شارك
الرئيسية
5 دقائق 
ملخص: إذا فرغت من كتابة وثيقة وكان لا يزال يتبقى لديك بضع دقائق، فلا تهدر وقتك في تحرير النصوص وإجراء مراجعات بسيطة على مستوى الجملة، كتغيير كلمة هنا وحذف كلمة هناك (ثم إعادتها من جديد). صحيح أنه لا بد من التدقيق الإملائي واللغوي لكل وثيقة قبل النقر فوق زر الإرسال، لكن إذا لم تكن رسالتك واضحة كما ينبغي، فإن استبدال كلمة "شراء"، مثلاً، بكلمة "ابتياع" لن يجدي نفعاً. وبدلاً من ذلك، حاول التركيز على الصورة الكبيرة باستخدام طرق لجعل كتابتك أكثر وضوحاً: 1) تخلص من العبارات الافتتاحية البلاغية، كعبارة "منذ فجر التاريخ"، وادخل في صلب الموضوع مباشرة. 2) حوّل الجملة الوصفية إلى جملة موضوعية تحدد المطلوب بدقة كافية. 3) تأكد من أن عباراتك تحدد المعنيين بتنفيذ المطلوب، إلا إذا كنت لا تريدهم أن ينفذوه بأنفسهم. وإذا درّبت نفسك على استخدام هذه الاستراتيجيات، فلن تضطر إلى بذل جهد كبير في تحرير النصوص في اللحظة الأخيرة مستقبلاً.
لا شك في أن الكتابة تُعد من الأعمال الصعبة، والأصعب منها الكتابة تحت ضغط المواعيد النهائية الضيقة. وإذا كنت مثل الكثير من الكُتّاب الذين أعمل معهم، فقد تهدر دقائق ثمينة قبل حلول الموعد النهائي في إجراء تعديلات طفيفة نسبياً على مستوى الجملة، كتغيير كلمة هنا وحذف كلمة هناك (ثم إعادتها من جديد). صحيح أنه لا بد من التدقيق الإملائي واللغوي لكل وثيقة قبل النقر فوق زر الإرسال، لكن إذا لم تكن رسالتك واضحة كما ينبغي وحاولت استبدال كلمة "شراء"، مثلاً، بكلمة "ابتياع"، فلن تجدي محاولاتك تلك نفعاً، وستكون أشبه بمحاولات ترتيب الكراسي الخشبية على سطح سفينة تيتانيك قبل غرقها.
طرق لجعل كتابتك أكثر وضوحاً
وعندما تسابق الزمن من أجل إنهاء المهمة الموكلة إليك، وهو ما يحدث في معظم الأحيان، فإنك ستحصل على أفضل النتائج إذا أعطيت الأولوية للتعديلات التي ستزيد من وضوح رسالتك. وبدلاً من قضاء تلك الدقائق الخمس الأخيرة في تنميق وزخرفة جملة واحدة، حاول التركيز على الصورة الكبيرة باستخدام هذه الاستراتيجيات الثلاث:
1. تخلص من العبارات الافتتاحية البلاغية، كعبارة "منذ فجر التاريخ"، وادخل في صلب الموضوع مباشرة
تخيل أن أحدهم يستهل مذكرة الميزانية بالفقرة الافتتاحية التالية:
لطالما عُرفت الميزانيات على وجه العموم بتعقيداتها البالغة وصعوبة إعدادها بسبب تعدد أصحاب المصلحة الذين يجب تلبية متطلباتهم جميعاً على الرغم من تضاربها في بعض الأحيان. ولعلكم تعلمون أننا لا نمتلك مُعيناً لا ينضب من الموارد غير المحدودة، ولا يمكننا إرضاء الجميع طوال الوقت. ومن هنا، فإننا مطالبون بالتفكير بشكل استراتيجي. وعندما نفكر في إيجابيات وسلبيات زيادة الإنفاق على التسويق الرقمي، تصبح التدابير أكثر تعقيداً. وبما أن البيانات لا تدعم زيادة التسويق الرقمي، فقد خلُصت بعد مراجعة متأنية إلى أنه يجب علينا التركيز على تطوير فريق المبيعات في الشركة.
