6 خطوات عليك اتباعها لترك انطباع رائع خلال اجتماع عمل

shutterstock.com/Jozef Micic

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

ملخص: من الممكن تجنب الانطباعات الأولى السيئة. يثير بعض الأخطاء الفادحة، التي يرتكبها بعض الأشخاص خلال اللقاءات الأولى المهمة، دهشتي، سواء كانت مقابلة عمل، أو عرضاً تقديمياً مهماً، أو غيرها من اجتماعات العمل المصيرية التي تُعقد أول مرة. يُعد الإعداد الجيد قبل الاجتماع ركيزة أساسية لتفادي الوقوع في هذه الأخطاء.

في عصرنا الحالي الذي يتسم بالتقدم التكنولوجي ووجود شبكات تواصل قوية، أصبح من الضروري البحث عن معلومات حول أطراف الاجتماع وشركاتهم قبل إجراء اللقاء؛ إذ يُعد ذلك تحضيراً ذهنياً أساسياً ومطلوباً قبل الاجتماع. على الرغم من ذلك، فإننا نلاحظ تقصيراً ملحوظاً في اتباع هذه الممارسة. لذلك، نوصي بالاستعداد لاجتماعات العمل المهمة بالقدر نفسه الذي نستعد به للمواعيد الغرامية الأولى، وذلك لتسجيل مزيد من قصص النجاح في عالم الأعمال.

أجريتُ خلال الأسبوع الماضي مقابلات لاختيار مرشح مناسب لشغل وظيفة في شركتنا. طلبتُ من أحد المرشحين أن يذكر الشركة التي يفضلها من بين شركات محفظتنا الاستثمارية، لكنه لم يتذكر اسم أي منها. دخل مرشح آخر واعتقد أننا شركة إعلانية، لكن يركز نشاط شركتنا في الواقع على رأس المال المغامر. لا يقتصر ذلك على الباحثين عن عمل فقط؛ إذ يأتي العديد من رواد الأعمال لتقديم أفكارهم دون إجراء دراسة معمّقة لخلفيات الشركاء الذين سيقابلونهم وتوجهاتهم الاستثمارية. لاحظنا خلال المقابلات أن هؤلاء الأشخاص ربما تصفحوا موقعنا الإلكتروني بسرعة ولم يخصصوا وقتاً كافياً لاستكشافه ومعرفة المعلومات أو الأقسام ذات الصلة بعروضهم.

فيما يلي بعض الخطوات الأساسية التي يجب اتخاذها قبل أي اجتماع.

ابدأ بزيارة موقع الشركة الإلكتروني واستخدم محرك البحث جوجل للحصول على معلومات حول الشخص الذي ستقابله لا تكتفِ بالاطلاع على السيرة الذاتية للشخص على موقع الشركة الإلكتروني، بل استخدم أيضاً محرك البحث جوجل للحصول على معلومات إضافية عنه من مصادر متنوعة. بعد الاطلاع على السيرة الذاتية للشخص، احرص على تذكر المعلومات الآتية: مكان نشأته ومكان عمله السابق والجامعة التي تخرج فيها. على الرغم من وضوح هذه النصيحة، فإنه من الضروري التأكد من أن السيرة الذاتية التي تقرؤها تعود للشخص الذي ستقابله؛ إذ يوجد العديد من الأشخاص الذين يحملون الاسم نفسه، وربما يعملون في الشركة نفسها.

ابحث عبر الإنترنت عن صورة للشخص الذي ستقابله لا شك في أن معرفة شكل الشخص قبل اللقاء يؤدي إلى الشعور بمزيد من الراحة، بالإضافة إلى تسهيل التعرف عليه. لا يمكنني شرح العوامل والأسباب النفسية وراء ذلك، لكنني أعتقد أن إزالة الأمور المجهولة قبل الاجتماع يمكن أن تقلل من قلقك في أثناء الاجتماع الفعلي. بعد رؤية صورة الشخص، ستشعر بأنك قابلته من قبل، ما يسهم في تخفيف التوتر وزيادة الشعور بالارتياح خلال اللقاء. تُعد رؤية صورة الشخص مفيدة أيضاً خلال المكالمات الهاتفية. أتذكر أنه في أثناء الاستعداد لإجراء مكالمة هاتفية مع الرئيس التنفيذي لإحدى الشركات المدرجة في قائمة فورتشن 100، ساعدت رؤية صورة وجهه الودود عبر الإنترنت قبل إجراء المكالمة في تخفيف التوتر والشعور بمزيد من الراحة.

