5 أسئلة لتعزيز التفاهم والالتزام في فريق العمل

ميراج سي/غيتي إميدجيز

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

ملخص: المشاريع فريدة ومؤقتة وتتغير وتتطور بمرور الوقت. لديك الفرصة في بداية المشروع لاتخاذ نهج استباقي في أثناء التخطيط ووضع جدول المواعيد وتحديد مصادر الموارد وتجميع فريق المشروع. لكن هذه العملية تتغير دائماً وستصبح أكثر تفاعلية حيث تحتاج إلى الاستجابة للتحديات غير المتوقعة التي تنشأ. يتوقف النجاح النهائي للمشروع على الحفاظ على توافق فريق المشروع منذ بدايته وحتى نهايته، ولا يمكن تحقيق ذلك إلا إذا أعاد مدير المشروع ضبط توافق الفريق باستمرار طوال مدة المشروع. يقدم المؤلف 5 أسئلة يجب على كل مدير مشروع طرحها بانتظام على فريقه لتحقيق التوافق والحفاظ عليه.

إذا استطاع فريق المشروع غير المتوافق النجاح، فإن ذلك يرجع إلى الحظ أكثر من العمل الجماعي الفعال. دون التوافق؛ أي الفهم والالتزام المشتركين بين أعضاء الفريق، فقد يعملون على تحقيق أهداف مختلفة ويحكمون على المشاريع بالفشل. لسوء الحظ، من الشائع أن تقع فِرق المشاريع في هذا المزلق. إذا افترض مدير المشروع أن فريقه متوافق ببساطة، أو كان يعتمد على مؤشرات سطحية مثل الإيماءات أو التأكيدات اللفظية دليلاً على التوافق، فإن خطر فشل المشروع يزداد إلى حد كبير.

خلال فترة عملي مديراً لمعمل للتصنيع، شكّلت فريق مشروع لاستكشاف كيفية زيادة الإنتاجية على خط الإنتاج. بعد فترة وجيزة، زادت الإنتاجية بنسبة 9% تقريباً، ولكن العائد انخفض بنسبة 4% تقريباً، ما أدى إلى زيادة التكاليف وإلغاء جميع المكاسب الناتجة عن زيادة الإنتاجية. لا يزال صدى عبارة “افترضت أن هذا ما تريده” يتردد في أذني. لقد انخفض الأداء العام للفريق، وكان ذلك خطئي. إذ لم أوضح أهداف المشروع النهائية لضمان فهم شامل للمقايضات المقبولة. أدركت أن أي نقص في الوضوح كان دائماً خطئي ويمكن أن يتفاقم بسرعة إلى مزيد من عدم التوافق داخل الفريق.

لقد كانت مشكلات مثل سوء التواصل والنزاعات وإعادة العمل والانفصال وارتفاع معدل دوران الموظفين والاجتماعات المتلاحقة مؤشرات متأخرة على وجود مشكلة أعمق كان ينبغي معالجتها مسبّقاً، وهي عدم التوافق داخل الفريق. غالباً ما يحاول المدراء حل هذه المشكلات بعد فوات الأوان معتمدين على هذه المؤشرات المتأخرة، في حين لا يمكن اكتشافات العلامات المبكرة لعدم التوافق إلا من خلال إجراء حوار استباقي مفتوح مع أعضاء الفريق.

بعد العمل مع المئات من فرق المشاريع المعقدة، تعلمت أن عدم التوافق يحدث بصورة طبيعية وباستمرار. من ناحية أخرى، يتطلب تحقيق التوافق داخل الفريق تدخلاً مستمراً ينطوي على توفير إرشادات مدروسة ومستمرة وتعزيز العمل التعاوني والحفاظ على التواصل المفتوح. في البيئات السريعة التغير، غالباً ما تنحرف خطط المشاريع، مثل الاستراتيجيات الرئيسية، عن مسارها الأصلي في أول مواجهة لها مع الظروف الواقعية بسبب عوامل مثل تقلبات السوق والتغيرات في متطلبات العمل. من المهم أن نفهم أن التوافق يمكن أن يكون هشاً وأن الغموض يشكل تهديداً مستمراً.

5 أسئلة يجب أن تطرحها على فريق المشروع

في عالم اليوم الذي أصبحت فيه الحاجة إلى المشاريع أكثر ميلاً إلى الظهور بصورة مفاجئة، يجب على مدراء المشاريع ضمان التوافق داخل الفريق مسبّقاً بدلاً من الانتظار حتى يظهر مؤشر متأخر يكشف عن افتقار الفريق في الواقع إلى الالتزام والفهم المشتركين. فيما يلي 5 أسئلة يجب على كل مدير مشروع طرحها بانتظام على فريقه لتحقيق التوافق داخلها والحفاظ عليه:

1. ما فهمك للمشروع؟

فهم المشروع شرط أساسي للالتزام، ففي نهاية المطاف، كيف يمكنك الالتزام بشيء لا تفهمه تماماً؟ يتطلب تحقيق التوافق الأمرين كليهما؛ الفهم والالتزام.

