كيف تروّج لأفكارك أمام كبار المسؤولين التنفيذيين؟

shutterstock.com/Andrii Yalanskyi

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

يصعب على أي منا إلقاء عرض تقديمي أمام كبار المسؤولين التنفيذيين، إذ يبدو صبرهم محدوداً بسبب ازدحام جداول أعمالهم ويحملون على عاتقهم اتخاذ العديد من القرارات المهمة في وقت ضيق جداً لا يسمح لهم بالتفكير في الخيارات المتاحة. لذلك، لن يصبروا على عرض تقديمي طويل يؤجل المعلومات المهمة إلى نهايته، وسيقاطعون كلامك قبل أن تنهي عرضك.

يمكن أن يكون ذلك محبطاً، ربما يكون لديك الكثير من المعلومات التي ترغب في مشاركتها معهم، وربما تكون هذه فرصتك الوحيدة للتعبير عنها. لذلك، إذا كنت ترغب في جذب انتباههم إلى عرضك التقديمي، فابدأ بالحديث عما يهمهم مباشرة، كي يتمكنوا من اتخاذ قراراتهم بكفاءة أكبر. بحكم خبرتي في تقديم العروض أمام كبار المسؤولين التنفيذيين في العديد من المجالات، بدءاً من محركات الطائرات وصولاً إلى محركات البحث، تعلمت أن الحديث المطوّل وغير المنظم سيؤدي إلى استياء الحضور، بسبب ضيق وقتهم وعدم استعدادهم لإضاعة وقتهم. لذلك، قدم المعلومات التي تهمهم بسرعة ووضوح، ثم افتح باب الأسئلة قبل اختتام العرض التقديمي، وإذا كان عرضك موجزاً ومفيداً فستحظى باهتمامهم مرة أخرى عندما تجيب عن استفساراتهم.

إليك كيفية جذب انتباههم وكسب دعمهم:

لخص المحتوى في بداية العرض

لنفترض أن لديك 30 دقيقة لتقديم العرض. عند إعداد المقدمة، تظاهر بأن لديك 5 دقائق فقط لتقديم العرض بأكمله؛ سيجبرك ذلك على تقديم المعلومات التي يهتم بها جمهورك من البداية، مثل النتائج المهمة والدروس المستخلصة والتوصيات والدعوة إلى العمل. تحدث عن هذه النقاط بوضوح وإيجاز في البداية، ثم انتقل إلى تقديم البيانات الداعمة والتفاصيل الدقيقة والمواد ذات الصلة غير المباشرة بالموضوع الرئيسي.

ضع حدوداً لتوقعات الحضور

أخبر الجمهور أنك ستخصص الدقائق القليلة الأولى لتقديم ملخص للعرض والوقت المتبقي للمناقشة؛ إذا علم المسؤولون التنفيذيون، ذوي الصبر المحدود، أنهم يستطيعون طرح الأسئلة في وقت لاحق، فسيسمحون لك بإكمال عرض نقاطك الرئيسية دون مقاطعة.

إعداد شرائح تلخص المحتوى

عند إنشاء مجموعة الشرائح، ضع ملخصاً موجزاً للنقاط الرئيسية في البداية، أما بقية الشرائح، فيجب أن تكون بمثابة مرفقات توضيحية. ‎اتبع قاعدة الـ 10%: على سبيل المثال، إذا كانت مرفقاتك تحتاج إلى 50 شريحة، فلخصها في 5 فقط، وهكذا دواليك. بعد تقديم الملخص، اسمح للحضور بالمناقشة، واستخدم الشرائح المرفقة للإجابة عن الأسئلة والرد على التعليقات ذات الصلة. في كثير من الأحيان، يرغب المسؤولون التنفيذيون في معرفة تفاصيل أكثر حول بعض النقاط التي ستساعدهم على اتخاذ قراراتهم؛ إذا طلبوا ذلك، فأسرع بعرض الشرائح التي تتناول تلك النقاط.

قدم المعلومات التي يطلبها الحضور

على سبيل المثال، إذا طُلبت منك أخبار مصنع الشركة الذي غرق في فياضانات إندونيسيا، فتحدث عنه قبل التطرق إلى أي شيء آخر، فقد طلب منك هؤلاء المدراء التحدث لأنهم شعروا بقدرتك على تقديم معلومات مهمة تكمل لهم الصورة وتساعدهم على اتخاذ قراراتهم. لذلك، تجب عليك تلبية هذا الطلب المحدد مباشرة وبسرعة.

تدرب جيداً

قبل تقديم العرض، تدرب على خطابك وراجع الشرائح التي ستقدمها مع زميل يمكنك الاعتماد عليه، حاول العثور على شخص نجح في إقناع الإدارة التنفيذية باعتماد أفكاره، واطلب تقييماً دقيقاً: هل تصل رسالتك بوضوح وبسرعة؟ هل تُقدم شرائح الملخص لمحة عامة عن العرض التقديمي وتلخص المعلومات ضمن نقاط رئيسية تمكن مراجعتها بسرعة؟ هل يغطي عرضك التقديمي توقعات الحضور؟

هل يبدو أن مهمة التخطيط لهذا الحدث تتطلب الكثير من الجهد؟ إنها كذلك بالفعل، لكنّ فرصة تقديم عرض أمام فريق تنفيذي مشرفة ويمكن أن تفتح لك آفاقاً كبيرة. إذا نجحت في هذه المهمة، فستحظى بدعم أصحاب النفوذ لأفكارك، ما ينعكس إيجاباً على مسيرتك المهنية.