5 خطوات عليك اتباعها عندما يكلّفك مديرك بتحقيق هدف مستحيل

shutterstock.com/Dynamicfoto

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

ملخص: ثمة أسباب كثيرة تدفع المدير إلى وضع أهداف غير واقعية؛ ربما تدفعه طموحاته الكبيرة إلى تبنّي فكرة الأهداف الكبيرة والجريئة والصعبة المتداولة في عالم الأعمال، أو ربما كان بعيداً عن العمليات اليومية، وبالتالي لا يدرك التحديات اللوجستية أو الصعوبات المتعلقة بالعمليات المطلوبة لتحقيق الأهداف، أو ربما يدرك استحالة تحقيق الهدف لكنه يواجه ضغوطاً من الجهات العليا أو من العملاء المُهمين. في هذا المقال، يقدّم الكاتب مجموعة من الخطوات التي يمكنك اتخاذها إذا كان مديرك يطالبك بإنجاز مهام تبدو مستحيلة.

استطعنا تحقيق أهداف كانت تبدو مستحيلة في السابق لتتجاوز أقصى تطلعاتنا، مثل تسلق قمة جبل إيفرست والهبوط على سطح القمر وتطوير تقنيات الذكاء الاصطناعي.

تحظى هذه الأهداف الممتدة والطموحة بتقدير واسع نظراً لدورها في تحفيز الأفراد والمؤسسات ونجاحهم، على الرغم من ذلك، تشير الأبحاث المتعلقة بوضع الأهداف التي أجريت على مدى عقود من الزمن إلى أن الأهداف الأصعب تحفز بذل مزيد من الجهد وتحقيق أداء أفضل، لكنها كشفت أيضاً عن بعض الجوانب السلبية التي لم تحظ بالقدر نفسه من الاهتمام، وغالباً يُساء فهم الأهداف الممتدة وتُستخدم بطريقة خاطئة ما يؤدي في كثير من الأحيان إلى عواقب غير مقصودة، وحين تتحول الأهداف من مستوى الصعوبة المناسبة إلى مستوى الصعوبة المفرطة ينخفض الحافز وتتعزز المخاطرة المفرطة ويزداد السلوك غير الأخلاقي.

على الرغم من هذه المزالق، تظل الأهداف الممتدة عنصراً أساسياً في الحياة المؤسسية وتولّد في بعض الأحيان فجوة واختلافاً بين الأهداف المحددة والإمكانات الواقعية للتنفيذ ينجم عنها التوتر والإجهاد. بصفتي مدربة تنفيذية، شهدتُ العديد من الأمثلة على حالات التناقض هذه، مثل أهداف تحقيق الإيرادات غير الواقعية وتحديد إطار زمني غير واقعي لإطلاق منتج جديد، أو المطالبة بإحداث تغيير جذري في ثقافة الشركة.

من الضروري وضع أهداف طموحة، لكن كيف تتصرف عندما يضع مديرك أهدافاً تبدو مستحيلة التحقيق؟ لنتعرف إلى الخطوات العملية التي يمكن اتخاذها للتعامل مع هذا الوضع بفعالية.

فهم السياق الأوسع للهدف والظروف المحيطة به

ثمة أسباب مختلفة تدفع مديرك إلى تكليفك بإنجاز هدف يبدو مستحيلاً؛ ربما تدفعه طموحاته الكبيرة إلى تبني فكرة الأهداف الكبيرة والجريئة والصعبة المتداولة في عالم الأعمال، أو ربما كان بعيداً عن العمليات اليومية، وبالتالي لا يدرك التحديات اللوجستية أو الصعوبات المتعلقة بالعمليات المطلوبة لتحقيق الأهداف. أو ربما يدرك استحالة تحقيق الهدف لكنه يواجه ضغوطاً من الجهات العليا أو من العملاء المُهمين.

من الضروري فهم العوامل التي دفعت مديرك إلى وضع هذا الهدف لتحديد الطريقة المثلى للتعامل معه. يمكنك أن تسأل المدير عن الأفكار التي استند إليها عند وضع هذا الهدف من أجل فهم الافتراضات أو البيانات الأساسية التي استند إليها في وضع الهدف وتقييم إمكانية تحقيقه. يمكنك أيضاً الاستفسار عن الضغوط المؤسسية أو الخارجية التي دفعته لوضع هذا الهدف لمعرفة إذا ما كان نابعاً من دوافع ورؤية داخلية أو متأثراً بأصحاب المصلحة الخارجيين. أخيراً، استفسر عن الجدول الزمني لتحقيق الهدف وكيفية قياس النجاح لتقييم ضرورة تحقيق الهدف في إطار زمني معين ومعرفة أهم جوانبه بالنسبة للمدير.

