداف الشركة وأداء المسؤوليات الأخرى المرتبطة بدورهم. مع محدودية الوقت والموارد، يتساءل الكثير منهم: هل تستحق الاجتماعات الفردية هذا الجهد كله حقاً؟
جوابي دائماً هو "نعم"، شريطة استخدام الوقت بفعالية. لكن إذا كنت تتساءل عن جدواها، فهذا يعني أن هناك مجالاً للتحسين.
فيما يلي 5 علامات شائعة على أن اجتماعات المتابعة الفردية أصبحت مبتذلة وغير منتجة أو أنها لا تحقق الفائدة المرجوة منها، وكيف يمكنك الاستفادة إلى أقصى حد من هذا الوقت الثمين.
العلامة الأولى: لا ترغب في حضور الاجتماع
عندما يكون جدول عملك مزدحماً وبالكاد يتيح لك تناول الغداء، قد تبدو فكرة إلغاء الاجتماعات الروتينية مغرية. بالطبع، ثمة حتماً حالات يجب فيها إلغاء الاجتماع الفردي، لكن يجب ألا تصبح هذه هي الحال دائماً، فإذا تكرر ذلك، فهذه علامة على ضرورة استثمار هذا الوقت بطريقة مختلفة.
يجب ألا يكتفي المدراء بمجرد المشاركة في الاجتماعات الفردية فحسب، بل قيادتها بفعالية أيضاً. يجب أن يكون لها هدف واقعي وأن تتطور وفقاً لاحتياجات الموظفين الحالية. وعلى الرغم من أنها تتبع على الأرجح إيقاعاً روتينياً، يجب ألا يتكرر جدول أعمال هذه الاجتماعات بأي حال.
ما يجب فعله بدلاً من ذلك
تتغير أولويات الموظفين ومشاريعهم ومهامهم من أسبوع إلى آخر. لذلك اسأل نفسك؛ ما الذي يحفز كلاً منا على الحضور اليوم؟ هل تفتقر الاجتماعات إلى التنظيم؟ أم أننا نعتمد على جدول الأعمال نفسه في حين يجب تعديله؟
لتضمن استثمار وقت الاجتماع بفعالية، خصص بعض الوقت للتحضير مسبّقاً. أوصي المدراء بتخصيص أول اجتماع فردي من كل شهر لأهداف التطوير الوظيفي لمرؤوسه المباشر. إنها فرصة ممتازة للتطرق إلى طموحات الموظفين على المديين القصير والطويل وتقييم التقدم المحرز في أعمالهم الأخيرة. من خلال تخصيص اجتماع واحد شهرياً للمواضيع الوظيفية، تضمن عدم تكرار جدول أعمال كل أسبوع، كما تذكّر موظفك بأنك مدير ملتزم بتحقيق أهدافكما المشتركة البعيدة الأجل.
قد يكون من المفيد أيضاً إنشاء مستند مشترك حيث يمكنك أنت ومرؤوسك المباشر إعداد جدول أعمال مشترك لكل أسبوع. أضف مواضيع للمناقشة تحضيراً للاجتماع، وشجع مرؤوسك المباشر على فعل الشيء نفسه. سيحفزكما هذا على الحضور بهدف واضح، وسيساعدكما أيضاً في تتبع أي بنود عمل تتحملان مسؤوليتها.
العلامة الثانية: يتجاوز الاجتماع الوقت المخصص باستمرار
إذا استغرق الاجتماع الفردي أكثر من 30 إلى 60 دقيقة كل أسبوع، فهناك مشكلة. إما أنكما تتعمقان أكثر من اللازم في التفاصيل، أو تعيدان مناقشة بنود جدول الأعمال السابقة، أو تنشغلان بمناقشات جانبية.
ما يجب فعله بدلاً من ذلك
إذا كانت محادثتكما تتسم بالتفصيل المفرط، فتوقف قليلاً وحدد المواضيع التي من الأفضل مناقشتها في اجتماع رسمي مخصص لموضوع واحد. على سبيل المثال، إذا كنت تخطط استراتيجياً لأحدث مشروع لمرؤوسك المباشر كل أسبوع، ففكر في تخصيص وقت محدد لاستعراض تلك التفاصيل، أو الأفضل من ذلك، دعه يتواصل مع زميل آخر من الفريق يمكنه تقديم الإرشاد له خلال المشروع.
وبالمثل، إذا كنت تخرج عن المسار باستمرار لمناقشة مواضيع جانبية لا علاقة لها بأداء الموظف واحتياجاته، ففكر هل تجب معالجتها شخصياً أم تمكن مناقشة أي منها عبر البريد الإلكتروني أو سلاك أو عبر محادثة سريعة في أي مكان.
