كيف تحمي فريقك من الإحباط وتُبقيه متحمساً عند تعثر مشروع ما؟

بيني أوكس/غيتي إميدجيز

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

ملخص: من مهامك الأساسية عند توليك إدارة مشروع الحفاظ على زخم فريق العمل وإبقاء أفراده على المسار الصحيح إذا تعثر تنفيذ المشروع. تقدم لنا كاتبة هذا المقال استراتيجيات عملية يمكنك اتباعها لرفع معنويات فريقك: 1) قدم للفريق صياغة جديدة لغاية المشروع وأهدافه ورؤيته. 2) اطلب من الفريق المشاركة في استكشاف الأخطاء وإصلاحها وتحديد مسار التنفيذ. 3) عاونهم في إزالة العقبات. 4) احرص على فهم ما يحفز كل فرد من أفراد الفريق. 5) احرص على التواصل الدوري لضمان تماسك الفريق. 6) احتفل مع فريقك بالمنجزات البسيطة ولا تبخل بالثناء عليه.

يذكر تقرير نشره موقع تيم ستيج (TeamStage) أن 70% من المشاريع حول العالم تواجه الفشل. كما ترتفع نسبة فشل المشاريع الكبيرة إلى حد لافت، إذ تكون أعقد وفيها عناصر متحركة كثيرة، أما أسباب فشلها فعديدة؛ بدايةً من سلبية رعاة المشروع وعدم كفاية الموارد وصولاً إلى اختلال السياق التنظيمي أو الافتقار إلى التنسيق الداخلي وتأييد أصحاب المصلحة.

والمشروع الضعيف الأداء يؤثر في صافي الأرباح المنتظرة منه، كما يؤثر بطبيعة الحال في معنويات القائمين على تنفيذه واندماجهم فيه. وهنا، نقدم لك أساليب تحفز بها أفراد فريقك حتى يتسنى لهم تقديم يد المساعدة في إعادة الأمور إلى نصابها في حال تعثر المشروع أو فشله.

قدم للفريق صياغة جديدة لغاية المشروع وأهدافه ورؤيته

من أسباب تعثر المشروع غموض أهداف الشركة ورؤيتها المتعلقة به. والحقيقة أن غياب الأهداف الواضحة هو العامل الأكثر شيوعاً، ويمثل 37% من حالات فشل المشاريع. كما أن اختلال السياق التنظيمي الداخلي والخارجي وتغيره يؤثر سلباً في أهمية أهداف المشروع أو تأييد أصحاب المصلحة له في ظل تغير الأولويات؛ يذكر موقع تيم ستيج أن نحو 44% من المشاريع يفشل لعدم التوافق بين أعمال الشركة وأهداف المشروع.

من شأن الاجتماع بفريق المشروع لتعديل أهدافه أو صياغة أهداف جديدة أن يبث الحياة فيه، بافتراض أن السياق لم يتغير إلى الحد الذي يُفقد المشروع جدواه، ولن تجد أحداً يحبذ العمل على مشروع مآله الفشل. وتُظهر الأبحاث التي أجرتها شركة خدمات تكنولوجيا المعلومات، ستاندش غروب (Standish Group)، أن أكثر من 30% من المشاريع يُلغى قبل اكتمال التنفيذ. ويقول أنطونيو نييتو-رودريغيز، مؤلف دليل هارفارد بزنس ريفيو لإدارة المشاريع: “فكر في مراجعة ميثاق المشروع إن لزم الأمر”.

وفي إطار هذه الإجراءات، احرص على أن يكون المشروع تحت إشراف مسؤول تنفيذي؛ بالعودة إلى الدراسة التي نشرها موقع تيم ستيج، نرى أن 62% من المشاريع الناجحة كان لها رعاة داعمون، وقال نييتو-رودريغيز إن “تأكيد مسؤول تنفيذي من الإدارة العليا أهمية المشروع للشركة يجدد إحساس فريق العمل بغاية المشروع”.

اطلب من الفريق المشاركة في استكشاف الأخطاء وإصلاحها وتحديد مسار التنفيذ

عليك أن تشرك الفريق في استكشاف الأخطاء وإصلاحها في جهد تعاوني لا يلقي اللوم على أحد، ويركز على تحديد السبب الجذري ورسم مسار أفضل للتنفيذ. ينصح نييتو-رودريغيز بعقد اجتماع بشأن “حالة المشروع” حيث “يعبر الجميع عن مخاوفهم ويقدمون الحلول دون الخوف من العقاب”.

ويتمثل دورك القيادي في أن تكفل الأمان النفسي وتنمي عقلية النمو بالمبادرة في التصريح بأخطائك التي ربما أدت إلى تعثر أداء المشروع، ومن ثم تبين ما تعلمته منها. وخلال تلك الاجتماعات، شجع التواصل المفتوح والشفافية لأنهما يبنيان الثقة ويمكّنان أفراد الفريق من التوصل إلى الحلول معاً، وهذا سيعزز شعور أفراد الفريق بالانسجام والتوافق ويجدد حماستهم.

