5 خطوات عملية للتعامل مع المهام المتراكمة في نهاية السنة

بي إم إميدجيز/غيتي إميدجيز

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

ملخص: إن فترة نهاية العام مرهقة كفاية، ولا ينقصها ضغط إضافي يتمثل في مهام عمل مُلحة عليك إتمامها قبل حلول ليلة رأس السنة الجديدة. تقدّم الكاتبة استراتيجيات فعالة لإدارة ضغط العمل الكبير: 1) ترقّب وبادر بالسؤال إن حدَست أن هناك طلباً متكرراً في طريقه إلى قائمة مهام عملك؛ 2) التزم بموعد إجازتك؛ 3) استوضح كل ما يطلبونه منك؛ 4) الأولوية لالتزاماتك؛ 5) ابحث عن سبل عدم تكرار تجربتك مع طلبات اللحظة الأخيرة في العام الجديد.

تنهد عميلي جيكوب في حنق بينما يخبرني عن العروض التقديمية التي طُلب منه، في تعجل لم يتوقعه مع نهاية العام، إعدادها للفريق التنفيذي في شركته. وقال: “يتكرر هذا التزاحم المحموم للمهام كل عام مع اقتراب ديسمبر. وكأن الكل تفاجأ بأن العام يوشك أن ينقضي”.

غالباً ما تنطوي طلبات اللحظة الأخيرة في ديسمبر على تفاصيل وتعقيدات لا تعهدها في مهامك اليومية. ومن أنواع تلك الطلبات:

• تحديث الميزانية ومستجداتها
• إعداد تقارير المصروفات
• إعداد تقرير عدد الموظفين
• مناقشات تحديد الرواتب والمكافآت
• مستجدات حالة دورة المبيعات
• إعداد تقرير الفاقد في العملاء أو تقرير استبقاء العملاء
• تقييم المخزون وسلسلة التوريد

هذه متلازمة مألوفة بالأخص في الشركات التي اعتادت ثقافة “الإلحاح الزائف” أو عندما يتسم مديرك بصعوبة التركيز على ما بين يديه من مهام. ومع سهولة الاقتناع بالمقولة القديمة “سوء تخطيطك لا يقتضي فرض حالة طوارئ عليّ”، نجد في واقع الحال أن تلك الحالة الطارئة لدى مديرك أو الإدارة العليا تتحول بغتةً إلى حالة طوارئ لديك بالتبعية.

كيف تحسن التعامل مع تزاحم الطلبات الملحة في نهاية العام؟ نقدم لك فيما يلي استراتيجيات فعالة لإدارة ضغط العمل الكبير.

ترقب وبادر بالسؤال إن توقعت أن هناك طلباً متكرراً في طريقه إلى قائمة مهامك

إذا لاحظت وجود نمط من طلبات نهاية العام المتراكمة خلال الأعوام السابقة، فعليك استباق ذلك بتبني نهج فعال. وبالتالي، بادر بمناقشة مدرائك بشأن احتياجاتهم. وليكن مدخلك في النقاش عبارات من قبيل:

• “اعتدنا على مدار السنوات الثلاث الماضية التي قضيتها في شركتنا تقديم تقرير مستجدات المبيعات وتوقعاتها للعام المقبل بحلول نهاية نوفمبر. وأنا لم أتلق طلباً رسمياً بإعداد التقرير حتى الآن؛ فهل لا يزال ضمن خطة مهام هذا العام؟”
• أو “عادةً ما تطلبون إتمام مراجعات الأداء بحلول 15 ديسمبر، ولكنني لم أتلق بعد أياً من الأدوات المعتادة لإتمام المهمة حتى الآن. فبمن أتواصل بغرض التحقق من موعد التسليم المطلوب لهذا العام حتى يكون فريقي مستعداً للتنفيذ؟”

ولا جدال في أن طلبات اللحظة الأخيرة مثيرة للسخط، إلا أن منطق طلبها مقنع في أغلب الأحوال. وهنا أستحضر بحثاً أجرته كلية الطب بجامعة كولومبيا، يقول أن عقولنا تميل إلى نسيان أحداث الماضي حتى تفسح المجال لمعلومات نحتاج إليها يومياً. ولا تنسَ أن زيادة معدل تغير وتعاقب الموظفين في السنوات الأخيرة أدى إلى حقيقة أن مديرك أو زميلك اليوم قد لا يكون هو مديرك وزميلك في العام الماضي.

لذلك، عليك أن تمتلك زمام المبادرة وتستبق الآخرين بالطلبات التي ترجح أنها ستأتيك في نهاية المطاف. وليس في توقع الطلبات المحتملة والسؤال عنها تطفلاً مستهجناًً؛ بل هو في صالح الجميع.

التزم بموعد إجازتك

من بين أكبر التحديات خلال إتمام مهام نهاية العام تحديدك لموعد إجازاتك، خاصة عند تلقيك طلبات عاجلة. وقد وجدت دراسة أصدرها مركز بيو للأبحاث في العام 2023 أن كثير من الموظفين الأميركيين يتردد في أخذ إجازته مدفوعة الأجر خشية أن يؤثر ذلك في مهام عمله.

