كيف تكتب رسالة شكر بطريقة صحيحة بعد إجراء مقابلة عمل؟

أنهيت للتو مقابلة للحصول على وظيفة أنت متحمس لها جداً، وتعلم أنه ينبغي لك إرسال رسالة شكر إلى من أجرى المقابلة معك، لكنك لست متأكداً مما يجب أن تكتبه فيها. ما مقدار التفاصيل التي يجب تضمينها في الرسالة؟ وهل يجب أن ترسل رسالة إلكترونية إلى كل شخص أجرى مقابلة معك؟ وما هي أفضل طريقة لمتابعة التواصل معه؟

إليك بعض النصائح حول ما يجب أن تقوله، وما يجب ألا تقوله، في رسالتك، إلى جانب نماذج لرسائل شكر، وسأوضح سبب أهمية كتابة رسالة شكر مدروسة ومهنية ولو كان الأمر يبدو لك إجراءً شكلياً، ولنبدأ بتحديد ما يجب أن تكتبه في الرسالة.

كيف تكتب رسالة شكر لإرسالها بعد مقابلة العمل؟

يجب أن تكون رسالتك قصيرة وصادقة، وأن ترسلها في غضون 24 ساعة بعد المقابلة، وفيما يلي بعض العناصر الأساسية التي يجب أن تتضمنها الرسالة.

1. أرسل رسالتك بطريقة مدروسة

وجِّه الرسالة إلى الشخص الذي أجرى معك المقابلة وتأكد أنك كتبت اسمه بطريقة صحيحة، وإذا طلب منك أن تخاطبه باسمه المختصر في أثناء المقابلة، فخاطبه به في رسالة المتابعة. إذا أجريت مقابلات مع عدة أشخاص، فمن المستحسن أن ترسل لكل واحد منهم رسالة مختصرة.

2. انتبه إلى أسلوب الطرف الآخر ومستوى الرسمية الذي يفضله وصغ رسالتك وفقاً لذلك

إحدى الطرق البسيطة لإظهار اهتمامك بالتفاصيل هي مراعاة مهنية الشخص الذي أجرى المقابلة وأسلوبه في التواصل. راجع الرسائل السابقة التي تبادلتها معه لترى إذا كان بدأ رسائله بكلمة "عزيزي" أو "مرحباً"، وإذا كان ينهيها بعبارة "أطيب التمنيات" أو بكلمة "شكراً".

اطلع على الرسائل السابقة وراجع أسلوبه في كتابتها واتبع أسلوباً مماثلاً في ردك، فهذا الاهتمام يشبه اهتمامك بأناقتك عندما تذهب إلى مقابلة العمل.

3. اشكر الشخص على وقته واهتمامه

عندما تعبر عن تقديرك للوقت الذي منحك إياه محاورك، فذلك يشير إلى أنك تتمتع بوعي ذاتي وتحترم جهود الآخرين، وهما سمتان يقدرهما مدراء التعيينات جداً، يمكنك أن تقول مثلاً: "أعلم أنك مشغول، وأود أن أشكرك على تخصيص وقت لمقابلتي اليوم".

4. سلّط الضوء على ما جذبك للمؤسسة

يقترح الشريك السابق في شركة برايس ووترهاوس كوبرز (PwC) وهو الآن مدرب للرؤساء التنفيذيين، ديفيد لانسفيلد، أن يذكر المرشح جانباً من المحادثة كان مثيراً للاهتمام بوجه خاص أو أن يشارك جملة مميزة لمساعدة الشخص الذي أجرى المقابلة معه على تذكُّر ما تحدثا عنه، يمكنك أن تقول مثلاً: "لقد استمتعت حقاً بالحديث عن الموضوع الفلاني"، فتذكر في رسالتك موضوعات فريدة تحدثتما عنها خلال المقابلة، مثل السياسة البيئية أو حبك للسفر أو استخدام التفكير التصميمي لتحسين العمليات، أي اذكر أموراً تذكره بمحادثتكما.

