هل تميل إلى تعقيد الأمور في العمل؟ إليك الحل لتبسيطها

shutterstock.com/Andrii Yalanskyi

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

يُبدي بعض الأشخاص استعداداً أكبر لتعسير الأمور في الحياة مقارنة بغيرهم، وهو سلوك لا يتجلّى في اختبار السمات الشخصية عادة. أي بدلاً من التركيز على جوهر المشكلة يميلون إلى تعقيدها أكثر؛ وبدلاً من تحديد نطاق المشاريع يسمحون لها بالتوسّع المستمر؛ وبدلاً من اتخاذ قرارات فورية يؤجلون صناعة القرار إلى حين توافر مزيد من البيانات وتحليلها.

أطلق على من يمارس هذه السلوكيات لقب “المعسّر”، وهو الشخص الذي يخلق بيئة معقدة تصعّب على المرؤوسين وزملاء العمل والزبائن وحتى أفراد العائلة إنجاز المهام. وإليكم مثالاً بسيطاً (غير حقيقي):

تراجعت الحصة السوقية لوحدة منتجات استهلاكية تُقدر بمليار دولار وانخفضت ربحيتها بسبب التغيرات في ظروف السوق وانخفاض الأسعار والتأخر في طرح منتجات جديدة. ولإجراء تحسينات على الأداء، وظّفت الإدارة العليا مديراً عاماً جديداً يتمتع بخبرة في القطاع وسبق له تولي إدارة قسم المنتجات الاستهلاكية في إحدى شركات الاستشارات الكبيرة، ولنطلق عليه اسم فؤاد.

لكن تبيّن أن فؤاداً شخص معسّر؛ إذ كان يطلب الحصول على مزيد من البيانات من أعضاء فريقه في كل اجتماع وينتقدهم لعدم معرفتهم بإجابة كل سؤال تفصيلي يخطر على باله. وعلى الرغم من أنه بدا غير راضٍ تجاه أداء بعض أعضاء فريقه، واصل إخطار إدارة الموارد البشرية بأنه يحتاج إلى وقت إضافي لتقييم أدائهم دون أن يتخذ أي إجراء للتغيير. وفي النهاية، أعاد تنظيم الوحدة ضمن مصفوفة تجمع الجوانب الوظيفية والجغرافية، وشرحها من خلال سلسلة معقدة من شرائح العرض التي لم يستوعبها معظم أعضاء فريقه تماماً، ووضع مقاييس إضافية تطلبت من الموظفين قضاء مزيد من الوقت في إعداد التقارير؛ فازدادت مشاغل الموظفين في الوحدة وازداد عبء العمل عليهم، والأهم من ذلك أن الحصتين السوقية والربحية واصلتا الانخفاض.

من الواضح أن فؤاداً مثال متطرف للمعسّرين برغبته المستمرة في الحصول على مزيد من البيانات وعدم قدرته على اتخاذ قرارات فورية، لكن جميعنا نتصرف مثله أحياناً. وإذا بدا لك هذا السلوك مألوفاً تماماً وترغب في تعلم كيفية التحوّل إلى “مُيسّر”، فاطرح هذه الأسئلة الأربعة على نفسك أو ناقشها مع فريقك:

ما المقدار الكافي من البيانات؟ يُبدي الشخص المعسّر رغبة دائمة في الحصول على مزيد من المعلومات على أمل أن تجيب المجموعة التالية منها عن جميع أسئلته وتكشف له سرّ النجاح. في حين يُدرك الشخص الميسّر أنه لن يحصل على بيانات شاملة وأنه من الضروري أحياناً وضع فرضيات وخطط عمل استناداً إلى حدسه الشخصي حول كمية المعلومات التي يعتبرها كافية.

هل توصلنا إلى اتفاق بشأن الأولويات الرئيسية؟ يحبّ المعسّر التحوط من الخسارة ويفضّل عدم الالتزام بخطة عمل نهائية، خاصة عند احتمال ظهور معلومات جديدة قد تغيّر الخطة، ويطلب من موظفيه التفكير بعدة احتمالات بدلاً من الالتزام بخطة واحدة. في المقابل، يركز الميسّر على الأولويات الرئيسية ويتيح لفريقه التوقف عن أداء المهام التي لا تُسهم في تحقيق أهداف محددة.

هل لدينا عملية فعالة لإجراء استعراض سريع للأداء وتصحيح المسار؟ يحب المعسّر قضاء وقت طويل في الاجتماعات وفحص التقارير والتحليلات وإدارة العديد من مسارات العمل غير المتجانسة وغير المركزة. في المقابل يُجري الميسّر مراجعات مركزة للأولويات الرئيسية ويُحمّل الموظفين مسؤولية تحقيق التزاماتهم والنتائج المطلوبة، ويتعلم في أثناء تنفيذ الأعمال ويختبر فرضياته لتحديد الاختلافات بين الواقع والتوقعات، ما يتيح له تغيير المسار عند الضرورة.

هل يمكننا شرح خطتنا للآخرين؟ يواجه المعسّر صعوبة في التواصل مع زملائه وعملائه لأنه يعتمد على رسوم بيانية وتوضيحية وشرائح عرض معقدة بدلاً من استخدام رسائل بسيطة ومباشرة. في حين أن إحدى السمات الرئيسية للشخص الميسّر هي قدرته على سرد القصص لتوضيح الوضع الحالي وضبط الأهداف وشرح الخطط بطريقة تسهّل على الموظفين فهم ما يجب عليهم فعله وتوضّح لهم كيفية تناسب أعمالهم مع أهداف المؤسسة.

باختصار، يمتلك بعض الأشخاص قدرة فطرية على تبسيط المعلومات والأفكار، أما بالنسبة للآخرين فتعدّ هذه الأسئلة وسيلة للتحقق من قدرتهم على طرح أفكارهم دون تعقيد.