كيف تقدّم عرضاً تقديمياً ناجحاً في مكان العمل الهجين؟

ملخص: ما هي الخطوات التي يمكن للقادة اتخاذها لجعل العروض التقديمية الهجينة أكثر شمولاً ونجاحاً؟ وما هي الخطوات التي يمكننا اتخاذها لضمان أن يشعر جميع المشاركين أنهم مشمولون ومُخاطبون، وأن بإمكانهم المشاركة بشكل كامل في المناقشات وإضافة أكبر قدر من القيمة إليها، سواء كانوا يحضرون عن بُعد أو بشكل شخصي؟ يعرض المؤلفون في هذا المقال 7 استراتيجيات لمقدمي العروض التقديمية والقادة لإشراك كل شخص في جمهورهم الهجين بشكل أكثر فاعلية.

تحدثنا مؤخراً إلى رئيس تنفيذي كان يشعر بالقلق بشأن مخاطبة الجمهور في المكتب الهجين؛ حيث قال: "أصبحت العروض التقديمية التي أقدمها اليوم بسيطة جداً، فالجميع يشاركون عبر منصة "زووم"، لكنني قلق من وقت يعود فيه بعض الموظفين إلى مكاتبهم ويواصل آخرون عملهم من منازلهم؟".

ويُعتبر قلقه منطقياً في الواقع. فعلى الرغم من أن العروض التقديمية على منصة "زووم" أبعد ما تكون عن المثالية، يوجد مساواة بين جميع المشاركين على الأقل. فالمنصة تُظهر الحاضرين على الشاشة ضمن مربعات لها نفس الأبعاد بالضبط. في المقابل، قد تجعل العروض التقديمية الهجينة المشاركين عن بُعد يشعرون بعدم المساواة. يرتبط أحد الأسباب الرئيسة لتلك الاختلافات بالطاقة المتولدة عندما نعمل تحت سقف واحد، والتي نفتقدها عندما نعمل عن بُعد. نستمد طاقتنا المشتركة جزئياً من الإشارات غير اللفظية التي نتلقاها عندما نعمل في مكتب واحد. فنظرات التفاهم وتعابير الوجه والتواصل الشخصي بالأعين هي من العوامل التي تجعل المحادثة تتدفق بشكل طبيعي. وهي ما نفتقده تماماً عند العمل على الإنترنت، كما أن نقص الطاقة المشتركة بين المشاركين عن بُعد قد يكون مثبطاً (وأحد عوامل إجهاد الاجتماعات الافتراضية).

ويمكن لقادة الشركات الذين يتطلعون إلى جعل العروض التقديمية الهجينة أكثر شمولاً وفاعلية ونجاحاً أن ينظروا إلى مثال الصفوف الدراسية والاقتداء بها. عملنا خلال الأيام الأولى للجائحة وتدابير الإغلاق مع عدد من المعلمين والمدرّسين الذين يتطلعون إلى تحسين مهارات التحدث وكيفية فرض حضورهم على الشاشة. ومع عودة بعض الأطفال إلى مدارسهم هذا العام، لاحظنا وجود بعض المعلمين المتميزين الذين نجحوا في التحدي المتمثل في نقل مهارات التدريس الفاعل إلى الصفوف الهجينة.

وحظينا مؤخراً بفرصة مشاهدة أحد المعلمين في أثناء عمله. كان معلماً للصف السابع ويُدرّس الشعر لصف هجين. ذُهلنا من مقدار طاقته على الفور. كان جسده في حركة مستمرة، وعيناه تنتقلان بسلاسة من الشاشة إلى الوجوه في الصف. كما كان يشجع الطلاب على الحركة، كأن يطلب منهم رفع أياديهم أو يجعل المشاركين عن بُعد يقفون عند القراءة. والأهم من ذلك هو أنه كوّن مجموعات عمل صغيرة يعمل فيها الطلاب عن بُعد وفي الصف معاً. وعلى الرغم من أن الصف كان هجيناً، كان روحاً واحدة.

7 استراتيجيات لمقدمي العروض التقديمية

ونعرض أدناه 7 استراتيجيات لمقدمي العروض التقديمية والقادة تساعدهم في إشراك كل شخص في جمهورهم الهجين بشكل أكثر فاعلية.

1. ركز على الأمور الإيجابية

ركز على القيمة التي يمكن أن يضيفها كل شخص بدلاً من التركيز على التزامات الاجتماعات الهجينة. اسأل نفسك: كيف يمكن للمشاركين عن بُعد والمشاركين بشكل شخصي الاستفادة من سماع عرضك التقديمي؟ كيف يمكن إثراء التجربة بأكملها في ظل وجود جمهور هجين؟ ستساعدك العقلية الإيجابية في جعل كل شخص مهماً في العرض التقديمي، وهي عقلية معدية. ويحدد مقدم العرض التقديمي مسار التجربة بأكملها، فإذا كان المقدّم يؤمن بالتجربة الهجينة ويعبر عن حماسه تجاهها، فسيؤثر حماسه ذلك بشكل إيجابي على تجربة الجمهور.

