دليل مفصّل لتسليم العمل لبديل لك عند خروجك في إجازة

كلفتني شركتي منذ عدة سنوات بتنفيذ مشروع ذي أولوية قصوى في العمل، لكن كانت هناك مشكلة؛ فبينما كنا ندخل أهم مراحل المشروع، أدركت أنها تتزامن مع إجازة كنت قد خططت لها قبل أشهر.

داهمني الذعر، فأخذت أبحث هنا وهناك للعثور على بديل يحل محلي. وجدتُ زميلاً وافق على تولي مهامي ومسؤولياتي في غيابي، وكتبتُ له عدداً من الرسائل الإلكترونية التي توضح مختلف جوانب عملي، وتضم المرفقات والتعليمات التفصيلية لمهام محددة. بعد يوم واحد من إرسالها، التقيت زميلي لأشرح له المعلومات خطوة بخطوة. وفي آخر يوم لي في العمل قبل الإجازة، ساورني القلق بشأن تسليم مهامي كلها بهذه الطريقة، فقدّمت له بعض الملاحظات الإضافية للتأكد من عدم إغفال أي جانب.

كانت رسائلي الإلكترونية تتراوح بين رسائل قصيرة مكونة من سطرين ورسائل طويلة حافلة بالبيانات تملأ صفحات كاملة. لم تكن إجازتي قد بدأت بعد، وقد استنزفت زميلي وأربكته فعلياً بتوقعاتي التي يتعذَّر تلبيتها، ما أدى إلى زيادة توترنا كلينا.

عند التفكير في هذه الأحداث، أدرك أنني كنت أحاول صناعة نسخة مني، ولكن خطط العثور على البديل المناسب لا تنجح بهذه الطريقة.

باعتباري مديرة مشاريع أولى حاصلة على شهادة محترف في إدارة المشاريع (PMP) بشركة اتصالات عالمية عملاقة، غالباً ما أشارك في مشاريع رفيعة المستوى تتولى تنفيذها فرق دولية، والعثور على البديل المناسب أهم عنصر في دوري الوظيفي، خاصة عند العمل مع فريق موزع عبر مناطق زمنية مختلفة. ولحسن الحظ، تعلمت من تجربتي، وعدّلت نهجي على مر السنين.

سواء كنت تعتزم قضاء إجازة قصيرة لا تتجاوز بضعة أيام أو تنوي أخذ إجازة مدة أسبوعين كاملين، فيجدر بك العثور على بديل مناسب لك في العمل؛ فهذا يضمن استمرارية أعمالك المهمة دون انقطاع، كما يضمن وجود شخص يتصرف نيابة عنك في المواقف الطارئة أو غير المتوقعة. وقد استفدتُ من هذه النصائح بعد حالة "الفوضى" التي تعرّضت لها في الموقف السابق، وقد تستفيد منها أنت أيضاً حينما تقرر أخذ إجازة.

قبل الإجازة بأربعة أسابيع

الخطوة الأولى: خطِّط سلفاً

من الأفضل طبعاً أن تعرف خطط إجازتك سلفاً، خاصة إذا كانت إجازة طويلة. بدايةً، بمجرد تأكيد المواعيد والموافقة عليها (وأنصح بتأكيدها قبل الموعد المحدد بمدة تتراوح بين 4 و6 أسابيع)، أخبر زملاءك وعملاءك بموعد رحيلك. وأفضِّل شخصياً إضافة إجازاتي المقبلة تحت توقيعي في رسائلي الإلكترونية لإتاحة الفرصة أمام الجميع للاطلاع عليها. يساعدني هذا في بعض الأحيان على تسريع مواعيد تسليم المشاريع، بحيث لا يتحمل البديل ضغوطاً أكثر من اللازم في غيابي.

