الخطاب التعريفي: قيمة مضافة حتى عند غيابه من متطلبات التوظيف

بما أنني أتمتع بخبرة تمتد عقوداً من الزمن في إجراء المقابلات والتقدم للوظائف، أُفاجأ دائماً عندما أواجه الرفض والازدراء الصريح للخطابات التعريفية (خاصة عندما يعبّر عن ذلك شخص يتقدم لوظيفة في مجال الاتصالات). يجادل منتقدو الخطابات التعريفية بأن مسؤولي التوظيف لا يقرؤونها، وأنها تضيّع وقت الجميع.

أختلف تماماً مع هذا النقد، لكنك لست مضطراً للاقتناع برأيي؛ إذ يدعم كل من خبراء التوظيف والأبحاث الفكرة التي تنص على أن تقديم خطاب تعريفي مدروس وشخصي، سواء كان إلزامياً أو اختيارياً، قد يعزز فرصك في الوصول إلى المرحلة التالية من عملية التقديم: المقابلة. في استقصاء أجرته شركة ريزيميه جينيس (Resume Genius) عام 2023 شمل 625 مدير توظيف أميركياً، أفاد 83% من المدراء بأنهم يقرؤون الخطابات التعريفية التي يتلقونها على نحو متكرر أو دائماً. تقرأ نسبة مذهلة بلغت 73% من المدراء الذين لا تشترط شركاتهم تقديم الخطابات التعريفية هذه الخطابات على نحو متكرر. قال نحو نصف المدراء الذين شملهم الاستقصاء إنهم يقرؤون خطاب المتقدم التعريفي قبل قراءة سيرته الذاتية. لا تمنح هذه الخطابات مجرد انطباع، بل تقدم الانطباع الأول.

في استقصاء شمل 753 من مسؤولي التوظيف أجرته شركة زيتي (Zety) للتوظيف، التي تساعد الأشخاص على تحسين سيرتهم الذاتية وخطاباتهم التعريفية، في يونيو/حزيران 2024، قال 89% من مسؤولي التوظيف إنهم يتوقعون من المرشحين تقديم الخطابات التعريفية، بينما أفاد 81% منهم بأنهم يرفضون المرشحين بناءً على خطاباتهم التعريفية فقط.

أخبرتني الرئيسة التنفيذية لوكالة إدارة أصحاب المواهب الرقمية، ذا هايرد غَنز (The Hired Guns)، وخبيرة التوظيف المخضرمة التي تتمتع بخبرة تتجاوز 20 عاماً، أليسون هيمينغ، أن مراجعة الخطابات التعريفية أصبحت أسهل اليوم بفضل إجراءات التوظيف الأكثر كفاءة. قالت هيمينغ: "يولي مدراء التوظيف وشركاؤهم في التوظيف اهتماماً كبيراً ودائماً بالخطابات التعريفية الجذابة، خاصة لأن تكنولوجيا التدقيق الحديثة تمنحهم المزيد من الوقت لإجراء النشاطات المهمة مثل مراجعة الخطابات التعريفية وصفحات موقع لينكد إن".

ما الذي يميّز الخطاب التعريفي عن السيرة الذاتية؟

مع وجود عدد كبير من مستشاري كتابة السير الذاتية الذين يتبعون النهج الموحد نفسه، غالباً بما يتماشى مع أنظمة تتبع مقدمي الطلبات المستخدمة على نطاق واسع، أصبحت السيرة الذاتية الحديثة قائمة جامدة بالخبرات والنقاط البارزة. لكن هذا الهيكل الجامد والمعقد يجعل السيرة الذاتية وسيلة ضعيفة للتعبير عن الذات وإيضاح المعلومات السياقية المهمة والتفاصيل الجانبية ذات الدلالة.

قالت لي مستشارة التوظيف، أليسون تشيستون: "قد يكشف الخطاب التعريفي عن جوانب مهمة من شخصيتك ومهاراتك لا تظهرها السيرة الذاتية، مثل الاهتمام بالتفاصيل ومهارات التعاون والإبداع وعقلية النمو".

