تحليل دايس وغرو أداة جديدة للمدراء لتقديم الملاحظات والتوجيه

على الرغم من الفائدة التي ينطوي عليها توجيه المرؤوسين المباشرين فضلاً عن تقديم الملاحظات وتلقيها مع زملاء العمل، إلا أن كلاً منهما يمكن أن يكون عملية غامضة للغاية بالنسبة إلى العديد من المدراء وغالباً ما يفشل الأمران في تقديم قيمة للمتلقي. فماذا عن التحليل الرباعي لنموذجي التوجيه في الشركات؟

التحليل الرباعي لنموذجي التوجيه

يوفر التحليل الرباعي لنموذجي التوجيه "دايس" (DICE) و"غرو" (GROW) مصفوفة واضحة وسهلة المتابعة تقوم بتوجيه المرؤوسين المباشرين بسرعة وكفاءة وتقدم ملاحظات إلى زملاء العمل والرؤساء، ويمكن أيضاً استخدامها بصفتها أداة لتحسين الذات.

وظلت الشركات، ما يقرب من خمسين عاماً، تعتمد على التحليل الرباعي بصفته أسلوباً للتخطيط الاستراتيجي لمساعدتها في تحديد نقاط القوة ونقاط الضعف والفرص والمهددات المتعلقة بالمنافسة التجارية أو في تخطيط المشاريع.

ويعمل التحليل الرباعي عن طريق تصميم صورة ثابتة للحظة من الوقت. ويوفر تقرير أداء قيّماً بيد أنه لا يقدم خارطة طريق للتحسين.

وفي المقابل، يتسم نموذج "دايس" بالفاعلية، حيث يقدم إرشادات بشأن كيفية تحسين تحليلك الرباعي. وكلمة "دايس" (DICE) هي اختصار للكلمات: تقليل (Decrease) وزيادة (Increase) واستحداث (Create) والتخلص (Eliminate).

كيفية استخدام التحليل الرباعي لنموذجي "دايس" و"غرو" للمرؤوسين المباشرين:

جيني هي مندوبة مبيعات في شركة "إبيسو إنترناشيونال" (Ebisu International) ويحبها العملاء. وقد ورثت جيني سجل عملائها من مديرها المباشر الذي تقاعد قبل 6 أشهر.

وفريد هو مدير جيني ويحبها ويريد لها النجاح، بيد أنه يرى أن جيني لا تجلب عملاء جدد. وهو شخص يركز على الأرقام، وليس على يقين من كيفية تدبير اجتماع مع جيني لتحديد المشكلة أو تقديم حل للصعوبات التي تواجهها جيني. لكن باستخدام التحليل الرباعي لنموذجي "دايس" و"غرو"، يمكن الوصول إلى نتائج جيدة.

فيما يلي كيفية عمله:

الخطوة رقم 1:

تكمل المرؤوسة المباشرة (وهي جيني في هذا المثال) التحليل الرباعي الخاص بها بكتابة ما تشعر أنه يمثل نقاط القوة ونقاط الضعف والفرص المتاحة والمهددات الشخصية فيما يتعلق بوظيفتها في شركة "إبيسو".

الخطوة رقم 2:

يكمل المدير (وهو فريد في هذا المثال) تحليله الرباعي لجيني من وجهة نظره.

الخطوة رقم 3:

يجتمع كل من المدير والمرؤوس المباشر ويقارنان بين تحليليهما الرباعيين.

الخطوة رقم 4:

تمثل العناصر التي تتطابق في كلا التحليلين مجالات للاحتفاء بالتوافق والتواصل. ويبدأ العمل الحقيقي في المجالات التي لم يحدث فيها توافق بين التحليلين.

الخطوة رقم 5:

ابحث عن العناصر التي لم يحدث فيها توافق للعثور على جوهر المشكلة. وناقش أوجه الاختلاف بين هذه العناصر وسبب هذا الاختلاف واستكشف مجالات سوء الفهم أو سوء التواصل التي يمكن اكتشافها. وهذه طريقة جيدة لمقارنة الكيفية التي ترى بها نفسك مقابل الكيفية التي يراك بها الآخرون.

وفيما يلي التحليل الرباعي الخاص بجيني من وجهة نظرها ومن وجهة نظر مديرها:

ونظراً للتوافق بين الفرص والمهددات في كلا التحليلين، يمكن لفريد وجيني أن يهنئ كل منهما الآخر على التوافق بينهما في هذين المجالين.

ودعونا نلقي نظرة على المجالين اللذين لم يحدث فيهما التوافق، وهما نقاط القوة ونقاط الضعف.

إذ يمكننا، على الفور، إيجاد فرصة سانحة لإجراء مناقشة مثمرة للكشف عن سبب عدم قيام جيني باستقدام عملاء جدد.

وفي هذا المثال، لاحظ كيف يعتقد فريد أن جيني تُحسن الإصغاء باعتبار ذلك نقطة قوة. وترى جيني، من ناحية أخرى، عدم إلحاحها باعتبار ذلك نقطة قوة. فهل يا ترى تشعر جيني بأن الطلب من العملاء القيام بطلبيات شراء يُعد إلحاحاً؟ وهل يلزمنا الاستفسار ببساطة عن ذلك وربما إعادة صياغة الطلب من العملاء القيام بطلبيات شراء من اعتباره إلحاحاً إلى اعتباره أمراً مفيداً؟

والآن، دعونا نلقي نظرة على نقاط الضعف. إذ يرى فريد أن نقطة الضعف لدى جيني هي أنها "لا تطلب من العملاء القيام بطلبيات شراء"، بينما تشعر جيني بأنها "خجولة للغاية ولا تتحدث بالقدر الكافي".

ويمكن أن يكون من الصعب للغاية على فريد تقديم إرشادات واضحة لجيني في هذه النقطة. وهنا يأتي دور نموذج "دايس" الذي يمكن أن يكون أداة مفيدة في هذا الصدد.

الخطوة رقم 6:

أكمِلا مصفوفة "دايس" معاً واشحذا أفكاركما بشأن الخيارات المتاحة لتحسين الوضع الحالي. وفيما يلي المجالات التي يعتقد فريد وجيني أنه يمكن تقليلها وزيادتها واستحداثها والتخلص منها:

الخطوة رقم 7:

تحصل جيني، من خلال التحليل الرباعي الذي يجريه مديرها فريد في نموذج "دايس"، على إطار واضح يعالج خجلها ومسألة عدم استقدامها عملاء جدد بالقدر الكافي، ويمنحها ذلك سبيلاً واضحاً وقابلاً للقياس للمضي قدماً صوب إجراء تحليل رباعي بشكل أفضل.

ويمكنك بسهولة استخدام التحليل الرباعي لنموذج "دايس" الخاص بك بصفته أداة لتقديم الملاحظات باعتبارك زميل عمل أو باعتبارد المدير ببساطة، وذلك عن طريق تجميع الردود في تحليل رباعي ونموذج "دايس" كبيرين. وفضلاً عن ذلك، يمكنك بسهولة إجراء تقييم ذاتي بالتحليل الرباعي لنموذج "دايس" الخاص بك كذلك.

وقد استخدمنا التحليل الرباعي لنموذجي التوجيه بنجاح كبير، ويحب المرؤوسون المباشرون القدرة على أن يكونوا مشاركين في عملية التوجيه بدلاً من اعتبارهم متلقيين لها فحسب. وبالطبع، اجعل مرؤوسيك المباشرين يحددون العناصر الموجودة على نموذج "دايس" التي يودون البدء في تحسينها من أجل زيادة احتمالات تحقيق النجاح.