هذا هو الوقت المناسب أيضاً لمراجعة جدولك خلال الأسابيع الأربعة أو الخمسة المقبلة لمعرفة مهامك ومشاريعك وتحديد أولويات ما يتعين عليك إنجازه قبل إجازتك. وتذكر أن بديلك (أياً كان) لديه أعماله ومهامه ويجب أن يوليها اهتمامه أيضاً. إذا عثرت على البديل المناسب فهذا لا يعني أنه سيُنجز عملك كله نيابةً عنك، وعليك أن تدير مهامك على نحو يضمن ألا يعمل بديلك إلا على إنجاز الحد الأدنى منها فقط.

الخطوة الثانية: اعثر على البديل المناسب

يُفضَّل أن تتواصل مع شخص يحل محلك قبل شهر على الأقل، كان هذا أحد الأخطاء التي ارتكبتها خلال المشروع ذي الأولوية القصوى؛ فقد تأخرت في التواصل مع بديلي. والعثور على البديل المناسب في وقت مبكر يساعده على مراجعة جداول مواعيده والمنجزات المطلوبة منه بعناية حتى يتمكن من تحديد إذا ما كان بإمكانه قبول طلبك.

ثمة طريقتان للعثور على البديل المناسب. أولاً: يمكنك التواصل مع مديرك؛ لأنه على دراية عادةً بمقدار العمل المنوط بكل عضو في الفريق أو الأعمال التي سيكلفه بها في المستقبل القريب، وقد يطلب منك تقسيم عملك بين زميلين اعتماداً على حجم العمل بالفريق.

ثانياً: إذا كانت تربطك علاقات قوية بزملائك وحددتَ شخصاً ترى أنه أنسب بديل لك، فتواصل معه؛ قد لا تتمكن من إطلاعه على التفاصيل المرتبطة بما يتعين عليه فعله على الفور ولكن يمكنك إعطاؤه فكرة عما تتوقعه. يمكنك أن تقول:

"مرحبا هالة. مثلما سمعتِ خلال الاجتماع، سأكون في إجازة من 24 يوليو/تموز إلى 7 أغسطس/آب. أردت أن أسألكِ إذا ما كنتِ تملكين القدرة أو الوقت لتأخذي مكاني في أثناء غيابي. إذا قبلتِ، فسيكون هذا ممتازاً؛ لأنك تعملين معي في المشروع الفلاني وأنت على دراية بمعظم جوانبه. سأحرص على مراجعة معظم المهام قبل أن أغادر. بهذه الطريقة ستقدمين لي خدمة محددة وهي مساعدتي في الرد على أي أسئلة قد يطرحها العملاء في غيابي. يمكنني أيضاً إرسال خطة أكثر تفصيلاً في غضون بضعة أسابيع. هل ذلك مناسب لك؟ أرجو أن تعلميني بقرارك، ويسعدني أن أحل محلك عندما تحتاجين إلى ذلك أيضاً".

عندما تتوصلان إلى اتفاق بهذا الشأن، اكتب رسالة إلكترونية إلى مديرك تتضمن ترتيبات اختيار البديل.

قبل الإجازة بأسبوعين

الخطوة الأولى: حدِّد نطاق العمل

يجب أن تعمل على إنهاء أي مهمة مطلوب إنجازها خلال الأسبوع الذي ستغيب فيه سلفاً. وشخصياً، أحب أن أنظر إلى البديل الذي سيحل محلي باعتباره زميلاً يدعمني في غيابي دون أن أحمّله مشقة أداء عملي نيابة عني. على سبيل المثال، يمكنك تكليفه بالرد على الرسائل الإلكترونية العاجلة أو قيادة اجتماع لا يمكنك تأجيله أو الإشراف على مهمة معينة.

الخطوة الثانية: أنشئ مستند عملية التسليم

هذا هو الوقت المناسب أيضاً لإنشاء مستند عملية التسليم، بحيث توضح فيه أحدث المعلومات ذات الصلة. ابدأ بذكر المشاريع التي تسهم فيها أو تديرها، واكتب أمام كل مشروع المهام أو الإجراءات المعلقة، حتى لو لم تكلف بديلك بهذه المهام، فسيفيده اطلاعه على وضع مشاريعك الحالي، كما سيفيدك أنت أيضاً في تخطيط عملك خلال الأسبوعين المقبلين.

