فن التوازن: كيف تدير العلاقة بين الموظفين والمدراء؟

بدأ مروان، وهو من كبار المسؤولين التنفيذيين في أحد البنوك، جلسة التدريب قائلاً: "سابينا، أنا قلق بشأن أكرم". كنت أعلم بالفعل أن أكرم أحد المرؤوسين المباشرين لمروان وكان من أفضل الموظفين من حيث الأداء لدرجة أن مروان منح الأولوية لتنميته. فما الذي يدعو للقلق؟

كان تواصل أكرم مع رئيسته غير المباشرة، ليلى، هو ما يقلق مروان. كانت صناديق البريد الوارد الخاصة بكل من مروان وليلى مليئة برسائل الثناء والجوائز لأكرم، كما طلبت ليلى حضور أكرم في الاجتماعات الرئيسية على نحو متكرر. وكلما تحدث أكرم في المناسبات الكبيرة، تلقى تصفيقاً أعلى من أي مقدم آخر. وعلى الرغم من أن مروان يدعم نجاح أكرم، فقد كان منزعجاً.

اكتشف مروان في بعض الأحيان أن مديرته ليلى تواصلت مع أكرم مباشرة لمناقشة مشروع، واتفقا على الخطوات التالية دون إسهام مروان. لم يؤدِّ هذا إلى تأخير عمل أكرم على مهمة ذات أولوية فحسب، بل جعل مروان يشعر بعدم الثقة بالنفس. إذا استمر كل من ليلى وأكرم في التحدث معاً، فما هي القيمة المضافة لعملي؟ هل هناك حاجة إلى وجودي بالفعل؟ عندما دفعت مروان أكثر ليكون صادقاً مع نفسه، اعترف أيضاً بأنه يشعر بالغيرة قليلاً. كانت علاقته بليلى جيدة جداً لكنه كان يشعر بأنه مهمّش عندما تلتقي أكرم بدلاً منه.

حتى المدير الذي يهتم صدقاً بتنمية الموظفين المتميزين يخشى أحياناً أن يتفوقوا عليه، كما أنه قد يخشى أن يتصرف مرؤوسوه على نحو قانوني ويتجاوزوا التسلسل الهرمي لتقديم التقارير مباشرة إلى رؤسائه، كما حدث في حالة أكرم. قد يشعر المدير أيضاً بالقلق من انتقال هؤلاء الموظفين إلى فِرق أخرى إذا أصبح عملهم بارزاً جداً؛ وكان واضحاً أن مروان عانى هذه المخاوف. قد يصبح المدير عن غير قصد عقبة في طريق الموظفين الذين يتمتعون بأداء عالٍ؛ إذ إنه قد يطلب من الموظف أن يتواصل معه دائماً في العمل ويمتنع عن التواصل المباشر مع المدير الأعلى، كما أنه قد يصر على أن يكون حاضراً في اجتماعاتهما جميعها، وقد يطلب من الموظف مراجعة العمل معه قبل إرساله إلى رئيسه.

إتاحة الفرصة لرئيسك للتعرف على الموظفين الموهوبين الذين يتمتعون بأداء عالٍ هو عامل أساسي لضمان الاحتفاظ بالموظفين؛ إذ إنه يسهّل تدفق الأفكار وإجراء المناقشات حول رؤية أوسع للمؤسسة لأنك أنت ومرؤوسك المباشر ستطلعان على مجالات خارج قسمك المحدد وعلى مستوى أعلى. إذا اتفقت مع رئيسك منذ البداية، فستضمن أن يسير الجميع على المسار نفسه وألا يسيء أحد فهم الآخر أو يتلقى أي رسائل متضاربة، كالتي شعر مروان بأنها تصله من ليلى.

يساعدك اتباع طرق مدروسة واستراتيجية في بناء علاقة بين موظفيك ورئيسك على وقاية نفسك من المخاوف. إذا كان أحد موظفيك متميزاً وأردت الاستثمار فيه وتنميته والاحتفاظ به ولكنك قلق من تطور مساره المهني، فيمكنك اتباع الاستراتيجيات الخمس الآتية التي توصلنا إليها أنا ومروان للتغلب على مخاوفك وتشجيع الموظف العالي الأداء على النمو.

