ماذا يفعل المتعاقدون المستقلون للحصول على أجورهم في موعدها؟

من أكثر الأمور المجهدة حينما تعمل لحسابك الخاص إدارة الحصول على مستحقاتك عن العمل الذي تؤديه. فهذا أمر صعب، خصوصاً عندما لا يدفع العملاء لك في الوقت المحدد. فكيف يمكن تنظيم أجور المستقلين؟ وما الذي يمكنك القيام به للتأكد من صرف فواتيرك على الفور؟ وإذا تأخر العميل، فكيف ينبغي عليك معالجة الأمر، خاصة إذا كنت ترغب في العمل مع هذه الشركة مرة أخرى؟ هل توجد لحظة تحتاج فيه إلى الاستعانة بمحام؟

ماذا يقول الخبراء عن كيفية تنظيم أجور المستقلين؟

عندما يكون العمل المستقل هو المصدر الرئيس لدخلك، عليك أن تكون دقيقاً ومنتظماً في حفظ سجل حساباتك، كما يقول جون يونغر، مؤسس "أجايل تالنت كولابراتيف" (Agile Talent Collaborative)، وهي مؤسسة بحثية لا تهدف إلى الربح، ومؤلف مشارك في كتاب "موهبة أجايل" (Agile Talent). يقول: "إذا لم تكن منضبطاً وصارماً بشأن تسلم أتعابك، فلن تنجح. إنه جانب حاسم من سمعتك". ومع ذلك، حتى لو فعلت كل شيء بشكل صحيح، فلا يزال ممكناً أن يتأخر العملاء في دفع الفواتير وهو أمر قد يصيبك بالإحباط. يعاني أكثر من 70% من المتعاقدين المستقلين من مشكلة تحصيل أتعابهم في مرحلة ما من حياتهم المهنية، وفقاً لبحث أجراه اتحاد المتعاقدين المستقلين (Freelancers Union) في الولايات المتحدة الأميركية، وهي مجموعة غير ربحية تدافع عن مصالح هؤلاء العاملين. تقول كايتلين بيرس، مديرة الدعوة ومشاركة الأعضاء في الاتحاد: "عندما تكون مستقلاً تعمل لحسابك الخاص لشركة كبيرة، فهناك خلل جوهري في ميزان القوى". لذا، إذا لم يصل صك أجرك في الوقت المحدد، "فستفكر: هل أخطأتُ في شيء ما؟" إليك بعض الاستراتيجيات لمساعدتك في إدارة "قسم الفواتير" في شركتك المستقلة.

قم بواجباتك

إن أفضل طريقة لضمان حصولك على أجرك في الوقت المناسب هي العمل فقط مع الشركات ذات السمعة الطيبة والتمويل الجيد، التي تحفظ كرامة المتعاقدين المستقلين وتعاملهم باحترام. وهذا يتطلب توخي الحرص والفحص النافي للجهالة طبقاً ليانغر الذي يقول: "قبل أن تجيب طلباً أو تطرق باب شركة ذات قدرة تسويقية، يجب أن تتثبت من أن الشركة يمكنها أن تدفع لك وسوف تدفع لك". "أنت بحاجة إلى معرفة ما إذا كان هؤلاء الأشخاص شرفاء وأمناء، أم أنهم من النوع الذي سيجد دائماً "مشكلة في فاتورتك"". وتوصي بيرس بالتحدث مع متعاقدين مستقلين عملوا مع هذه الشركة عن تجربتهم معها والاستفسار من العاملين بدوام كامل في الشركة أيضاً: "اسأل عن ثقافة الشركة... كيف تعامل الشركة موظفيها هو مؤشر جيد لكيفية تعاملها مع المتعاقدين المستقلين". خلاصة القول: لا تعمل مع عملاء يحظون بسمعة سيئة.

