4 استراتيجيات لتقود فريقك خلال التغييرات الإدارية

ملخص: تمثّل الانتقالات الإدارية اختباراً لقوة القائد وقدرته على القيادة الفعالة، سواء كانت هذه الانتقالات ناتجة عن عملية إعادة تنظيم استراتيجية أو بسبب تغييرات في القيادة أو بسبب متطلبات السوق. في هذا المقال، يقدم المؤلفان 4 استراتيجيات لتوجيه فريقك بفعالية خلال عمليات الانتقال الإداري مع الحفاظ على الروح المعنوية والإنتاجية وتماسك الفريق: 1) اشرح أسباب التغيير بوضوح وصدق. 2) اعترف بالتأثير العاطفي لهذا التغيير على أعضاء الفريق. 3) عزز روح المشاركة والمسؤولية لدى أعضاء الفريق. 4) هيّئ فريقك للتكيف مع التغيرات المستقبلية والتعامل معها.

يتواصل التغيير المؤسسي في عصرنا الحالي الذي يتسم بالتطورات التكنولوجية السريعة وتغيرات السوق المستمرة والتداعيات التي خلّفتها الجائحة العالمية. وجدت دراسة استقصائية أجرتها ماكنزي آند كومباني (McKinsey & Company) أن 80% من المؤسسات شهدت نوعاً من أنواع التحول في آخر 5 سنوات، وعلى الرغم من ذلك لم ينجح سوى ثلث هذه المبادرات.

تمثّل الانتقالات الإدارية، سواء كانت بسبب إعادة الهيكلة، أو تغيرات في القيادة، أو بسبب التحولات الاستراتيجية، أحد أصعب ظروف التغيير بالنسبة للقادة، وذلك بسبب التأثير السلبي الكبير الذي يمكن أن تُحدثه على الروح المعنوية والإنتاجية وتماسك الفريق.

فيما يلي 4 استراتيجيات للمساعدة في توجيه فريقك بفعالية خلال هذا النوع من الانتقالات.

اشرح أسباب التغيير بوضوح وصدق

يُعد التواصل الواضح والشفاف أساساً مهماً لتنفيذ عمليات الانتقال الإداري بنجاح. يجب على القادة شرح أسباب التغييرات وتقديم السياق المناسب الذي يساعد الفريق على فهم ذلك، بالإضافة إلى توضيح التأثيرات المتوقعة على الفريق. ولا يقتصر ذلك على إعلام الفريق بهذه التغييرات، بل يتطلب عملية تواصل مستمرة وتفاعلية بين القائد والفريق. يجب على القائد الاستماع إلى آراء فريقه حول عملية الانتقال لمعالجة مخاوفهم المباشرة والتأكد من فهم كل فرد للمعلومات وتوفير فرص لتعزيز تفاعل الأفراد مع الرسالة وفهمها فهماً أعمق.

على سبيل المثال، خلال تنفيذ عملية انتقال إداري مؤخراً في إحدى شركات تطوير البرمجيات، استفاد الرئيس التنفيذي من نهج الاتصال المتعدد القنوات، الذي اشتمل على عقد اجتماعات عامة دورية وتوجيه رسائل مباشرة لكل موظف في فريق العمل، للتواصل بصراحة ووضوح مع الفريق كله مبيناً ضرورة إعادة هيكلة الأقسام بما يتماشى مع الأهداف الاستراتيجية الجديدة للشركة. كانت هذه الاجتماعات في جوهرها جلسات تفاعلية لمعالجة المخاوف والإجابة عن الأسئلة وتقديم آخر المستجدات، ما عزز الشعور بالانسجام بين الموظفين وبأن غاية مشتركة تجمعهم.

اعتمد نهج الرئيس التنفيذي على استخدام الشروح المرئية والقصص الواضحة لتوضيح أهداف عملية الانتقال وإجراءاتها بصورة أكبر، ما ساعد على تبديد الشكوك وتخفيف قلق أعضاء الفريق. باتباع هذا النهج، تمكّن الرئيس التنفيذي من الحفاظ على ثقة الموظفين من خلال ربط القيادة بالقيم والمبادئ الأساسية، لأن هذه القيم والمبادئ تبقى ثابتة حتى في ظل عدم استقرار بيئة العمل. تجسّد استراتيجية التواصل الشفاف هذه، المبنية على الالتزام بالحوار المتبادل بين القيادة والموظفين وتقديم آخر المستجدات حول عملية التغيير والانتقال، نموذجاً للقيادة الفعالة في أوقات التغيير.