كل شيء في هذه الفقرة قبل عبارة "وبما أن البيانات" مجرد افتتاحية بلاغية أشبه بعبارة "منذ فجر التاريخ" لأنه كان بوسعه أن يقول أيضاً: "منذ فجر التاريخ والناس متحيرون في الميزانيات، يفكرون فيها من زوايا مختلفة. وأسوق إليكم فيما يلي إطلالة عامة مختصرة عن تلك الأفكار. وعندما أصيبكم بالقدر الكافي من الملل والسأم، سأشارككم أفكاري المحددة حول هذا الموضوع". وفي حين أن كتابة جمل على شاكلة "منذ فجر التاريخ" قد تساعدك على توصيل أفكارك الرئيسية في أثناء صياغة الوثيقة، فإن هذه الجمل تؤدي في واقع الأمر إلى التشويش على أفكارك. وهنا تأتي الفكرة الرئيسية في الجملة الأخيرة:
لقد خلُصت بعد مراجعة متأنية إلى أنه يجب علينا تطوير فريق المبيعات بالشركة.
إذ لا يحتاج قرّاؤك في معظم الأحيان إلى التعرف على كل الأفكار التي سبق أن جربها البشر حول موضوعك. فهم لا يريدون شيئاً سوى أن يعرفوا الأفكار المطروحة حول الموضوع في الوقت الحالي. وعندما تركز على فكرتك الرئيسية خلال طرحك للموضوع، فلن يتشتت انتباه القارئ بعيداً عنها. وبالتالي فإنني أنصح بألا تحتفظ إلا بالمعلومات الأساسية المهمة لرسالتك، ثم تتخلص من باقي المعلومات غير المهمة.
2. حوّل الجملة الوصفية إلى جملة موضوعية تحدد المطلوب بدقة كافية
يتعرّف القراء من خلال الجملة الأولى أو جملة "الموضوع" في كل فقرة على ما يمكن توقعه في بقية الفقرة. لاحظ الفارق بين جملتي الموضوع التاليتين:
جملة وصفية: التقيتُ العميل يوم الخميس.
جملة موضوعية: بعد أن التقيتُ العميل يوم الخميس، أنصح بإعادة التفكير في عرضنا.
على الرغم من أن الجملة الوصفية تقدم معلومات مفيدة على ما يبدو (انعقاد الاجتماع، وانعقاده يوم الخميس)، فإن القراء لا يعرفون حتى الآن سبب أهمية هاتين المعلومتين. من ناحية أخرى، فإن الجملة الموضوعية تستحوذ فوراً على انتباه القارئ: الاجتماع الذي انعقد يوم الخميس مهم لأن شيئاً ما حدث خلال ذلك الاجتماع تسبب في تغيير رأيك حيال العرض التقديمي. وها أنا الآن أعرف الفكرة المستفادة من تلك الفقرة: سأحاول التعرف على ما يجب أن نفعله بشأن العرض التقديمي ولماذا. وأنت تعرف ما يجب عليك أن تقدمه.
ولكن ماذا لو كنت تريد وصف شيء ما، كاجتماع أو محادثة أو منتج؟ حتى في هذه الحالات، يجب أن تبدأ كلامك بجملة موضوعية تعرّف القراء على الجانب الذي يجب أن يوجهوا إليه تركيزهم. انظر، مثلاً، إلى هاتين الجملتين اللتين يمكن أن تبدآ فقرة تصف اجتماعاً مع العميل:
جملة وصفية: لقد التقيت العميل في مكتبه في بوسطن.
جملة موضوعية: ركز اجتماعي مع العميل بشكل أساسي على خطط النمو في المستقبل.