وإليك مثالاً بسيطاً يوضح هذه الفكرة:

(اسم المشروع)

الوضع الحالي:

حصلت اختبارات المجموعة الفنية على الموافقة بتاريخ xxx. (يمكنك العثور على الملفات هنا: xxx)
أرسلنا العينة محلياً وننتظر الملاحظات بحلول 15 يوليو/تموز.
المخاطر: إنتاج عبوات التغليف متأخر عن الموعد المحدد بأسبوع. الموعد النهائي للمراجعة الأخيرة لا يزال 28 يوليو/تموز.

الاجتماع الأسبوعي للمشروع: يوم الثلاثاء الساعة 9:00 صباحاً بتوقيت وسط أوروبا (CET).

المهام التي يجب إنجازها بين [تاريخ بدء الإجازة وتاريخ العودة]:

من المتوقع إجراء الاختبارات المحلية بحلول 26 يوليو/تموز. تابع مستجدات الموقف مع فريد.
راجع يوسف بشأن موقف الفحص الفني لحل المشكلة "أ" واسأله إذا كان بالإمكان أخذ السجلات.
من المُفترَض أن يتسلم الفريق عبوة التغليف من جمال ويراجعها في الفترة من 26 إلى 28 يوليو/تموز.

قبل الإجازة بأسبوع واحد

سيكون هذا الأسبوع حافلاً وستكون عليك إنجاز مهام عديدة عدا عن محاولة إنهاء عملك. إليك بعض المهام التي يجب عليك التأكد من إنهائها قبل المغادرة:

الخطوة الأولى: راجع مستند عملية التسليم وحدِّثه

من الوارد أن تطرأ تغيُّرات عديدة خلال 14 يوماً، وقد تتراجع أولوية مهمة كانت تمثل أولوية قصوى في السابق. راجع ملف تفويض مشاريعك بعناية واحذف أي مهمة مكتملة أو لم تعد ثمة حاجة للعمل عليها، وأضف أي مهام مستجدة. اكتب تعليقاً لزملائك كي يعرفوا مستجدات الموقف وما هو متوقع منهم.

(اسم المشروع)

الوضع الحالي:

حصلت اختبارات المجموعة الفنية على الموافقة بتاريخ xxx. (يمكنك العثور على الملفات هنا: xxx)
أرسلنا العينة محلياً وننتظر الملاحظات بحلول 15 يوليو/تموز.
المخاطر: كان إنتاج عبوة التغليف متأخراً عن الموعد المحدد بأسبوع. وقد استطعنا تعويض الوقت الضائع وحصلنا على الموافقات اللازمة بخصوصه. الملفات النهائية مع فريد.
تلقينا نتائج الاختبارات المحلية من فريد. خضعت للمراجعة وحصلت على الموافقة. (يمكنك العثور على الملفات هنا: xxx).

الاجتماع الأسبوعي للمشروع: يوم الثلاثاء الساعة 9:00 صباحاً بتوقيت وسط أوروبا. (عليك قيادة الاجتماع يوم 31 يوليو/تموز. أرجو إرسال محضر الاجتماع باستخلاصه من برنامج مايكروسوفت تيمز (Microsoft Teams)).

المهام المطلوب إنجازها خلال الأسبوعين المقبلين:

راجع يوسف بشأن موقف الفحص الفني لحل المشكلة "أ" واسأله إذا كان بالإمكان أخذ السجلات. (أرسلتُ إليه رسالة إلكترونية ولكن أرجو المتابعة معه يوم 1 أغسطس/آب في حالة عدم الرد).
من المُفترَض أن نتسلَّم عبوة التغليف الإضافية الخاصة بالإصدار المحدود من جمال بحلول 26 يوليو/تموز، على أن يراجعها الفريق بحلول 28 يوليو/تموز. (سأتغيَّب عن العمل بدءاً من 24 يوليو/تموز. سأكتب رسالة إلكترونية إلى جمال لتعريفه بك. أرجو مراجعة عبوة التغليف بمجرد وصولها وتقديم ملاحظاتكم عليها بالتنسيق بينك وبين أمل وحميد وجبريل).
طلب إضافي: سنتسلَّم عينة جديدة يوم 4 أغسطس/آب ويجب إرسالها إلى علياء. برجاء إرسال نسخة إليّ (CC) عند مراسلتها.

الخطوة الثانية: أضف البديل الذي سيحل محلك إلى الرسائل الإلكترونية أو الفعاليات المهمة

أضف بديلك إلى الفعاليات المُدرَجة على جدول أعمالك والمرتبطة بالاجتماعات التي سيتولى قيادتها. والأسبوع الذي يسبق مغادرتك هو الوقت المناسب أيضاً لبدء إضافة البديل إلى الرسائل الإلكترونية ذات الصلة بمشاريعك، كي يتعرف إلى الأطراف المعنية والمشاكل المرتبطة بها.

الخطوة الثالثة: اعقد اجتماعاً ثنائياً مع بديلك

عند الوصول إلى هذه المرحلة، ستكون قد توافرت لديك أنت وزميلك رؤية أوضح حول نطاق العمل ومقداره، لذلك تواصل معه واطلب عقد اجتماع معه. على سبيل المثال، قد يشير زميلك إلى أن ثمة اجتماعاً عاجلاً من المقرر عقده مع أحد العملاء بالتزامن مع اجتماع المشروع الذي يتعين عليه قيادته نيابةً عنك. يفضَّل عندئذ التشاور مع الأطراف المعنية لمعرفة إمكانية إلغاء الاجتماع أو تأجيله وإخطار الحضور بالقرار النهائي.

وأخيراً، أرسل رسالة إلكترونية إلى بديلك لتوضيح الإجراءات المتفق عليها. وخطِّط لعقد اجتماع متابعة في يوم عودتك لتحديد إذا ما كنت بحاجة إلى اتخاذ أي إجراء عاجل.

قبل الإجازة بيوم واحد

اكتب رسالة إلكترونية تلقائية توضح غيابك عن العمل

لا تقتصر وظيفة الرسائل الإلكترونية التلقائية بغيابك عن العمل على إبلاغ الآخرين بأنك في إجازة؛ إذ يمكن استخدامها لتعريفهم بمَن يمكنهم التواصل معه في غيابك وبزملائك المعنيين بإدارة مشروعك نيابة عنك، إضافة إلى تعريفهم بوسائل التواصل معك في حال حدوث أي طارئ يتطلب تدخُّلك العاجل.

احرص في آخر يوم لك في العمل على كتابة رسالة رد تلقائي واضحة لا لبس فيها تضم معلومات مفيدة بخصوص غيابك عن العمل. يمكنك أن تقول شيئاً مثل:

سأغيب عن العمل لقضاء الإجازة الصيفية من 24 يوليو/تموز إلى 7 أغسطس/آب. وسأكون في منطقة جبلية لا تتوافر فيها شبكة الاتصالات أو ستكون ضعيفة، لذلك لن أستطيع تصفُّح الرسائل الإلكترونية أو الهاتفية خلال هذه الفترة.
ستحل زميلتي الرائعة، هالة سليمان، محلي في غيابي. يمكنك التواصل معها عبر بريدها الإلكتروني: [email protected].

سأعود إلى العمل يوم 8 أغسطس/آب وسأرد على رسالتك في أقرب وقت ممكن.

قد تبدو هذه الخطوات مُهدِرة للوقت، لكنها مفيدة لك ولمختلف الأطراف المعنية إذ ستجهز بديلاً لك تمده بالمعلومات اللازمة لضمان استمرارية العمل، كما أن تجهيز بديل لك فرصة لتعلم كيفية تفويض المهام وتعزيز سمعتك المهنية وتوطيد أواصر التعاون مع زملائك وضمان سير العمل في مشاريعك بالوتيرة الصحيحة.