اطلب عقد اجتماع متابعة لاحقاً لمناقشة الأمر بدلاً من الرد على الفور. على سبيل المثال، يمكنك القول: “أود أن أخصص الوقت اللازم للتفكير بعناية في هذا الهدف ثم سأرد عليك” أو “أحتاج إلى جمع بعض البيانات لفهم حجم هذا الهدف وتأثيره بطريقة أفضل، هل يمكننا أن نجتمع مرة أخرى بمجرد أن أفعل ذلك؟”.

تصوّر الحلول الممكنة

يمكن أن تؤدي الأهداف التي تبدو مستحيلة التحقيق إلى الشعور بالظلم والغضب والضغط الشديد والقلق، في النهاية، ربما تشعر بالقلق من أن يؤثر الفشل في تحقيق الهدف على سمعتك أو فرصك في نيل الترقيات أو أجرك الذي تتقاضاه. على الرغم من أن هذه المشاعر طبيعية فهي تعوق قدرتك على التفكير بوضوح وإبداع.

بدلاً من التساؤل عن المشكلة ركز على كيفية حلها لكي تستفيد من مهاراتك في حل المشكلات وتصل إلى حلول مُمكنة، تخيل شعورك بعد تحقيق أهدافك في غضون 6 أشهر أو سنة من الآن واسأل نفسك: “ما الإجراءات التي اتخذتُها لتحقيق هذا الهدف؟” يمكنك أيضاً تطبيق تقنية العصف الذهني العكسي لتحديد الطرق المحتملة التي قد تؤدي إلى الفشل وتمنع تحقيق الهدف، يمكن أن يساعدك هذا في تحديد العقبات وتحفيزك لإيجاد حلول للتعامل معها. من المفيد تقسيم الهدف إلى مهام أو مراحل أكثر قابلية للإدارة والتنفيذ، ما يسهّل تصور رؤية واضحة لكيفية تحقيقه.

أخيراً، ابحث عن وجهات نظر مختلفة. في بعض الأحيان، نلتصق بالمشكلة لدرجة تمنعنا من رؤية جوانبها كافة، لذلك، استشر فريقك أو زملاءك أو مرشديك؛ لعل أفكارهم تقدّم حلولاً إبداعية لم تخطر ببالك من قبل.

حدد الصعوبات ووثقها

بعد معرفة مصدر الهدف وتقييم الحلول الممكنة، من الأفضل جمع بعض الحقائق الثابتة والموثوقة. عند مقابلة مديرك، من الضروري دعم وجهة نظرك وأفكارك بدلائل قوية وملموسة.

حدد العقبات والمشكلات الحالية التي تحول دون تحقيق النجاح، وحدد أيضاً الفجوات بين الموارد المتوافرة لديك بالفعل والموارد اللازمة لتحقيق هدفك. على سبيل المثال، هل تحتاج إلى زيادة عدد الموظفين أو تعديل الميزانية أو تمديد الجدول الزمني؟ حدد حجم هذه المتطلبات الإضافية بدقة. تجب أيضاً مراعاة البيانات الأخرى التي قد تؤكد صعوبة تحقيق الهدف، مثل المعايير المتعلقة بالشركة أو القطاع. على سبيل المثال، عمل أحمد، رئيس الموظفين المكلّف بتحويل ثقافة مؤسسته خلال 6 أشهر، على جمع بيانات تثبت أن المبادرات الناجحة لتغيير الثقافة في مؤسسات مماثلة استغرقت ما لا يقل عن عام واحد.

يجب أيضاً تحديد ما قد يوقعه السعي من أجل تحقيق هذا الهدف من آثار عليك وعلى فريقك، ومن الضروري أيضاً مراعاة القدرة على تنفيذ المهمة وأثرها في مسارات العمل الأخرى أو مستويات الجودة والتوتر والاحتراق الوظيفي، وآثارها المحتملة في التوظيف. على سبيل المثال، عملت ناديا، النائبة الأولى لرئيس قسم المبيعات التي كُلفت بتحقيق هدف إيرادات مستحيل التحقيق، على تحديد المشكلات المحتملة المتعلقة باستنزاف الموظفين وصعوبة استقطاب الموظفين الجدد التي قد يسببها هذا الهدف.

أخيراً، فكر في الحلول المحتملة التي طرحتها وحدد الموارد اللازمة لتنفيذها. هل تحتاج إلى مزيد من الوقت أو الموارد؟ هل تحتاج إلى إعادة ترتيب أولويات المشاريع واستبعاد المشاريع الأخرى غير الضرورية التي تعمل عليها؟

احتفظ بسجل مفصّل للصعوبات التي حددتها والبيانات والدلائل ذات الصلة والحلول المحتملة والافتراضات التي وضعتها. سيكون هذا السجل خريطة طريق لتحقيق الهدف وأداة تواصل مهمة عند مناقشة الصعوبات مع مديرك.

إدارة توقعات المدير

يجب أن تتسم عملية المتابعة مع مديرك بالشفافية والواقعية؛ اشرح العقبات التي تحول دون تحقيق الهدف واستخدم البيانات والحقائق التي تدعم تقييمك، وعليك أيضاً ذكر الحلول التي توصلت إليها واقتراح التنازلات والبدائل المحتملة، مثل الطرق المختلفة لتحقيق الهدف النهائي أو متطلبات الموارد الجديدة أو إعادة ترتيب الأولويات أو إلغاء المشاريع ومسارات العمل الحالية.

على سبيل المثال، عملت سمر، رئيسة قسم تطوير المنتجات التي طُلب منها تسريع إطلاق منتج برمجي جديد، على إعداد عرض تقديمي مفصّل لمديرها توضح من خلاله المخاطر المترتبة على الاستعجال في إطلاق المنتج، مثل الأخطاء المحتملة وعدم رضا العملاء. قدمت أيضاً جدولاً زمنياً بديلاً يتضمن وتيرة عمل أسرع، لكنّه يسمح بإجراء اختبارات كافية، فنجحت في التفاوض على تمديد المهلة.

إذا أبدى مديرك تحفظاً، فحافظ على روح التعاون مع التمسك برأيك بأسلوب محترم وبنّاء. على سبيل المثال، يمكنك أن تقول: “أوافقك الرأي حول أهمية تحقيق هذا الهدف، لكنّ التحليل الذي أجريته يشير إلى أنه مستحيل التحقيق وغير واقعي، هل يمكنك توضيح الأسس التي بنيت عليها وجهة نظرك وتقييمك المختلف للهدف؟” إذا كان مديرك ينقل إليك هدفاً من الجهات الأعلى، فأظهر تعاطفك مع موقفه؛ إذ سيضعه عدم تحقيق هذا الهدف في موقف محرج.

ربما يكون من الصعب الاعتراض على مديرك، على الرغم من ذلك، فمن المرجح أن يقدّر روح المبادرة لديك إذا قدمت له حقائق مهمة تجذب انتباهه. ففي نهاية المطاف لا يطمح أي قائد جيد إلى السيناريوهات البديلة المحتملة، مثل الصدمة بعجز الفريق عن تحقيق الأهداف أو تعرّض الموظفين للاحتراق الوظيفي أو إحداث بيئة عمل مشحونة بالتوتر.

التعامل مع أهداف صارمة وغير قابلة للتنازل

إذا حالفك الحظ فستتمكن من تعديل الهدف من خلال التفاوض، لكن إذا لم يتراجع مديرك عن موقفه، فلتعمل بكل عزيمة على تحقيق هذا الهدف مهما بدت صعوبته، ابذل قصارى جهدك ووثّق إجراءاتك واحرص على إطلاع مديرك على آخر المستجدات. وإذا لم تتمكن من تعديل الهدف في البداية فربما تتاح لك فرصة تعديله لاحقاً، وفي حال اضطررت لاحقاً لشرح سبب عدم تحقيق الهدف، فسيوفر لك هذا التوثيق الشامل سجلاً مفصّلاً بجهودك المبذولة لإنجازه.

حاول إحاطة نفسك بالدعم الاجتماعي خلال سعيك لتحقيق الهدف؛ إذ يمكن أن يؤدي ذلك دوراً حاسماً في تحقيق الأهداف وتخفيف وطأة الضغوطات، ولا تلم نفسك إن تعذر عليك تحقيق مطالب غير معقولة. حاول أيضاً تحديد النتائج المترتبة على عدم تحقيق الهدف المطلوب، إذا لم تجد أي عواقب مرتبطة بعدم تحقيق الهدف فسيقلّ مستوى قلقك وتوترك.

على الرغم من ذلك، في حال استمرار صعوبة تحقيق الأهداف وتحملك أنت المسؤولية عن النتائج، فقد يكون من الضروري وضع خطة بديلة ورسم مسار جديد. حتى ذلك الحين، ابذل أقصى جهودك والتزم بمعاييرك المهنية العالية، وعندما يحين وقت الانتقال ستتمكن من المضي قدماً بثقة نابعة من معرفتك بأنك بذلت كل ما في وسعك.