وفقاً لمستشارة التوظيف ومؤسِّسة شركة سبير منت كوتشنغ (Spearmint Coaching)، فران بيريك، تحتوي الخطابات التعريفية على معلومات عميقة عن دوافع المتقدم للوظيفة. تقول بيريك: "في حين أن السيرة الذاتية تقدّم عرضاً مُثبتاً للمؤهلات، يكشف الخطاب التعريفي المصمم جيداً عن أسباب مهمة بالقدر نفسه لاهتمام المتقدم بالوظيفة. سواء كنت شغوفاً بألعاب الفيديو أو كانت التجارب في مجال الرعاية الصحية تلهمك أو كنت من أوائل مستخدمي التكنولوجيا، فإن هذه السمات الشخصية تجذب انتباه مسؤول التوظيف أكثر من السيرة الذاتية".

في الوظائف التي تتطلب مهارات التواصل، تُظهر الخطابات التعريفية بتفرّد مدى تمتعك بمهارات الكتابة والتدقيق اللغوي من عدمه. تقول هيمينغ: "يمنح تخصيص الوقت لصياغة خطاب تعريفي مقنع الشركة المستهدفة لمحة عن قدرتك على التواصل في الشركة في حال توظيفك".

على عكس السيرة الذاتية، يتيح لك الخطاب التعريفي أيضاً وصف سماتك الشخصية، مثل العمل الذي يلهمك والمهام التي تستمتع بها.

أخيراً، الخطابات التعريفية هي الوحيدة التي توفّر التفاصيل والمعلومات السياقية البالغة الأهمية حول مسائل مثل تغيرات المسار المهني ومرونة الانتقال والفجوات المهنية، ما يجنّبك الافتراضات التي قد تؤدي إلى استبعادك. في الواقع، فضّل 57% من مسؤولي التوظيف في استقصاء شركة زيتي أن يستخدم مقدّمو الطلبات الخطابات التعريفية لتفسير الفجوات المهنية، بينما بلغت نسبة كل من المسؤولين الذين يفضلون السير الذاتية والذين يفضلون مقابلات العمل 44% و49% على الترتيب.

منح مسؤولي التوظيف ما يريدونه

الخطابات التعريفية مفيدة دون شك، ولكنها قد تمثّل أيضاً عاملاً حاسماً. في الاستقصاء الذي أجرته شركة ريزيميه جينيس، أفاد 49% من مسؤولي التوظيف بأن الخطاب التعريفي الفعّال والمقنع قد يُقنعهم بمقابلة مرشح ضعيف، بينما اعتقد 33% منهم أن خطاب التقديم الضعيف قد يُضرّ بمقدم الطلب القوي.

إذاً ما الذي يريده مسؤولو التوظيف ومدراء التوظيف؟ من المفيد أن ندرك الغرضين المختلفين للسير الذاتية والخطابات التعريفية. تُجيب السيرة الذاتية عن السؤال: "لماذا أنا مؤهل لهذه الوظيفة؟"، بينما يجيب الخطاب التعريفي عن السؤال: "لماذا أرغب في شغل هذه الوظيفة".

قد تكون الأسباب التي تجعلك ترغب في شغل وظيفة ما مفصّلة جداً، لكن الخطاب التعريفي ليس مناسباً لسرد تاريخك الوظيفي أو مهاراتك؛ إذ تؤدي السيرة الذاتية هذه الوظيفة بكفاءة. تشمل الأمثلة المناسبة على أسباب رغبتك في الوظيفة الطريقة التي تعزز وفقها خبراتك شغفك بالمهمة أو المنتج، وكيف تتوافق الأدوار الوظيفية التي تستمتع بأدائها، وليس فقط التي أدّيتها، مع المتطلبات أو التفضيلات الواردة في الوصف الوظيفي. يمكنك أيضاً أن تعبّر في الخطاب التعريفي عن مدى توافق قيمك الشخصية في مكان العمل، مثل التعاون والتواصل المفتوح والشمول وبناء التوافق والقدرة على التكيف، مع متطلبات ثقافة العمل في الإعلان الوظيفي.