أخيراً، إذا كنت تكرر الاجتماعات السابقة بطريقة ما وتتناول نقاط المناقشة نفسها مراراً وتكراراً دون إحراز أي تقدم، فأنت عالق في حلقة مفرغة. على أي حال، من الطبيعي أن يحدث بعض التكرار خلال الاجتماعات الفردية، إذ إن حل بعض المشكلات يستغرق وقتاً أطول وقد يتطلب تحديثات أسبوعية، لكن يجب ألا يستحوذ ذلك على جلّ وقتك. اسأل نفسك: لماذا نستمر في العودة إلى هذا الموضوع؟ ما الذي يعوقنا عن التقدم؟ هل نتجنب مواجهة مشكلة صعبة؟
على سبيل المثال، لنفترض أن هناك احتكاكاً بين موظفك وزميل له. في كل أسبوع، تناقشان أسباب المشكلة والخطوات المحتملة لحلها، ولكن للأسف، لا تحرزان أي تقدم. يمكنك في هذه الحالة تسهيل إحراز تقدم من خلال جدولة اجتماع منفصل للجمع بين الطرفين أو إحالة مرؤوسك إلى قسم الموارد البشرية للتوسط لحل المشكلة. غالباً ما يجري تناول النزاعات والتوترات في الاجتماعات المنفردة، ولكن عليك أن تضع حداً عندما تصبح المحادثة غير منتجة.
العلامة الثالثة: لا تجد ما تملأ به وقت الاجتماع
على النقيض تماماً، ماذا لو لم يكن ثمة مواضيع للنقاش باستمرار.
ستكون هناك دائماً أسابيع تجري فيها مناقشة مواضيع أكثر من غيرها، ولكن إذا لم يكن لدى مرؤوسك المباشر باستمرار سوى القليل ليشاركه أو يطلعك عليه، فقد يشير ذلك إلى عدم شعوره بالراحة في مناقشة احتياجاته أو العقبات التي تواجهه أو أي شيء يتجاوز قائمة مهامه.
ما يجب فعله بدلاً من ذلك
لتشجيع عضو الفريق على الانفتاح، عليك بناء مستوى عالٍ من الثقة، ويستغرق ذلك وقتاً، وقد تتطلب هذه العملية وقتاً أطول بالنسبة لبعض الموظفين. مهمتك بصفتك مديراً هي الحفاظ على قنوات تواصل مفتوحة من خلال الحضور والتفاعل باستمرار واستكشاف طرق جديدة لتعزيز العلاقة، حتى لو استغرق تكوين الروابط بعض الوقت.
إذا كنت تواجه صعوبة في إشراك مرؤوسك المباشر في النقاش، فإليك بعض الأسئلة العميقة التي تحفز المزيد من النقاش:
- ما هي أبرز إنجازاتك المهنية لهذا العام؟
- ما هو أفضل قرار اتخذته مؤخراً في العمل؟ ماذا تعلمت منه؟
- ما هي المواضيع التي لا نتناولها على مستوى الفريق؟
إذا كانت لديك ساعة إضافية كل أسبوع لاستثمارها في جهد متوسط المدى، فماذا ستفعل بهذا الوقت؟
تستثير هذه الأسئلة إجابات تتجاوز "نعم" أو "لا"، وتشجع حتى أكثر أعضاء الفريق خجلاً على الانفتاح.
العلامة الرابعة: تشعر بالإرهاق بعد كل اجتماع
يمكن أن يكون الشعور بالإرهاق بعد كل اجتماع فردي علامة على إجهاد التعاطف أو حتى الاحتراق الوظيفي، وتصبح هذه المشكلة أوضح خصوصاً إذا كان مرؤوسك المباشر يستغل الاجتماعات الفردية للتنفيس عن مشاعره السلبية.
لقد أخبرتني إحدى عميلاتي بأنها تضطر إلى إراحة رأسها على المكتب بعد كل لقاء فردي مع أحد أعضاء الفريق، وعبّرت عن ذلك قائلة: "إنه يتذمر بلا توقف لنصف ساعة وأنا مضطرة للاستماع إليه. يجد دائماً من يلقي اللوم عليه في مشكلاته؛ الشركة أو الفريق أو أنا".
ما يجب فعله بدلاً من ذلك
في حالة عميلتي، وضعنا خطة لمساعدتها على استعادة السيطرة. في البداية، أضافت "التنفيس" بنداً رئيسياً في جدول أعمال الاجتماع. قالت لمرؤوسها المباشر: "تفضل بالتنفيس عن كل ما يزعجك، لديك 5 دقائق، ثم ننتقل إلى مواضيع أخرى". للمفارقة، أدرك المرؤوس المباشر عندما أتاحت له عميلتي التنفيس عن غضبه سرعة مرور الدقائق الخمس والوقت الكبير الذي كان يقضيه في دوامة التفكير السلبي.
