كيف تدير موظفاً يقدِّم نتائج باهتة ويعطي الأعذار فقط ولا يتحمل المسؤولية عن أدائه الضعيف؟ الرد بالغضب ليس طريقة فعالة لمعالجة المشكلة. والإدارة التفصيلية للموظف ليست حلاً جيداً أيضاً لأنها تزيد أعباء عملك، وتعلّمه أنك أنت من سيتحمل المسؤولية، وبالتالي لا يحتاج إلى تحمل مسؤولية أدائه الضعيف. إذاً ما هي خياراتك عندما لا تثق في قدرة الموظف على تلبية التوقعات؟

البديل هو إنشاء عملية تثق بها بدلاً من أن تثق بالموظف نفسه.

دعونا نستكشف الأسباب التي تؤدي إلى فشل الموظف. سيوفر ذلك أدلة تساعد المدير في تطوير عملية فعالة أكثر لمعالجة المشكلة والقضاء على الأعذار. أولاً، قد لا يكون لدى الموظف أي فكرة عما تتوقعه منه أو ما يعنيه الأداء الجيد، وتتعلق هذه المشكلة بالمواءمة. ثانياً، قد يفتقر إلى المعرفة أو المهارات اللازمة لإنجاز المهمة، ما يشير إلى مشكلة الكفاءة. وأخيراً، قد يفتقر إلى الدافعية، ما يعوق إنجاز مهامه ونجاحه. لكي ينجح الموظف، يحتاج إلى فهم ما هو متوقع منه ومعرفة كيفية إنجازه وامتلاك الدافع لتحقيقه،

وإذا فشل مراراً وتكراراً فهذا يشير إلى نقص واحد أو أكثر من هذه الدعامات الأساسية. مهمتك بصفتك المدير إنشاء عملية تشكّل دعامة تعزز أداء الموظف وتعالج أوجه القصور في مواءمته مع أهداف الشركة أو مهاراته أو دافعيته. يجب أن تدعم هذه العملية الموظف من لحظة تكليفه بالمهمة حتى لحظة إكمالها، ويجب أن تقضي أيضاً على أعذاره المعتادة. مع ذلك، تختلف العناصر المحددة التي تحتاج إليها في هذه الدعامة اعتماداً على أوجه القصور المحددة لكل موظف.

حدد أهدافاً واضحة للموظفين

أحد أسباب فشل الموظفين في تلبية توقعاتك هو عدم وضوح ما هو متوقع منهم. من الشائع أن يختصر المدراء محادثات المواءمة المسبّقة بحجة توفير الوقت، لكن إجراءها على عجل يمكن أن يولد عواقب سلبية، لا سيما عند التعامل مع موظف لا يحظى بالثقة. في حين أن الاستثمار في المواءمة مسبّقاً يمكّن الأداء الجيد ويوفر إطار عمل لمعالجة الأداء الضعيف في حالة استمراره.

ابدأ بالتركيز على الغرض من العمل. يضمن تحديد أهداف واضحة ومحددة عدم ترك مجال لتقديم أعذار على أساس اختلاف وجهات النظر أو الدوافع أو الأهداف النهائية. البدء بالهدف مفيداً أيضاً عند التعامل مع موظف غير استراتيجي ليس بمقدوره رؤية الصورة الكبيرة أو كان يهتم بمصلحته الخاصة ويميل إلى إعطاء الأولوية لنجاحه على حساب نجاح الفريق. يجب عليك تحديد ما تحاول تحقيقه بوضوح. مَن هو المستفيد من العمل؟ وكيف يقيس المستفيد النجاح؟ كيف يتماشى هذا العمل مع المشاريع أو الالتزامات الأخرى؟ تقلل الإجابة عن هذه الأسئلة من فرصة الموظف الادعاء بأنه لم يكن على دراية بتوقعاتك.

