4 نصائح عملية للالتزام بالجدول الزمني للاجتماعات

shutterstock.com/BCTumSS

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

يمضي المدراء كافة جزءاً كبيراً من أيام عملهم في اجتماعات أكثر مما يرغبون فيه. تعطل الاجتماعات سير عملك، وتستهلك الساعات التي يمكن أن تقضيها بطريقة بنّاءة أكثر، وتزيد إرهاقك أيضاً. في حين أن جمع الجميع في غرفة لمناقشة قضية ما قد يكون الطريقة الوحيدة لاتخاذ القرار، فقد توصّل بعض الشركات إلى طرق فعالة لتقليل الاجتماعات التي تهدر وقت الأفراد.

غني عن القول أن القائد البارع الذي يبدأ بالوقت المحدد ويلتزم بجدول أعمال محدد يجعل الاجتماع مثمراً، وفيما يلي بعض الأساليب الاستثنائية التي ستتيح لك الالتزام بجدول الاجتماع.

استخدم ساعة إيقاف لحساب الوقت المتبقي من الاجتماع

من الشائع أن تبدأ الاجتماعات متأخرة وتتجاوز الوقت المحدد لها، وتفيد مجلة بزنس ويك أن اجتماعات شركة جوجل الكبيرة تبقى ضمن المدة الزمنية المحددة بفضل الساعة التي يراها الجميع.

غالباً ما تتميز غرف الاجتماعات في شركة جوجل بوجود مؤقت كبير على الحائط، يعد تنازلياً الدقائق المتبقية للاجتماع أو مناقشة موضوع معين. إنه برنامج توقيت يمكن تحميله من الإنترنت، يُشغل من جهاز كمبيوتر ويُعرض باستخدام جهاز إسقاط ويبلغ طوله 4 أقدام (نحو 122 سم).

أبقِ الجميع وقوفاً

لا أحد يرغب في البقاء لفترة طويلة في الاجتماع إذا كانت قدماه تؤلمانه. قال المدوّن جون تروسكو إنه عمل في شركة مقرها في لوس أنجلوس، كانت تنظم الاجتماعات وقوفاً ما زاد كفاءتها وقصّر مدتها.

فبدلاً من الجلوس على طاولة الاجتماعات التقليدية أخرجنا الكراسي من الغرفة وعقدنا الاجتماعات وقوفاً، فأصبحت الاجتماعات أقصر بكثير لأن الحاضرين لم يرغبوا في الوقوف مدة طويلة. انخفضت مدة الاجتماعات التي تتراوح من 30 إلى 60 دقيقة إلى نصف هذه المدة تقريباً دون أن تتأثر جودة محتوى الاجتماع.

تخلّص من المشتتات

يقول تود ويلكنز من شركة التصميم أدابتيف باث (Adaptive Path)، إنه يزيد تركيز الحاضرين في الاجتماع من خلال مطالبتهم جميعهم بترك أجهزة الكمبيوتر والهواتف المحمولة، حتى إنه يفعل أكثر من ذلك، إذ يوجه تنبيهاً لمن يتحققون خلسة من البريد الإلكتروني خلال الاجتماع، ويطلب أيضاً من الجميع وضع أجهزتهم المحمولة في صندوق أو على طاولة في زاوية الغرفة.

لا تجدول اجتماعات تزيد مدتها على 30 دقيقة

من النادر أن تُعقد اجتماعات في شركة تطوير تطبيقات الويب، 37 سيغنالز (37Signals)، لأنها تعتبر ضارة، لكن ما العمل عندما يكون الاجتماع ضرورياً؟ حدد له مدة لا تزيد على 30 دقيقة، وابدأ بمسألة محددة جداً بين يديك، واعقد الاجتماع في موقع المشكلة، واحرص على وضع الرمز البرمجي والتصميم والمستندات والأرقام أمامك.

في بعض الأحيان، قد يكون من المفيد التركيز على أهمية الالتزام بممارسات الاجتماعات الفضلى خلال الاجتماع، فمثلاً تضع مؤسسة أورايلي (O’Reilly) لنشر التكنولوجيات المبادئ التوجيهية لعقد الاجتماعات على الحائط في كل غرفة اجتماعات.