إذا عاد للشكوى بعد الدقائق الخمس الأولى، فكانت عميلتي توجهه إلى مسار أكثر إنتاجية، فتقول له: "أتفهم أن هذا مشروع محبط، ولكن ما الذي يمكنك التحكم فيه؟ ما الذي يمكنك تغييره؟".
كان توجيه مرؤوسها المباشر مفيداً للحفاظ على الزخم في الاجتماع. ثم التزمت بعد ذلك بمتابعة الملاحظات، بما في ذلك توثيق الصعوبات التي يواجهها وتعيين مهام محددة لمساعدته على التقدم. لقد تطلب الأمر جهداً للحفاظ على تركيزه، لكنها لم تعد تشعر بالإعياء بالدرجة نفسها.
إذا واجهت موقفاً مماثلاً، فاسأل نفسك: ما هي المواضيع التي أرتاح لمناقشتها وأيها أفضّل عدم مناقشتها في العمل؟ هل توجد طرق يمكنني من خلالها تقديم الدعم العاطفي لموظفي دون أن تؤثر تلك المشاعر عليّ شخصياً؟ على غرار عميلتي، يمكنك مساعدة مرؤوسك المباشر على زيادة وعيه بالسلوكيات المستنزفة للطاقة. يمكنك لفت انتباهه إلى ذلك بقول شيء مثل: "لاحظت أنك طرحت هذا الموضوع أيضاً في اجتماعنا الأخير. أتفهم أهميته بالنسبة لك، لكنني لا أحب أن أراه يثقل كاهلك في العمل. كيف يمكنني دعمك على أفضل وجه؟"
العلامة الخامسة: أحدكما (أو كلاكما) منشغل بشيء آخر
إذا لم يكن ثمة من ينتبه ويتفاعل، فهل يمكن اعتباره اجتماعاً أصلاً؟
للأسف، أصبح من الشائع في هذه الأيام أن تشتت الأجهزة الإلكترونية الانتباه عن الاجتماعات المباشرة، ويزداد الأمر سوءاً إذا كانت افتراضية. ولكن إذا لم يكن بمقدورك الحفاظ على التركيز عندما تكون في اجتماع يضمك مع شخص آخر فقط، فهذا مؤشر على أنك (أو مرؤوسك المباشر) لا تعطي الأولوية للوقت الذي تقضيانه معاً.
ما يجب فعله بدلاً من ذلك
قد تميل، وأنت مثقل بقائمة مهامك التي لا تنتهي، إلى تصفح البريد الإلكتروني أو التحقق من جدول مواعيدك خلسة في الوقت الذي يطلعك مرؤوسك المباشر على آخر مستجدات أعماله. هذا تصرف غير لائق، ويقوّض سلطتك ويوحي لموظفك بأنك لا تقدّر وقته. من المحتمل جداً أن يلاحظ موظفك تشتت انتباهك، والفائدة من الرد على بضع رسائل إلكترونية إضافية في أثناء الاجتماع لا تستحق تعريض الثقة بينكما للخطر.
يمكنك تطوير المزيد من الانضباط والتركيز بالممارسة. قبل اجتماعاتك، ابحث عن مكان هادئ، واكتم صوت الإشعارات، وأغلق أي مشتتات أخرى على الكمبيوتر المحمول. ثم تدرب على الاستماع الفعال. على سبيل المثال، عندما يطرح موظفك تحدياً يواجهه، أعِد عليه ما قاله، واسأله: "هل أنا مخطئ؟" سيثبت هذا لموظفك أنك منخرط تماماً في المحادثة الجارية بينكما ويجبرك على التركيز عليها.
أما إذا لاحظت أن مرؤوسك المباشر مشغول بشيء آخر، فأوقف المحادثة واسأله إذا ما كان يحتاج إلى بعض الوقت للانتهاء منه. اعلم أن هناك العديد من الأولويات التي تشتت انتباهه، ولكن اجتماعات المتابعة الفردية هي فرصتكما الوحيدة للتواصل الحقيقي خلال الأسبوع.
قد يكون من المفيد أيضاً بدء الاجتماع بطريقة تحثه على الالتزام. فعبارة "لنبدأ الاجتماع الآن" مثلاً تخلق شعوراً بالحاجة إلى الانخراط الكامل. يمكنك أن تقول: "دعنا نضع هواتفنا بعيداً لنركّز على هذه المحادثة"، مع تحميل نفسك المسؤولية من خلال تجسيد السلوك المناسب.
يقيّم المدراء الفعّالون الاجتماعات الفردية ويعدّلون جداول أعمالها بانتظام لتحسين إيقاعها ومحتواها وأهدافها. من الضروري الاهتمام بطاقتك وتنظيم جدول مواعيدك بطريقة مدروسة. من خلال بعض التحديد والالتزام، ستبدو تلك الفترات الزمنية المخصصة للاجتماعات الفردية في جدول مواعيدك فرصاً قيّمة بدلاً من أن تبدو مجرد التزامات فحسب.