وحتى لا تتخلى عن إجازتك التي تستحقها (وبالتالي تؤثر سلباً في صحتك النفسية)، عرّف زملائك مسبقاً بالموعد الذي حددته لها. وليكن مدخلك إلى ذلك عبارات من قبيل:

• “وددت أن أعرفك يا ألكس أنني سأكون في إجازة خلال الفترة من 18 ديسمبر حتى 3 يناير. أي أنني لن أتابع رسائل العمل الإلكترونية أو رسائل منصة مهام العمل اليومية بالشركة خلال تلك الفترة، لذا عليك أن توافيني بكل ما سوف تحتاج مني في العمل للفترة المتبقية من العام بحلول الأول من ديسمبر، حتى يتسنى لي تلبيته”.
• “سوندرا، أنا في إجازة لأسبوعين خلال ديسمبر، فلنجتمع لتحديد مهام العمل ومواعيد التسليم من الآن وحتى أوائل يناير”.

إنك عندما تعرف الجميع بموعد إجازتك وتلتزم به تساعدهم على التخطيط لقادم الأيام، وتقدم لهم نموذجاً يحتذون به.

ومع هذا، لا يعني تعريفك بموعد إجازتك أن الآخرين لن يحاولوا الضغط عليك بالمهام العاجلة. فمثلاً، قد يطلب منك مديرك أو زميل “مهمة واحدة إضافية وحسب”، فتضعف أمام رجاء المساعدة.

فننصحك بأن تضع سيناريو استباقي للتعامل مع هذا الموقف. ومن شأن التحضر برد بسيط من قبيل: “لن يكون هذا ممكناً، لذلك دعونا نناقش حلولاً أخرى” أن يساعدك في الالتزام بموعد الإجازة التي تحتاجها. كما أنك من خلال موقف كهذا تتمرس على فن الرفض؛ وهو فن نحتاج إلى أن نبرع فيه في بيئة عمل متطلبة للغاية.

استوضح كل ما يطلبونه منك

اعتقد عميلي جيكوب أن العروض التقديمية التي طلبوا منه إعدادها تستدعي منه قضاء أمسيات عدة في تصميم كم كبير من شرائح باوربوينت التي تعج بالبيانات والنصوص والرسوم البيانية. ولكن، لما تحدثنا في الخطوات التالية، أدرك أنه استبق تصور تنفيذ العمل دون أن يستوضح ما هو مطلوب منه على وجه التحديد.

يفتقر أغلبنا إلى فن الطلب. ومدراء جيكوب من بين هذه الأغلبية. وعندما تأنى جيكوب ليستوضح منهم تفاصيل الطلب، اكتشف أنه قادر على تلبيته بتقديم تقرير سبق له إعداده ومن ثم الانتهاء خلال شهر يناير من إعداد تقرير نتائج العام بأكمله على نحو أكثر تخطيطاً وتعمقاً في التفاصيل. وهكذا، تحول عبء ظن أنه يحتاج منه العمل لساعات إضافية إلى مهمة يسيرة سينجزها دون ضغط.

فعليك أن تبادر عند تلقي طلبات اللحظة الأخيرة بطرح المزيد من الأسئلة، حتى تفهم المشكلة المطلوب حلها، وتستوعب أسباب إلحاحهم.

الأولوية لالتزاماتك

اعلم أنك ستصادف طلبات اللحظة الأخيرة مهما أجدت التخطيط لوقتك. فارجع إلى جدول مواعيدك لتحدد فيه فترة مناسبة وكافية لتغطية ما قد يطرأ من مهام. اسأل نفسك:

• ما العمل الذي أخصص له وقتاً ولم يعد مجدياً أو مهماً مع اقتراب نهاية العام؟
• ما هي الاجتماعات التي من الأفضل ترحيلها لتنعقد خلال شهر يناير، حتى نستعيد الزخم والنشاط ونستفيد من حضور كامل الموظفين المعنيين وهم مفعمون بالطاقة؟
• ما هي المهام في قائمتي التي ظلت عالقة دون أن يكون لها تأثير كبير؟

ومع أننا لا نستحسن اعتيادك إلغاء اجتماعات أو إعادة جدولتها، إلا أن سيل الطلبات والمهام مع نهاية العام يبرر مراجعتك للالتزامات التي تعهدت بها.

ابحث عن سبل عدم تكرار تجربتك مع طلبات اللحظة الأخيرة في العام الجديد

إن لم تتمكن من إيجاد حل يقيك عناء تنفيذ الطلبات العاجلة هذا العام، فلديك حل بمقدورك أن تفعله وفي متناولك تماماً.

ارجع إلى جدول مواعيدك للعام المقبل. أضف تذكيراً في أوائل شهر سبتمبر بأن تناقش مدرائك حول ما قد يرغبون في معرفته أو تنفيذه قبل نهاية العام.

إن فترة نهاية العام مرهقة كفاية، ولا ينقصها ضغط إضافي يتمثل في مهام عمل ملحة عليك إتمامها قبل حلول ليلة رأس السنة الجديدة. وبالتحلي بالعقلية المُثلى واستغلال الأدوات المناسبة، تنجو من ضغوط تلك الفترة وتنجح في التعامل مع سيل طلبات اللحظة الأخيرة خلال ديسمبر.