حدد العوائق

ابدأ بتحديد التهديدات التي تشعر بها. في حالة مروان، كانت هذه التهديدات كالآتي:

• سيحل أكرم محلي.
• ستنقل ليلى أكرم إلى فريق آخر.
• سيصبح أكرم نظيراً لي، ما سيخفض القيمة التي أضيفها.
• ستتجاوزني ليلى لإدارة عمل أكرم.

بمجرد تحديد مروان لمخاوفه، كتبنا قائمة بمزايا قضاء أكرم المزيد من الوقت مع ليلى. لن يُبرز ذلك عمل أكرم أكثر فحسب، بل إنه سيسلط الضوء على المشروعات التي يعمل عليها الفريق بأكمله. عندما تلاحظ ليلى العمل الممتاز الذي يجريه أكرم، سيزيد احتمال استثمارها للموارد بهدف تطوير هذه المبادرات أكثر. قد يساعد هذا على دفع المسيرة المهنية للآخرين في الفريق. عندها، ستنظر المستويات الإدارية الأعلى إلى مروان باعتباره جاذباً مميزاً للمواهب ومنمّياً لها.

بيّنت هذه التجربة لمروان أن بعض مخاوفه كان بلا أساس. حتى إن تحقق بعضها، فما زال هناك احتمال كبير للنجاح بسبب إتاحة التواصل بين ليلى وأكرم بدلاً من إلغائه.

عندما ينجح الموظفون المتميزون في فريقك، فسيحسّن ذلك صورتك. لذا قاوم رد الفعل القائم على الخوف والمتمثل في إخفاء المواهب، واحرص على أن تكون داعماً لها. يؤدي تسهيل تواصل مرؤوسيك المباشرين مع رئيسك إلى توسيع آفاقهم ويتيح لهم الفرص للإسهام في مبادرات أوسع نطاقاً. يسرّع ذلك النمو ويزيد احتمالات بقاء الموظفين ذوي الأداء العالي في مؤسستك. يصبح العمل الجيد الذي تنجزه أنت وفريقك أكثر بروزاً للمدراء الأعلى مستوى، في حين يتيح لمرؤوسيك المباشرين التميز بالعمل مع مدير داعم.

وضّح أسباب إتاحة التواصل بين الموظف ومديره غير المباشر

أدرت من قبل جلسة اعتكاف للتخطيط الاستراتيجي مع موظفين من ذوي الإمكانات العالية، وكان بإمكانهم التواصل فيها مباشرة مع المسؤولين التنفيذيين في المناصب العليا على مدى يومين. كانت ردود فعل الموظفين ذات دلالة؛ إذ أعرب عدد مفاجئ منهم عن قلقه في البداية، وتساءل: هل فعلت شيئاً خاطئاً؟ هل أفتقر إلى المهارات وهل هذه جلسة تصحيحية لي؟ بدلاً من النظر إليها على أنها فرصة، افترض الموظفون أن هناك حدثاً سيئاً قد وقع.

احرص على توضيح فوائد تواصل المرؤوسين المباشرين مع مدرائهم غير المباشرين. أخبرهم كيف يظهرهم ذلك أمام الإدارة العليا ويبرز عملهم، وكيف يساعد المؤسسة على الاستفادة من طرق تفكيرهم ومواضع قوتهم. يحدد هذا التواصل التوقعات السليمة، حتى لا يقلق الموظفون بشأن سبب استدعائهم إلى مكتب المدير.