كن منظَّماً

بعد ذلك، تحتاج إلى التفكير في كيفية إصدار فاتورة لعملائك. يقول يانغر: هناك العديد من الطرق لفعل ذلك، و"لكل منها إيجابيات وسلبيات". فاختيار أن تكون "عاملاً مستقلاً حقاً" وتهتم بكل الفواتير بنفسك يتطلب المزيد من العمل على مسك الدفاتر، وربما المزيد من الصداع، ولكن كل الأرباح تذهب إليك. (لحسن الحظ، هناك العديد من الأدوات والتطبيقات التي تعمل على أتمتة العملية، منها "آند.كو" (And.co)، و"17 هاتس" (17 hats) و"جَست تل جولي" (justtelljulie). من ناحية أخرى، يمكنك أن تكون جزءاً من "نظام المواهب عبر الإنترنت الذي يربط بين المشترين والبائعين"، مثل "جوباتيكال" (Jobbatical)، و"بزنس" (Business) و"تالنت غروب" (Talent Group) و"أبْ وورك" (Upwork) أو "توبتال" (Toptal) (التي يعمل معها يانغر مستشاراً) وهذا يعفيك من الكثير من العمل التقني والورقي لأنهم "يحصِّلون الأجر نيابة عنك"، لكن هذه المنصات تقتطع جزءاً من أرباحك. وتقول بيرس إنه بغض النظر عما تختاره، فإنه من المفيد استشارة محاسب من وقت لآخر إذ "لا يستخدم معظم العاملين لحسابهم الخاص محاسبين لمسك الدفاتر" ولكنهم يستعينون بهم "كخبراء استشاريين بصورة دورية"، فهم "يساعدونك في إعداد الضرائب، والتأكد من أن تكاليفك تحت السيطرة، ويضمنون حسن تنظيم عملك".

احصل على عقد خطي

قبل أن تبدأ العمل على تكليف ما، تحتاج إلى عقد يحدد نطاق المشروع وشروط الدفع وتوقعات كلا الطرفين. يقول يانغر: "لا تثق في المصافحة". الاتفاقيات غير الرسمية هي مصدر كل مشكلة في الدفع تقريباً، لذا تأكد من "توثيق كل شيء خطياً". فيما يتعلق بالمشروعات الصغيرة، تكون سلسلة البريد الإلكتروني كافية في معظم الأحيان، لكن في حالة التعاقدات الأطول "يستحق الأمر استشارة محامٍ"، كما تقول بيرس. لدى معظم المتعاقدين المستقلين عقد نموذجي يعدلونه ليوائم مختلف العملاء. وتقول "عندما تستطيع، اعمل على أساس عقدك الخاص. فأنت تعرف ما يتضمنه، وفيه شروط يمكنك التعامل معها والتفاوض بشأنها". يوفر اتحاد المتعاقدين المستقلين نماذج عقود على موقعه الإلكتروني بالإضافة إلى تطبيق يربط بين المستقلين ومحامين يمثلون العاملين المستقلين.

افهم دورة دفع عميلك

من المهم أيضاً التحدث مع عميلك "حول جداول الدفع وسياساته، مقدماً" قبل بدء أي عمل، كما يقول يانغر. تعرف على كيفية إدارة السنة المالية لديه والمدة التي يستغرقها عادةً لمعالجة الفواتير، وأيام الأسبوع التي يصدر فيها الشيكات، وكيف تُدفع أجور العاملين بعقود. تساعدك هذه المعلومات على إدارة التدفق النقدي الشهري بشكل أفضل. توصي بيرس بأن "تحاول الحصول على أكبر قدر ممكن من المال مقدماً". وتقول: "تسلُّم 30% إلى 50% مقدماً من الأتعاب المقدرة عن عملك أمر مقبول في العديد من القطاعات". ونصيحتها الأخرى هي: "احرص على الحصول على اسم المسؤول المالي الذي ستتعامل معه وتفاصيل الاتصال به". بهذه الطريقة، إذا كان هناك تأخير، فستعرف بمن تتصل.