قد ترغب أيضاً في مشاركة مصادفات وظيفية، مثل العمل السابق أو الشراكة السابقة مع الشركة المستهدفة أو فريق العمل، أو حقيقة أن أحد أقاربك عمل في مجال ذي صلة بمهمة الشركة المستهدفة، أو التجارب السابقة التي أسهمت في تعزيز اهتمامك بهذا المجال. على سبيل المثال، قد يرغب المتقدمون للوظائف في مجال التكنولوجيا في ذكر تجاربهم الأولى المذهلة في التعامل مع التكنولوجيا الجديدة، أو أفراد عائلاتهم العاملين في مجال التكنولوجيا الذين ألهموهم.

ذكرت في الخطابات التعريفية التي قدّمتها على مر السنين أن أفراداً من عائلتي عملوا معلمين في المدارس، وأني كنت أنقذ القطط المشردة وكنت من أوائل مستخدمي أجهزة ماكنتوش، وأن أحد أقاربي عانى مرض آلزهايمر، كما ذكرت أني نشأت في ولاية تكساس وأني شغوف بالأخبار. شرحت في كل حالة لماذا عززت هذه التجارب مساعي المهنية.

وفقاً لمدربة البحث عن العمل، ميليسا غرابينر، قد تكون الخطابات التعريفية مفيدة حتى قبل أن يقرأها مسؤولو التوظيف. تقول غرابينر: "يُظهر مجرد إرسال خطاب تعريفي مخصص، سواء كان ذلك إلزامياً أو اختيارياً، أن مقدم الطلب يتمتع بصفات مهمة مثل المبادرة والالتزام والحماس".

تُشبّه بيريك الخطاب التعريفي برفع اليد في غرفة مكتظة، وتقول: "يظهر الخطاب التعريفي المصمم جيداً روح المبادرة والحماس والتفكير والبحث المخصصين للوظيفة".

ما هي الحالات التي يمكن تقديم الخطابات التعريفية فيها؟

من البديهي أنه يجب عليك الامتناع عن إرسال خطاب تعريفي إذا طلبت منك الشركة التي تتقدم إليها صراحة عدم إرساله. هذا طلب نادر، لكن أمازون هي مثال بارز على الشركات التي تمنع تقديم الخطابات التعريفية في عملية التوظيف. كتب مسؤولو الشركة في صفحة الأسئلة الشائعة حول الوظائف: "لأننا شركة فريدة، لا نقبل الخطابات التعريفية، وما عليك سوى التحقق من تحديث سيرتك الذاتية".

من ناحية أخرى، عندما يكون تقديم الخطاب التعريفي إلزامياً، يجب أن تقدمه دون تردد. بما أن مسؤولي التوظيف يراجعون مئات الطلبات، فهم قد يبحثون عن الحالات التي يمكن رفضها بسهولة، ويجب ألا تمنحهم ذريعة لرفضك.

ينصح معظم مسؤولي التوظيف بتقديم الخطاب التعريفي حتى إذا أشارت منصة طلبات التوظيف إلى أنه اختياري، لأنه يزيد احتمال حصولك على الوظيفة. يقول مستشار التوظيف ومدير أصحاب المواهب في منصة تيل (Teal) للنمو الوظيفي، مايك بيديتو: "قد يصل طلبك إلى مسؤول تهمّه الخطابات التعريفية أو لآخر غير مهتم. لذلك، يستحق تقديم الخطابات التعريفية الوقت والجهد ما لم تقل الشركة صراحة إنها لا ترغب في تلقي هذه الخطابات. في عالم أصبحت فيه السير الذاتية متشابهة، قد يميّزك الخطاب التعريفي المخصص عن مقدمي الطلبات الآخرين".

