كيف يتغلب المدراء على الحواجز التي تواجههم عند التماس الآراء من مرؤوسيهم؟

ملخص: يتوقع أعضاء الفريق في كثير من الأحيان أن يحصلوا على ملاحظات من مدرائهم، ولكن ما لم تتم دعوتهم صراحة إلى تقديم ملاحظات لمدرائهم، فلن يعرفوا حتى أنه خيار مطروح. ووظيفتك كمدير هي أن تلتمس ملاحظات موظفيك حول أدائك، وإلا فكيف ستعرف ما يجب أن تستمر في فعله وما يجب أن تفعله بطريقة مختلفة؟ ولكن قد تجد أن مرؤوسيك المباشرين يترددون في تقديم الملاحظات التي تحتاج إليها لتحسين ما هو ناجح أو حتى الحفاظ عليه. تعرض هذه المقالة 5 عوائق شائعة يواجهها المدراء عند التماس ملاحظات مفيدة من مرؤوسيهم المباشرين، وكيفية إزالتها حتى يتمكنوا من اكتساب الرؤى التي يحتاجون إليها.

إذا كنت مديراً، فاعلم أن تقديم ملاحظات لمرؤوسيك المباشرين ليس كافياً؛ إذ إن التماس ملاحظات مرؤوسيك المباشرين يُعد جزءاً من وظيفتك أيضاً. قد تعتقد أنك تعرف نقاط قوتك وضعفك جيداً، ولكن "دون الوعي الذاتي الخارجي" (أي فهم كيفية تأثير ما تقوله وتفعله على الآخرين) من غير المرجح أن تحسن العادات والسلوكيات والممارسات التي ربما تعوقك (أو تعوق الآخرين).

يتشكل هذا الوعي الذاتي الخارجي عندما تطلب من الآخرين (خاصة مرؤوسيك) إخبارك كيف ينظرون إليك. وإلا فكيف ستعرف ما يجب أن تستمر في فعله وما يجب أن تفعله بطريقة مختلفة؟

ولكن قد تجد أن زملاءك يترددون في تقديم الملاحظات التي تحتاج إليها لتحسين ما هو ناجح أو حتى الحفاظ عليه. فيما يلي 5 عوائق شائعة قد تواجهها في أثناء سعيك إلى الحصول على ملاحظات مفيدة من مرؤوسيك المباشرين، وكيفية إزالتها حتى تتمكن من اكتساب الرؤى التي تحتاج إليها.

1. القلق حول إذا ما كنت على استعداد لسماع التعليقات من الأساس

يتوقع أعضاء الفريق في كثير من الأحيان أن يحصلوا على ملاحظات من مدرائهم، ولكن ما لم تتم دعوتهم صراحة إلى تقديم ملاحظات لمدرائهم، فلن يعرفوا حتى أن هذا الأمر مطروح.

ما يجب فعله: لا تخبر مرؤوسك المباشر أنك مستعد لتلقي ملاحظاته فحسب، بل إنك تريدها وتتوقعها أيضاً. تتمثل إحدى طرق صياغة هذا الطلب في إخباره أن تطوير ذاتك هو التزام شخصي ومهني، ثم اطلب منه مساعدتك على الوفاء بهذا الالتزام. اسأله: "أيمكنك مساعدتي في الوفاء بالعهد الذي قطعته على نفسي؟". وبهذه الطريقة يمكن أن ينظر مرؤوسك المباشر إلى تعليقاته على أنها شيء يساعدك على الوفاء بعهد قطعته على نفسك.

2. التخوف من عدم القيام بالأمر على النحو الصحيح

يُعد تقديم الملاحظات ببراعة من المهارات التي يجب تعلمها. وإذا لم يكن موظفوك قد تعلموا كيفية القيام بذلك بشكل جيد، فربما لأنهم لم يتلقوا تدريباً أو لم يتعرفوا على ممارسات أو نماذج يمكن أن يحتذوا بها، فقد يمتنعون عن القيام بذلك نهائياً.

ما يجب فعله: أخبِر مرؤوسيك المباشرين أن تقديم الملاحظات هو مهارة من الأفضل تعلمها من خلال الممارسة (وهي أيضاً فرصة رائعة لتطوير أنفسهم)، وأنك ترغب في منحهم الفرصة للتدرب عليها معك. أكد لهم أنه لا يلزم أن يقوموا بذلك "على النحو الصحيح"، بل عليهم فقط إبداء استعدادهم للمحاولة، ومحاولة التحسن بمرور الوقت. قد يكون من المفيد أيضاً تذكيرهم بأن تعلّم أي مهارة جديدة يمر بأربع مراحل:

1. عدم الكفاءة غير المدرَك ("لا أعرف أنني لا أعرف كيف أفعل ذلك بشكل جيد").
2. عدم الكفاءة المدرَك ("أعرف الآن أنني لا أعرف كيف أفعل ذلك بشكل جيد").
3. الكفاءة المدرَكة ("أعرف الآن أنني أعرف كيف أفعل ذلك بشكل جيد").
4. الكفاءة غير المدرَكة ("أفعل هذا بشكل جيد دون حتى التفكير في الأمر").