اعترف بالتأثير العاطفي لهذا التغيير على أعضاء الفريق

يمكن أن تؤثر عمليات الانتقال في الشركات بصورة كبيرة على الجوانب النفسية للموظفين، لذلك، يجب على القادة التركيز على التعاطف والدعم لمعالجة هذا الواقع. خلال عملية الانتقال الإداري التي حدثت في شركة تطوير البرمجيات المذكورة أعلاه، أدى تغيير هيكلية الإدارة والإشراف والمهام الوظيفية إلى إثارة القلق والمخاوف بين أعضاء الفريق. نظم رؤساء الأقسام اجتماعات فردية لمناقشة المخاوف بصراحة ووضوح وطمأنة الموظفين ومساعدتهم على التكيف مع الإجراءات الجديدة، وذلك بدعم من استراتيجية التواصل المتعدد القنوات التي اتبعها الرئيس التنفيذي. بالإضافة إلى ذلك، قدمت الشركة آليات دعم لمساعدة الموظفين خلال عملية الانتقال، وشمل ذلك توفير الخدمات الاستشارية وفرص التطوير المهني. نجحت هذه الطريقة في معالجة الضغوط النفسية والعاطفية التي يواجهها الموظفون، وحولت التحديات إلى فرص للنمو، ما يوضح عمق تأثير القيادة التي تتمتع بالذكاء العاطفي خلال فترات التغيير.

عزز روح المشاركة والمسؤولية لدى أعضاء الفريق

يمكن أن يؤدي تمكين أعضاء الفريق من الإسهام الفعال في عملية الانتقال إلى تحفيز مشاركة الموظفين على نحو كبير مع تعزيز شعورهم بالمسؤولية تجاه هذه العملية. لتسهيل هذه العملية، يجب على القادة إشراك الموظفين في عملية صناعة القرار والاستماع إلى آرائهم حول استراتيجيات التنفيذ وتفويض المسؤوليات وفقاً لذلك خلال عملية الانتقال الإداري. يستطيع القادة تحفيز الابتكار وزيادة فرص تحقيق نتائج ناجحة من خلال الاستفادة من مجموع خبرات الفريق ومعارفه، بدلاً من اتباع نهج القيادة من الأعلى إلى الأسفل، الذي يعتمد على الانفراد بالقرارات وتكليف الموظفين بتنفيذها فقط. من خلال منح القادة الأولوية للسلامة النفسية لفريقهم، يمكنهم إنشاء بيئة يشعر فيها أعضاء الفريق بالقدرة على المخاطرة، مع إدراكهم أن كل قرار يحتمل النجاح والفشل.

خلال عملية إعادة الهيكلة التي شهدتها شركة تطوير البرمجيات، شكّل الرئيس التنفيذي فرق عمل متعددة التخصصات من الموظفين للتعاون في إنشاء هياكل تنظيمية جديدة، بدلاً من مجرد إملاء التغييرات التي ستطرأ. أسهمت فرق الموظفين هذه في عملية الابتكار، وتعزيز ثقافة التعاون والتمكين من خلال جلسات العصف الذهني وتبادل الأفكار التي تُعقد بانتظام وتقييم مجموعة من الحلول الممكنة وتزويد القيادة بآرائهم وتفضيلاتهم. ضمنت هذه المشاركة الجماعية شعور الموظفين بالتقدير، ووفرت لهم رؤية واضحة حول أدوارهم، بالإضافة إلى تمكينهم من ممارسة قدر من التحكم في عملهم وعززت قدرتهم على بناء علاقات أقوى من خلال العمل الجماعي وزادت من احتمالية إدراكهم لعدالة عملية الانتقال.

هيّئ فريقك للتكيف مع التغيرات المستقبلية والتعامل معها

لا تقتصر القيادة خلال مرحلة التغيير على إدارة عملية الانتقال فحسب، بل تتطلب أيضاً تمكين فريقك وإعداده لمستقبل يشجع على التطور المستمر والإنجاز الجماعي. من خلال تشجيع الموظفين على التعلم المستمر والتكيف مع التغيرات، تمكنك مساعدة الجميع على التعامل مع عملية الانتقال وتجاوزها بسلاسة أكبر مع تهيئة المؤسسة لتحقيق النجاح في المستقبل. يؤكد مفهوم "المؤسسة المتعلمة" (learning organization) أهمية التفكير المنهجي والرؤية المشتركة والتعلم الجماعي في التكيف مع شتى أنواع التغيير. يزوّد القائد الموظفين بالثقة والأدوات اللازمة لمواصلة النجاح حتى عند ظهور تغييرات مؤسسية جديدة، وذلك من خلال استثماره في تطوير أعضاء فريقه.

بالعودة إلى مثال شركة تطوير البرمجيات، أدرك فريق القيادة ضرورة تحسين مهارات الموظفين كافة لضمان قدرة أعضاء الفريق على مواكبة التكنولوجيا الحديثة والمنهجيات الجديدة والتعامل معها. نظّم القادة ورش عمل وندوات ودورات تدريبية عبر الإنترنت حول التطوير السريع والمرن والحوسبة السحابية وتحليلات البيانات المصممة لتلبية احتياجات الأقسام المختلفة. أسهمت الشركة في ضمان استمرار قدرة فرقها على المنافسة والتكيف في ظل التطورات السريعة التي يشهدها قطاع التكنولوجيا، وذلك من خلال إعطاء الأولوية للتعلم المستمر.

يتطلب التعامل مع عمليات الانتقال الإداري اعتماد القادة على التواصل الواضح مع الفريق والذكاء العاطفي وتعزيز حس المسؤولية وغرس ثقافة التعلم المستمر. من خلال التركيز على هذه الأولويات، يستطيع القادة تحويل الزعزعة المحتملة إلى فرص للنمو والتجديد.