حتى لو لم تذكر الشركة الخطابات التعريفية إطلاقاً في إعلان الوظيفة، ينصح العديد من مسؤولي التوظيف بتقديم خطاب تعريفي، وكذلك يبين المنطق السليم. يمكنك غالباً تحميل عدة مستندات من خلال النقر على خيار "تحميل سيرة ذاتية/سيرة ذاتية مفصّلة" في طلب التوظيف.

في أسوأ الأحوال، لن يقرأ مسؤول التوظيف الخطاب التعريفي. وفي أفضل الأحوال، قد يبرز الخطاب أكثر لأن المتقدمين الآخرين لا يتمتعون بحس المبادرة نفسه.

صياغة خطاب تعريفي فعّال

لا يؤدي الخطاب التعريفي وظيفته إلا إذا كانت المعلومات فيه ذات صلة وصياغته مقنعة وكان منظّماً بذكاء. تنصح خبيرة التوظيف السابقة ومؤسِّسة منصة يور كارير كومباس (YourCareerCompass)، سامانثا غلاتزر، كاتبي الخطابات التعريفية بـ "جذب انتباه مسؤول التوظيف وتمييز أنفسهم ومشاركة ليس فقط مؤهلاتهم بل أيضاً التعبير عن حماسهم تجاه الحصول على المنصب". لتحقيق ذلك، يمكنك استخدام مزيج من الكلمات التي تعبّر عن الغبطة (مثل سعيد، أحب، مندفع، متحمس) وكلمات أخرى لا علاقة لها بالغبطة (مثل ماهر، قادر، مؤهل، خبير) للتعبير عن الجوانب الشخصية والمهنية لتوافقك مع الوظيفة.

طول الخطاب التعريفي مسألة مثيرة للجدل، كما هي الحال في السير الذاتية. وفقاً للاستقصاء الذي أجرته شركة زيتي، يُفضّل 49% من مسؤولي التوظيف أن يكون طول الخطاب نصف صفحة، بينما يفضل 26% منهم أن يبلغ الطول صفحة واحدة. من المستبعد أن تواجه صعوبة في كتابة خطاب تعريفي من صفحة واحدة ما دمت تلتزم بالقاعدة العامة التي تنص على عدم تكرار المؤهلات التي ذكرتها في سيرتك الذاتية.

تنصح تشيستون المتقدمين بكتابة خطاب تعريفي مُصمّم خصوصاً لكل وظيفة، وتوصي بإرساله عبر بوابة التوظيف الخاصة بالشركة أو عبر البريد الإلكتروني إلى مدير التوظيف. إذا لم تتوافر لديك معلومات الاتصال بمسؤول التوظيف، فابحث عن موظفين من الشركة في شبكتك على لينكد إن واسألهم إن كان بإمكانهم مساعدتك على التواصل مع مسؤول التوظيف. قد لا يستجيب هؤلاء الموظفون، ولكن هذا الطلب لن يزعجهم عادة إذا كان بهذه البساطة. (لا تطلب منهم مراجعة سيرتك الذاتية والخطاب التعريفي أو إرسالهما لمسؤول التوظيف إلا إذا عرضوا عليك ذلك).

إذا عجزت عن البدء بصياغة خطاب تعريفي، فإليك قالباً مفيداً من 6 أجزاء.

1. ابدأ بجملة افتتاحية تُعبّر عن أن سبب حماسك للوظيفة هو اهتمامك بها. احرص على أن يكون كلامك عن الشركة والوظيفة والمهمة دقيقاً وليس عمومياً.

على سبيل المثال، يمكنك أن تكتب الجملة الآتية: "يتوافق دور مؤلف الإعلانات الطبية الرئيسي مع خبرتي في الكتابة عن مجال الرعاية الصحية وقدرتي على إيصال المعلومات العلمية بوضوح وشغفي بالصحة العامة بطريقة ملهمة جداً. يسعدني أن أخبركم سبب ذلك".

2. اربط مهاراتك وخبراتك الوظيفية بالمهارات والخبرات المطلوبة في الوصف الوظيفي. لا تعتمد على القائم على إجراء المقابلة في ربط هذه المهارات والخبرات، بل تحدّث عنها بوضوح في الخطاب التعريفي.