بعد مواءمة الموظف مع الغرض من العمل، يمكن للمدير رسم صورة واضحة لما ستبدو عليه النتائج الجيدة والسيئة وغير المقبولة، لكن لسوء الحظ عادة ما يتجاهل المدراء هذه الخطوة أيضاً. أسمي هذه المشكلة "تأثير عيد الحب"؛ أي الفشل في توضيح توقعاتك والشعور بخيبة أمل عندما لا يلبي الموظف تلك التوقعات. وعند التعامل مع موظف تتوجس منه بالفعل، تكون النتيجة الحتمية للفشل في تحديد توقعاتك هو المزيد من خيبة الأمل لك. لتوفير نموذج تقييم واضح لعمله، اشرح للموظف الحد الأدنى من المعايير للأداء المقبول. ما نتائج الأداء التي تعتبرها نجاحاً استثنائياً؟ ما النتائج التي قد تكون مثيرة للقلق أو مؤشراً على الفشل؟  تلغي الإجابة عن هذه الأسئلة إمكانية أن يعتبر الموظف العمل الرديء "جيداً بما فيه الكفاية".

عندما توضِّح الأهداف ستلغي أعذار المواءمة.

اِتفق مع الموظف على النهج الأمثل

السبب الرئيسي الثاني الذي قد يجعل الموظف يقدِّم الأعذار لأدائه الضعيف هو افتقاره للمهارات أو المعرفة اللازمة لتحقيق توقعاتك. إذا كان قلقك مرتبطاً بالفجوات في قدرة الموظف، فيجب ألا تقتصر عمليتك على تحديد ما يحتاج إليه لتحقيق النتيجة المرجوة، بل عليك استكشاف كيفية تحقيقها أيضاً. هناك عدة طرق لمعالجة هذه الفجوات اعتماداً على مخاوفك المحددة.

إذا كنت تشك في أن الموظف قد يتخذ طرقاً مختصرة أو يتجاهل المكونات الأساسية لمهمة ما، فمن المهم الخوض في بعض التفاصيل المتعلقة بالخطوات المطلوبة. تتمثل إحدى الطرق لتحقيق ذلك في مشاركة الأساليب الفعالة وتقديم أمثلة ناجحة من المشاريع السابقة، لكن لا ترتكب خطأ تولّي كامل الحديث وافتراض أن إيماء الموظف برأسه إشارة على فهم ما تقوله، بدلاً من ذلك، اطلب منه شرح خطته لإكمال المهمة لتقييم مدى فهمه لما هو مطلوب منه. ثم يمكنك بعد ذلك تقديم أي إرشادات ضرورية لتصحيح نهجه من خلال طرح أسئلة تُوجه انتباهه، مثل "ما الخطوات التي ستتخذها لضمان توفير التمويل؟" ستؤدي الإجابة عن هذه الأسئلة إلى استبعاد عذر أنه لم يدرك كيفية التعامل مع المشروع.

الاحتمال الآخر هو أنك لا تشعر بالقلق بشأن مهارات الموظف الفنية بل بمهاراته في التعامل مع الأشخاص، فإذا كنت قلقاً من أنه سيفسد العلاقات مع أصحاب المصالح، فمن المهم أن تولي قضايا العلاقات الشخصية اهتماماً مماثلاً لاهتمامك بالمسائل الفنية. تتمثل إحدى طرق تحقيق ذلك في العمل مع الموظف لتحديد أصحاب المصالح الرئيسيين وحصتهم في المشروع وأي خصوصيات فريدة قد تتعلق بهم. من هم أصحاب المصالح الذين لهم التأثير الأكبر على القرار؟ ما توقعاتهم من المشروع؟ وما العوامل التي تؤثر عليهم؟ بالإضافة إلى النظر في صنّاع القرار والمؤثرين، شجع الموظف على أن يأخذ في اعتباره أصحاب المصلحة الآخرين الذين يُحتمل أن تكون لديهم وجهات نظر قيّمة يجب أخذها في الحسبان. من خلال الإجابة عن هذه الأسئلة، تتجنب الأعذار المتعلقة بنقص الدعم أو الشركاء الذين يصعب التعامل معهم.