احصل على آخر الأخبار أو التحليلات المتعلقة بالشركة بالنسبة لشركة عامة مدرجة في سوق الأوراق المالية، سأطّلع على أحدث تقارير المحللين وأبحث عن سعر التداول الحالي للأسهم واتجاهات السوق الأخيرة. من المثير للاهتمام ملاحظة مدى تأثير ارتفاع قيمة الأسهم على سعادة الناس. بالنسبة للشركات الخاصة، أتابع منشورات المدونين والمواقع الإلكترونية مثل موقع مجلة تك كرانش (TechCrunch) للبحث عن أي معلومات حول تلك الشركات. أخيراً، أتصفح ملفهم الشخصي على موقع كومبت (compet.com) أو موقع أليكسا (alexa.com) للحصول على لمحة سريعة حول حركة المرور والزيارات لمواقع تلك الشركات. إذا لم يكن لديك الوقت الكافي، فتأكد من ملء الفراغات الآتية فقط: تعمل الشركة في مجال ______ وتتميز بأنها ______.

تعرّف إلى الأشخاص المرتبطين بالشركة أو الشخص الذي ستقابله وتواصل معهم أخبرني أحد الأشخاص ذات مرة بأنه في مجال رأس المال المغامر، تُعد التوصية من شخص موثوق به الطريقة المثالية لضمان اجتماع أول مثمر مع الشركة. باستخدام منصات مثل فيسبوك ولينكد إن وقواعد بيانات خريجي الجامعات وأماكن العمل عبر الإنترنت، تزداد فرصتك في التحدث إلى أشخاص يمكنهم تزويدك بمعلومات حقيقية وتفصيلية حول أي شخص أو شركة. حاول العثور على شخص لديه معرفة وثيقة بالشخص أو الشركة التي تهمك، واطلب منه مشاركة أكبر قدر ممكن من المعلومات المهمة والتفصيلية التي تفيدك.

اذهب إلى الاجتماع بعد تحديد أهدافك الرئيسية مسبّقاً، مع تحضير الأسئلة الضرورية التي ترغب في الحصول على إجابة عنها. سُررت عندما قابلت أحد رواد الأعمال لسلسلة من المشاريع، الذي استهلّ اللقاء بسؤالي: “ما الذي تنوي تحقيقه من خلال هذا الاجتماع؟” أعجبني أسلوبه الصريح والمباشر. بالإضافة إلى تحديد أهدافك الرئيسية وأهم الأسئلة المراد طرحها، من المهم أيضاً فهم الإطار الزمني المتوقع للاجتماع لضمان تحقيق أقصى استفادة منه.

اطّلع على هذه المعلومات دون التفاخر بها ربما يؤدي إجراء بحث مسبّق، حتى إن كان بسيطاً، إلى ترك انطباع سلبي لدى الآخرين والظهور بمظهر المُتملق على نحو مبالغ فيه. يدعو أحد شركائي إلى تبني مقولة رائعة: “تظاهر بالغباء، واربح بذكاء”. من الضروري استكمال المعلومات والبيانات اللازمة وتحضيرها حتى تتمكن من الإجابة عن الأسئلة أو توجيه مسار المحادثة بطريقة مناسبة؛ إذ يجب ألا يهدف لقاؤك إلى استعراض معلوماتك حول الشخص أو الشركة، بل إلى طرح الموضوع الأساسي الذي حددته عند التحضير للاجتماع.