5. أعرِب عن اهتمامك المتواصل بفرصة العمل

أظهر أنك مهتم بالوظيفة ومتحمس لها، يعرف مدير التعيينات أن الأشخاص غالباً ما يتقدمون لعدة وظائف، وهو لا يريد إضاعة الوقت على المرشحين غير المهتمين بالوظيفة حقاً. لذا أوضح حماسك بعبارات من قبيل: "أنا متحمس لفكرة الانضمام إلى فريقك والعمل معكم لتحقيق أهداف المؤسسة". واذكر سبب حماسك إذا كان يمكنك توضيحه باختصار، قل مثلاً: "أنا واثق من أن خبرتي ستضيف قيمة لعملائك، وعلى الصعيد الشخصي، أعلم أن مؤسستكم هي المكان المثالي بالنسبة إلي لمواصلة نموي".

6. أوضِح أنك لا تمانع في الإجابة عن أي أسئلة

إن اختيار المرشح المناسب ليس بالأمر السهل، لذلك وضّح لمدير التعيينات أنك مستعد للإجابة عن أسئلته والرد على أي مخاوف لديه، يمكنك أن تقول مثلاً: "أعلم أن اختيار الشخص المناسب لفريقك ليس سهلاً، وإذا كانت لديك أي أسئلة أو مخاوف فاعلم أنني مستعد للرد عليها".

توصي لوردز أولفيرا مارشال، التي تُدرِّس مقررات بناء العلاقات وإدارة المسار الوظيفي في جامعة نيويورك، بتدوين ملاحظات مختصرة في أثناء المقابلة. اكتب اسم محاورك، والموضوعات التي ناقشتها معه، وبعض الكلمات الرئيسية لتنشيط ذاكرتك، حتى تجعل رسالة المتابعة هادفة، فقد أخبرتني أن "عملية كتابة رسالة الشكر تبدأ في أثناء المقابلة".

ما يجب تجنبه في رسالة الشكر

إذا كنت لا تريد أن تترك انطباعاً سيئاً لدى الشخص الذي أجرى معك المقابلة، فتجنب هذه الأخطاء الشائعة الثلاثة.

الخطأ الأول: إضافة الكثير من التفاصيل

تذكّر أن القصد من الرسالة هو الشكر، وليس إكمال النقاش. تحذّر أولفيرا مارشال قائلة: "ليس من المناسب أن تذكر في رسالة المتابعة كل الجوانب التي كنت تتمنى لو سلطت الضوء عليها في المقابلة" وإلا بدوت يائساً أو أنك لم تكن مستعداً للمقابلة.

الخطأ الثاني: تقديم طلبات

الناس مشغولون، فتجنب طلب أي شيء يرتب على الشخص عبئاً إضافياً، إذ يجب أن تُظهر له أنك مرن ومتعاون.

الخطأ الثالث: عدم الانتباه إلى الأخطاء المطبعية

وبالطبع، لا تنسَ مراجعة رسالتك قواعدياً ولغوياً قبل إرسالها، لأنها تمثل نموذجاً على أسلوبك في التواصل ويجب ألا تعكس إهمالك للتفاصيل.

نماذج على رسائل الشكر بعد إجراء المقابلة

استخدم نماذج الرسائل أدناه للبدء، ولكن تأكد من تعديلها وفقاً لاحتياجاتك.

المثال الأول: التركيز على مشروع محدد

العنوان: شكر وتقدير

مرحباً غادة،

كان من الرائع التحدث معكِ أمس عن احتمالية أن أكون عضواً مناسباً في فريقك. أقدّر تحدثك بشفافية عن المشروع الذي تعملين عليه وأسلوب العمل في [اسم الشركة]. يبدو أن الفريق رائع والمشروع مثير للحماس وينطوي على إمكانات هائلة.

أنا متحمس لأنني من المرشحين للعمل معك، إذا كانت لديكِ أي أسئلة أو تريدين أن نُكمل حديثنا، فأرجو أن تتصلي بي في أي وقت،

وأنا أتطلع إلى التواصل معك.

كل التوفيق،

المثال الثاني: التركيز على ثقافة الشركة والملاءمة الوظيفية

العنوان: شكر وتقدير

مرحباً مريم،

أشكرك على تخصيص جزء من وقتك لإجراء مقابلة معي اليوم وعرض أمثلة على العمل المبتكر الذي تؤدينه أنتِ وأعضاء فريقك لدعم عملائكم.

فهمت من محادثتنا أن العمل يسير بوتيرة سريعة وأنه على أعلى مستوى، وعلى الرغم من المجهود الكبير الذي تبذلونه في العمل فأنتم تستمعون بإنجازه معاً، فشغف أعضاء الفريق بعملهم ملموس وشعورهم بالانتماء مذهل.