2. افرض تشغيل الكاميرا

من المهم في الاجتماعات الهجينة أن يشغّل المشاركون عن بُعد كاميراتهم لإثبات حضورهم. ومن المهم أيضاً أن يكون المقدم قادراً على إظهار تفاعله البصري مع الجمهور بأكمله، وليس مع الموجودين في القاعة فقط.

ولتحقيق مزيد من المساواة، اطلب من المشاركين بشكل شخصي إحضار أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم وتشغيل كاميراتهم، وذكرهم بكتم الصوت في أجهزتهم عند عدم التحدث. قد يكون من المفيد أيضاً وجود شاشة في مقدمة القاعة تمكّن الجميع من رؤية المشاركين عن بُعد.

3. احرص على التواصل المباشر بالأعين

ابدأ عرضك التقديمي بالنظر إلى الكاميرا بشكل متعمد ومباشر، فذلك يرسل رسالة إلى المجموعة بأكملها مفادها أن الأشخاص المشاركين عبر منصة "زووم" مهمون بقدر أهمية الحاضرين بشكل شخصي. حاول التركيز على الكاميرا كما لو كنت تتواصل مع شخص واحد. واستمر طوال العرض التقديمي في تبديل نظراتك من الأفراد الحاضرين في القاعة إلى الكاميرا.

4. تحرّك في القاعة ليراك الجميع

اقترب من الكاميرا عندما يبدأ عرضك التقديمي لتساعد المشاركين عن بُعد في الشعور بالارتباط بما يحدث في القاعة. وتحرّك عمداً في أثناء حديثك نحو الأشخاص الموجودين في القاعة ثم اتجه مرة أخرى نحو الكاميرا. لكن تأكد من أن تكون عدسة الكاميرا في مكان مناسب حتى لا يفوت المشاركون عن بُعد أي لقطات. تُفيد تلك الحركة جيئة وذهاباً في إضفاء إحساس أكبر بالشمولية وتجعل المشاركين داخل قاعة الاجتماعات وخارجها يشعرون أنهم أكثر ارتباطاً ببعضهم البعض.

لا تتجاهل تسليط الضوء، فإذا كان شخص ما في القاعة يتحدث، فارفع الكاميرا (كاميرا الكمبيوتر المحمول) وقرّبها منه (في حال لم يفتح الكاميرا الموجودة في كمبيوتره)، فذلك يذكر الحاضرين في القاعة أن زملاءهم العاملين عن بُعد جزء من المشاركين في الاجتماع.

5. احرص على إشراك المشاركين عن بعد عاطفياً

لا يجب أن يمثّل النموذج الهجين تجربة سلبية لأولئك المشاركين عن بُعد، بل من الضروري أن تبيّن لهم أنك تسمعهم وتراهم. رحب بالمشاركين الافتراضيين بشكل شخصي في بداية الجلسة، وواصل مخاطبتهم وإشراكهم طوال العرض التقديمي. لن يكون التنفيذ بسهولة الكلام بالطبع، فقد تكون نوايا مقدم العرض التقديمي حسنة، لكنه سينجذب بشكل طبيعي إلى مخاطبة الأشخاص الموجودين في القاعة. لذلك، خصص أوقاتاً محددة في العرض التقديمي للتحدث إلى المشاركين عن بُعد بشكل مباشر، ونقل رسائل المحتوى الموجهة إليهم.

6. عزّز التعاون الهجين

قد تنجذب عند تقسيم أي عرض تقديمي كبير إلى مجموعات أصغر إلى فكرة وضع الأشخاص المشاركين بشكل شخصي والأشخاص المشاركين عن بُعد في مجموعات منفصلة. لكن قد يعزز ذلك فكرة أن المجموعتين منفصلتان بدلاً من اعتبارهما مجموعة واحدة تعمل معاً. لذلك، حاول دمج المجموعتين بدلاً من ذلك، واطلب من المشاركين عن بُعد والمشاركين بشكل شخصي العمل معاً.

7. اختصر مدة الجلسة

أجبرتنا منصة "زووم" على قضاء وقت أقل على العروض التقديمية. لذلك، قاوم عندما تعاود العمل من المكتب إغراء التحدث لفترات طويلة، واجعل العروض التقديمية الهجينة موجزة وفاعلة قدر الإمكان. حاول تحديد وقت الاجتماع بناءً على مستويات الطاقة لدى المشاركين عن بُعد. وهو أمر سيحظى بتقدير الجميع في النهاية.

وتتمثل إحدى المزايا المحتملة للعروض التقديمية الهجينة في قدرة الجميع على المشاركة من مواقعهم المفضلة. أخبرنا مدرس الصف السابع أن تلك الميزة خلقت قدراً أكبر من الإنصاف والمساواة في الصف، كما ساعد تعلم الطلاب من الأماكن التي يصل فيها أداؤهم إلى ذروته في إثراء الدروس. وتلك العقلية ملهمة لكل من طلابه وقادة الشركات. ونوصي مع انتقالنا إلى هذه الحقبة التالية من العروض التقديمية الهجينة بأن نقتدي بمثاله وأن نسعى جاهدين لخلق بيئة شاملة وفاعلة لكل شخص في الجمهور.