يمكنك أيضاً تخفيف فجوات القدرات من خلال النظر ملياً في القرارات التي قد يتعين على الموظف اتخاذها ووضع معايير واضحة لاتخاذ تلك القرارات. بهذه الطريقة، تعزز ثقتك في أنه سيتخذ قرارات تتماشى مع توقعاتك. يمكنك تحقيق ذلك من خلال التعامل مع هذا الموضوع بطرق مختلفة، مثل السؤال عن المعايير التي سيستخدمها الموظف لتقييم أي قرارات أو تنازلات، وكيف سيحدد أولويات معايير اتخاذ القرار عندما لا يكون هناك خيار مثالي؟ وكي لا يتعثر في محاولة تحقيق اتخاذ القرار المثالي، قد يكون من المفيد توضيح المعايير التي تؤثر في كيفية تنفيذ القرار بدلاً من تحديد القرار الذي يجب اتخاذه.

وهكذا، ومن خلال الاتفاق على عملية واضحة لاتخاذ القرار، فإنك تلغي العديد من الأعذار المتعلقة بفجوات القدرات.

ارفع مستوى التحدي

ناقشنا مشكلات مواءمة الموظف وقدراته، والسبب الثالث المحتمل لفشل الموظف هو افتقاره إلى الدافعية لإنجاز العمل. إذا كان فقدان إيمانك بقدرة الموظف مرتبطاً بافتقاره إلى الحافز، فأكّد مسؤوليته ووضح عواقب فشله في تلبية التوقعات.

لديك خيار الترغيب والترهيب إذا كنت بحاجة إلى تحفيز الموظف بعض الشيء؛ يمكنك استخدام الترغيب، أو الحافز الإيجابي، من خلال ربط الأداء الناجح في إنجاز العمل بمجموعة من النتائج الإيجابية، مثل أثره في سمعة الموظف أو فرصه المستقبلية. من ناحية أخرى، ينطوي استخدام الترهيب على تحديد العواقب السلبية للفشل في تلبية التوقعات. وإذا أمكن، قد يكون من المفيد أيضاً إضافة بعض المكافآت الجوهرية إلى جانب تلك العواقب العرضيّة من خلال مناقشة ما يستمتع به الموظف في هذا النوع من العمل والرضا الشخصي الذي سيناله جرّاء إنجازه بصورة جيدة.

هناك مشكلة أخرى تتعلق بالتحفيز يجب الاستعداد لها، وهي الموظف الذي يبدأ بحماس ونشاط ولكنه يستسلم عند ظهور أول علامة على الصعوبات. في هذه الحالة، يجب أن تحصّن عمليتك الموظف ضد النكسات التي قد يواجهها من خلال إعداد خطة بديلة مسبّقاً. خذ الوقت الكافي للنظر في الأخطاء المحتملة وضع خطة لمواجهتها. ما التحديات أو النكسات التي تتوقع ظهورها؟ كيف يمكن للموظف التعامل مع هذه المشكلات؟ احرص على تحديد الظروف التي تتطلب من الموظف طلب المساعدة منك وأيها تتوقع أن يعالجها بمفرده، ستوضح معالجة المواقف الطارئة والمزالق المحتملة أنك تتوقع من الموظف المثابرة نحو تحقيق أهدافه.

عندما توضِّح العواقب للموظف، فستعزز دافعيته.

إذا كنت تدير موظفاً يخذلك دائماً ويختلق الأعذار للتهرب من المسؤولية، فلا تهدر طاقتك على أمل أن يصبح فجأة جديراً بالثقة بأعجوبة. بدلاً من ذلك، اتبع عملية تعدّه للنجاح وتفوّت الفرصة عليه لتقديم الأعذار خلالها. ومن ثم إذا فشل الموظف في تحقيق النتائج المطلوبة وعاد إلى تقديم الأعذار نفسها، فلديك كل ما تحتاج إليه لإجراء محادثة مثمرة وصريحة حول إدارة أدائه