التركيز يستدعي التعامل مع عواطفك

في كل مرة تلتزم بعمل جديد، فأنت لست ملزماً بإنجاز هذا العمل فقط، ولكن أيضاً بتذكر فعل ذلك العمل، وبالتعامل مع جوانبه الإدارية غير المباشرة، وبإنجازه بأكمله ضمن حدود القيود الزمنية المفروضة، و التركيز في العمل ، وبالتالي، فإن الطريقة الفضلى للخروج من هذه الحلقة المفرغة من الإفراط في الالتزام وتقديم أداء أقل من المطلوب هي أن تتعامل بحذر شديد مع الأشياء التي توافق على إنجازها. فأنت ستكون قادراً على إنجاز أشياء أكثر إذا أخذت على عاتقك مهاماً أقل.

وفيما يلي بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لكي تحول دون إثقال جدول أعمالك بأحمال إضافية:

• خذ استراحة

متى استطعت تجنب قبول التزامات جديدة تُطرَحُ عليك فجأة، فلا تتردد في تحاشيها. عوضاً عن ذلك، بطّئ عملية اتخاذ القرار لتمنح نفسك مساحة لاتخاذ خيار ثانٍ مدروس. أولاً، اطرح أسئلة توضيحية. على سبيل المثال، إذا طلب شخص ما منك إجراء عرض تقديمي، فقل: "يبدو هذا الأمر ملفتاً. ما شكل العرض الذي فكّرت فيه؟" حاول أن تعرف بالضبط مقدار التحضير المطلوب. بعد ذلك، اطلب بعض الوقت لتراجع التزاماتك على أن تعود إلى من طلب منك ذلك بالجواب لاحقاً: "أحتاج إلى بعض الوقت لمراجعة التزاماتي الحالية. هلا أمهلتني حتى يوم غد لإعطائك إجابتي النهائية المعقولة؟" يحب الناس كل ما هو "معقول" وبالتالي فإن إجابتهم ستكون عادة "نعم".

• قل "لا" مبكراً وغالباً

إذا كنت تعلم فوراً أنه ليس لديك القدرة على تنفيذ مشروع جديد، فقل "لا" في أسرع وقت ممكن. لأنه كلما طال انتظارك، زادت صعوبة رفض الطلب، وكلما كان إحباط الشخص الآخر أكبر عندما يتلقى إجابتك، يكفيك أن نقول: "يبدو الأمر أكثر من رائع، لكن للأسف أنا حالياً أعمل بطاقتي القصوى".

• فكّر في المشروع ملياً

إذا كنت تريد تولي المشروع، فتوقف قليلاً وفكر في الأشياء التي يتعيّن عليك القيام بها لإنجازه. ففي حالة عرض تقديمي، قد يشمل الأمر الحديث إلى جهات معنية أساسية، وإجراء الأبحاث، وتصميم شرائح العرض والتدرّب على إلقائها. أما في حالة مشروع أكبر حجماً، فقد يكون الالتزام أكثر شمولية وأقل وضوحاً. حدد ما هي الأشياء التي تعرفها ثم حاول تقدير مقدار الوقت الذي تعتقد أن الخطوات المطلوبة قد تستغرقه تقريباً.

• راجع روزنامتك الشخصية

بعد التفكير ملياً في الالتزام الذي تودّ الاضطلاع به، راجع روزنامتك (التقويم الزمني الذي تعتمد عليه). يتيح لك هذا معرفة ما إذا كان لديك مساحة زمنية كافية في جدولك الزمني لتتمكن من التركيز في العمل ، أو إن كنت لا تمتلك هذه المساحة الزمنية المطلوبة. في حالة العرض التقديمي المذكور أعلاه، إذا وجدت أن جدولك الزمني يتضمن فراغاً زمنياً معيناً، فإنك عندئذ ستتمكن من الالتزام بالمشروع بثقة ومن اقتطاع المساحة الزمنية المطلوبة من جدولك الزمني. أما إذا كان جدولك الزمني لا يتضمن أي وقت من الآن وحتى يوم هذا الحدث المطلوب، وإذا كان العرض التقديمي يحتاج إلى تحضيرات، فإنك ستكون أمام خيارات محدودة. الخيار الأول هو ببساطة الاعتذار عن قبول المهمة، بما أنك لا تمتلك أي وقت متاح في جدولك الزمني لتولّي مهام جديدة. أما الخيار الثاني، فهو دراسة إمكانية إعادة التفاوض على التزاماتك الحالية بحيث تكون قادراً على قبول تولي المشروع الجديد.

• عدّل التزاماتك

إذا توليت مهمة جديدة ستؤثر على مشاريع أخرى، فأخبر الأشخاص بما يمكنهم أو لا يمكنهم توقعه منك. قد لا يفضلون إعطاء الأولوية لمبادرة أخرى، ولكن إذا كنت على تفاهم مع مديرك، وإذا كنت متماشياً مع أهدافك، فإنك تتخذ القرار الصائب. كذلك الأمر، إذا سمحت للناس بمعرفة ما يمكن توقعه في أسرع وقت ممكن، فإنهم على الأرجح سيكونون أقل انزعاجاً منك. فهذا يمنحك الفرصة للعمل معهم لتعيين جدول زمني جديد أو تفويضه إلى شخص آخر قد يكون لديه الوقت لإنجازه والتركيز في العمل بشكل أفضل.