شارك
الرئيسية
3 دقائق 
على الأرجح أنك سمعت هذه النصيحة عن الاجتماعات فيما مضى: حدّد جدول الأعمال والتزم به. ولكن هذا خطأ جسيم إذا كان الهدف من اجتماعكم هو حل مشكلة معقدة.
غالباً ما تكون المشاكل المعقدة، مثل كيفية تطوير شركة ما بسرعة أكبر أو تحقيق فوائد من دمج الشركات أو الامتثال بلوائح تنظيمية جديدة، مشاكل متفرعة ومتشابكة، ولحل هذه المشاكل لا يمكنك إملاء ما ستناقشه المجموعة، ففي نهاية المطاف، كيف سيتحدث الموظفون عن شيء يمثل فوضى غير واضحة المعالم؟ وعلاوة على ذلك، سيؤثر جدول الأعمال الحالي على المخرجات ويضعف سيطرة المجموعة على العملية. كما أنّ من المحتمل ألا تتمكن مسبقاً من معرفة المواضيع التي تحتاج المجموعة إلى نقاشها للوصول إلى الحل.
تحتاج المجموعة إلى جدول أعمال، ولكن أعضاء المجموعة يحتاجون إلى تحديد كيفية قضاء وقتهم معاً، سواءً كان ذلك لساعات قليلة أم لأيام قليلة. وفيما يلي بعض الخطوات التي نوصي بها. خصص ما نسبته 10% - 15% من إجمالي وقت اجتماعكم لفهم جدول الأعمال على نحو صحيح: نصف ساعة لاجتماع لنصف يوم، وساعتين لاجتماع مدته يومين.
العصف الذهني للفرد
في الوضع المثالي، سيأتي الموظفون بعد المرور سريعاً على الأوراق، وستقوم بتذكيرهم بإيجاز بالتحدي المطروح، ثم ستُعرِّف بالأشخاص الذين لا يعرفون بعضهم. أعطِ الجميع بضع دقائق ليستجمعوا أفكارهم حول المواضيع التي يتعين على المجموعة مناقشتها، ويدونوا هذه الأفكار. إذا لم تعطهم فرصة للقيام بهذا التفكير في البداية، فأنت تخاطر بالوقوع في فخ التفكير الجماعي وخسارة أي فائدة من التنوع في الغرفة. اطلب منهم التفكير بهدوء وتدوين أفكارهم على ورقة ملاحظات لاصقة. وإلى جانب المواضيع التي يتعين على المجموعة تغطيتها، يمكن أن تكون لدى الموظفين رغبة في تدوين أي أفكار أو مخاوف لديهم.
التجميع
بعد ذلك، اطلب منهم لصق أوراق الملاحظات حتى يراها الجميع. حاول فعل ذلك بطريقة لا تكشف عن هويات من كتبوا الملاحظات، حتى لا يعرف أحد من اقترح ماذا. أعطِهم وقتاً للتمعن في الملاحظات واطلب منهم البحث عن روابط بين الموضوعات وملاحظات مكررة. انقل هذه الأفكار معاً في داخل مجموعات. بينما يساعد ذلك على تنظيم المحتوى قليلاً وتجهيز الموظفين للبدء في تشكيل مواضيع محتملة، إلا أنّ المغزى الحقيقي من هذه الخطوة هو إعطاء الموظفين وقتاً لرؤية ما يفكر به الجميع.
تجميع المجموعات
الآن اطلب من الموظفين اقتراح مواضيع تنشأ من المجموعات ويتعين أخذها بعين الاعتبار لجدول الأعمال النهائي. ادعُ الجميع لاقتراح مواضيع بقدر ما يريدون، واحرص على أن يعرفوا ألا حرج في الموافقة أو الاختلاف مع ما يقترحه الآخرون. إذا وافق عدد كاف من الموظفين على موضوع ما، ينتقل ذلك الموضوع إلى القائمة القصيرة. وإذا لم يحدث ذلك، يوضع جانباً بلطف.
اختتام جدول الأعمال
ومع توفر قائمة قصيرة بالمواضيع المطروحة المحتملة، أعطِ المجموعة مدة زمنية محددة لتقليص القائمة إلى جدول أعمال نهائي. في معظم الحالات ستكون بحاجة إلى ثلث مدة تحديد جدول الأعمال لإتمام هذه الخطوة. وقد ترغب أيضاً باقتراح عدد من المواضيع التي يتعين عليهم اختيارها، وهو ما سيعتمد على طول اجتماعكم والمدة التي ستستغرقها تغطية كل موضوع.
يمكن للمجموعة دمج المواضيع المتشابهة، أو في بعض الحالات جعل عدة مواضيع تندرج تحت موضوع واحد. ويمكن التغاضي عن بعض المواضيع كونها غير ذات صلة أو غير مهمة. اجعل شخصاً يُدون جميع هذه القرارات. وفي النهاية، يتعين على الجميع معرفة سبب وصول كل موضوع إلى القائمة، وما سيتم تغطيته في تلك الجزئية من جدول الأعمال، والنتيجة المتوقعة من النقاش.
وثمة طرق أخرى بالتأكيد لوضع جدول الأعمال مع مجموعة ما. فإذا أردت بناء عمليتك الخاصة، احرص على أنها تتبع بضع مبادئ توجيهية:
- يستطيع الجميع المساهمة بمحتواهم قبل التعامل مع محتوى الآخرين.
- يمتلك الجميع فرصاً متساوية لإبداء آرائهم حول المواضيع المطروحة وغير المطروحة على جدول الأعمال.
- تُصنف المواضيع حسب أهميتها ومدى إثارتها للاهتمام.
- يحث التمرين على المشاركة الفعالة ويهيئ الأجواء لذلك.
- يقود التمرين إلى فهم مشترك لما هو مطروح على جدول الأعمال، ما المواضيع التي اختيرت، وما سر أهميتها، وكيف من شأنها أن تساعد في الإجابة على السؤال العام.
معايير تحديد المواضيع
خلال عملية التصنيف الأخير واتخاذ القرارات، من الممكن أن يختلف الموظفون حول المواضيع التي سيتم تناولها. هذا رائع، وهو يُظهر التزاماً وسيطرة. وإليك بعض الأسئلة التي يمكنك استخدامها لمساعدة المجموعة في تقييم مواضيع محتملة للنقاش.
- مثيرة لاهتمام الجميع تقريباً. كم منكم سيصنفون هذه الأسئلة على أنها من "الثلاثة الأفضل" بمجرد امتلاكنا للقائمة النهائية من المواضيع؟
- لا يمكن إنكار أهميتها فيما يتعلق بالسؤال المطروح. هل يمكن لشخص ما أن يقول لماذا سيساعدنا هذا الموضوع في الوصول إلى هدفنا المتمثل في حل المشكلة المعقدة؟
- تبشر بتوصيات يمكن العمل عليها. اذكر مثالاً على إجراء يمكن أن يأتي نتيجة لهذا النقاش؟
- تعكس جانباً من جوانب التعقيد. كيف يساهم هذا الموضوع في تعقيد المسألة؟
- من المهم حلها. ما الأمور التي على المحك إن لم نستطع حل هذا؟
الموظفون معتادون على المجيء إلى الاجتماعات وقراءة جدول أعمال محدد مسبقاً. ومن خلال تكليفهم بإعداد جدول الأعمال، فأنت تهيئ أجواء مختلفة. وسيكون هذا مختلفاً عن الاجتماعات الماضية. يتوقع الموظفون المشاركة والتمتع بسلطة على العملية والمخرجات. إنهم في مركب واحد.