شارك
الرئيسية
3 دقائق 
يعمد القادة غالباً إلى إعداد الاجتماعات بعناية بدءاً من جدول الأعمال وصولاً إلى ترتيب المتكلّمين، ولكنّهم في الكثير من الأحيان يتجاهلون قائمة الحضور. يشعر منظم الاجتماع في كثير من الأحيان أنه من السهل عليه دعوة فريق بأكمله أو عدة أشخاص – لضمان وجود الأشخاص المناسبين وتجنب الإساءة إلى أي شخص. ولكن يمكن لهذا أن يسبّب مشاكل كبيرة: فقد يشعر الأشخاص الذين لم يستطيعوا حضور الاجتماع بالإساءة، وقد تكون مشاركة البعض الآخر غير ذات صلة، فيما قد يشعر البعض أنّك تضيع وقتهم. ماذا يحدث عندما تدرك أنّك أخطأت في الحساب وأنّ ثمّة عدد كبير من الموظفين في الاجتماع؟ إليك بعض الطرق لتحسين الأمور:
عدّل الاجتماع لكي يتناسب مع عدد الحضور
تكمن إحدى الطرق في اتباع مبادئ قاعدة "8-18-1,800"، والتي توصي بمطابقة حجم الاجتماع مع الغرض المرجو منه (أو العكس، في حال دعوت الكثير من الأشخاص). إذا كنت تحاول إيجاد حل لمشكلة ما أو تحاول اتخاذ قرار، ينبغي ألّا تدعو أكثر من ثمانية أشخاص لحضور الاجتماع. وفي الوقت نفسه، يمكن لما يصل إلى 18 شخصاً أن يشاركوا بفعالية في جلسة عصف ذهني، وفي حال كان الاجتماع للحديث عن المستجدات أو مشاركة المعلومات فيمكنك دعوة الكثير من الأشخاص وصولاً إلى 1,800 شخص أو أكثر. وبالتالي، إذا كان عدد أفراد مجموعتك أكبر من عدد الأشخاص الذين تنوي دعوتهم لحضور اجتماع حول اتخاذ قرار ما، يمكنك تغيير الغرض من هذا الاجتماع ليصبح اجتماعاً من أجل العصف الذهني والخروج بأفكار حول المسألة التي لم تُحلّ بعد. لذلك يمكن لتغيير إطار الغرض الذي ترجوه أن يساعدك على إنقاذ هذا الاجتماع.
أنشئ مجموعات فرعية
يُعتبر تقسيم المجتمعين إلى مجموعات فرعية من الطرق الأخرى لإدارة اجتماع يضمّ الكثير من المشاركين – وهي طريقة مفيدة خصوصاً خلال جلسة خارج المؤسسة أو خلال اجتماع للعصف الذهني. على سبيل المثال، خلال الاجتماعات الخارجية التي أدرتها في الآونة الأخيرة لإحدى الشركات التكنولوجية، أدركت ومديرة الموارد البشرية أنّ عدد المجتمعين المرتفع لا يساعد على المشاركة في حوارات ونقاشات عميقة، فأسرعنا إلى توزيعهم على الطاولات ليشكلوا بذلك مجموعات أصغر للعصف الذهني. ثمّ اختارت كلّ مجموعة في نهاية الجلسة أحد أعضائها لكي يخبر الحاضرين عن التقدم المحرز بطريقة أكثر تنظيماً وفاعلية.
وبحسب الظروف، يمكن أيضاً أن تكون هذه الاستراتيجية بمثابة تمرين سريع في تنمية المهارات القيادية. على سبيل المثال، عمد أحد المسؤولين التنفيذيين الذين عملت معهم إلى تقسيم مجموعة كبيرة جداً إلى عدة فرق. وشرح بعد ذلك أنّه يريد من كلّ مجموعة حلّاً واحداً قابلاً للتطبيق على الأقل لمشكلة معينة تواجهها شركته في غضون 20 دقيقة، وذلك من دون أن يقدّم أي تعليمات محددة للحاضرين بشأن الطريقة التي يجب عليهم أن ينظّموا ويديروا أنفسهم بها، كما وجب على الفرق التي تشكّلت حديثاً أن تَعرف بنفسها كيفية العمل بفعالية كمجموعة. لم يؤدّ هذا التمرين إلى توليد أفكار جديدة فحسب، بل كان أيضاً بمثابة تجربة تعليمية عميقة. وفي حال أخذت وقتك بعد ذلك في شرح كلّ نهج من المناهج المختلفة التي اتّبعتها الفرق يمكن أن تحصل على رؤى أكثر فائدة.
قلّص وقت الاجتماع (أو ألغِه تماماً)
نظراً لكثرة الاجتماعات في عالم الشركات، لا يمانع الكثير من الموظفين أن يكون الاجتماع أقصر مما كان متوقّعاً – ولذلك يُعتبر تقليص وقت الاجتماعات طريقة أخرى لإدارة تجمّعات مكتظّة. هذا الحلّ كان بالتأكيد ما حصل مع مديرة الموارد البشرية في الشركة التي أدرّب فيها، فعندما أدركت أنّ وقت الاجتماع المخصص لإطلاق برنامجها كان غير عملي، قلّصت وقت الاجتماع من ساعة إلى 30 دقيقة لتكتشف أنّها كانت قادرة على إيصال جميع النقاط الرئيسة للمجتمعين.
بعد النظر في البدائل المذكورة أعلاه، إذا كنت تخاف أن يكون الاجتماع الذي تعقده مضيعة للوقت، وإذا كانت الاعتبارات السياسية تجعل عدم دعوة بعض الزملاء أمراً محرجاً، يمكنك أن تفكّر في إلغاء هذا الاجتماع تماماً، وذلك لأنّه يمكنك دائماً أن تجتمع مع مجموعة أصغر وسهلة الإدارة في وقت لاحق. بالطبع لن ينجح هذا الأمر إلّا إذا كنت تستطيع إلغاء الاجتماع في الوقت المناسب بطريقة لا تزعج زملاءك الذين قد يضطرون إلى السفر للانضمام إليكم – وكذلك لا يمكنك أن تجعل من إلغاء الاجتماعات عادة تتّبعها من دون أن يطالك تشويه في السمعة، لذلك استخدم هذه الاستراتيجية باعتدال.