أرسل فاتورتك مبكراً وبشكل متكرر

بغض النظر عن شروط الدفع الخاصة بالعميل، يوصي يانغر باعتماد دورة للفواتير الخاصة بك، تكون متكررة ويمكن توقعها. عن ذلك يقول: "أرسل فاتورة على أساس أسبوعي أو في كل مرة تنهي فيها القليل من العمل". غالباً ما تكون الفواتير "إشارة على أنك تقدر وقتك الثمين". بالنسبة للمشروعات طويلة الأجل، تقترح بيرس إرسال الفواتير في "مراحل مفصلية محددة مسبقاً" بحيث تضمن "تسلم أتعابك على مراحل بمرور الوقت". وتقول إن إرسال الفواتير في مواعيد محددة لا يساعدك فحسب على إدارة تلقيك لدفعات من أتعابك ولكنه "كذلك أداة للتواصل. إنها تؤكد أنك وعميلك متفقان وراضيان". مهما كان من أمر، لا توافق على شروط تتضمن الحصول على أتعابك فقط عند تسليم كامل العمل. "أنت لا ترغب في العمل مدة ثلاثة أشهر على مشروع ومن ثم تسمع العميل يقول لك: لم يعجبني العمل، وسوف أدفع لك فقط 50%".

اقرأ أيضاً: النجاح في اقتصاد العمل الحر

رسخ احترافك

تقول بيرس إن كسب عيشك كمتعاقد مستقل يتطلب منك "أن تعامل نفسك كشركة". لا تقم بعملك على عجل ولا تنسَ "الفاتورة" ولا تتعامل بإهمال خلال مراسلاتك مع العملاء. يقول يانغر: "تلقي أتعابك يعتمد على جودة عملك وجودة علاقتك بعميلك". "إذا كنت ترسل عملك عبر البريد، أو يصعب الوصول إليك، أو يصعب التعامل معك، فسيؤثر ذلك على قدرتك على كسب المال".

في سياق متصل، لا تعمل بالمجان. يقول يانغر: "هناك الكثير من الشركات التي تتصيد هذه الأيام للحصول على من يؤدي عملاً بلا أجر، على افتراض أن عملك معها سوف يساعدك أكثر مما سيفعل في الواقع". تذكر هذا في أي وقت تتلقى "دعوة" لتقديم ندوة مجانية على الإنترنت أو إدارة جلسة بصورة مجانية. عندما يتعلق الأمر بأجرك "تحدث بوضوح، وأوضح شروطك كما لو كنت شركة تجارية... حدد قيمة عملك".

تابع

تقول بيرس: إذا تأخر عميلك عن سداد أتعابك، "يجب أن تحرص على متابعة الأمر. إذا كنت متيقظاً من جانبك، فسيحدد ذلك توقعاتهم". إذا واظبت على المتابعة ولم يستجب لك أحد، "فاتصل بهم هاتفياً أو قم بزيارة شخصية لمقرهم". تجاهُل البريد الإلكتروني أسهل بكثير من تجاهل الإنسان الحاضر أمامهم. كن ثابتاً في سعيك للحصول على أجرك، ينصح يانغر ويقول: "لا تمضِ ولا تستسلم. أوصل الأمر إلى المراتب العليا" حتى القيادة التنفيذية إذا لزم الأمر. تعد رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الخاصة بالدفعات المتأخرة أو الناقصة بمثابة توثيق لجهودك التي يتعين مكافأتها. استخدم ذاك الملف لطرح السؤال "ما الذي يجري هنا؟"