بصفتك مدير المشروع، تقع على عاتقك مسؤولية ضمان وجود فهم مشترك للمشروع بين جميع أعضاء الفريق. يجب عليك التحقق من أن لدى كل فرد في الفريق فهماً متطوراً للمشروع والمبررات التي دعت إلى تنفيذه. تحقق من أن لديهم الفهم الاستراتيجي والفهم التكتيكي للمشروع. يجب أن تدرك أنه لا يمكن تأكيد التوافق إلا عندما يوضح كل عضو في الفريق فهمه للمشروع.

بعد هذا الخطأ في معمل التصنيع، كلما شكلنا فريقَ مشروع جديد لتعزيز الإنتاج أو الجودة أو التكلفة، حرصنا على أخذ الوقت الكافي لإبلاغ دراسة الجدوى لكل عضو في الفريق. حرصنا أيضاً على أن يكون لدى كل عضو في الفريق فهم واضح لنطاق المقايضات المقبولة بين المتغيرات التي كنا نحاول تحسينها. أدركت أن عملية التحقق من فهم أعضاء الفريق تساعد على تعزيز فهمنا لغرض المشروع ونطاقه وأهدافه النهائية. عندما تُحقق الفهم المشترك أو التوافق المعرفي داخل الفريق، تقلل من تكلفة اتخاذ القرارات وتسرع التنفيذ وتتخلص من الأخطاء البشرية القسرية.

2. ما مخاوفك؟

ليس من الضروري سؤال أعضاء الفريق عما إذا كانت لديهم مخاوف لأنه من المفترض أن يكون لديهم بعضها بطبيعة الحال، لذلك شجعهم على التعبير عنها علناً لمناقشتها. يوفر التحقق من المخاوف فرصة أفضل لاكتشاف العلامات الأولية لعدم التوافق وفرصة لإعادة تنظيم الفريق.

في بيئة مليئة بالتحديات، يحتاج المشروع إلى الاعتماد أكثر على التدفق المستمر للتعليقات. من المؤسف أن التعليقات غالباً ما تأتي بطريقة غير منظمة، بل يمكن أن تكون عفوية وعشوائية ومعدلة ومبنية على مشاعر أو آراء شخصية أيضاً. للحفاظ على توافق الفريق، يجب أن تولي اهتماماً أكبر لكل شكل من أشكال البيانات، وينطوي ذلك على السؤال عن مخاوف أعضاء الفريق ثم مساعدتهم على معالجتها.

على سبيل المثال، السلامة الجسدية في مجال التصنيع هي أولوية مطلقة لا تقبل النقاش، مع ذلك، يمكن تفويت العلامات المبكرة للمخاطر المحتملة بسهولة ما لم يكن هناك جهد متواصل لإثارة المخاوف ومعالجتها. في حالة فريقي المكلف بالإنتاجية، أثرتُ مخاوف من أن محاولاتنا لتعزيز الإنتاجية كانت تخلق حوافز ضارة وتشجع العمال عن غير قصد على تجاوز قواعد السلامة في إحدى الحالات. من المهم ألا تفترض أن المخاوف ستلفت انتباهك من تلقاء نفسها، لذلك ابذل جهداً استباقياً للتعرف عليها.

3. كيف ترى دورك؟

إذا لم يكن لدى أعضاء الفريق فهم واضح لكيفية إسهام دورهم في المشروع، فقد يفقدون التركيز أو ينعزلون. لا تفترض أن أعضاء الفريق يفهمون دورهم بوضوح، تحقق من ذلك، واسمح لهم بالتعبير عن أدوارهم في سياق المشروع.

على سبيل المثال، عندما يتغير نطاق المشروع أو أهدافه النهائية، اسأل كل عضو في الفريق: كيف ترى دورك يتغير بالنظر إلى التغيير في متطلبات المشروع؟ مع تقدم المشروع، يمكن أن تختلف أهمية أعضاء الفريق وتأثيرهم، لذلك اسألهم عن فهمهم لأدوارهم المتقلبة وقارنه بفهمك الخاص. عندما ترى دليلاً على تزايد عدم التوافق في دور أحد أعضاء الفريق، أزل الغموض ووجهه نحو فهم أوضح لدوره.