عاونهم في إزالة العقبات

أنت مدير المشروع، ومن مهامك الجوهرية أن تزيل أي عقبة يواجهها فريقك، وهذا ينطوي على إعادة تحديد الأولويات أو إعادة التكليف بأعمال أخرى، وكذلك إعادة تخصيص موارد المشروع التي تشمل الموظفين والوقت والميزانية. يقول بحث شركة ستاندش غروب إن أكثر من 50% من المشاريع يكلف نحو ضعف تقديرات الميزانية الأصلية، ويوصي نييتو-رودريغيز قائلاً: “عليك إن أمكن إعادة تخصيص الموارد لتخرج مشروعك من الأزمة. وهو ما قد يستدعي الاستعانة بمزيد من الموظفين في فريق المشروع، أو تمديد الإطار الزمني أو التوسع في الميزانية”.

ومن المعوقات الأخرى التي يمكنك تجاوزها في قيادتك للمشروع أن تحدد لكل فرد من أفراد فريقك دوره بوضوح، فذلك يجنبك تكرار العمل وتبديد الجهد أو تعارض أهداف العمل، كما يبتعد بالفريق عن الخلافات غير الضرورية وما ينجم عنها من تراجع في معنويات الفريق.

ومن الممكن أن تعوق أنت نفسك عمل فريقك؛ فبعد تمكينه من صنع القرارات لا ضرورة لعرض كل قرار عليك قبل اتخاذه. بمقدورك الاستمرار في تقديم التوجيه والإرشاد العام بشأن ما يلزم مراعاته في تلك القرارات، مع التنبيه على الجوانب التي تريد أن تبقى مطلعاً عليها، وما يجب عرضه عليك مسبّقاً.

احرص على فهم ما يحفز كل فرد من أفراد الفريق

ينطبق بعض المبادئ العامة على الجميع فيما يتعلق بتحفيز فريق المشروع، ولكن عليك أن تدرك أن لكل فرد محفزات خاصة يختلف بها عن غيره. ويشير نييتو-رودريغيز إلى أن “البعض يحفزهم تلقي التقدير أمام الزملاء، وآخرون تحفزهم المكافأة المالية، وهناك من تحفزهم فرص التطور المهني. ومراعاة الحوافز الفردية سيضمن نجاح فريقك وازدهاره”. لذلك، اعرف الحافز الأهم لكل فرد من أفراد فريقك، وما ينبغي لك تقديمه له. بالإضافة إلى ما سبق أن أوردناه، يمكن أن تشمل المحفزات الاهتمام أو الامتنان أو التكريم أو الدعم أو حرية الإبداع أو التحدي الفكري، ومحفزات أخرى.

احرص على التواصل الدوري لضمان تماسك الفريق

يساعد تحديد موعد أسبوعي لاجتماع فريق المشروع في إتاحة مجال منتظم لطرح الآراء والتعليقات والمقترحات على نحو يتيح تصحيح مسار التنفيذ في الوقت المناسب، وبالتالي استمرار المشروع على الدرب المنشود وزيادة فرص نجاحه. كما تسمح هذه المراجعات الدورية للفريق بطرح القضايا المهمة على طاولة النقاش لتداولها والبت فيها واتخاذ القرارات، في حين يمكن تقديم تقارير مستجدات المشروع المباشرة على نحو غير متزامن عبر منصات مصممة لفرق العمل، من قبيل سلاك (Slack).

ومن مزايا هذه الاجتماعات أيضاً أنها فرصة لتعزيز روح الفريق وتوثيق الصلة بين أفراده، فضلاً عن ضمان التنسيق المستمر بينهم. وعن هذا، يقول نييتو-رودريغيز: “تبعاً للسرعة المطلوبة في تنفيذ المشروع، ستؤدي جلسة قصيرة لبناء الفريق بعيداً عن أجواء العمل في كثير من الأحيان إلى تجديد طاقة الفريق وتحسين مستوى التعاون بين أفراده”.

احتفل مع فريقك بالمنجزات البسيطة ولا تبخل بالثناء عليه

مع الاحتفاء بالانتصارات الصغيرة، يشعر الفريق بتحقيق تقدم، ومن ثم ترتفع معنوياته. كما أن احتفال الفريق بإنجاز مراحل في المشروع يؤدي إلى رفع روحه المعنوية ومنحه شعوراً بالتفاؤل وبأنه يحرز تقدماً نحو تحقيق أهدافه. ويلفت نييتو-رودريغيز إلى أن تحقيق الإنجازات البسيطة يمثل مصدراً للتحفيز.

وعلاوة على ذلك، فالاحتفاء بكل فرد من الفريق وتقديره يساعد بدوره في تحفيز الفريق، مع الأخذ في الاعتبار أن عضو الفريق الانطوائي يفضل تلقي تقدير المدير له على انفراد في اجتماع فردي، في المقابل يرحب المنفتحون بالتكريم أمام الجميع.

إن تركيزك على اتباع الاستراتيجيات السابق ذكرها يجدد طاقة فريق المشروع الذي تديره ويساعدك في ضبط التنفيذ المتعثر وإعادته إلى المسار الصحيح، ما يخلق دورة محمودة وفعالة تؤدي إلى نجاح المشروع والفريق.