دليل متكامل لكتابة خطاب عرض عمل تعرضُ فيه قدراتك ومهاراتك

فريق هارفارد بزنس ريفيو؛ فلاد إس تي/غيتي إميدجيز

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

ملخص: خطاب عرض العمل هو وثيقة تفصيلية تتألّف عادةً من 3 إلى 6 صفحات تستعرض فيها أسباب ملاءمتك الوظيفية لمنصب معيّن. ويختلف خطاب عرض العمل عن الخطاب التعريفي في أن خطاب عرض العمل لا يشكّل جزءاً من العملية الرسمية لطلب الالتحاق بالوظيفة.

• خطاب عرض العمل هو وثيقة تكتبها وترسلها إلى مدير التعيينات أو غيره من الأطراف التي كوّنت معها علاقات وطيدة داخل المؤسسة، إما لإيجاد موطئ قدم لك في المؤسسة أو لتأمين وظيفة بعد جولة من المقابلات الشخصية.
• يمكنك أيضاً استخدام هذه الأداة إذا كنت تعمل بالفعل في شركة وتريد الانتقال إلى إدارة أخرى أو نيل ترقية أو تقديم عرض بشغل منصب جديد تماماً.
• يجب أن يتضمن خطاب عرض العمل ما يلي: أسباب رغبتك في شغل المنصب المذكور وأسباب امتلاكك المهارات والخبرات التي تحقق قيمة مضافة. يجب أن يشير العرض أيضاً إلى مدى انشغالك بالتفكير المعمَّق في المؤسسة واحتياجاتها وكيفية تلبيتها.
• من الأفضل عادةً إرساله إلى شخص في المؤسسة تربطك به علاقة مباشرة، مصحوباً برسالة شكر بعد إجراء مقابلة شخصية، أو إلى وكالة توظيف أو موظف تعرفت إليه عبر منصة لينكد إن.

قبل سنوات، عندما كنت أحاول الانتقال من وظيفة مديرة التحرير في الصحيفة المملوكة لأسرتي والانطلاق نحو عالم الشركات، كنت أُجري الكثير من المقابلات الاستشارية. قال لي أحد المسؤولين التنفيذيين: “أنتِ ذكية حقاً، لكن هناك الكثير من الأذكياء؛ فكيف ستحققين أنت تحديداً قيمة مضافة إلى شركتي؟” كانت تلك نقطة تحول في أسلوب تفكيري. أدركت حينها أن مسؤولي الشركات أو المؤسسات يحتاجون إلى أكثر من سيرة ذاتية قوية لإقناعهم بتعييني. كانوا يحتاجون إلى أن أوضح لهم كيف سأحقق قيمة مضافة لمؤسساتهم ولماذا سنشكل معاً فريقاً جيداً.

عندئذٍ غيّرتُ استراتيجيتي وبدأتُ كتابة عروض العمل لتوضيح أسباب وجوب قبولي في الشركات التي أريد الانضمام إليها.

ما هو خطاب عرض العمل؟

خطاب عرض العمل هو وثيقة تفصيلية تتألّف عادةً من 3 إلى 6 صفحات تستعرض فيها أسباب ملاءمتك الوظيفية لمنصب معيّن. ويختلف خطاب عرض العمل عن الخطاب التعريفي في أن خطاب عرض العمل لا يشكّل جزءاً من العملية الرسمية لطلب الالتحاق بالوظيفة. بل هو وثيقة تكتبها وترسلها إلى مدير التعيينات أو غيره من الأطراف التي كوّنت معها علاقات وثيقة داخل المؤسسة، إما لإيجاد موطئ قدم لك في المؤسسة أو لتأمين وظيفة بعد جولة من المقابلات الشخصية. يمكنك أيضاً استخدام هذه الأداة إذا كنت تعمل بالفعل في شركة وتريد الانتقال إلى إدارة أخرى أو نيل ترقية أو تقديم عرض بشغل منصب جديد تماماً.

في حين أن هذه الخطوة قد تبدو جريئة وفرص نجاحها بعيدة المنال، فقد رأيت هذه الاستراتيجية تؤتي ثمارها بصفتي شخصية كتبت عروضاً وتلقتها من المرشحين للوظائف.

يتمثّل الغرض من خطاب عرض العمل في توضيح بعض التفاصيل المهمة حول ترشيحك لمنصب معين:

• أسباب رغبتك في شغل المنصب المذكور.
• أسباب امتلاكك المهارات والخبرات التي تحقق قيمة مضافة.
• مدى انشغال عقلك بالتفكير المعمَّق في المؤسسة واحتياجاتها وكيفية تلبيتها.

متى يجب إرسال خطاب عرض العمل؟

يُفضَّل عادةً إرسال خطاب عرض العمل بعد أن تلتقي شخصاً يعمل في المؤسسة وتجمع منه معلومات حول مواطن قوة مؤسسته والمجالات التي تثير التحديات في وجهها وأي ثغرات يمكنك سدها في الفريق.

على سبيل المثال، إذا كنتَ قد وصلتَ بالفعل إلى مرحلة إجراء المقابلة الشخصية، فأنت في وضع جيد. يمكنك استخدام محادثاتك مع أعضاء الفريق ومدير التعيينات لاكتساب رؤى ثاقبة. اطرح أسئلة مثل: ما أبرز التحديات التي يتصدى لها فريقك أو تواجهها شركتك الآن؟ ما رأيك في أداء الفريق أو الشركة على وجه التحديد؟ ما المهارات التي تعتقد أن الفريق يفتقر إليها؟

بعد الانتهاء من إجراء المقابلات الشخصية، استخدم ما عرفته لكتابة عرض قوي وأرسله مصحوباً برسالة شكر. سيوضح هذا اهتمامك الكبير بالشركة، ويعكس استعدادك لشغل الوظيفة.

إذا تقدمت بطلب للحصول على وظيفة ولكنك تعتقد أن فرصك ضعيفة في الوصول إلى مرحلة إجراء مقابلة شخصية، فلا يزال بإمكانك استخدام فكرة كتابة خطاب عرض عمل لتعزيز طلبك، على الرغم من أن الأمر سيتطلب بذل المزيد من الجهد. ستحتاج في هذه الحالة إلى إيجاد طريقة للتحدث إلى شخص يعمل في المؤسسة لصياغة عرض قوي، وانتهاءً بالبحث عن وسيلة لتوصيله إلى مدير التعيينات في نهاية المطاف. قد يكون هذا من خلال شخصية تربطك بها علاقات وثيقة داخل الشركة أو من خلال وكالة توظيف أو موظف تتواصل معه لإجراء مقابلة استشارية على منصة لينكد إن.

كيف تكتب خطاب عرض عمل؟

أفضل طريقة لكتابة العرض هي أن تكتبه بصيغة الغائب. وأرى بحكم خبرتي العملية أن هذا يسهِّل عليك استعراض مهاراتك دون أن يبدو كلامك منافياً للموضوعية. ومع ذلك فقد تكون الكتابة بصيغة المتكلم فعّالة أيضاً لأنها تضفي على العرض طابعاً شخصياً. اختر الصيغة الأنسب لك.

يجب كتابة عنوان الوثيقة بخط واضح يحدّد هدفك. دعونا نوضّح ما قلناه حتى الآن بمثال لشخصية خيالية تُدعى ليلى تريد العمل في شركة ناشئة للتكنولوجيا، ولنسمها سنابل. يجب أن تكتب ليلى تحت العنوان عبارة توضّح الغرض مما ستتناوله بين أسطر الوثيقة. قد ينتهي بها الأمر بكتابة العبارة التالية:

خطة ليلى لتحقيق قيمة مضافة إلى شركة سنابل

تقدم ليلى براهين حول أسباب وجوب موافقة شركة سنابل على منحها منصب مديرة التسويق من خلال تحديد ما تعتبره مواطن قوة لدى سنابل واحتياجاتها وفرصها وكيف ستسهم في نمو الشركة.

ونستعرض فيما يلي الأقسام الأخرى التي يجب تضمينها بالترتيب التسلسلي:

1. ذكر أسباب رغبتك في شغل المنصب المذكور.

اكتب قائمة بالعناصر تحت عناوين سهلة الفهم توضّح سبب اهتمامك بالمنصب:

لماذا تريد ليلى الانضمام إلى شركة سنابل؟

ماذا تحب ليلى في شركة سنابل؟

• يعمل بها قادة متمرسون على أعلى مستوى من الخبرة عقولهم متعطشة لكل ما هو جديد ولديهم نظرة استشرافية طموحة تليق بشركة ناشئة.
• لديها شبكة فروع عالمية مع إمكانية التوسُّع والوصول إلى مزيد من العالمية.

يمكن الاستفادة من مواطن القوة لدى ليلى واهتماماتها في منصب مديرة التسويق

• تزدهر ليلى في الأدوار المتعددة الوظائف وتجيد التعامل مع الغموض.
• يتطلب المنصب توافر عنصريّ الخبرة الفنية والفطنة التجارية.

يسمح منصب مديرة التسويق لليلى بتحقيق النمو المهني

• ستُتاح لها فرصة تعلُّم تكنولوجيا جديدة
• ستُتاح لها فرصة العمل مع فريق من شتى أنحاء العالم

2. تحليل احتياجات الشركة أو الفريق.

أظهر أنك تتفهم احتياجات الشركة من خلال تقديم تحليل للمعلومات التي سمعتها خلال محادثاتك أو مقابلاتك الشخصية السابقة. يمكنك إنشاء تحليل سوات (نقاط القوة والضعف والفرص والمخاطر) أو الاكتفاء بمواطن القوة والفرص والاحتياجات. يمكنك أيضاً إضافة ملاحظات لشرح الجانب الذي تلقيت فيه المعلومات التي تُدرجها.

تحليل ليلى لشركة سنابل

مَواطن قوة شركة سنابل

• تمتلك تكنولوجيا مبتكرة حاصلة على براءة اختراع
• لديها فريق قيادي متمرّس

نقاط ضعف شركة سنابل (بناءً على المحادثات مع مدير التعيينات)

• مسؤولو التسويق غير متمرسين بالقدر الكافي ولا يتمتعون بخلفية تقنية كبيرة
• نظام تواصل مترهل

فرص شركة سنابل (قائمة رغبات ليلى حول طرق المساعدة في تنمية شركة سنابل)

• الاستحواذ على حصة سوقية تتناسب مع جودة المنتج.
• النهوض بشركة سنابل وجعل اسمها يتردد على كل الألسنة في هذه الفئة من المنتجات.

احتياجات شركة سنابل (بناءً على مقابلات شخصية مع أعضاء الفريق)

• قنوات للتواصل بين الفِرق المختلفة
• التفاعل مع العملاء على مستوى أعمق وبوتيرة متسقة لفهم احتياجاتهم

3. إيضاح كيفية التعامل مع الاحتياجات التي حددتها أعلاه.

صِف كيف ستحقق قيمة مضافة إلى الشركة من خلال الإشارة إلى الإسهامات التي تتوقع تقديمها. سيُظهِر هذا للفريق أنك تتفهم طبيعة الأعمال التي يؤدونها. أنت لا تكتب هنا خطة عامة يمكن لأي شخص تنفيذها، بل تقنعهم بالأسباب التي ترى أنها توجب عليهم توظيفك. ونستعرض فيما يلي بعض نماذج الإسهامات، علماً بأن إسهاماتك يجب أن تكون وثيقة الصلة بعملك.

ما الذي ستجلبه ليلى إلى شركة سنابل؟

الخبرة الفنية

• العمل مع مطوري البرمجيات وفريق صناعة المحتوى الرقمي لتحسين أصول التسويق.

القيادة الاستراتيجية

• تعاون مع قادة المبيعات لتعزيز سبل التواصل بين الفرق الوظيفية المختلفة.

4. اقتراح جدول زمني لخطتك.

صِف الإجراءات المحددة التي قد تتخذها خلال أول 90 يوماً لك أو 6 أشهر أو عام في الشركة. لا يمثل هذا التزاماً عليك الوفاء به، بل مجرد وسيلة لإظهار قدرتك على تحديد أولويات المهام والتفكير في المستقبل.

مقترح بقائمة المهام خلال أول 90 يوماً

الشهر الأول

• التحدث مع أعضاء الفريق بمختلف توجهاتهم لفهم طريقة تفكيرهم في العلامة التجارية لشركة سنابل وكيف يريدون أن يراها عملاؤنا.
• مراجعة تقارير التسويق عبر الإنترنت لشركة سنابل، بدايةً من السنوات القليلة الماضية لفهم الأنماط التاريخية.

الشهر الثاني

• تطوير استراتيجية لاختبار مدى تكرار مختلف أنواع الإعلانات عبر الإنترنت وفعاليتها (كالإعلانات عبر المواقع الإلكترونية أو فيسبوك). تحديد القطاعات الأكثر قبولاً لأنواع الإعلانات. إذا لم تكن هذه البيانات موجودة، فلنبدأ في تعقبها.
• صياغة مستند تعريفي بالمنتج الذي تقدمه شركة سنابل.

الشهر الثالث

• تحليل المنطق الكامن وراء البنية التنظيمية الحالية للموقع الإلكتروني لشركة سنابل والبحث عن فرص لتقليل التكرار وتبسيط الموقع الإلكتروني ليعكس سهولة استخدام العلامة التجارية لشركة سنابل.
• تحديد فرص التحدث والتحرير وتأمينها لإظهار الريادة الفكرية لدى أعضاء الفريق التنفيذي في شركة سنابل.

أعود وأكرر أن هذا ليس التزاماً عليك الوفاء به، بل هو أداة تجبرك بكل بساطة على التفكير فيما تحتاج إلى فعله لتكون ناجحاً وفي الإطار الزمني اللازم. يمكنك أيضاً كتابة هذه المهام بوصفها قائمة من الأولويات مع تحديد الوقت الذي تتخيل أن كل أولوية ستستغرقه.

يشير الترويج لنفسك من خلال خطاب عرض العمل إلى ثقتك بنفسك وبقدراتك. تعكس هذه الخطوة أنك شخص يمتلك رؤى وأفكاراً خاصة يمكن الاستفادة منها، كما أنها تفرض على مدير التعيينات أن يقرر إذا ما كان مستعداً لاستقدام شخصية حازمة لديها رؤاها وأفكارها الخاصة وضمها إلى فريقه. يريد بعض المدراء تعيين موظفين يفعلون ما يُؤمرون به فحسب، ويريد بعض المرشحين الحصول على راتب فحسب. وعروض العمل ليست لهاتين الفئتين من المدراء أو الباحثين عن عمل.

عروض العمل مخصَّصة للشخصيات المحبة للابتكار ممن يتطلعون إلى العمل مع مؤسسات منفتحة أيضاً لصياغة أدوار وظيفية مثيرة، وعلى الرغم من أنها لن تحقق دائماً النتيجة المنشودة، فإنها تحقق الغرض المطلوب في بعض الأحيان. ستجبرك كتابة خطاب عرض العمل على أن توضح لنفسك وللآخرين سبب رغبتك في الحصول على هذه الوظيفة وأسباب وجوب حصولك عليها. وهذه مسألة مهمة في حد ذاتها، بغض النظر عمّا سيحدث بعد ذلك.