احرص على الشفافية في التواصل مع المدير

كان أكرم يغادر اجتماعاته الأولى مع ليلى ومعه بنود عمل جديدة. وعلى الرغم من أنه كان غزير الإنتاج، فإن عمله في المهام التجارية الرئيسية تباطأ لأنه كان يمنح الأولوية للمهام التي كلفته بها رئيسة مديره. تسبب ذلك أيضاً بإثقال كاهله، وكان عرضة للإصابة بالاحتراق الوظيفي. في الواقع، وقعت على أكرم مسؤوليات كبيرة، بدءاً من المهام التي يكلفه بها مديره وتكلفه بها رئيسته غير المباشرة وصولاً إلى ما يطلبه منه فريقه.

عند إشراك مرؤوسك المباشر في مناقشة مع مديره غير المباشر، تأكد من أن رئيسك يعرف المهمة التي يعمل عليها موظفك وأولويتها. يردع ذلك مديرك على نحو استباقي عن إسناد العمل مباشرة إلى مرؤوسك دون استشارتك أولاً، ويؤكد لمرؤوسك أن أولويات عمله لا تزال كما هي. مع ذلك، عليك ألا تستغل هذه الفرصة لتضييق الخناق على مرؤوسك المباشر؛ إذ إن هدف هذه الاستراتيجية ليس تقليص خياراته بل ضمان فهم الجميع لأولوياتهم وتجنّب تحميل أي طرف فوق طاقته.

لخّص ما يفعله مديرك في اجتماعه مع مرؤوسك المباشر

احرص على إجراء جلسة عصف ذهني مع مديرك مسبقاً حول الأنشطة الأكثر ملاءمة لهذه الاجتماعات. قرر مروان وليلى أن تطلب ليلى من أكرم جمع أفكار حول التحديات خارج قسمه، وأن تدعوه للعمل مع فريق افتراضي لمشروع أوسع نطاقاً (بعد أن يراجعه مروان)، وأن تتواصل مع أكرم لتفهم أهدافه المهنية والتحديات التي يواجهها وما يجلب له السعادة. يخفف إنشاء قائمة بالإجراءات التي يستطيع مديرك اتخاذها مشاعر القلق بشأن ما يجب تجنبه ويحافظ على توافقكما.

اغتنم الفرصة في الاجتماع لتوضيح مواضع الضعف. من المرجح أن يكون لدى الموظف المتميز بعض العيوب، خاصة إذا كان مستواه في المؤسسة يرتفع بسرعة أكبر من المتوسط. قد يجهل مديرك أيضاً أشياء عن مرؤوسك المباشر. على سبيل المثال، كانت نظرة ليلى الأولية لأكرم وتوقعاتها منه مبالغاً فيها؛ إذ إنها طلبت منه العمل على تكنولوجيا لم يكن يعرفها جيداً خلال فترة زمنية قصيرة، وشعرت بخيبة أمل عندما كان عمله غير مثالي.

لتجنب انقطاع التواصل وتحديد التوقعات مبكراً، أخبر رئيسك بمواضع الضعف أو التحديات التي قد يواجهها مرؤوسك المباشر حتى لا تكون لديه أفكار غير واقعية حول إمكانات الموظف المتميز. سيساعد ذلك على إبراز عمل الموظف بالنسبة للرئيس، كما أنه يضمن أن يبقى انطباع الرئيس عن الموظف جيداً. بالنسبة للمدراء غير المباشرين الذين يرغبون في أن يكونوا مرشدين، قد يوفر ذلك أيضاً لهم فرصة العمل مع الموظف في مجالات معينة ومساعدته على التحسن.

إتاحة الفرصة للموظفين للتواصل مع المدراء الأعلى مفيد جداً بينما تراقب مسار نموهم وتطورهم. على الرغم من أنك قد تخشى أن يتفوق الموظفون المتميزون عليك، فإن الإسهام في تسليط الضوء على عملهم يلفت الانتباه إلى مهاراتك أيضاً. غيّر طريقة تفكيرك لتحسين أداء أبرز أصحاب المواهب في فريقك بالقدر الأقصى من خلال إتاحة تواصلهم مع رئيسك بطريقة استراتيجية. يزيد ذلك احتمال الاحتفاظ بهم ويسرّع نموك ونمو فريقك.