فهمت أيضاً أنكِ تبحثين عن شخص جاهز للعمل ويمكنه الانطلاق بكل قوة ونشاط، ولا يحتاج إلى قدر كبير من الإرشاد والتوجيه، والعمل معه ممتع، وأنا واثق من أنني أمتلك هذه الصفات.

إذا كانت لديكِ أي أسئلة أو تودين أن نُكمل حديثنا، فأرجو أن تتصلي بي في أي وقت.

وأنا أتطلع إلى التواصل معك.

أطيب التحيات،

المثال الثالث: التركيز على تاريخ الشركة وقيمها

العنوان: شكر وتقدير

عناية الأستاذ كمال،

أود أن أشكرك على تخصيص وقت لمقابلتي اليوم لمناقشة منصب المخطط المالي في [اسم الشركة]. أقدّر لك إطلاعي على تاريخ شركتك العائلية واهتمامك بكل عميل كما لو كان فرداً من أفراد عائلتك.

فهمت من محادثتنا أن الحفاظ على مستوى الخدمة الراقي من أولوياتك، وأنك تبحث عن مخططين مستعدين للحفاظ على هذا المستوى لسنوات قادمة. وكما أخبرتك، لدي أطفال، وأتطلع إلى الاستقرار في مؤسسة يمكنني أن أفتخر أمامهم بالعمل فيها، ولذلك فأنا متحمس للانضمام إلى فريقك.

إذا كانت لديك أي أسئلة أو تود أن نُكمل حديثنا، فأرجو أن تتصل بي في أي وقت.

خالص التقدير،

لماذا إرسال رسالة الشكر مهم؟

بالإضافة إلى أنها لفتة لطيفة، فإن إرسال رسالة متابعة بعد المقابلة يعود عليك بمنافع عديدة.

بناء علاقة إيجابية مع الشخص الذي أجرى معك المقابلة

بغض النظر عما سارت عليه مقابلتك، يجب أن تأخذ في الاعتبار أن العديد من مدراء التعيينات يجرون مقابلات متعددة في فترة زمنية قصيرة، لأن جداولهم مزدحمة. ولذلك تساعدك الرسالة المدروسة على ترك انطباع إيجابي دائم بعد انتهاء المقابلة، فهي:

تساعدك على التميز من بين المتقدمين الآخرين

إن استثمار جزء من وقتك في إرسال رسالة شكر يزيد من فرصك في التميز من بين المتقدمين الآخرين. فقد أظهرت إحدى الدراسات أن مرشحاً واحداً فقط من كل 4 مرشحين يرسل رسالة شكر بعد المقابلات، وقال 80% من مدراء الموارد البشرية إن هذه الرسائل كانت مفيدة عند استعراض المرشحين.

فرصة لإظهار كفاءتك المهنية ومهاراتك في التعامل مع الأشخاص

هناك فرق شاسع بين إخبار الشخص الذي أجرى معك المقابلة بأنك تهتم بالتفاصيل وتتمتع بالقدرة على العمل مع الفريق، وبين إظهار ذلك له. عندما ترسل رسالة شكر بصياغة سليمة وفي الوقت المناسب، فإنك تشير إلى حرصك على المتابعة وقدرتك على فهم المغزى من المقابلة والتعبير عنه كتابة وتفهّمك لأهمية التعبير عن تقديرك للآخرين.

تؤكد اهتمامك بالوظيفة

يفهم مدراء التوظيف أن المرشحين قد يجرون مقابلات لعدة وظائف في الوقت نفسه، ولأنهم مشغولون دائماً فهم لا يرغبون في بذل جزء من وقتهم مع مرشح غير مهتم بالدور الذي يسعون إلى شغله، وعندما ترسل رسالة امتنان فإنك تؤكد للطرف الآخر اهتمامك بالدور وحماسك لتوليه، وأنك جدير بأن يتابع التواصل معك.

قد ترسل رسالتك وتحصل على رد في غضون دقائق، ولكن يمكن أيضاً ألا تتلقى أي رد على الإطلاق. في كلتا الحالتين، قد يكون استثمار 15 دقيقة من وقتك للتعبير عن تقديرك هو الفارق بين حصولك على الوظيفة أو ضياعها منك.

اقرأ أيضاً: