كيف تحافظ على تركيزك إذا أُوكلت إليك عدة مشاريع دفعة واحدة؟

قلة من الناس اليوم لديهم رفاهية العمل على مشروع واحد في أي وقت، فمعظمنا نعمل على تلبية مطالب عدة فرق معاً. نظرياً، لنظام "تعدد الفرق" محاسن عديدة: إذ يمكنك توظيف خبرتك أين ومتى تكون هناك حاجة لها، ويمكنك مشاركة معارفك عبر مختلف المجموعات، إضافة إلى ذلك، يمكنك الانتقال من مشروع لآخر خلال الأوقات التي يهدأ فيها العمل، ما يجنبك إضاعة أي وقت ثمين.

إذاً، كيف تُدير وقتك وتوترك وتطورك إذا كنت تعمل في فرق مختلفة؟ وكيف تحافظ على تركيزك فيما هو أكثر أهمية؟ ابدأ ببعض التخطيط الأولي واتبع القواعد البسيطة التالية:

تحديد أولويات وتسلسل عملك

اعرف الصورة الشاملة. يجعلك التركيز الضيق على يوم عمل معين في وضع رد فعل وتأهب. لذلك، خصص موعداً للتحقق من حالة جميع مشاريعك لوضع مواعيد استحقاق لها. وحاول المبادرة استباقياً لتحديد الفترات العصيبة عندما تكون هناك مشاريع عديدة بمتطلبات كبيرة، حيث إنها تمكّنك من إدارة وقتك وضبط التوقعات بأفضل طريقة. إلى جانب ذلك، يمكن القول إن سرعة مشاريعك ومتطلباتها تحدد التواتر المثالي لإجراء هذه المراجعات، أما نمط الإدارة ورتب المشاركين في المشروع فتضبط إيقاع الأولويات عندما تحتدم الأمور.

رتّب الأمور استراتيجياً. اختر مهمة وركز عليها بعمق بدل القفز من مهمة لأخرى. ابدأ من المهمة التي تتطلب أكبر قدر من التركيز وامنحها انتباهك الكامل. حدد مجموعة مميزة من النتائج التي تحتاج إلى تحقيقها، وحدد الأفعال الضرورية لتحقيق هذه النتائج، وتمسك بها بلا هوادة. يظهر البحث أن رواسب الانتباه (الأفكار المتبقية من مشروع تعمل على الانتقال منه) تستهلك مساحة ذهنية قيّمة، لذا فكلما قللت من تنقلاتك بين المشاريع في اليوم الواحد، كان ذلك أفضل. وإذا لم يكن لديك مفر من تعدد المهام، فقم بتنسيق وتجميع الواجبات المتوافقة مع بعضها. مثلاً، إذا كنت تعرف أنه يتعين عليك الرد على مكالمات هاتفية من وقت لآخر، اعمل على مهمة أخرى يمكن مقاطعتها في أي وقت.

تحديد التوقعات والإبلاغ عنها  

احم نفسك. في أثناء تركيزك على مهمة ذات أولوية كبيرة، امنح نفسك فرصة التخلص من التدخلات غير المرغوبة. مثلاً، عندما أكتب (وهي المهمة التي تتطلب أعلى درجات التركيز) أضع رداً تلقائياً في بريدي الإلكتروني أخبر به الآخرين أنني لن أتفقد رسائلي حتى وقت محدد في اليوم، وثم أعرض رقم هاتفي المحمول للاتصال بي إن حدث طارئ. عندما تُخبر الناس ألا يتوقعوا منك رداً فورياً، أنت تمنح نفسك بعض الوقت للتركيز، بينما تؤكد لهم أنك سوف تمنحهم انتباهك لكن لاحقاً. تضمين رقم هاتفك يشير إلى رغبتك بالاستجابة لكنه أيضاً يجعل الناس يفكرون ملياً فيما إذا كان طلبهم يتطلب فعلاً انتباهاً فورياً.

وثّق التقدم المحرز وأخبر عنه. رؤية الزخم يتحقق يمنح فريقك شعوراً بأنهم ممكّنون ومسيطرون. كن صريحاً إذا ظهرت مشكلة. كلما قلت باكراً "لديّ أزمة وقد يكون هناك مشكلة في تسليم 100% من المطلوب" ستزيد ثقة القادة بك أكثر. قال لنا أحد الأعضاء المتمرسين في فريقنا البحثي إن الكثير من ردوده على طلبات الفريق تكون بكلمتين فقط "جاري العمل". حتى هذا النوع من الردود الشديدة الاختصار تُخبر الزملاء بأن طلبهم قد وصله، بحيث يعرفون أنه سيتواصل معهم في حال احتاج إلى مزيد من التفاصيل.

تحسين تطويرك

اعرف نفسك. من المساوئ الكبرى في تعدد الفرق التعرض المتقطع على خبراء من مختلف المجالات، ما يقلل من فرصتك في التعلم منهم وترك أثر. عند العمل تحت ظروف من الضغط الزمني، يشعر الجميع بإغراء للمساهمة في النواحي التي لديهم فيها معرفة عميقة، بدل الاستثمار في معارف الأعضاء وتطويرهم. أنت بحاجة لتحمّل مسؤولية أهدافك التي وضعتها لتطوير نفسك ومسؤولية ما تحققه من تطور لتحقيقها. اجعل أهدافك التطويرية واضحة لقائد الفريق والخبراء على حد سواء.

اضغط على نفسك. بعد تحديد أهداف تطويرك الشخصي، استقطع وقتاً للتعلم الفعلي. ترى دراسة أن الوقت الذي يتم قضاؤه في مراجعة المعلومات الجديدة والعمل بمقتضاها يُعتبر عاملاً جوهرياً في التعلم. هذا يشكل تحدياً، لأن تعدد المهام يجبرنا على التنقل بين المشاريع بهدف صريح وهو تقليل وقت التوقف عن العمل. لهذا، عليك أن تقوم عن قصد وبوضوح بتخصيص أوقات للمراجعة. بالطبع، عليك ألا تبالغ في ذلك فتجعل من نفسك حجر عثرة بحجة تخصيص الوقت للمراجعة، فقط احرص على أن يرى أعضاء الفريق المراجعة "عملاً حقيقياً".

تعني المنافع المالية الكبيرة التي يحققها تعدد المهام أنه أصبح طريقة حياة في مختلف أرجاء العالم وخاصة في العمل المعرفي، وذلك على الرغم من كل التوتر والمخاطر التي يمكن أن يتعرض لها الأشخاص الذين يعملون مع فرق متعددة في نفس الوقت. ويمكنك بصفتك عضواً في هذه الفرق، إدارة المفاضلة بين العمل في مؤسسة تبالغ في التزاماتها مع إحراز بعض المكاسب لنفسك.