تعمل كلتا الجملتين على تهيئة القراء لمناقشة اجتماع العميل. لكن بعد قراءة الجملة الوصفية، لا يعرف القراء سوى معلومة واحدة وهي أن الاجتماع انعقد في بوسطن. في حين أن الجملة الموضوعية تنص بوضوح على أن الاجتماع قد أسفر عن وضع خطط للنمو المستقبلي. عندما تبدأ فقرة بجملة تحدد المطلوب بدقة، فإنك تعرّف القراء على التوقعات المرتقبة، كما أنك تذكّر نفسك بما يجب أن توضحه خلال بقية الفقرة. وإذا درّبت نفسك على كتابة جمل موضوعية تحدّد المطلوب بدقة كافية، فلن تضطر إلى بذل جهد كبير في تحرير النصوص في المستقبل.
3. تأكد من أن عباراتك تحدد المعنيين بتنفيذ المطلوب، إلا إذا كنت لا تريدهم أن ينفذوه بأنفسهم
لاحظ الفارق بين الجملتين التاليتين:
يجب على جميع المدراء اعتماد تقارير المصروفات وإرسالها قبل ظهر يوم الثلاثاء.
يجب اعتماد تقارير المصروفات وإرسالها قبل ظهر يوم الثلاثاء.
في الجملة الأولى، نعرف على وجه التحديد الإجراءين المطلوب اتخاذهما والأطراف المسؤولة عن ذلك: يجب على المدراء تنفيذ عمليتي الاعتماد والإرسال. أما في الجملة الثانية فنعلم أنه يجب اتخاذ إجراءين، لكننا لا نعرف على وجه التحديد الأطراف المسؤولة عن اتخاذهما، ولا تفاصيلهما. هل يجب على المدراء اعتماد التقارير مع ترك إرسالها لباقي أعضاء الفريق؟ أم أن المدراء مسؤولون عن كلتا الخطوتين؟ وهل يعرف كل فرد في الفريق بالفعل الجهة المسؤولة عن اعتماد تقارير المصروفات؟
ربما تكون قد تعلمت في مكان ما أنه يجب عليك دائماً استخدام الأفعال المبنية للمعلوم، ويمكنك بالتأكيد تحاشي أي التباس تجاه سلسلة الأوامر المرتبطة بالتعامل مع تقارير المصروفات من خلال استخدام صيغة المبني للمعلوم. لكنني لا أنصح بأن تتبنى قاعدة "الأفعال المبنية للمعلوم" في كل الأحوال. في الواقع، يجب ألا تحمل الآخرين على تنفيذ أي شيء من خلال عباراتك وألفاظك إلا إذا كنت تريدهم أن يفعلوا هذه الأشياء بأنفسهم. لاحظ الفارق بين الجملتين التاليتين:
قرر الرئيس التنفيذي إغلاق فروع الشركة.
اتُخذ قرار بإغلاق فروع الشركة.
نعرف في الجملة الأولى ما يحدث بالضبط. فقد اتخذ الرئيس التنفيذي قراراً، وتمثل هذا القرار في إغلاق فروع الشركة. أما في الجملة الثانية فنعرف أنه سيتم إغلاق فروع الشركة. لكننا لا نعرف مَنْ اتخذ هذا القرار. لكن قبل أن تتسرع في إعادة كتابة الجملة الثانية، يجب أن تتوقف وتفكر في هدفك من كتابة الجملة. قد تكون عمليات الإغلاق في حد ذاتها هي الخبر المهم، وأنك لا تريد في الواقع جذب الانتباه إلى فكرة أن الرئيس التنفيذي هو مَنْ اتخذ هذا القرار. يجب عليك في هذه الحالة استخدام الصيغة الثانية. من ناحية أخرى، إذا كنت تكتب عن سلسلة من القرارات التي اتخذها رئيسك التنفيذي الجديد مع جذب الانتباه إلى جرأة قراراته، فيُفضل أن تستخدم الصيغة الأولى.
وإذا فرغت من كتابة الوثيقة وكان لا يزال يتبقى لديك بضع دقائق، فجرّب هذه الطرق لجعل كتابتك أكثر وضوحاً أولاً. وإذا دربّت نفسك على استخدامها، فلن تضطر إلى بذل جهد كبير في تحرير النصوص في اللحظة الأخيرة مستقبلاً.