وضّح أنه على الرغم من أن كل عضو في الفريق يجلب خبرة معينة في المجال، يجب ألا يركز فقط على أدواره الفردية، وأنه من المتوقع أن يعمل عند تقاطع الأدوار. يمكنك أن تقول لأعضاء الفريق مثلاً: “قد يكون أحدكم محاسب التكلفة أو مهندس الجودة أو مدير الإنتاج أو مسؤول المشتريات، ولكن المطلوب منكم في هذا الفريق التفكير والتصرف بطريقة تسهم في مجالات متعددة من المشروع. مع أخذ ذلك في الاعتبار، كيف يمكنكم الإسهام بصورة أفضل في الفريق”. يجب أن تسلط الإجابات عن هذا السؤال الضوء على الفور على أي مجالات من عدم التوافق داخل الفريق.

4. ما الذي تحتاج إليه؟

يتطلب هذا السؤال من الفرد التفكير في الآثار الشخصية والتكتيكية والثقافية والاستراتيجية لأي تغييرات في متطلبات المشروع. كما هي الحال مع التحقق من المخاوف، عندما تتحقق من احتياجات أحد أعضاء الفريق، فإن ذلك يُعد فحصاً ثانياً لفهمه للمشروع ووضوح دوره فيه. يتطلب سؤال أحد أعضاء الفريق عما يحتاج إليه أيضاً تحديد أولويات مهامه، ما يشجعه على التفكير النقدي ويمنحك في الوقت نفسه طريقة أخرى لتقييم كيفية تخصيص الموارد. بالإضافة إلى ذلك، يساعد هذا السؤال على التحقق من أي استياء قد يشعر به عضو الفريق تجاه المشروع أو أصحاب المصلحة فيه والتخفيف منه.

كان فريق الإنتاجية التابع لي يعلم أنني أريد منه زيادة الإنتاج، لكنني فشلت في تشجيعه بفعالية على التفكير النقدي حول كيفية تحسين كفاءة المعمل عموماً. لإزالة العقبات التي تعوق تقدم المشروع، اضطررت أولاً إلى إزالة القيود التي تعوق عملية تفكير الفريق من خلال إنشاء فهم مشترك للمقايضات والعواقب المحتملة غير المقصودة التي يمكن أن تنشأ.

5. كيف تصف التزامك الحالي بالمشروع؟

يمنح هذا السؤال الأخير الفرد فرصة لمشاركة التزامه في تلك اللحظة المحددة، بما في ذلك أي تحفظات ومشكلات محتملة وتبعيات ومخاوف وقيود قد تكون لديه. بالمقابل، يسمح لك هذا السؤال بالتحقق من درجة الالتزام الشخصي وطبيعته لعضو الفريق تجاه نطاق المشروع وأهدافه النهائية.

بصفتك مديراً للمشروع، فإنك تؤدي دور صاحب الرؤية ووكيل التغيير ومقدم الدعم العاطفي ومدرب الفريق. في معظم المشاريع، من المرجح أن يعاني أعضاء الفريق من الإحباط قبل أن يتوصلوا إلى اكتشافات أو يحققوا اختراقات. تتمثل مهمتك في توجيه فريقك فكرياً وعاطفياً خلال تحديات المشروع، ومن المرجح أن تقود فريقاً متنوعاً من العقول المبدعة والتحليلية، ولكل منها وجهات نظر وحساسيات مختلفة.

أخيراً، تجنب طرح هذه الأسئلة بطريقة تبدو مصطنعة أو مخطط لها مسبّقاً. من الأفضل إجراء محادثات عفوية وطبيعية ذات صلة بالوضع أو السياق الحالي. قد تكون هناك أوقات يبدو فيها أنك تخوض بحراً من الفوضى وعلى وشك فقدان السيطرة، وفي أوقات أخرى، قد يكون تحقيق التوافق والتقدم أمراً مثيراً ومبهجاً حقاً. في نهاية المطاف، سيتحقق النجاح من خلال اتباع نهج قيادي قائم على طرح الأسئلة الصحيحة.

المشاريع فريدة ومؤقتة وتتغير وتتطور بمرور الوقت. لديك الفرصة في بداية المشروع لاتخاذ نهج استباقي في أثناء التخطيط ووضع جدول المواعيد وتحديد مصادر الموارد وتجميع فريق المشروع. لكن هذه العملية تتغير دائماً وستصبح أكثر تفاعلية حيث تحتاج إلى الاستجابة للتحديات غير المتوقعة التي تنشأ. يتوقف النجاح النهائي للمشروع على الحفاظ على توافق فريق المشروع منذ بدايته وحتى نهايته، ولا يمكن تحقيق ذلك إلا إذا أعاد مدير المشروع ضبط توافق الفريق باستمرار طوال مدة المشروع.