تذكر أن تشيد بما يفعلونه لتنمية مهاراتهم بينما يحرزون تقدماً وأن تحتفي بهم.

3. الخوف من التعرض للانتقام

لنكن واقعيين، أنت في مركز سلطة، ولديك حق الوصول إلى موارد مهمة لمرؤوسيك المباشرين. لذلك قد يقلقون من أن يؤثر تقديمهم للملاحظات على فرصهم المستقبلية سلباً. علاوة على ذلك، لا يتم تقديم الملاحظات من المرؤوسين للرؤساء في بعض الثقافات. إذ قد يُنظر إليه على أنه عدم احترام وتمرّد. لذا، انتبه إلى أن هذه الأعراف الثقافية يمكن أن تكون عائقاً كبيراً.

ما يجب فعله: احرص على إبداء تفهمك وتواضعك. حاول أن تقول شيئاً من قبيل "أعلم أنه قد يكون من غير المريح تقديم ملاحظات لشخص يقيّم عملك وتقدمك الوظيفي، وما إلى ذلك. وقد راودتني المخاوف نفسها عند تقديم ملاحظات لمديري. فاسمح لي أن أؤكد لك أنني أرى أن استعدادك لإعطائي ملاحظات مفيدة، حتى لو كانت سلبية، يُعد أحد أصولك المهنية. فأنا أعلم أنه يمكنني التحسن، وأريد ذلك".

4. القلق من أن تتسبب الملاحظات في جرح مشاعرك

أنت بشر وبالتالي يمكن أن تؤدي الملاحظات، لا سيما عندما لا يتم تقديمها بمهارة، إلى الشعور بالرفض الاجتماعي. وقد يكون مرؤوسك المباشر قلقاً، على نحو يمكن تفهمه، من أن تتسبب ملاحظاته في جرح مشاعرك أو الإضرار بعلاقتك به.

ما يجب فعله: أظهِر وعيك الذاتي من خلال أخذ زمام المبادرة وإعطاء نفسك ملاحظات بناءة أولاً، ما يمكن أن يحد من مخاوفهم. يمكن أن تقول: "أعلم أنني عادة ما أؤدي عملي ببطء وبطريقة منهجية، فغالباً ما أعطي الأولوية للدقة على حساب الإجراءات. أخبرني آخرون أنهم يجدون صعوبة في التعامل مع أسلوبي في العمل، لا سيما في حالة المواعيد النهائية الضيقة. أود أن أتحسن في هذا الأمر، فهلّا شاركتني ملاحظاتك حوله؟". وبعد ذلك، بمجرد أن تجعلهم يتحدثون، يمكنك أن تسألهم: "وهل هناك أي شيء آخر يمكنني العمل على تحسينه الآن وسيجعل عملك أسهل؟".

5. اعتقاد أن لا شيء سيتغير نتيجة هذه الملاحظات

من الصعب تقديم ملاحظات لشخص ما، ولكن تقديم ملاحظات لا تؤدي إلى تحسين أي شيء يُعد أكثر صعوبة. اعلم أن التماس الملاحظات دون النظر فيها واتخاذ إجراءات بشأنها يؤدي إلى اضمحلال الثقة بسرعة لأنه يقوض مصداقيتك وموثوقيتك.

ما يجب فعله: أخبر مرؤوسك المباشر بما تنوي فعله بالملاحظات التي سيقدمها لك. قد يتراوح هذا من "أقدّر لك إخباري بهذا، ولكني لست متأكداً من أن بإمكاني معالجة هذا الأمر الآن، نظراً إلى (السبب)"، إلى شيء من قبيل "ملاحظاتك مفيدة للغاية، وسأتخذ إجراءات لتغيير هذا السلوك. لذا، أنوي (خطتك)". وفي كلتا الحالتين، استمر في دعوتهم بفعالية وانفتاح وحزم إلى إعطائك ملاحظات.

فكرة أخيرة: قد تعتقد أنك هيأت ظروفاً آمنة وترحيبية لمرؤوسيك المباشرين لإعطائك ملاحظات، ولكن لا تعاقبهم إذا لم يقوموا بذلك. إذ إن التعقيد الذي يكتنف اختلال توازن القوى والاختلافات بين نظرتك ونظرتهم إلى ما يُعد "آمناً وترحيبياً"، بالإضافة إلى التجارب السلبية التي ربما مروا بها في الماضي عندما حاولوا تقديم ملاحظات (والتي قد لا تكون لها علاقة بك)، قد تُصعِّب جميعها الأمر عليهم أكثر مما تتخيل.

افعل ما بوسعك للتأكد من حصولك على الملاحظات التي تحتاج إليها للنمو والنجاح. وعلى حد تعبير المسؤولة التنفيذي في مجال الأعمال، باميلا غيل ألاباستر: "التعلم المستمر يؤدي إلى تحسن مستمر. فألزم نفسك بتطوير معرفتك ومهاراتك وخبراتك، وكن طالباً مدى حياتك".