استعنْ بمحام

إذا جرَّبت كل شيء ولم تحصل على أتعابك، فقد يكون من المنطقي الاستعانة بمحام. لكن هذا قد لا يكون دائماً القرار المسوغ. تقول بيرس: "إنه في الغالب تحليل للتكاليف والفوائد" يتضمن حساب المبلغ المستحَق لك واحتمالات نجاحك، وتكاليف الاستعانة بمحام ودفع أتعابه. يمنح قانون جديد في مدينة نيويورك أصحاب الأعمال الحرة بصيص أمل. إذ ينص القانون على أنه بخصوص الأعمال التي يبلغ أجرها 800 دولار فما فوق، يجب أن يحصل المستقلون على أجرهم إما بحلول تاريخ محدد أو خلال 30 يوماً من الانتهاء. يحدد القسم الكبير الآخر من القانون ما يتعين القيام به في حال أخفق العملاء في الدفع. تقول بيرس: "إذا أحيلت القضية إلى المحكمة، فإن القانون يفرض تعويضات مزدوجة وأتعاب المحاماة إذا حكم القاضي لصالح المتعاقد المستقل". وتضيف إن اتحاد المتعاقدين المستقلين "يعمل على إقرار القانون على المستوى الوطني". إن أقل ما يمكن فعله هو الإبلاغ عن العميل السابق لدى مكتب الأعمال الأحسن أداء (Better Business Bureau).

مبادئ عليك أن تتذكرها

افعل:

قم بالبحث وتعرف على وضع عميلك المالي وتحقق إلى أقصى حد ممكن مما إذا كان يعاني من مشكلات مالية.
أرسل فاتورتك بصورة منتظمة، وعندما توكل إليك مشاريع طويلة الأجل، اطلب دفعات على مراحل، فهي تساعدك على إدارة تلقي أجرك بصورة تدريجية وتضمن علاقة التوافق والرضا بينك وبين عميلك.
فكر في اللجوء إلى المحكمة لتسوية الأمر إذا أخفق عميلك في دفع أتعابك.

لا تفعل:

لا تعمل بأسلوب غير رسمي. أنت بحاجة إلى عقد جيد يحدد نطاق المشروع وشروط الدفع ويضمن وضوح التوقعات لدى الطرفين المتعاقدين.
لا تتأخر أو لا تكن متناقضاً في إرسال فواتيرك. استفد من الأدوات والتطبيقات التي تعمل على أتمتة العملية.
احرص على المتابعة مع عميلك عند التأخر في السداد. إذا لم يستجب العميل لرسائل البريد الإلكتروني، فقم بزيارة المكتب شخصياً إن أمكن.

دراسة حالة رقم 1: توخَ الحذر بشأن المتابعة واطلب المشورة القانونية عند الحاجة

ماهر، كاتب نصوص ترويجية مستقل، متخصص في قطاع الصحة والعافية، يعرف جيداً ما معنى أن يستغفله أحد عملائه.

في العام الماضي، وافق على تنقيح كامل محتوى الإنترنت لشركة لديها شبكة من مراكز إعادة التأهيل والعلاج من الإدمان. أنجز أعمالاً صغيرة لهذا العميل في الماضي، لكن المهمة الجديدة كانت أكبر بكثير. وكان من المقرر أن يستمر هذا المشروع مدة شهرين، وقد مثل له "تغييراً جيداً".

أنهى العمل وأرسل الفاتورة. لم يسمع رداً من الشركة، وبعد أسبوع تابع الأمر عبر البريد الإلكتروني، فلم يحصل على رد. بعد أسبوعين، تابع عن طريق الهاتف. لم يتلق استجابة. يقول ماهر: "بعد أربعة أسابيع تابعت عبر إجراء مكالمة أخرى وإرسال بريد إلكتروني، وقيل لي إنهم كانوا يسيرون في إجراءات الدفع ومراجعة العمل ... [أخبروني أيضاً] أنهم لا يشعرون بأنهم سيستخدمون ما أرسلته، لذلك لم يكونوا متأكدين مما إذا كان من العدل إعطائي الأجر كاملاً".

فوجئ ماهر، وشعر بالغضب والاستياء. وعن ذلك يقول: "مررت بكل مراحل الحزن. في النهاية، شعرت بالحزن وخيبة الأمل في نفسي. نعم، لقد كانوا مخطئين، لكن كان هناك الكثير من الأخطاء التي ارتكبتُها أيضاً". إن أحد أخطاء ماهر هو أنه عمل دون عقد. يقول: "كان العقد شيئاً كنت أعلم أنني بحاجة إليه، لكنني لم أتمكن من صياغته".

