كيف تستفيد من فترات الراحة القصيرة بين الاجتماعات المتتالية؟

shutterstock.com/RainiKandi

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

نلاحظ جميعنا فواصل زمنية لا تقل عن 30 دقيقة في جداول المواعيد، سواء كانت مقصودة أو غير مقصودة، ويمكننا إلقاء اللوم على منصات جدولة المواعيد المؤتمتة التي استخدمتها الشركات في التسعينيات والعقد الأول من الألفية الثالثة؛ إذ أحدثت هذه الأنظمة، وعلى رأسها برنامج مايكروسوفت أوفيس، عواقب غير مقصودة على أوقاتنا، مثل جدولة الاجتماعات في مواعيد مستقبلية بعيدة وحضور عدد كبير من الأشخاص إليها؛ ولعلّ أكثر هذه العواقب إزعاجاً هو تكرر فواصل الثلاثين دقيقة بين الاجتماع والآخر طوال اليوم. في الواقع، تؤدي الأنظمة التي صُممت لتحسين كفاءتنا في العمل إلى تقليل إنتاجيتنا، إذ فوضنا إليها مهمة تنظيم جداول مواعيدنا اليومية وتحديد مَن سنجتمع بهم في أيام محددة وترتيب سير أعمالنا اليومية، لكن حان الوقت اليوم لاستعادة سيطرتنا على وقتنا قدر الإمكان.

لا نولي اهتماماً بفترة الثلاثين دقيقة الفاصلة بين اجتماعين متتاليين عادة، إذ يعتبرها معظمنا فترات راحة قبل بداية الاجتماع التالي يمكن اغتنامها لاحتساء فنجان من القهوة أو الرد على بعض الرسائل الإلكترونية. وعلى الرغم من أن هذه الفواصل تبدو غير مؤذية، فتراكمها على المدى الطويل، سواء كان شهراً أو ربع سنة أو سنة، سيوقع أثراً حقيقياً على إنتاجيتك؛ فأربعة فواصل من 30 دقيقة في جدول مواعيدك تعادل 25% من يومك. لذلك، من المهم تغيير نظرتنا إلى هذه الفواصل الزمنية، فهي متاحة لنا لاستخدامها كيفما نشاء؛ وإذا لم نحسن استثمارها فسنهدر فرصة ثمينة. إليك بعض النصائح لاستعادة السيطرة على وقتك:

• خصص بضع دقائق من وقتك بداية كل يوم لتحديد الفواصل بين الاجتماعات في جدول مواعيدك.
• ثم حدد ما ترغب في تحقيقه في كل منها. يمكنك إنجاز أي مهمة ثانوية (مثل إعداد تقارير المصروفات) أو مهمة أهم تتطلب وقتاً محدداً كنت تتجنبها (مثل وضع مخطط عرضك التقديمي التالي).
• حمّل نفسك المسؤولية، راجع المهام التي قررت إنجازها في فواصل الثلاثين دقيقة في نهاية اليوم وحدد ما أنجزته منها.

يمكن تخصيص هذه الفواصل الزمنية القصيرة أيضاً للمهام التي تتطلب تركيزاً أعمق، مثل كتابة مقال أو ممارسة نشاط إبداعي. على سبيل المثال، بدأتُ مؤخراً التخطيط لمشروع ضخم، فخصصت 30 دقيقة لصياغة بيان ميثاق المشروع وواصلت العمل على تحسين المسودة خلال الأسبوع، وساعدني مرور بضعة أيام فقط على توضيح الأمور أكثر، فتمكنت عند مراجعة بيان الميثاق من تعديل جزء من نطاق المشروع.

لذا، غيّر نظرتك عن الفواصل الزمنية بين الاجتماعات في يومك ولا تعتبرها مضيعة للوقت، فمن الممكن استثمارها لتعزيز إنتاجيتك.