على سبيل المثال، يمكنك أن تكتب الجملة الآتية: "أشعر بأنني مناسب تماماً لاحتياجات دور قائد الموارد البشرية بسبب خبرتي السابقة في إدارة فريق موارد بشرية يتألف من 6 أعضاء وعملي في تخطيط برنامج التعلم والتطوير وإطلاقه في شركتي".

3. اذكر جهات الاتصال التي تواصلت معها أو الشراكات التي عملت فيها مع الشركة، بالإضافة إلى أي روابط شخصية بمهمات هذه الجهات أو الشراكات.

على سبيل المثال، يمكنك أن تكتب الجملة الآتية: "اشتريتُ أول جهاز كمبيوتر محمول من شركة ديجي كورب (DigiCorp) عام 2021، وغيّر هذا الجهاز الطرق التي أتبعها للعمل والتواصل. أنا متحمس جداً لإدارة عمليات الدعم الفني للجيل القادم من منتجات ديجي كورب".

4. أضِف التفاصيل المرادفة ذات الصلة، مثل المؤلفات المنشورة والمهارات الخاصة (مثل تحرير مقاطع الفيديو والتدقيق اللغوي) والتجارب الفريدة (مثل برامج التدريب الداخلي والأنشطة التطوعية) أو القيم المتوافقة مع الشركة الجديدة (مثل الشمول والعمل الجماعي).
5. اشرح بإيجاز أي مخاوف في سيرتك الذاتية قد يذكرها مسؤول التوظيف، مثل الفجوات المهنية وقصر مدة البقاء في الوظائف (أو التنقل بين الوظائف) والتقدم الوظيفي المنخفض والتغييرات المهنية المهمة (مثل الانتقال من مجال تكنولوجيا المعلومات إلى الاتصالات الداخلية). كما ذكرتُ سابقاً فيما يتعلق بالاستقصاء الذي أجرته شركة زيتي، يعتقد مسؤولو التوظيف أن الخطابات التعريفية هي أفضل وسيلة لذكر المخاوف المتعلقة بالسيرة الذاتية.
6. اختم بحماسك للإسهام في تحقيق مهمة الشركة أو قيمها الأساسية. الاستعداد "للإسهام" في مهمة الشركة معبّر أكثر مقارنة بـ "العمل"، لأن أي شخص يستطيع أن يعمل. الموظفون القيّمون يسهمون ولا يعملون فقط.

على سبيل المثال، يمكنك أن تكتب الجملة الآتية: "أتطلع إلى الإسهام في نجاح دار نشر ليكسي كو (LexiCo) ومؤلفيها الموهوبين من خلال خبرتي في مجالي التسويق عبر البريد الإلكتروني والتسويق الاجتماعي".

يستخدم العديد من مقدمي طلبات التوظيف الآن الذكاء الاصطناعي لكتابة الخطابات التعريفية، وهذا طبيعي. أدوات الذكاء الاصطناعي الحديثة نقطة انطلاق ممتازة تساعدك على تنظيم الخطابات التعريفية وتبسيطها وتنقيحها، لكنها لا تضمن أصالة الخطاب ولا تضفي أسلوبك الشخصي. عليك أن تفعل ذلك بنفسك حتى تضمن ألا يبدو خطابك التعريفي عمومياً وجامداً. سيكون الخطاب التعريفي الرديء معوقاً، سواء كتبته بنفسك أو استعنت بالذكاء الاصطناعي.

إذا كنت لا تزال متردداً بشأن الخطابات التعريفية، فتذكّر أنه في سوق العمل التنافسية، قد يمثّل الخطاب التعريفي الفعال العامل الحاسم في الحصول على المقابلة من عدمه. ما دام البشر هم من يتخذون قرارات التوظيف حتى الآن، فإن الخطاب التعريفي يوفّر الانطباع الأكثر إنسانية الذي يمكنك توليده لدى مسؤولي التوظيف قبل المقابلة، ما يعني أن تجاهله قد يخفض فرص التوظيف.