نصيحتان لكتابة قائمة مهام سهلة التنفيذ

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

نعاني جميعاً مهام مزعجة تبقى على قائمة المهام دون أن نتمكن من إنجازها، مثل مهمة “ترتيب غرفة الضيوف” أو “خطط لغداء عائلي”. أنت تعلم أنه يجب عليك إنجازها في النهاية ولكنك تتجاهلها وتعمل على إنجاز مهمة أخرى، ونتيجة لذلك تتراكم هذه المهام في قائمتك.

لكن مع القليل من التخطيط المسبّق يمكنك مقاومة الرغبة في تجاهل قائمة مهامك والانشغال بمهام أخرى. إذا قسمّت المهام المزعجة إلى أجزاء صغيرة، يمكنك إنجازها في وقت قصير جداً. يتوقف ذلك كله على طريقة كتابتك لكل مهمة.

في حال وجود قائمة مهام مجمدة تتسبب في تعطيل التقدم أو قائمة قديمة لم تنجز أي مهمة بها منذ وقت طويل، فابدأ من جديد بقائمة جديدة. استعد لكتابة كل عنصر في قائمتك القديمة (أو أي فكرة في ذهنك مثل “يجب أن أفعل كذا”) من جديد مع وضع هذين المبدأين التوجيهيين في الحسبان.

1. قسّم المهمة إلى مهام صغيرة

ثم قسّم المهام الصغيرة إلى مهام أصغر. لا تخلط بين المهام والأهداف أو المشاريع. المهمة هي إجراء واحد ومحدد من شأنه تحريك المشروع نحو الأمام، وهي مجرد خطوة واحدة فقط. فمثلاً “التخطيط لغداء اللجنة” يشير إلى مشروع، أما “أرسل بريداً إلكترونياً إلى كارين كي تتواصل مع المطاعم” فهي مهمة. في هذه الحالة، يعدّ إرسال بريد إلكتروني إلى كارين إجراء بسيطاً يستغرق دقيقتين، وهو إجراء صغير وبسيط يمكنك فعله دون عناء. لن تكتمل خطط الغداء بعد انتهائك من هذه المهمة، لكنك ستكون أقرب بكثير لتنفيذ المهمة مما كنت عليه عندما كنت تتجاهل مشروع “التخطيط لغداء اللجنة”. وبعد تنفيذ هذه المهمة أضِف الخطوة التالية إلى القائمة.

يجبرك تقسيم المهمة إلى أصغر الإجراءات الممكنة على التفكير في كل خطوة مقدماً. عندما تتخلص من عناء التفكير، يصبح من السهل إرسال تلك الرسالة الإلكترونية وإجراء تلك المكالمة وتقديم ذلك التقرير ومواصلة عملك دون عناء.

2. استخدم أفعالاً محددة وأدرج أكبر قدر ممكن من التفاصيل

تأخرت عن موعد تنظيف الأسنان، ومهمة “حجز موعد مع طبيب الأسنان” لم تنجز بعد. عندما تكتب هذه المهمة، استخدم فعلًا قابلاً للتنفيذ مثل “اتصل” أو “أرسل رسالة بريد إلكتروني” وأدرج أي تفاصيل تحتاج إلى التحقق منها في المستقبل، مثال: “اتصل بالدكتور زيد على رقم 555-45678 للحصول على موعد تنظيف أسنان قبل الساعة 11 صباحاً يوم 17 أو 18 أو 19 يناير/كانون الثاني”. يمكنك إنجاز هذه المهمة وأنت في سيارتك العالقة في زحمة السير عبر هاتفك المحمول.

قائمة المهام الخاصة بك هي طريقتك في إسناد المهام إلى نفسك، لذا ساعد نفسك كما لو كنت تعمل مساعداً شخصياً. اجعل مهامك صغيرة ومحددة لتُعد نفسك لتلك اللحظة الرائعة التي يمكنك فيها شطبها من القائمة باعتبارها منجزة.