لحسن حظ ماهر، كان زميله في الغرفة محامياً. يقول ماهر: "لقد كنت أعلم أنه في حالة عدم وجود عقد، تكون سلسلة البريد الإلكتروني التي تحدد موعد تسليم العمل واستحقاق الأجر مفيدة في المحكمة، إذا احتجت للسير في هذا الطريق، لإثبات أن لك مستحقات لدى العميل". يتذكر ماهر أن زميله في الغرفة أرسل خطاباً إلى الشركة "طلب منهم فيه أن يدفعوا المستحقات تحت طائلة التعرض لإجراءات قانونية أخرى".

بعد أسبوع واحد، أرسل العميل اعتذاراً لماهر وحرر له قيمة أتعابه. عن ذلك يقول: "لا أعتقد أن الأمر كان يستحق القتال من أجله". لكنه شعر بالارتياح. بعد وقت غير طويل، استفاد ماهر من الأدوات التي يوفرها اتحاد المتعاقدين المستقلين وموقع "ليغال زوم" (Legal Zoom) لصياغة عقد نموذجي لمهامه المستقبلية. وهو يصف ما حدث مع شركة التأهيل بأنها كانت تجربة تعليمية "قاسية".

يقول: "لقد قمت بتحديث عقودي منذ ذلك الحين، وباتت لدي سياسة صارمة تتعلق بتلقي الأتعاب". "إذا لم يرغب العميل في الالتزام بها، فأنا تقريباً لا أعمل معه مطلقاً. إنه جزء من فرز العملاء الأرقى مستوى".

دراسة الحالة رقم 2: فهم عملية الدفع لدى العملاء واستخدامها لصالحك

على مدار حياتها المهنية التي دامت 12 عاماً عملت منسقة مستقلة للأنشطة والفعاليات، تقول فادية إنها كانت دائماً تحصل على أجرها مقابل خدماتها، ولكن ليس في الوقت المحدد.

وتتذكر قائلة: "في أثناء العمل مع شركة كانت من زبائني الأوائل، علمت أن قسم المحاسبة يحرر الشيكات مرة واحدة فقط كل أسبوعين، وذلك فقط يوم الخميس. وكنت أتساءل لماذا لا أتلقى أتعابي في الوقت المحدد. في النهاية، سألت. وعلمت أنني إذا أرسلت فاتورة يوم الجمعة بعد أن حرر قسم الحسابات الشيكات في اليوم السابق، فسوف يتعين علي الانتظار أسبوعين حتى يقوموا بتحرير الشيكات مرة أخرى".

لقد تعلمت من الأمر ومع مرور الوقت أتقنت العملية. لدى فادية عقد نموذجي أعدته بمساعدة محامٍ، وتجري عليه تعديلات وتغييرات بناءً على العميل والحدث الذي ينبغي عليها تنظيمه. يسرد العقد أبرز مراحل المشروع وتواريخ دفع الأتعاب المستحقة وشروط الدفع. بالإضافة إلى ذلك، يحتوي العقد على بند "وقف العمل" الذي يمنحها الحق في التوقف عن أداء العمل للعميل حتى يتم سداد المستحقات وفق الجدول المتفق عليه.

لقد دفعتها تجربتها المبكرة مع العملاء الذين كانوا يتأخرون في دفع مستحقاتها إلى البدء في استخدام برمجية "كويك بوكس" (QuickBooks) التي تتيح لها تلقي المدفوعات من خلال الشيكات الإلكترونية وبطاقات الائتمان، وهو ما سهل حصولها على أتعابها في الوقت المحدد.

عن تجربتها تلك، وعن كيفية تنظيم أجور المستقلين تقول: "أحب البرنامج لأنه يحتفظ بكل حساباتي في مكان واحد، ولا أحتاج إلى استخدام برنامج مختلف للعملية نفسها... بصفتي مالكة لشركة تجارية صغيرة، كلما اختصرت الوقت الذي أقضيه في الأعمال المكتبية كان ذلك أفضل".