قاعدة الأيام الثلاثة لتنظيم جميع مهامك العالقة

في مقال سابق لي بعنوان "إدارة قائمة المهام بطريقة أفضل" (A Better Way to Manage Your To-Do List)، كتبت عن أهمية استخدام جدول المواعيد، وليس قائمة المهام، بوصفه أداة رئيسية لتنظيم العمل اليومي.

سيساعدك نقل العناصر من قائمة المهام إلى جدول المواعيد على اتخاذ خيارات استراتيجية حول المهام التي ستركز عليها، لكنه سيترك احتمال وجود قائمة طويلة من المهام التي لا تتناسب مع جدول المواعيد اليومي. وستطول هذه القائمة وتتسبب لك بالتوتر المتفاقم يوماً بعد يوم، وستذكّرك دائماً بالمهام التي لم تنجزها، أُطلق على هذه القائمة اسم "قائمة الشعور بالتقصير".

كيف يجب أن نتعامل مع تلك المهام؟

لدي قاعدة للتعامل معها أسميها قاعدة الأيام الثلاثة، وهي تضمن لي عدم بقاء أي مهمة عالقة في قائمتي تشغلني أكثر من ثلاثة أيام.

إليك ما أفعله: بعد أن أملأ جدول مواعيد اليوم، أراجع ما تبقى في القائمة من مهام، وأُبقي على المهام الجديدة التي أضفتها في ذلك اليوم أو في اليومين السابقين في القائمة، وذلك لمعرفة إذا ما كنت قادراً على إدراجها في جدول مواعيد اليوم التالي.

أما بالنسبة إلى المهام العالقة في قائمتي لأكثر من ثلاثة أيام، فلدي 4 خيارات:

1. تنفيذها على الفور. أصابُ بالدهشة عادةً من المهام العالقة في قائمتي لأيام، لأنها تستغرق بضع دقائق فحسب حين أقرر تنفيذها؛ تكون غالباً رسائل بريد صوتي تحتاج إلى 30 ثانية أو رسائل إلكترونية تحتاج إلى دقيقتين لإرسالها، فأنفّذ تلك المهام على الفور.

2. جدولتها. بالنسبة للمهام التي لا أنفّذها على الفور، أبحث عن مواعيد لها في جدول المواعيد حتى لو بعد 6 أشهر. وفي حال قررت إدراج مهمة على قائمتي لأهميتها، فعليّ الالتزام بتنفيذها في يوم محدد وفي موعد محدد. ويمكنني دائماً تغيير خطتي عندما أراجع جدول مواعيد ذلك اليوم، ولكن إن قررت إنجاز تلك المهمة فيجب أن أدرجها على جدوله. وبالطبع ثمة مهام لا أرغب في جدولتها مطلقاً؛ ربما يكون الاجتماع مع شخص ما فكرة جيدة ولكنه ليس أولوية لكي أضعه على الجدول، أو مهمة كنت قد وضعتها على الجدول، وكل مرة أصل إلى موعد تنفيذها أختار إلغاءها والالتفات إلى أولويات أهم. في هذه الحالة، أدرك أنني كنت أظن أن تلك المهمة ذات أهمية، لكنها في الحقيقة ليست كذلك. لذا أتخلى عن فكرة تنفيذها.

3. عدم تنفيذها. هذه عبارة لطيفة للتعبير عن حذف المهام من القائمة. عندما لا أرغب في تنفيذ مهمة على الفور أو في جدولتها في وقت ويوم محددين، أقرُّ ببساطة أنني لن أنجزها. أعترف أنني ربما أرغب في أن تكون هذه المهام من الأولويات، إلا أنها ببساطة ليست كذلك.

في بعض الأحيان، من الصعب جداً حذف المهام، فلا أحبذ الإقرار بأنني لن أقوم بتنفيذها، ولا أريد نسيان أنها ستكون فكرة جيدة يوماً ما، على ما أعتقد. لذلك أضع هذه المهام في قائمة بعنوان "يوماً ما" أو "مهام محتملة".

4. إضافتها إلى قائمة "يوماً ما" أو "مهام محتملة". تعلمت هذه القائمة من مؤلف أحد الكتب الأكثر مبيعاً، "إنجاز المهام" (Getting Things Done)، ديفيد ألين، وهي القائمة التي أضع فيها المهام لتدخل عالم النسيان ببطء. لا أنفّذ مهام هذه القائمة إلا نادراً. أُلقي نظرة عليها شهرياً أو نحو ذلك، وأحذف المهام التي لم تعد مناسبة من حين إلى آخر، ثم أعيد القائمة مكانها لأتفقدها في الشهر التالي. يمكنني حذف المهام كلها من هذه القائمة ولكني أرتاح لمعرفة أنه يمكنني وضع المهام فيها عندما لا أتحلى بالشجاعة أو راحة الضمير الكافيتين لحذفها. ومَن يدري؟ قد أنفذ إحداها يوماً ما.

وهناك قائمة أخرى أدعوها "قائمة الانتظار". ففي حال أرسلت رسالة إلكترونية أو صوتية إلى شخص ما، أو كنت أنتظر تلقي رد من شخص ما، أُدرجها في قائمة الانتظار؛ وبهذه الطريقة لا يغيب عني ما أنتظره من الآخرين، وأستطيع متابعة الموضوع معهم في حال لم أستلم رداً، لكني لست مضطراً إلى تفقد هذه العناصر كل يوم والخلط بينها وبين مهامي الفعلية. هذه القائمة موجودة على جهاز الكمبيوتر الخاص بي، حيث أضع تاريخاً لكل عنصر وأضبط منبهاً للتذكير به. بهذه الطريقة لست مضطراً إلى التفكير فيما أنتظره أو متى يجب أن أراجع القائمة، بل أنتظر منبه التذكير بكل بساطة، وإن لم أستلم رداً فسأعلم أن عليّ متابعة الموضوع أو التوقف عن انتظار الرد فحسب.

تلك هي الخطوات التي اتبعها، والتي تضمن لي عدم بقاء أي مهمة عالقة في قائمة مهامي أكثر من ثلاثة أيام. وبمجرد أن أضع جدول اليوم لكل المهام التي أخطط لتنفيذها، لن أضطر إلى إلقاء نظرة على قائمتي مرة أخرى في ذلك اليوم إلا لإضافة المهام الجديدة التي تظهر على مدار اليوم.

وذلك يخلصني من الشعور بالتقصير إزاء قائمة المهام.